Iskanje stare zdravstvene kartoteke je lahko podobno lovu na zaklad, še posebej, če je zdravniška ordinacija zaprta, ste se večkrat selili ali pa gre za kartoteke iz otroštva.

Dobra novica je, da je stare kartoteke včasih lažje najti, kot si ljudje mislijo. Začnite pri zdravstvenem ponudniku ali ustanovi, ki je ustvarila kartoteke, nato pa delajte nazaj, če ta pisarna ne obstaja več. Za starejše kartoteke boste morda morali stopiti v stik s bolnišničnim sistemom, oddelkom za zdravstvene kartoteke ali organizacijo, ki je prevzela zaprto prakso.

Če se sprašujete, kako pridobiti stare zdravstvene kartoteke, je najpomembneje ugotoviti, kdo jih je ustvaril ali jih trenutno vzdržuje.

POVZETEK: Ključne ugotovitve

  • Začnite pri zdravniški ordinaciji, bolnišnici, kliniki ali zdravstvenem sistemu, ki je ustvaril kartoteke.
  • Če je praksa zaprta, vprašajte, kam so bile njene pacientove kartoteke prenesene ali kdo jih trenutno vzdržuje.
  • Za otroške kartoteke preverite pediatre, družinske zdravnike, bolnišnice, šolske zdravstvene kartoteke in staro družinsko dokumentacijo.
  • Pacientovi portali vam lahko pomagajo najti novejše kartoteke, vendar zelo stare kartoteke morda nikoli niso bile digitalizirane.
  • Pri zahtevi za kartoteke navedite svoje polno ime, datum rojstva, približne datume oskrbe, ime ponudnika in specifične kartoteke, ki jih potrebujete.
  • HIPAA vam na splošno daje pravico do dostopa do določenih zdravstvenih informacij, ki jih zadevni ponudnik še vedno vzdržuje, vendar ne zahteva, da ponudniki hranijo kartoteke večno.
  • Za kartoteke izpred desetletij je razpoložljivost delno odvisna od tega, ali so bile kartoteke ohranjene, arhivirane ali prenesene.

Imate zdravstveno vprašanje med iskanjem svoje zdravstvene zgodovine? Poskusite August AI-jev brezplačni preverjevalnik simptomov.

Potrebujete takojšnjo zdravstveno oskrbo? Ne čakajte na stare kartoteke, če imate potencialno resen ali nujen zdravstveni problem. Poiščite ustrezno zdravstveno oskrbo in zdravniku povejte, kar veste o svoji zdravstveni zgodovini. Kasneje lahko zahtevate starejše kartoteke.

Kako pridobiti stare zdravstvene kartoteke

Prvi korak je ugotoviti, kje so bile kartoteke prvotno ustvarjene.

Naredite seznam zdravnikov, klinik, bolnišnic in drugih zdravstvenih ustanov, ki ste se jih spomnite, da ste jih obiskali. Vključite približne datume, če ne poznate natančnih. Tudi grobi časovni okvir, kot je "pediatrični obiski med letoma 1995 in 2002", lahko oddelku za kartoteke pomaga pri iskanju.

Nato se obrnite na ponudnika ali ustanovo in prosite za njihove zdravstvene kartoteke ali oddelek za upravljanje zdravstvenih informacij (HIM).

Če niste prepričani, katere kartoteke potrebujete, si lahko ogledate tudi vodnik August AI-ja o tem, kaj zdravstvene kartoteke vsebujejo in kako delujejo.

Glede na to, kaj poskušate obnoviti, lahko zahtevate:

  • Popolne zdravstvene kartoteke
  • Opombe z obiskov v ordinaciji
  • Diagnoze
  • Zgodovina zdravil
  • Laboratorijski izvidi
  • Radiološka poročila
  • Podatki o cepljenju ali imunizaciji
  • Kirurške kartoteke
  • Povzetki odpustov iz bolnišnice
  • Specialistične kartoteke

Če potrebujete le en specifičen dokument, bo zahteva po tem dokumentu namesto celotnega grafikona verjetno poenostavila postopek.

