Rekodi za afya za wafanyakazi hazipaswi kufunguliwa kwa kila mtu katika kampuni. Hata mwajiri anapohitaji taarifa fulani za afya kwa uhalali, upatikanaji unapaswa kwa ujumla kuwa kwa watu wenye sababu maalum ya kuzipokea.
Sheria zinaweza kuchanganya kwa sababu sheria za uidhinishaji wa rekodi za afya za HIPAA na sheria za faragha ya afya kazini hazifuniki taarifa sawa kabisa. HIPAA inalinda taarifa fulani za afya zinazoshikiliwa na watoa huduma za afya na mipango ya afya, lakini kwa ujumla haitumiki kwa rekodi za ajira zinazohifadhiwa na mwajiri. Taarifa za afya za mfanyakazi pia zinaweza kulindwa na sheria kama vile Sheria ya Wamarekani Wenye Ulemavu (ADA), ambayo inamtaka mwajiri kuweka taarifa za afya kwa siri na tofauti na rekodi za kawaida za wafanyakazi.
Hii inamaanisha kuwa meneja wako, wafanyakazi wenzako, wafanyakazi wa HR, au wafanyakazi wengine hawana haki moja kwa moja ya kuona utambuzi wako, maelezo ya matibabu, au rekodi kamili za afya kwa sababu tu unafanya kazi kwa kampuni hiyo.
MUHTASARI: Kitu Muhimu Zaidi
- Taarifa za afya za wafanyakazi kwa ujumla zinapaswa kuwekwa kwa siri na tofauti na faili za kawaida za wafanyakazi.
- Wafanyakazi wenzako hawapaswi kupata rekodi za afya za mfanyakazi kwa sababu tu wanafanya kazi katika kampuni moja.
- Wafanyabiashara na wasimamizi wanaweza kupokea taarifa za afya kwa kiwango kidogo inapohitajika kushughulikia vikwazo vya kazi au malazi yanayofaa.
- Wafanyakazi wa huduma ya kwanza na usalama wanaweza kuhitaji taarifa fulani wakati wa dharura.
- HR au wafanyakazi walioteuliwa wanaweza kuhitaji ufikiaji wanaposhughulikia masuala halali ya ajira, lakini ufikiaji unapaswa kuwa mdogo.
- HIPAA kwa ujumla haidhibiti rekodi za ajira zinazoshikiliwa na mwajiri.
- Watoa huduma za afya kwa ujumla hawawezi kutuma taarifa za afya moja kwa moja kwa mwajiri bila idhini ya mfanyakazi, isipokuwa sheria nyingine inayotumika inaruhusu au inahitaji kufichuliwa.
Una maswali kuhusu afya yako au unahitaji daktari kukagua dalili? Jaribu uchunguzi wa dalili bila malipo wa August AI ili kukusaidia kufikiria dalili zako na hatua zinazofuata. Uchunguzi wa AI sio utambuzi. Ikiwa unakabiliwa na dharura ya kiafya, piga simu 911 au nenda kwa chumba cha dharura kilicho karibu zaidi. Kwa masuala ya faragha ya afya kazini, wasiliana na idara ya HR ya mwajiri wako au mtaalamu wa sheria anayefaa.
Nani Hawapaswi Kupata Rekodi za Afya za Wafanyakazi?
Kanuni ya msingi ni rahisi: taarifa za afya za mfanyakazi zinapaswa kupatikana tu kwa watu wenye sababu halali ya kuzipokea.
Chini ya ADA, waajiri lazima waweke taarifa za afya za waombaji na wafanyakazi kwa siri. Hiyo inajumuisha taarifa ambazo hazina utambuzi maalum. EEOC pia inapendekeza kuweka taarifa za afya katika faili za afya tofauti badala ya faili za kawaida za wafanyakazi.
Kanuni hiyo hiyo inatumika wakati taarifa zinahifadhiwa kielektroniki. Kupata mfumo wa kompyuta wa kampuni haimaanishi kuwa mfanyakazi anapaswa kuwa na uwezo wa kuona taarifa za afya za mfanyakazi mwingine.
Wafanyakazi Wenza
Wafanyakazi wenza kwa ujumla hawahitaji kupata taarifa za afya za mfanyakazi mwingine.
Kwa mfano, mfanyakazi anaweza kupokea ratiba ya kazi iliyobadilishwa kama malazi yanayofaa. Wafanyakazi wenza wanaweza kujua kuwa ratiba imebadilika, lakini kwa ujumla hawahitaji kujua sababu ya kiafya nyuma yake.
