Zdravstvene kartoteke zaposlenih naj ne bodo dostopne vsem v podjetju. Tudi kadar delodajalec utemeljeno potrebuje nekatere zdravstvene podatke, naj bo dostop običajno omejen na osebe, ki imajo poseben razlog za njihovo pridobitev.
Pravila so lahko zmedena, ker zakoni o izdajanju zdravstvenih kartotek v skladu s HIPAA in zakoni o zasebnosti zdravstvenih podatkov na delovnem mestu ne zajemajo povsem enakih informacij. HIPAA varuje določene zdravstvene informacije, ki jih hranijo ponudniki zdravstvenih storitev in zdravstveni načrti, vendar običajno ne velja za zaposlitvene evidence, ki jih vodijo delodajalci. Zdravstvene informacije zaposlenih so lahko zaščitene tudi z zakoni, kot je Zakon o Američanih z invalidnostmi (ADA), ki od delodajalcev zahteva, da zdravstvene informacije hranijo zaupno in ločeno od običajnih kadrovskih evidenc.
To pomeni, da vaš vodja, sodelavci, kadrovsko osebje ali drugi zaposleni nimajo samodejne pravice videti vaše diagnoze, podrobnosti zdravljenja ali celotne zdravstvene kartoteke zgolj zato, ker delate za podjetje.
Povzetek: Ključne ugotovitve
- Zdravstvene informacije zaposlenih naj bodo običajno zaupne in ločene od rednih kadrovskih map.
- Sodelavci ne bi smeli imeti dostopa do zdravstvenih kartotek zaposlenega zgolj zato, ker delajo v istem podjetju.
- Vodje in nadzorniki lahko prejmejo omejene zdravstvene informacije, kadar je to potrebno za obravnavo delovnih omejitev ali razumnih prilagoditev.
- Osebje za prvo pomoč in varnost lahko med izrednim dogodkom potrebuje določene informacije.
- Kadrovski oddelek ali določeno osebje lahko potrebuje dostop pri obravnavi utemeljenih zaposlitvenih zadev, vendar mora biti dostop omejen.
- HIPAA običajno ne ureja zaposlitvenih evidenc, ki jih vodijo delodajalci.
- Ponudniki zdravstvenih storitev običajno ne morejo poslati zdravstvenih informacij neposredno delodajalcu brez dovoljenja zaposlenega, razen če drug veljavni zakon dovoljuje ali zahteva razkritje.
Imate vprašanja o svojem zdravju ali potrebujete pregled simptomov pri zdravniku? Preizkusite brezplačno oceno simptomov August AI, ki vam bo pomagala razmisliti o svojih simptomih in možnih naslednjih korakih. AI triaža ni diagnoza. Če imate nujno zdravstveno stanje, pokličite 112 ali pojdite v najbližjo urgentno sobo. Za pomisleke glede zasebnosti zdravstvenih podatkov na delovnem mestu se obrnite na kadrovski oddelek svojega delodajalca ali ustreznega pravnega strokovnjaka.
Kdo ne bi smel imeti dostopa do zdravstvenih kartotek zaposlenih?
Osnovno pravilo je preprosto: zdravstvene informacije zaposlenih naj bodo na voljo samo osebam, ki imajo utemeljen razlog za njihovo pridobitev.
V skladu z ADA morajo delodajalci ohraniti zaupnost zdravstvenih informacij o prosilcih in zaposlenih. To vključuje informacije, ki ne vsebujejo specifične diagnoze. EEOC tudi priporoča, da se zdravstvene informacije hranijo v ločenih zdravstvenih mapah namesto v običajnih kadrovskih mapah.
Isto načelo velja, ko se informacije hranijo elektronsko. Dostop do računalniškega sistema podjetja še ne pomeni, da bi zaposleni moral imeti možnost vpogleda v zdravstvene podatke drugega zaposlenega.
Sodelavci
Sodelavec običajno ne potrebuje dostopa do zdravstvenih informacij drugega zaposlenega.
Na primer, zaposleni lahko prejme spremenjen urnik dela kot razumno prilagoditev. Sodelavci morda vedo, da se je urnik spremenil, vendar običajno ne potrebujejo vedeti zdravstvenega razloga za to.
Vodja lahko pojasni, da je bil dogovor o delovnem mestu odobren, ne da bi razkril diagnozo zaposlenega ali druge zaupne zdravstvene podrobnosti.
Zaposleni v nepovezanih oddelkih
Nekdo, ki dela na področju obračuna plač, računovodstva, prodaje, trženja, IT ali drugega oddelka, nima samodejne pravice brskati po zdravstvenih informacijah zaposlenega.