Kako zahtevati stare zdravstvene kartoteke: Korak za korakom

Ko ste identificirali ponudnika ali ustanovo, je sama zahteva običajno preprosta.

1. Identificirajte prvotnega ponudnika

Zapišite ime zdravnika, ime prakse, bolnišnice, klinike ali zdravstvenega sistema, ki je nudil oskrbo.

Če se ne spomnite točnega imena, uporabite vse informacije, ki jih imate. Star naslov, telefonska številka, zavarovalni izpisek, steklenička z receptom ali zdravniški dokument lahko nudijo koristno namig.

2. Poiščite oddelek za zdravstvene kartoteke

Poiščite oddelek za zdravstvene kartoteke ali upravljanje zdravstvenih informacij ustanove. Večje bolnišnice in zdravstveni sistemi pogosto imajo poseben oddelek, ki obravnava zahteve po kartotekah.

3. Potrdite, da se kartoteke še vedno vzdržujejo

Vprašajte, ali ustanova še vedno razpolaga s kartotekami iz obdobja, ki vas zanima.

To je še posebej pomembno za starejše kartoteke. Praksa se je morda preselila, združila z drugo prakso, spremenila lastništvo ali prenesla svoje mape drugam.

Če je praksa zaprta, vprašajte:

"Kdo je trenutni skrbnik zdravstvenih kartotek?"

4. Izpolnite obrazec za zahtevo

Ponudnik lahko zahteva pisno zahtevo ali obrazec za avtorizacijo. Natančno sledite njegovim navodilom.

Če potrebujete pomoč pri razumevanju postopka, si oglejte vodnik August AI-ja o obrazcih za zahtevo zdravstvenih kartotek in kako jih uporabiti.

5. Natančno navedite, kaj potrebujete

Oddelku za kartoteke zagotovite dovolj informacij, da lahko poišče pravilno mapo.

  • Polno ime, vključno s katerim koli bivšim imenom
  • Datum rojstva
  • Trenutni kontaktni podatki
  • Približni datumi zdravljenja
  • Ime ponudnika
  • Ime in lokacija ustanove
  • Specifične kartoteke, ki jih zahtevate
  • Kam želite, da se kartoteke pošljejo

Če potrebujete kartoteke iz določenega obdobja, to navedite. "Vse kartoteke od 1998 do 2003" je bolj koristno kot le "stare kartoteke".

6. Zagotovite identifikacijo, če je potrebno

Ponudnik vas lahko pred izdajo kartotek zaprosi za identifikacijo ali druge podatke za potrditev vaše identitete.

Uporabite uradne navodila ponudnika za predložitev identifikacije ali drugih občutljivih informacij.

7. Vprašajte, kako bodo kartoteke dostavljene

Odvisno od ponudnika in razpoložljivih kartotek jih boste morda lahko prejeli elektronsko, prek pacientovega portala, po pošti ali prek druge varne metode.

Pred dokončanjem zahteve vprašajte, ali veljajo kakršni koli stroški kopiranja ali dostave.

8. Shranite kopijo in spremljajte

Shranite kopijo svoje zahteve in si zabeležite, kdaj ste jo oddali. Če ne prejmete odgovora, se obrnite na oddelek za kartoteke in vprašajte o statusu.

Predloga za zahtevo starih zdravstvenih kartotek

Če niste prepričani, kaj napisati, lahko uporabite preprosto zahtevo, kot je ta. Prilagodite jo zahtevanemu obrazcu ali postopku oddaje ponudnika.

Zadeva: Zahteva za zdravstvene kartoteke

Spoštovani,

Zahtevam kopijo svojih zdravstvenih kartotek iz vaše prakse ali ustanove.

