Medicinska dokumentacija zaposlenih ne bi trebalo da bude dostupna svima u kompaniji. Čak i kada poslodavac legitimno treba neke zdravstvene informacije, pristup bi generalno trebalo da bude ograničen na osobe koje imaju poseban razlog da ih prime.
Pravila mogu biti zbunjujuća jer zakoni o izdavanju medicinskih zapisa u skladu sa HIPAA-om i zakoni o privatnosti medicinskih podataka na radnom mestu ne pokrivaju potpuno iste informacije. HIPAA štiti određene medicinske informacije koje poseduju pružaoci zdravstvenih usluga i zdravstveni planovi, ali generalno ne primenjuje se na evidenciju o zaposlenju koju vodi poslodavac. Informacije o zdravlju zaposlenih takođe mogu biti zaštićene zakonima kao što je Zakon o Amerikancima sa invaliditetom (ADA), koji zahteva od poslodavaca da medicinske informacije čuvaju kao poverljive i odvojene od obične kadrovske evidencije.
To znači da vaš menadžer, kolege, HR osoblje ili drugi zaposleni nemaju automatski pravo da vide vašu dijagnozu, detalje lečenja ili kompletnu medicinsku dokumentaciju samo zato što radite u kompaniji.
Rezime: Ključne informacije
- Informacije o zdravlju zaposlenih generalno bi trebalo da budu poverljive i odvojene od redovnih kadrovskih dosijea.
- Kolege ne bi trebalo da imaju pristup medicinskoj dokumentaciji zaposlenog samo zato što rade u istoj kompaniji.
- Menadžeri i nadzornici mogu dobiti ograničene zdravstvene informacije kada je to neophodno radi sprovođenja radnih ograničenja ili razumnih prilagođavanja.
- Osoblje prve pomoći i bezbednosti može zatrebati određene informacije tokom vanredne situacije.
- HR ili ovlašćeno osoblje može zatrebati pristup prilikom rešavanja legitimnih pitanja u vezi sa zaposlenjem, ali pristup bi trebalo da bude ograničen.
- HIPAA generalno ne reguliše evidenciju o zaposlenju koju vodi poslodavac.
- Pružaoci zdravstvenih usluga generalno ne mogu slati medicinske informacije direktno poslodavcu bez ovlašćenja zaposlenog, osim ako drugi primenljivi zakon ne dozvoljava ili ne zahteva otkrivanje.
Imate pitanja o svom zdravlju ili vam je potreban kliničar da pregleda simptome? Isprobajte besplatnu procenu simptoma August AI kako biste razmislili o svojim simptomima i mogućim narednim koracima. AI trijaža nije dijagnoza. Ako se suočavate sa medicinskom hitnom situacijom, pozovite 911 ili idite u najbližu hitnu pomoć. Za zabrinutost u vezi sa privatnošću medicinskih podataka na radnom mestu, obratite se odeljenju za ljudske resurse vašeg poslodavca ili odgovarajućem pravnom stručnjaku.
Ko ne bi trebalo da ima pristup medicinskoj dokumentaciji zaposlenih?
Osnovno pravilo je jednostavno: informacije o zdravlju zaposlenih trebalo bi da budu dostupne samo osobama koje imaju legitimni razlog da ih prime.
Prema ADA, poslodavci moraju da čuvaju medicinske informacije o kandidatima i zaposlenima kao poverljive. To uključuje informacije koje ne sadrže specifičnu dijagnozu. EEOC takođe preporučuje čuvanje medicinskih informacija u odvojenim medicinskim dosijeima umesto u običnim kadrovskim dosijeima.
Isti princip važi i kada su informacije pohranjene elektronski. Pristup računarskom sistemu kompanije ne znači automatski da zaposleni treba da može da vidi medicinske informacije drugog zaposlenog.
Kolege
Kolega generalno ne treba da ima pristup medicinskim informacijama drugog zaposlenog.
Na primer, zaposleni može dobiti modifikovani radni raspored kao razumno prilagođavanje. Kolege možda znaju da se raspored promenio, ali generalno ne moraju da znaju medicinski razlog iza toga.
Menadžer može objasniti da je odobreno uređenje radnog mesta bez otkrivanja dijagnoze zaposlenog ili drugih poverljivih medicinskih detalja.
Zaposleni u nepovezanim odeljenjima
Neko ko radi u odeljenju za obračun plata, računovodstvo, prodaju, marketing, IT ili drugom odeljenju nema automatski pravo da pregleda medicinske informacije zaposlenog.