To je še posebej pomembno, kadar se zdravstvene informacije hranijo elektronsko. Dostop mora biti omejen na osebe, ki imajo utemeljen razlog za uporabo informacij.
Sposobnost zaposlenega, da dostopa do sistema podjetja, sama po sebi ne ustvarja utemeljenega razloga za vpogled v zdravstvene kartoteke drugega zaposlenega.
Vodje, ki informacij ne potrebujejo
Vodje včasih lahko prejmejo omejene zdravstvene informacije, vendar ne bi smeli samodejno prejeti celotne zdravstvene kartoteke zaposlenega.
Na primer, nadzornik morda potrebuje vedeti, da ima zaposleni omejitev dvigovanja ali potrebuje posebno prilagoditev delovnega mesta. Nadzornik običajno ne potrebuje celotne zdravstvene zgodovine zaposlenega, da bi izvedel to omejitev.
Drugi zaposleni
Delodajalec ne bi smel dati na voljo zdravstvenih informacij zaposlenega zgolj zato, ker je radoveden drug zaposleni, dela tesno s to osebo ali želi razumeti, zakaj je zaposleni odsoten.
Zdravstvene informacije lahko ostanejo zaupne, tudi če je zaposleni prostovoljno razpravljal o nekaterih zdravstvenih informacijah v službi.
Kdo lahko potrebuje omejen dostop do zdravstvenih informacij zaposlenih?
Zaupnost ne pomeni, da nihče v organizaciji nikoli ne more videti zdravstvenih informacij.
Nekateri zaposleni lahko potrebujejo omejen dostop za opravljanje svojih nalog ali izpolnjevanje zakonskih obveznosti.
Kadrovski oddelek ali določeno osebje
Kadrovsko osebje lahko potrebuje dostop do zdravstvene dokumentacije pri obravnavi zahtevkov za razumno prilagoditev, zdravniškega dopusta ali drugih utemeljenih zaposlitvenih zadev.
To ne pomeni, da bi moral imeti kadrovski oddelek neomejen dostop do celotne zdravstvene zgodovine zaposlenega. Informacije je treba obravnavati zaupno in do njih dostopati le, kadar je to potrebno za zadevni namen zaposlitve.
Nadzorniki in vodje
Nadzornik morda potrebuje vedeti o delovnih omejitvah ali odobreni prilagoditvi.
Na primer, če zaposleni ne more dvigovati predmetov nad določeno težo, bo vodja morda moral vedeti o omejitvi, da se lahko delo ustrezno dodeli. Vodja nujno ne potrebuje vedeti diagnoze zaposlenega, zgodovine zdravljenja ali drugih nepovezanih zdravstvenih informacij.
Osebje za prvo pomoč in varnost
Zdravstvene informacije je včasih treba deliti z osebami, odgovornimi za nudenje nujne oskrbe ali pomoči.
Na primer, relevantne informacije so lahko potrebne, če ima zaposleni zdravstveno stanje, ki bi lahko zahtevalo nujno oskrbo na delovnem mestu.
Tudi v teh primerih naj bodo deljene informacije omejene na tisto, kar je relevantno za izredni dogodek ali varnostno vprašanje.
Osebe, ki obravnavajo zadeve delovnega sodišča ali zavarovanja
Zdravstvene informacije bodo morda treba razkriti tudi za namene delovnega sodišča ali zavarovanja, kadar to dovoljuje ali zahteva veljavni zakon.
Pomembno je, da te situacije ne ustvarjajo neomejenega dostopa do celotne zdravstvene kartoteke zaposlenega.
Ali HIPAA velja za zdravstvene kartoteke zaposlenih?
Tu se marsikdo zmede.
HIPAA običajno velja za zaščitene zdravstvene informacije, ki jih hranijo zavezani ponudniki zdravstvenih storitev, zdravstveni načrti in nekatere druge zavezane entitete. Običajno ne varuje zaposlitvenih evidenc, ki jih vodijo delodajalci, tudi ko te evidence vsebujejo zdravstvene informacije.
Na primer, predpostavimo, da svojemu delodajalcu predložite zdravniško potrdilo, ki podpira prošnjo za dopust. Kopija delodajalca postane del zaposlitvene evidence. HIPAA običajno ne ureja te evidence, ki jo hrani delodajalec, na enak način, kot ureja zdravstveno kartoteko zavezujočega ponudnika zdravstvenih storitev.
Drugi zakoni lahko še vedno varujejo te informacije. Zlasti ADA od delodajalcev zahteva, da ohranijo zaupnost zdravstvenih informacij, ki jih pridobijo o prosilcih in zaposlenih.
