Anställdas medicinska journaler är inte avsedda att vara öppna för alla på ett företag. Även när en arbetsgivare lagligt behöver viss hälsoinformation, bör tillgången generellt begränsas till personer som har en specifik anledning att ta emot den.
Reglerna kan vara förvirrande eftersom HIPAA-lagar för utlämnande av medicinska journaler och lagar om medicinsk integritet på arbetsplatsen inte täcker exakt samma information. HIPAA skyddar viss medicinsk information som innehas av vårdgivare och hälsoplaner, men det gäller generellt inte anställningshandlingar som upprätthålls av en arbetsgivare. Anställdas medicinska information kan också skyddas av lagar som Americans with Disabilities Act (ADA), som kräver att arbetsgivare håller medicinsk information konfidentiell och separat från vanliga personalhandlingar.
Det innebär att din chef, kollegor, HR-personal eller andra anställda inte automatiskt har rätt att se din diagnos, behandlingsdetaljer eller fullständiga medicinska journaler bara för att du arbetar för företaget.
TL;DR: Viktiga slutsatser
- Anställdas medicinska information bör generellt hållas konfidentiell och separat från vanliga personalfiler.
- Kolleger bör inte ha tillgång till en anställds medicinska journaler bara för att de arbetar på samma företag.
- Chefer och handledare kan få begränsad medicinsk information när det är nödvändigt för att hantera arbetsbegränsningar eller rimliga anpassningar.
- Första hjälpen- och säkerhetspersonal kan behöva viss information under en nödsituation.
- HR eller utsedd personal kan behöva tillgång vid hantering av legitima anställningsfrågor, men tillgången bör begränsas.
- HIPAA reglerar generellt inte anställningshandlingar som upprätthålls av en arbetsgivare.
- Vårdgivare kan generellt inte skicka medicinsk information direkt till en arbetsgivare utan den anställdes tillstånd, såvida inte annan tillämplig lag tillåter eller kräver utlämnandet.
Har du frågor om din hälsa eller behöver en kliniker för att granska symtom? Prova August AI:s kostnadsfria symtombedömning för att hjälpa dig att tänka igenom dina symtom och möjliga nästa steg. AI-triage är inte en diagnos. Om du befinner dig i en medicinsk nödsituation, ring 112 eller uppsök närmaste akutmottagning. För frågor om medicinsk integritet på arbetsplatsen, kontakta din arbetsgivares HR-avdelning eller en lämplig juridisk expert.
Vem ska inte ha tillgång till anställdas medicinska journaler?
Grundregeln är enkel: anställdas medicinska information bör endast vara tillgänglig för personer som har en legitim anledning att ta emot den.
Enligt ADA måste arbetsgivare hålla medicinsk information om sökande och anställda konfidentiell. Det inkluderar information som inte innehåller en specifik diagnos. EEOC rekommenderar också att medicinsk information förvaras i separata medicinska filer snarare än vanliga personalfiler.
Samma princip gäller när information lagras elektroniskt. Att ha tillgång till ett företags datasystem innebär inte automatiskt att en anställd ska kunna se en annan anställds medicinska information.
Kolleger
En kollega behöver generellt inte tillgång till en annan anställds medicinska information.
Till exempel kan en anställd få ett modifierat arbetsschema som en rimlig anpassning. Kollegor kan veta att schemat har ändrats, men de behöver generellt inte veta den medicinska orsaken bakom det.
En chef kan förklara att en arbetsplatsanpassning har godkänts utan att avslöja den anställdes diagnos eller andra konfidentiella medicinska detaljer.
Anställda i orelaterade avdelningar
Någon som arbetar med löner, bokföring, försäljning, marknadsföring, IT eller en annan avdelning har inte automatiskt rätt att bläddra i en anställds medicinska information.
Detta är särskilt viktigt när medicinsk information lagras elektroniskt. Tillgången bör begränsas till personer som har en legitim anledning att använda informationen.
En anställds förmåga att komma åt ett företagssystem skapar inte, i sig, en legitim anledning att se en annan anställds medicinska journaler.
Chefer som inte behöver informationen
Chefer kan ibland få begränsad medicinsk information, men de bör inte automatiskt få en anställds fullständiga medicinska journal.
Till exempel kan en handledare behöva veta att en anställd har en begränsning för tunga lyft eller kräver en viss anpassning på arbetsplatsen. Handledaren behöver generellt inte den anställdes hela medicinska historia för att implementera den begränsningen.
Andra anställda
En arbetsgivare bör inte göra en anställds medicinska information tillgänglig bara för att en annan anställd är nyfiken, arbetar nära den personen eller vill förstå varför den anställde är frånvarande.
Medicinsk information kan förbli konfidentiell även när en anställd frivilligt har diskuterat viss hälsoinformation på jobbet.
Vem kan behöva begränsad tillgång till anställdas medicinska information?
Konfidentialitet innebär inte att ingen på en organisation någonsin kan se medicinsk information.