Msimamizi anaweza kueleza kuwa mpango wa mahali pa kazi umepitishwa bila kufichua utambuzi wa mfanyakazi au maelezo mengine ya siri ya kiafya.
Wafanyakazi katika Idara Ambazo Hazihusiani
Mtu anayefanya kazi katika malipo, uhasibu, mauzo, uuzaji, IT, au idara nyingine hana haki moja kwa moja ya kuvinjari taarifa za afya za mfanyakazi.
Hii ni muhimu sana wakati taarifa za afya zinahifadhiwa kielektroniki. Upatikanaji unapaswa kuwa kwa watu wenye sababu halali ya kutumia taarifa hizo.
Uwezo wa mfanyakazi kupata mfumo wa kampuni haujaleta, kwa wenyewe, sababu halali ya kuona rekodi za afya za mfanyakazi mwingine.
Wasimamizi Ambao Hawahitaji Taarifa
Wasimamizi wakati mwingine wanaweza kupokea taarifa za afya kwa kiwango kidogo, lakini hawapaswi kupokea moja kwa moja rekodi kamili ya afya ya mfanyakazi.
Kwa mfano, msimamizi anaweza kuhitaji kujua kwamba mfanyakazi ana kikwazo cha kuinua au anahitaji malazi fulani mahali pa kazi. Kwa ujumla, msimamizi hatambui historia kamili ya kiafya ya mfanyakazi ili kutekeleza kikwazo hicho.
Wafanyakazi Wengine
Mwajiri hapaswi kufanya taarifa za afya za mfanyakazi zipatikane tu kwa sababu mfanyakazi mwingine ana hamu, anafanya kazi kwa karibu na mtu huyo, au anataka kuelewa kwa nini mfanyakazi hayupo.
Taarifa za afya zinaweza kubaki kwa siri hata wakati mfanyakazi amejitolea kujadili taarifa fulani za afya kazini.
Nani Anaweza Kuhitaji Upatikanaji Mdogo kwa Taarifa za Afya za Wafanyakazi?
Usiri haimaanishi kuwa hakuna mtu katika shirika anayeweza kuona taarifa za afya.
Wafanyakazi fulani wanaweza kuhitaji upatikanaji mdogo ili kutekeleza majukumu yao au kutimiza majukumu ya kisheria.
HR au Wafanyakazi Walioteuliwa
Wafanyakazi wa idara ya rasilimali watu wanaweza kuhitaji upatikanaji wa nyaraka za afya wakati wa kushughulikia maombi ya malazi yanayofaa, likizo ya matibabu, au masuala mengine halali ya ajira.
Hiyo haimaanishi kuwa HR wanapaswa kuwa na ufikiaji usio na kikomo wa historia kamili ya afya ya mfanyakazi. Taarifa zinapaswa kushughulikiwa kwa siri na kupatikana tu inapohitajika kwa madhumuni husika ya ajira.
Wasimamizi na Wafanyabiashara
Msimamizi anaweza kuhitaji kujua kuhusu vikwazo vya kazi au malazi yaliyopitishwa.
Kwa mfano, ikiwa mfanyakazi hawezi kuinua vitu juu ya uzito fulani, meneja anaweza kuhitaji kujua kuhusu kikwazo ili kazi iweze kupewa ipasavyo. Meneja hatambui utambuzi wa mfanyakazi, historia ya matibabu, au taarifa nyingine za kiafya ambazo hazihusiani.
Wafanyakazi wa Huduma ya Kwanza na Usalama
Taarifa za afya wakati mwingine zinaweza kuhitaji kushirikiwa na watu wanaosimamia kutoa matibabu au msaada wa dharura.
Kwa mfano, taarifa zinazohusiana zinaweza kuhitajika ikiwa mfanyakazi ana hali ya kiafya ambayo inaweza kuhitaji huduma ya dharura kazini.
Hata katika hali hizi, taarifa zinazoshirikiwa zinapaswa kuwa mdogo kwa kile kinachohusiana na dharura au suala la usalama.
Watu Wanaoshughulikia Masuala ya Fidia ya Wafanyakazi au Bima
Taarifa za afya pia zinaweza kuhitaji kufichuliwa kwa madhumuni ya fidia ya wafanyakazi au bima inaporuhusiwa au inahitajika na sheria husika.
Jambo muhimu ni kwamba hali hizi hazitoi ufikiaji usio na kikomo kwa rekodi kamili ya afya ya mfanyakazi.