Polno ime: [Vaše polno ime]
Bivše ime, če je primerno: [Bivše ime]
Datum rojstva: [MM/DD/YYYY]
Približni datumi oskrbe: [Datumi ali leta]
Ponudnik: [Ime zdravnika]
Ustanova: [Ime prakse ali bolnišnice]

Zahtevam naslednje kartoteke: [Navedite kartoteke, ki jih potrebujete, kot so popolne zdravstvene kartoteke, opombe z obiskov, laboratorijski izvidi, radiološka poročila, podatki o cepljenju ali bolnišnične kartoteke].

Prosim, obvestite me, če potrebujete kakršne koli dodatne informacije, identifikacijo, obrazce za avtorizacijo ali plačilo pred obdelavo te zahteve. Prosim, obvestite me tudi, kako se lahko kartoteke dostavijo in ali od mene potrebujete še kaj drugega.

Hvala,
[Vaše polno ime]
[Telefonska številka]
[E-poštni ali poštni naslov]

Kako najti stare zdravstvene kartoteke na spletu

Če se sprašujete, kako najti stare zdravstvene kartoteke na spletu, začnite s svojim trenutnim ali bivšim pacientovim portalom.

Odvisno od zdravstvenega sistema lahko najdete:

  • Povzetke obiskov
  • Laboratorijske izvidi
  • Radiološka poročila
  • Seznami zdravil
  • Podatki o imunizaciji
  • Informacije o odpustu iz bolnišnice
  • Nekatere klinične opombe

Preverite tudi, ali imate račune pri zdravstvenih sistemih, kjer ste prejeli oskrbo.

Vendar ne domnevajte, da bo celotna vaša zdravstvena zgodovina na voljo na spletu. Pacientov portal lahko vsebuje le kartoteke, ki so bile vnešene ali prenesene v ta specifičen elektronski zdravstveni sistem.

Starejše papirnate mape morda nikoli niso bile digitalizirane.

Za več informacij si oglejte vodnik August AI-ja o tem, kako si lahko brezplačno ogledate svoje zdravstvene kartoteke na spletu.

Kako najti stare zdravstvene kartoteke iz otroštva

Ugotavljanje, kako najti stare zdravstvene kartoteke iz otroštva, je lahko težje, ker ste morda zamenjali zdravnike, se selili med državami ali prejemali oskrbo v praksi, ki ne obstaja več.

Začnite s pediatrom ali družinskim zdravnikom, ki se ga spomnite, da ste ga obiskovali.

Če se ne spomnite imena zdravnika, poiščite namige v:

  • Otroške evidenca o cepljenju
  • Šolske zdravstvene obrazce
  • Stari zavarovalni dokumenti
  • Podatki o receptih
  • Bolnišnična dokumentacija
  • Družinske zdravstvene mape
  • Zapiski ali dokumentacija staršev
  • Stari pacientovi portali

Tudi bolnišnice so lahko koristne, če ste se tam rodili, imeli operacijo ali prejemali nujno ali bolnišnično oskrbo kot otrok.

Če se je vaš otroški zdravnik pridružil večji medicinski skupini ali bolnišničnemu sistemu, vam lahko ta organizacija pove, kam so šle starejše kartoteke.

Šolske zdravstvene evidence se razlikujejo od zdravniških zdravstvenih kartotek, vendar lahko vsebujejo uporabne informacije, kot so datumi imunizacije, telesni pregledi ali rezultati pregledov.

Kako pridobiti zdravstvene kartoteke izpred 40 let

Če se sprašujete, kako pridobiti zdravstvene kartoteke izpred 40 let, začnite z istim postopkom zahteve, vendar pričakujte več vrzeli.

Zelo stare kartoteke so morda shranjene kot papirnate mape, mikrofilmi, arhivirane datoteke ali v drugih formatih, namesto v sodobnem elektronskem zdravstvenem zapisu.

HIPAA posameznikom na splošno daje pravico do dostopa do določenih zaščitenih zdravstvenih informacij, ki jih zadevna entiteta vzdržuje. Vendar HIPAA sam ne določa enotnega nacionalnega pravila, ki bi zdravstvenim ponudnikom nalagalo obveznost hranjenja zdravstvenih kartotek za določeno število let.