Več o splošnih pravicah glede zdravstvenih kartotek si preberite v našem vodniku o zdravstvenih kartotekah: kaj vsebujejo, kdo jih zakonito poseduje in kako pridobiti svoj izvod.
Ta razlika je pomembna pri pregledu zakonov o izdajanju zdravstvenih kartotek v skladu s HIPAA. HIPAA ne pomeni, da je vsak zdravstveni dokument, ki ga ima delodajalec v posesti, samodejno zdravstveni zapis, zaščiten s HIPAA.
Za širši okvir HIPAA si oglejte HHS HIPAA za posameznike.
Ali lahko delodajalec pridobi zdravstvene kartoteke neposredno od vašega zdravnika?
Na splošno vaš ponudnik zdravstvenih storitev ne more preprosto poslati vaših zdravstvenih kartotek vašemu delodajalcu, ker jih delodajalec zahteva.
Ko delodajalec neposredno zaprosi ponudnika zdravstvenih storitev za zdravstvene informacije, ponudnik običajno ne sme razkriti teh informacij brez dovoljenja posameznika, razen če drug veljavni zakon dovoljuje ali zahteva razkritje.
Obstajajo omejene izjeme. Določene okoliščine lahko vključujejo nadzor zdravja pri delu, poklicne bolezni ali poškodbe ali zahteve glede varnosti pri delu.
Specifične okoliščine so pomembne. Zahteva delodajalca po zdravstvenih informacijah ne pomeni samodejno, da lahko ponudnik zdravstvenih storitev izda celotno zdravstveno kartoteko zaposlenega.
Če želite uradno zahtevati svoje evidence, si oglejte naš vodnik o predlogah obrazcev za zahtevke za zdravstvene kartoteke in kako jih uporabiti.
Kaj pa elektronske zdravstvene kartoteke v skladu s HIPAA?
Ista osnovna razlika velja za zdravstvene informacije, shranjene elektronsko.
Elektronske zdravstvene kartoteke v skladu s HIPAA so lahko zaščitene s HIPAA, kadar jih hranijo zavezani ponudniki zdravstvenih storitev ali zdravstveni načrti. Vendar elektronske zaposlitvene evidence, ki jih vodijo delodajalci, običajno ne zajema HIPAA, zgolj zato, ker vsebujejo zdravstvene informacije.
Za delodajalce ADA še vedno zahteva, da se zdravstvene informacije hranijo zaupno in ločeno od običajnih kadrovskih map. Elektronsko shranjevanje ne odpravlja te zahteve po zaupnosti.
Praktično gledano delodajalec ne bi smel obravnavati deljene elektronske baze podatkov zaposlenih kot razloga za neomejen dostop do zdravstvenih informacij.
Več o dostopu do vaših lastnih evidenc v digitalni obliki si preberite v našem vodniku o tem, kako si brezplačno ogledati svoje zdravstvene kartoteke na spletu.
Katere informacije dejansko potrebuje vodja?
Uporabna je razlika med zdravstvenimi informacijami in informacijami, povezanimi z delom.
Vodja morda potrebuje vedeti:
- Da ima zaposleni odobreno delovno omejitev
- Kakšno omejitev delovnega mesta je treba upoštevati
- Kakšna prilagoditev je bila odobrena
- Kdaj prilagoditev ali omejitev velja
Vodja običajno ne potrebuje vedeti:
- Celotne zdravstvene zgodovine zaposlenega
- Nepovezanih diagnoz
- Podrobnih informacij o zdravljenju
- Zgodovine jemanja zdravil, nepovezane s težavo na delovnem mestu
- Zasebnih informacij o drugih zdravstvenih stanjih
Cilj je zagotoviti vodji dovolj informacij za obravnavo težave na delovnem mestu, ne da bi nenamerno razkrili zaupne zdravstvene podrobnosti.
Kaj storiti, če mislite, da so bili vaši zdravstveni podatki deljeni neprimerno?
Začnite z dokumentiranjem, kaj se je zgodilo.
Zapišite, katere informacije so bile razkrite, kdo jih je prejel, kdaj je do razkritja prišlo in kako ste izvedeli zanje. Hranite kopije relevantnih e-poštnih sporočil, sporočil ali druge dokumentacije.
Nato lahko vprašate kadrovski oddelek svojega delodajalca ali imenovanega stika za zasebnost, kako se shranjujejo zdravstvene informacije in kdo ima do njih dostop.