Ovo je posebno važno kada su medicinske informacije pohranjene elektronski. Pristup bi trebalo da bude ograničen na osobe koje imaju legitimni razlog da koriste te informacije.
Sposobnost zaposlenog da pristupi sistemu kompanije sama po sebi ne stvara legitimni razlog za pregledanje medicinske dokumentacije drugog zaposlenog.
Menadžeri kojima informacije nisu potrebne
Menadžeri ponekad mogu dobiti ograničene zdravstvene informacije, ali ne bi trebalo automatski da dobiju kompletnu medicinsku dokumentaciju zaposlenog.
Na primer, nadzornik može trebati da zna da zaposleni ima ograničenje u podizanju tereta ili da mu je potrebno određeno prilagođavanje radnog mesta. Nadzornik generalno ne treba celu medicinsku istoriju zaposlenog da bi sproveo to ograničenje.
Ostali zaposleni
Poslodavac ne bi trebalo da učini medicinske informacije zaposlenog dostupnim samo zato što je drugi zaposleni radoznao, blisko sarađuje sa tom osobom ili želi da razume zašto je zaposleni odsutan.
Medicinske informacije mogu ostati poverljive čak i kada je zaposleni dobrovoljno razgovarao o nekim zdravstvenim informacijama na poslu.
Kome može biti potreban ograničen pristup informacijama o zdravlju zaposlenih?
Poverljivost ne znači da niko u organizaciji nikada ne može videti medicinske informacije.
Određeni zaposleni mogu imati potrebu za ograničenim pristupom kako bi obavljali svoj posao ili ispunili zakonske obaveze.
HR ili ovlašćeno osoblje
Osoblje ljudskih resursa može imati potrebu za pristupom medicinskoj dokumentaciji prilikom obrade zahteva za razumno prilagođavanje, medicinskog odsustva ili drugih legitimnih pitanja u vezi sa zaposlenjem.
To ne znači da HR treba da ima neograničen pristup celokupnoj medicinskoj istoriji zaposlenog. Informacije treba obrađivati poverljivo i pristupati im samo kada je to neophodno za relevantnu svrhu zaposlenja.
Nadzornici i menadžeri
Nadzornik može trebati da zna o radnim ograničenjima ili odobrenom prilagođavanju.
Na primer, ako zaposleni ne može da podigne predmete iznad određene težine, menadžer može trebati da zna o tom ograničenju kako bi se posao pravilno dodelio. Menadžer ne mora nužno da zna dijagnozu zaposlenog, istoriju lečenja ili druge nepovezane zdravstvene informacije.
Osoblje prve pomoći i bezbednosti
Medicinske informacije se ponekad mogu deliti sa osobama odgovornim za pružanje hitne pomoći ili asistencije.
Na primer, relevantne informacije mogu biti potrebne ako zaposleni ima medicinsko stanje koje bi moglo zahtevati hitnu pomoć na poslu.
Čak i u ovim situacijama, deljene informacije bi trebalo da budu ograničene na ono što je relevantno za hitnu ili bezbednosnu situaciju.
Osobe koje se bave pitanjima radničke kompenzacije ili osiguranja
Medicinske informacije se takođe mogu otkriti za potrebe radničke kompenzacije ili osiguranja kada je to dozvoljeno ili zahtevano primenljivim zakonom.
Važno je napomenuti da ove situacije ne stvaraju neograničen pristup celokupnoj medicinskoj dokumentaciji zaposlenog.
Da li se HIPAA primenjuje na medicinsku dokumentaciju zaposlenih?
Ovde se mnogi zbune.
HIPAA se generalno primenjuje na zaštićene zdravstvene informacije koje poseduju pokriveni pružaoci zdravstvenih usluga, zdravstveni planovi i određeni drugi pokriveni entiteti. On generalno ne štiti evidenciju o zaposlenju koju vodi poslodavac, čak i kada ti zapisi sadrže zdravstvene informacije.
Na primer, pretpostavimo da poslodavcu date lekarsku potvrdu koja podržava zahtev za odsustvo. Kopija poslodavca postaje deo evidencije o zaposlenju. HIPAA generalno ne reguliše taj zapis koji drži poslodavac na isti način kao što reguliše medicinski zapis pokrivenog pružaoca zdravstvenih usluga.