Kako dolgo je treba hraniti kartoteke, je lahko odvisno od državnega zakona in drugih zahtev.

Tako da kartoteka izpred 40 let morda še vedno obstaja, vendar ni zagotovila, da je tako.

Arhivirane kartoteke so morda shranjene tudi ločeno od trenutnega elektronskega sistema ponudnika. Če oddelek za kartoteke pravi, da informacij ni več v njihovem aktivnem sistemu, vprašajte, ali so arhivirane kartoteke na voljo.

Če prvotni ponudnik ne more najti kartotek, vprašajte, ali je bila praksa pridobljena, združena ali prenesena na drugo organizacijo in ali je druga entiteta prevzela odgovornost za kartoteke.

Kje se hranijo zdravstvene kartoteke?

Če se sprašujete, kje se hranijo zdravstvene kartoteke, ni ene same centralne baze podatkov, ki bi vsebovala celotno zdravstveno zgodovino vseh.

Različne dele vaše zdravstvene zgodovine lahko hranijo različne organizacije, vključno z:

  • Posamezni zdravniki
  • Medicinske prakse
  • Bolnišnice
  • Zdravstveni sistemi
  • Specialistične ordinacije
  • Laboratoriji
  • Radiološki centri
  • Lekarne
  • Zavarovalnice
  • Elektronski zdravstveni zapisi
  • Skrbniki zdravstvenih kartotek ali podjetja za shranjevanje

Na primer, vaš osebni zdravnik morda ima opombe z obiskov v ordinaciji, bolnišnica lahko ima kirurške kartoteke, radiološki center pa lahko ima kopije slik ali radioloških poročil.

Zato lahko iskanje celovite zdravstvene zgodovine včasih zahteva stik z več kot eno organizacijo.

Kaj storiti, če je zdravniška ordinacija zaprta?

Zaprta praksa ne pomeni nujno, da so kartoteke izginile.

Ko se zdravnik upokoji, proda prakso, se preseli ali pridruži drugi organizaciji, se lahko pacientove kartoteke prenesejo na drugega zdravnika, medicinsko skupino, bolnišnico ali skrbnika kartotek.

Če je prvotna pisarna zaprta, poiščite ime bivše prakse in lokacijo zdravnika. Poiščite informacije o naslednici praksi ali organizaciji.

Obrnete se lahko tudi na ustrezni medicinski ali zdravstveni agenciji, ko potrebujete pomoč pri iskanju, kam so morda šle kartoteke iz zaprte prakse.

Če najdete naslednico organizacijo, vprašajte natančno, ali ima v skrbništvu pacientove kartoteke bivše prakse.

Kako preveriti zdravstvene kartoteke, ki jih že imate

Če ste našli stare kartoteke, a niste prepričani, kaj pomenijo, začnite z njihovo kronološko ureditvijo.

Dokumente ločite v kategorije, kot so:

  • Obiski pri zdravniku
  • Hospitalizacije
  • Zdravila
  • Laboratorijski izvidi
  • Slike
  • Operacije in posegi
  • Cepljenja
  • Diagnoze

Iščite datume, imena ponudnikov, imena zdravil, rezultate testov in glavne diagnoze.

Če poskušate obnoviti svojo zdravstveno zgodovino, vam lahko ustvarjanje preproste časovnice olajša prepoznavanje vrzeli.

Nato se lahko obrnete na ponudnike, povezane s temi vrzeli, in vprašate, ali so na voljo dodatne kartoteke.

Če niste prepričani, kdo lahko dostopa do vaših zdravstvenih informacij, August AI pojasnjuje, kdo lahko dostopa do vaših zdravstvenih kartotek in kdaj.

Kaj storiti, če še vedno ne najdete kartotek

Če ste se obrnili na prvotnega ponudnika in še vedno ne najdete kartotek, nadaljujte z drugimi viri.