Če gre za pomisleke glede ponudnika zdravstvenih storitev ali zdravstvenega načrta in verjamete, da so bili zaščiteni zdravstveni podatki neprimerno razkriti, je HIPAA lahko relevantna. Za pomisleke glede zaupnosti na delovnem mestu se lahko uporabljajo tudi ADA in drugi zakoni o zaposlovanju.
Ustrezna agencija ali pravni postopek je odvisen od okoliščin, zato so specifične podrobnosti razkritja pomembne.
Pogosto zastavljena vprašanja
Ali moji sodelavci vidijo moje zdravstvene kartoteke?
Na splošno sodelavci ne bi smeli imeti dostopa do vaših zaupnih zdravstvenih informacij zgolj zato, ker delajo za istega delodajalca. Zdravstvene informacije zaposlenih naj bodo običajno zaupne.
Ali moj vodja vidi mojo diagnozo?
Ne nujno. Vodja morda potrebuje informacije o delovnih omejitvah ali razumni prilagoditvi, vendar to vodji samodejno ne daje dostopa do vaše diagnoze ali celotne zdravstvene zgodovine.
Ali HIPAA ščiti zdravstvene kartoteke na delovnem mestu?
Odvisno od tega, katere evidence mislite.
HIPAA na splošno ne velja za zaposlitvene evidence, ki jih vodijo delodajalci. Zdravstvene informacije, ki jih hranijo zavezani ponudniki zdravstvenih storitev ali zdravstveni načrti, so lahko zaščitene s HIPAA. Zdravstvene informacije, ki jih hranijo delodajalci, so lahko še vedno zaščitene z drugimi zakoni, vključno z ADA.
Ali lahko moj delodajalec pokliče mojega zdravnika za moje zdravstvene kartoteke?
Ponudnik zdravstvenih storitev na splošno ne more dati vaših zdravstvenih informacij vašemu delodajalcu brez vašega dovoljenja, razen če drug veljavni zakon dovoljuje ali zahteva razkritje.
Kdo lahko dostopa do zdravstvenih informacij zaposlenih?
Glede na okoliščine lahko določeno kadrovsko osebje, nadzorniki ali vodje, ki potrebujejo informacije za prilagoditve ali delovne omejitve, osebje za prvo pomoč in varnost ter osebe, ki obravnavajo zadeve delovnega sodišča ali zavarovanja, imajo dostop do relevantnih informacij.
Dostop mora biti omejen na tisto, kar je dovoljeno in potrebno za poseben namen.
Ali naj bodo zdravstvene kartoteke zaposlenih shranjene s kadrovskimi mapami?
Ne. Zdravstvene informacije naj bodo običajno shranjene ločeno od običajnih kadrovskih map in obravnavane kot zaupne. Elektronske zdravstvene informacije morajo imeti podobno zaščito.
Kaj storiti, če je moj delodajalec razkril mojo diagnozo sodelavcem?
Dokumentirajte, kaj se je zgodilo, in razmislite o tem, da bi zadevo predložili kadrovskemu oddelku ali ustreznemu kontaktu za zasebnost ali skladnost.
Ali je razkritje kršilo zakon, je odvisno od tega, katere informacije so bile deljene, kdo jih je prejel, zakaj so bile deljene in kateri zakoni veljajo.
Zaključek
Zdravstvene informacije zaposlenih niso nekaj, do česar bi smel imeti dostop kdorkoli v podjetju. Sodelavci in zaposleni, ki nimajo utemeljenega razloga, povezanega z delom, ne bi smeli imeti neomejenega dostopa do zdravstvenih kartotek drugega zaposlenega.
Določene osebe, kot so določeno kadrovsko osebje, nadzorniki, osebje za prvo pomoč ali osebje za delovno sodišče, lahko imajo dostop do omejenih informacij, kadar velja posebna izjema ali utemeljen zaposlitveni namen.
Ključna razlika pri razmatranju zakonov o izdajanju zdravstvenih kartotek v skladu s HIPAA je, da HIPAA običajno ureja zaščitene zdravstvene informacije, ki jih hranijo zavezani ponudniki zdravstvenih storitev in zdravstveni načrti. Zdravstvene informacije zaposlenih, ki jih vodijo delodajalci, običajno urejajo zakoni o zasebnosti na delovnem mestu in zaposlitveni zakoni, ne le HIPAA.
Elektronsko shranjevanje ne spremeni tega osnovnega načela. Elektronske zdravstvene kartoteke v skladu s HIPAA, ki jih hranijo zavezane zdravstvene organizacije, so lahko pod HIPAA, medtem ko elektronske zaposlitvene evidence, ki jih vodijo delodajalci, običajno ne postanejo zaščitene s HIPAA zgolj zato, ker vsebujejo zdravstvene informacije.