Drugi zakoni i dalje mogu da štite te informacije. Konkretno, ADA zahteva od poslodavaca da čuvaju poverljivost medicinskih informacija koje dobiju o kandidatima i zaposlenima.
Više o opštim pravima u vezi sa medicinskom dokumentacijom, pogledajte naš vodič o medicinskoj dokumentaciji: šta se nalazi u njoj, ko je zakonski poseduje i kako dobiti svoju kopiju.
Ova razlika je važna kada se razmatraju zakoni o izdavanju medicinskih zapisa u skladu sa HIPAA-om. HIPAA ne znači da je svaki medicinski dokument koji poslodavac poseduje automatski medicinski zapis zaštićen HIPAA-om.
Za širi okvir HIPAA, pogledajte HHS HIPAA za pojedince.
Da li poslodavac može direktno dobiti medicinsku dokumentaciju od vašeg lekara?
Generalno, vaš lekar ne može jednostavno poslati vašu medicinsku dokumentaciju vašem poslodavcu na zahtev poslodavca.
Kada poslodavac direktno zatraži medicinske informacije od lekara, lekar generalno ne može da ih otkrije bez ovlašćenja pojedinca, osim ako drugi primenljivi zakon ne dozvoljava ili ne zahteva otkrivanje.
Postoje ograničeni izuzeci. Određene okolnosti mogu uključivati medicinski nadzor na radnom mestu, bolesti ili povrede povezane sa radom ili zahteve u vezi sa bezbednošću na radu.
Specifične okolnosti su važne. Zahtev poslodavca za medicinske informacije ne znači automatski da lekar može da izda kompletnu medicinsku dokumentaciju zaposlenog.
Ako treba formalno da zatražite svoje zapise, pogledajte naš vodič o predlošcima obrazaca za zahtev za medicinsku dokumentaciju i kako ih koristiti.
Šta je sa elektronskim medicinskim zapisima u skladu sa HIPAA-om?
Ista osnovna razlika važi i za medicinske informacije pohranjene elektronski.
HIPAA elektronski medicinski zapisi mogu biti zaštićeni HIPAA-om kada ih vode pokriveni pružalac zdravstvenih usluga ili zdravstveni plan. Međutim, elektronska evidencija o zaposlenju koju vodi poslodavac generalno nije pokrivena HIPAA-om samo zato što sadrži zdravstvene informacije.
Za poslodavce, ADA i dalje zahteva da medicinske informacije budu poverljive i odvojene od obične kadrovske evidencije. Elektronsko skladištenje ne eliminiše taj zahtev poverljivosti.
Praktično, poslodavac ne bi trebalo da tretira deljenu elektronsku bazu podataka zaposlenih kao razlog za neograničen pristup medicinskim informacijama.
Više o pristupu vašim sopstvenim zapisima digitalno, pogledajte naš vodič o tome kako da pregledate svoju medicinsku dokumentaciju online besplatno.
Koje informacije menadžer zaista treba?
Korisna distinkcija je između medicinskih informacija i informacija vezanih za posao.
Menadžer može trebati da zna:
- Da zaposleni ima odobreno radno ograničenje
- Koje radno ograničenje treba pratiti
- Koje prilagođavanje je odobreno
- Kada se primenjuje prilagođavanje ili ograničenje
Menadžer generalno ne treba da zna:
- Kompletnu medicinsku istoriju zaposlenog
- Nepovezane dijagnoze
- Detaljne informacije o lečenju
- Istoriju lekova nepovezanu sa pitanjem na radnom mestu
- Privatne informacije o drugim medicinskim stanjima
Cilj je da menadžer dobije dovoljno informacija da upravlja pitanjem na radnom mestu, a da pritom ne otkriva nepotrebno poverljive medicinske detalje.
Šta ako mislite da su vaše medicinske informacije deljene nepropisno?
Počnite dokumentovanjem onoga što se dogodilo.
Zapišite koje su informacije otkrivene, ko ih je primio, kada se otkrivanje dogodilo i kako ste za to saznali. Čuvajte kopije relevantnih mejlova, poruka ili druge dokumentacije.
Zatim možete pitati odeljenje za ljudske resurse vašeg poslodavca ili ovlašćenog kontakt za privatnost kako se medicinske informacije čuvaju i ko ima pristup njima.