Vissa anställda kan behöva begränsad tillgång för att utföra sina jobb eller uppfylla juridiska skyldigheter.
HR eller utsedd personal
HR-personal kan behöva tillgång till medicinsk dokumentation vid hantering av förfrågningar om rimliga anpassningar, medicinsk ledighet eller andra legitima anställningsfrågor.
Det innebär inte att HR bör ha obegränsad tillgång till en anställds hela medicinska historia. Informationen bör hanteras konfidentiellt och endast nås när det är nödvändigt för det relevanta anställningssyftet.
Handledare och chefer
En handledare kan behöva känna till arbetsbegränsningar eller en godkänd anpassning.
Till exempel, om en anställd inte kan lyfta föremål över en viss vikt, kan chefen behöva känna till begränsningen så att arbetet kan fördelas på lämpligt sätt. Chefen behöver inte nödvändigtvis känna till den anställdes diagnos, behandlingshistorik eller annan irrelevant hälsoinformation.
Första hjälpen- och säkerhetspersonal
Medicinsk information kan ibland behöva delas med personer som ansvarar för att ge akutvård eller hjälp.
Till exempel kan relevant information behövas om en anställd har ett medicinskt tillstånd som kan kräva akutvård på jobbet.
Även i dessa situationer bör informationen som delas begränsas till vad som är relevant för nödsituationen eller säkerhetsfrågan.
Personer som hanterar arbetsskade- eller försäkringsfrågor
Medicinsk information kan också behöva lämnas ut för arbetsskade- eller försäkringsändamål när det tillåts eller krävs enligt tillämplig lag.
Den viktiga punkten är att dessa situationer inte skapar obegränsad tillgång till en anställds hela medicinska journal.
Gäller HIPAA för anställdas medicinska journaler?
Det är här många blir förvirrade.
HIPAA gäller generellt för skyddad hälsoinformation som innehas av täckta vårdgivare, hälsoplaner och vissa andra täckta enheter. Den skyddar generellt inte anställningshandlingar som upprätthålls av en arbetsgivare, även när dessa handlingar innehåller hälsoinformation.
Till exempel, anta att du ger din arbetsgivare ett läkarintyg som stöder en ledighetsansökan. Arbetsgivarens kopia blir en del av anställningshandlingen. HIPAA reglerar generellt inte den arbetsgivarinnehavda handlingen på samma sätt som den reglerar en täckt vårdgivares medicinska journal.
Andra lagar kan fortfarande skydda den informationen. I synnerhet kräver ADA att arbetsgivare upprätthåller konfidentialitet av medicinsk information som de får om sökande och anställda.
För mer information om allmänna rättigheter gällande medicinska journaler, se vår guide om medicinska journaler: vad de innehåller, vem som lagligt äger dem och hur du får din kopia.
Denna distinktion är viktig när man tittar på HIPAA-lagar för utlämnande av medicinska journaler. HIPAA innebär inte att varje medicinsk handling som en arbetsgivare besitter automatiskt är en HIPAA-skyddad medicinsk journal.
För det bredare HIPAA-ramverket, se HHS HIPAA för individer.
Kan en arbetsgivare få medicinska journaler direkt från din läkare?
Generellt kan din vårdgivare inte bara skicka dina medicinska journaler till din arbetsgivare bara för att arbetsgivaren ber om dem.
När en arbetsgivare frågar en vårdgivare direkt om medicinsk information kan vårdgivaren generellt inte lämna ut den utan individens tillstånd, såvida inte annan tillämplig lag tillåter eller kräver utlämnandet.
Det finns begränsade undantag. Vissa omständigheter kan involvera medicinsk övervakning på arbetsplatsen, arbetsrelaterad sjukdom eller skada, eller krav på arbetshälsa och säkerhet.
De specifika omständigheterna är viktiga. En arbetsgivare som begär medicinsk information innebär inte automatiskt att en vårdgivare kan lämna ut en anställds hela medicinska journal.
Om du behöver formellt begära ut dina egna journaler, se vår guide om mallar för begäran av medicinska journaler och hur du använder dem.
Vad sägs om HIPAA elektroniska medicinska journaler?
Samma grundläggande distinktion gäller för medicinsk information som lagras elektroniskt.
HIPAA elektroniska medicinska journaler kan skyddas av HIPAA när de upprätthålls av en täckt vårdgivare eller hälsoplan. Elektroniska anställningshandlingar som upprätthålls av en arbetsgivare omfattas dock generellt inte av HIPAA bara för att de innehåller hälsoinformation.
För arbetsgivare kräver ADA fortfarande att medicinsk information hålls konfidentiell och separat från vanliga personalfiler. Elektronisk lagring eliminerar inte det kravet på konfidentialitet.
I praktiken bör en arbetsgivare inte behandla en delad elektronisk anställningsdatabas som en anledning till obegränsad tillgång till medicinsk information.
För mer information om hur du får tillgång till dina egna journaler digitalt, se vår guide om hur du ser dina medicinska journaler online gratis.
Vilken information behöver en chef faktiskt?