  1. Preverite staro zavarovalniško dokumentacijo za imena ponudnikov, imena ustanov in datume oskrbe.
  2. Preglejte otroške ali družinske zapise za imena in datume, ki vam lahko pomagajo identificirati prvotnega ponudnika.
  3. Preverite stare pacientove portale ali račune zdravstvenih sistemov.
  4. Obrnite se na nasledniško prakso, če je prvotna pisarna zaprta.
  5. Vprašajte bolnišnico ali zdravstveni sistem, povezan s ponudnikom, ali ima starejše kartoteke.
  6. Zahtevajte specifične kartoteke namesto celotne mape, če natančno veste, kaj potrebujete.
  7. Vprašajte, ali obstajajo arhivirane kartoteke, tudi če niso na voljo elektronsko.

Morda ne boste mogli dobiti vseh kartotek, še posebej, če so minila desetletja. Vendar pa vam identifikacija prvotnega ponudnika in sledenje poti do tistega, ki trenutno vzdržuje kartoteke, daje najjasnejše izhodišče.

Pogosta vprašanja o iskanju starih zdravstvenih kartotek

Kaj pa, če se ne spomnim, kateri zdravnik me je zdravil?

Začnite s staro zavarovalniško dokumentacijo, evidencami receptov, šolskimi ali otroškimi zdravstvenimi dokumenti, bolnišnično dokumentacijo in družinskimi zapisi. Ti vam lahko nudijo ime ponudnika, ustanovo, naslov ali približen datum, ki vam lahko pomaga identificirati, kam vložiti zahtevo.

Kaj pa, če je medicinska praksa zaprta že leta?

Vprašajte, ali so bile kartoteke prakse prenesene na naslednjega zdravnika, medicinsko skupino, bolnišnični sistem ali skrbnika kartotek. Če ne morete identificirati novega skrbnika, vam bo ustrezni medicinski ali zdravstveni licenčni organ morda lahko nudil usmeritve.

Ali lahko zahtevam le eno staro zdravstveno kartoteko namesto celotne mape?

Da. Če natančno veste, kaj potrebujete, lahko specifično prosite za tisto kartoteko, kot so podatki o cepljenju, radiološko poročilo, kirurška opomba ali laboratorijski izvid. Ožja zahteva lahko tudi olajša prepoznavanje informacij, ki jih iščete.

Kaj naj storim, če stare kartoteke potrebujem za zdravniški pregled?

Zahtevajte kartoteke čim prej in sedanjemu zdravstvenemu ponudniku povejte, katere informacije že poznate. Če potrebujete nujno zdravstveno oskrbo, ne odlašajte s zdravljenjem med čakanjem na zgodovinske kartoteke. Prinesite vse kartoteke ali informacije o zdravilih, ki jih že imate.

Katere informacije naj vključim v zahtevo za kartoteke?

Vključite svoje polno ime, vsa bivša imena, datum rojstva, približne datume oskrbe, ime ponudnika, ime ustanove, kontaktne podatke in specifične kartoteke, ki jih želite. Zgornja predloga za zahtevo vam lahko pomaga organizirati podrobnosti.

Zaključek

Če želite ugotoviti, kako pridobiti stare zdravstvene kartoteke, začnite pri ponudniku ali ustanovi, ki jih je ustvarila. Če je ta pisarna zaprta, ugotovite, ali so bile kartoteke prenesene na drugega zdravnika, medicinsko skupino, bolnišnico ali skrbnika kartotek.

Za otroške kartoteke ali kartoteke izpred desetletij pričakujte, da bo postopek zahteval več kopanja. Pacientovi portali lahko pomagajo pri novejših informacijah, vendar so starejše kartoteke morda shranjene ločeno ali pa jih morda ni več.

Najbolj koristen pristop je identificirati, kdo trenutno vzdržuje kartoteke, vložiti specifično zahtevo in zagotoviti dovolj informacij, da lahko oddelek za kartoteke najde vaš grafikon.