Ako se zabrinutost odnosi na pružaoca zdravstvenih usluga ili zdravstveni plan i verujete da su zaštićene zdravstvene informacije nepropisno otkrivene, HIPAA može biti relevantna. Za zabrinutost u vezi sa poverljivošću na radnom mestu, mogu se primeniti i ADA i drugi zakoni o zapošljavanju.
Odgovarajuća agencija ili pravni proces zavisi od okolnosti, tako da su specifični detalji otkrivanja važni.
Često postavljana pitanja
Da li moji kolege mogu videti moju medicinsku dokumentaciju?
Generalno, kolege ne bi trebalo da imaju pristup vašim poverljivim medicinskim informacijama samo zato što rade za istog poslodavca. Informacije o zdravlju zaposlenih generalno bi trebalo da budu poverljive.
Da li moj menadžer može videti moju dijagnozu?
Ne nužno. Menadžer može trebati informacije o radnim ograničenjima ili razumnom prilagođavanju, ali to automatski ne daje menadžeru pristup vašoj dijagnozi ili celokupnoj medicinskoj istoriji.
Da li HIPAA štiti medicinske zapise na poslu?
Zavisi od toga na koje zapise mislite.
HIPAA se generalno ne primenjuje na evidenciju o zaposlenju koju vodi poslodavac. Medicinske informacije koje drži pokriveni pružalac zdravstvenih usluga ili zdravstveni plan mogu biti zaštićene HIPAA-om. Medicinske informacije koje drži poslodavac i dalje mogu biti zaštićene drugim zakonima, uključujući ADA.
Da li moj poslodavac može pozvati mog lekara za moju medicinsku dokumentaciju?
Zdravstveni radnik generalno ne može dati vašem poslodavcu medicinske informacije bez vašeg ovlašćenja, osim ako drugi primenljivi zakon ne dozvoljava ili ne zahteva otkrivanje.
Ko može pristupiti informacijama o zdravlju zaposlenih?
U zavisnosti od okolnosti, ovlašćeno HR osoblje, nadzornici ili menadžeri kojima su potrebne informacije za prilagođavanja ili radna ograničenja, osoblje prve pomoći i bezbednosti, i osobe koje se bave pitanjima radničke kompenzacije ili osiguranja mogu imati pristup relevantnim informacijama.
Pristup bi trebalo da bude ograničen na ono što je dozvoljeno i neophodno za specifičnu svrhu.
Da li medicinska dokumentacija zaposlenih treba da se čuva sa kadrovskim dosijeima?
Ne. Medicinske informacije generalno treba da se čuvaju odvojeno od običnih kadrovskih dosijea i tretiraju kao poverljive. Elektronske medicinske informacije bi trebalo da imaju slične zaštite.
Šta ako je moj poslodavac podelio moju dijagnozu sa kolegama?
Dokumentujte šta se dogodilo i razmotrite podizanje pitanja kod HR-a ili odgovarajućeg kontakta za privatnost ili usklađenost.
Da li je otkrivanje prekršilo zakon zavisi od toga koje su informacije podeljene, ko ih je primio, zašto su podeljene i koji zakoni se primenjuju.
Zaključak
Informacije o zdravlju zaposlenih nisu nešto čemu bi svako u kompaniji trebalo da ima pristup. Kolege i zaposleni bez legitimnog razloga vezanog za posao ne bi trebalo da imaju neograničen pristup medicinskoj dokumentaciji drugog zaposlenog.
Određene osobe, kao što su ovlašćeno HR osoblje, nadzornici, osoblje prve pomoći ili osoblje za radničku kompenzaciju, mogu imati pristup ograničenim informacijama kada postoji specifičan izuzetak ili legitimna svrha zaposlenja.
Ključna razlika kada se razmatraju zakoni o izdavanju medicinskih zapisa u skladu sa HIPAA-om je da HIPAA generalno upravlja zaštićenim zdravstvenim informacijama koje poseduju pokriveni pružaoci zdravstvenih usluga i zdravstveni planovi. Informacije o zdravlju zaposlenih koje vodi poslodavac generalno podležu zakonima o privatnosti na radnom mestu i zakonima o zapošljavanju, a ne samo HIPAA-u.
Elektronsko skladištenje ne menja taj osnovni princip. HIPAA elektronski medicinski zapisi koje vode pokrivene zdravstvene organizacije mogu potpadati pod HIPAA, dok elektronska evidencija o zaposlenju koju vodi poslodavac generalno ne postaju zaštićene HIPAA-om samo zato što sadrže medicinske informacije.