En användbar distinktion är mellan medicinsk information och arbetsrelaterad information.
En chef kan behöva veta:
- Att en anställd har en godkänd arbetsbegränsning
- Vilken arbetsplatsbegränsning som behöver följas
- Vilken anpassning som har godkänts
- När en anpassning eller begränsning gäller
Chefen behöver generellt inte veta:
- Den anställdes fullständiga medicinska historia
- Orelaterade diagnoser
- Detaljerad behandlingsinformation
- Medicinhistorik som inte är relaterad till arbetsplatsfrågan
- Privat information om andra medicinska tillstånd
Målet är att ge chefen tillräckligt med information för att hantera arbetsplatsfrågan utan att onödigtvis avslöja konfidentiella medicinska detaljer.
Vad händer om du tror att din medicinska information delades felaktigt?
Börja med att dokumentera vad som hände.
Skriv ner vilken information som lämnades ut, vem som tog emot den, när utlämnandet skedde och hur du fick reda på det. Spara kopior av relevanta e-postmeddelanden, meddelanden eller annan dokumentation.
Du kan sedan fråga din arbetsgivares HR-avdelning eller utsedda integritetskontakt hur medicinsk information lagras och vem som har tillgång till den.
Om bekymret involverar en vårdgivare eller hälsoplan och du anser att skyddad hälsoinformation har lämnats ut felaktigt, kan HIPAA vara relevant. För integritetsfrågor på arbetsplatsen kan även ADA och andra anställningslagar gälla.
Lämplig myndighet eller juridisk process beror på omständigheterna, så utlämnandets specifika detaljer är viktiga.
Vanliga frågor
Kan mina kollegor se mina medicinska journaler?
Generellt bör kollegor inte ha tillgång till din konfidentiella medicinska information bara för att de arbetar för samma arbetsgivare. Anställdas medicinska information bör generellt hållas konfidentiell.
Kan min chef se min diagnos?
Inte nödvändigtvis. En chef kan behöva information om arbetsbegränsningar eller en rimlig anpassning, men det ger inte automatiskt chefen tillgång till din diagnos eller hela din medicinska historia.
Skyddar HIPAA medicinska journaler på jobbet?
Det beror på vilka journaler du menar.
HIPAA gäller generellt inte för anställningshandlingar som upprätthålls av en arbetsgivare. Medicinsk information som innehas av en täckt vårdgivare eller hälsoplan kan skyddas av HIPAA. Arbetsgivaransvarig medicinsk information kan fortfarande skyddas av andra lagar, inklusive ADA.
Kan min arbetsgivare ringa min läkare för mina medicinska journaler?
En vårdgivare kan generellt inte ge din arbetsgivare din medicinska information utan ditt tillstånd, såvida inte annan tillämplig lag tillåter eller kräver utlämnandet.
Vem kan få tillgång till anställdas medicinska information?
Beroende på omständigheterna kan utsedd HR-personal, handledare eller chefer som behöver information för anpassningar eller arbetsbegränsningar, första hjälpen- och säkerhetspersonal samt personer som hanterar arbetsskade- eller försäkringsfrågor ha tillgång till relevant information.
Tillgången bör begränsas till vad som är tillåtet och nödvändigt för det specifika syftet.
Ska anställdas medicinska journaler förvaras tillsammans med personalfiler?
Nej. Medicinsk information bör generellt förvaras separat från vanliga personalfiler och behandlas konfidentiellt. Elektronisk medicinsk information bör ha liknande skydd.
Vad händer om min arbetsgivare delade min diagnos med kollegor?
Dokumentera vad som hände och överväg att ta upp frågan med HR eller lämplig integritets- eller efterlevnadskontakt.
Om ett utlämnande bröt mot lagen beror på vilken information som delades, vem som tog emot den, varför den delades och vilka lagar som gäller.
Slutsatsen
Anställdas medicinska information är inte något som alla på ett företag bör kunna komma åt. Kollegor och anställda utan en legitim arbetsrelaterad anledning bör inte ha obegränsad tillgång till en annan anställds medicinska journaler.
Vissa personer, såsom utsedd HR-personal, handledare, första hjälpen-personal eller personal som hanterar arbetsskador, kan ha tillgång till begränsad information när ett specifikt undantag eller legitimt anställningssyfte gäller.
Den avgörande distinktionen när man överväger HIPAA-lagar för utlämnande av medicinska journaler är att HIPAA generellt styr skyddad hälsoinformation som innehas av täckta vårdgivare och hälsoplaner. Anställdas medicinska information som upprätthålls av en arbetsgivare styrs generellt av lagar om integritet på arbetsplatsen och anställningslagar snarare än enbart HIPAA.
Elektronisk lagring förändrar inte den grundläggande principen. HIPAA elektroniska medicinska journaler som innehas av täckta vårdorganisationer kan omfattas av HIPAA, medan elektroniska anställningshandlingar som upprätthålls av en arbetsgivare generellt inte blir HIPAA-skyddade bara för att de innehåller medicinsk information.