Je, HIPAA Inatumika kwa Rekodi za Afya za Wafanyakazi?
Hapa ndipo watu wengi huchanganyikiwa.
HIPAA kwa ujumla inatumika kwa taarifa za afya zilizohifadhiwa zinazoshikiliwa na watoa huduma waliofunikwa, mipango ya afya, na vyombo vingine vilivyofunikwa. Kwa ujumla haitambui rekodi za ajira zinazoshikiliwa na mwajiri, hata wakati rekodi hizo zina taarifa zinazohusiana na afya.
Kwa mfano, tuseme unampa mwajiri wako barua ya daktari inayounga mkono ombi la likizo. Nakala ya mwajiri inakuwa sehemu ya rekodi ya ajira. HIPAA kwa ujumla haidhibiti rekodi hiyo inayoshikiliwa na mwajiri kwa njia ile ile inayodhibiti rekodi ya afya ya mtoa huduma wa afya.
Sheria zingine bado zinaweza kulinda taarifa hizo. Hasa, ADA inamtaka mwajiri kudumisha usiri wa taarifa za afya wanazopata kuhusu waombaji na wafanyakazi.
Kwa zaidi kuhusu haki za jumla za rekodi za afya, angalia mwongozo wetu kuhusu rekodi za afya: kilichomo ndani, nani kisheria anamiliki, na jinsi ya kupata nakala yako.
Tofauti hii ni muhimu wakati wa kutazama sheria za uidhinishaji wa rekodi za afya za HIPAA. HIPAA haimaanishi kuwa kila hati ya afya ambayo mwajiri anayo ni rekodi ya afya iliyohifadhiwa na HIPAA.
Kwa mfumo mpana wa HIPAA, angalia HHS HIPAA kwa ajili ya watu.
Je, Mwajiri Anaweza Kupata Rekodi za Afya Moja kwa Moja Kutoka kwa Daktari Wako?
Kwa ujumla, mtoa huduma wako wa afya hawezi kutuma tu rekodi zako za afya kwa mwajiri wako kwa sababu mwajiri anaomba.
Wakati mwajiri anaomba moja kwa moja taarifa za afya kutoka kwa mtoa huduma wa afya, mtoa huduma kwa ujumla hawezi kuzifichua bila idhini ya mtu husika isipokuwa sheria nyingine inayotumika inaruhusu au inahitaji kufichuliwa.
Kuna vighairi vichache. Hali fulani zinaweza kuhusisha ufuatiliaji wa afya kazini, ugonjwa au jeraha linalohusiana na kazi, au mahitaji ya usalama wa kikazi.
Hali maalum huathiri. Ombi la mwajiri la taarifa za afya halimaanishi kuwa mtoa huduma wa afya anaweza kutoa rekodi kamili ya afya ya mfanyakazi.
Ikiwa unahitaji kuomba rasmi rekodi zako mwenyewe, angalia mwongozo wetu kuhusu templeti za fomu za kuomba rekodi za afya na jinsi ya kuzitumia.
Je, Vipi Kuhusu Rekodi za Afya za Kielektroniki za HIPAA?
Tofauti hiyo ya msingi inatumika kwa taarifa za afya zilizohifadhiwa kielektroniki.
Rekodi za afya za kielektroniki za HIPAA zinaweza kulindwa na HIPAA zinapohifadhiwa na mtoa huduma wa afya au mpango wa afya uliofunikwa. Hata hivyo, rekodi za ajira za kielektroniki zinazoshikiliwa na mwajiri kwa ujumla hazifunikwi na HIPAA kwa sababu tu zina taarifa za afya.
Kwa waajiri, ADA bado inamtaka taarifa za afya kuwekwa kwa siri na tofauti na faili za kawaida za wafanyakazi. Uhifadhi wa kielektroniki hauondoi mahitaji hayo ya usiri.
Kwa vitendo, mwajiri hapaswi kutibu hifadhidata ya pamoja ya wafanyakazi kielektroniki kama sababu ya ufikiaji usio na kikomo kwa taarifa za afya.
Kwa zaidi kuhusu kupata rekodi zako mwenyewe kidijitali, angalia mwongozo wetu kuhusu jinsi ya kuona rekodi zako za afya mtandaoni bila malipo.
Ni Taarifa Zipi Ambazo Meneja Anahitaji Kweli?
Tofauti muhimu ni kati ya taarifa za afya na taarifa zinazohusiana na kazi.
Meneja anaweza kuhitaji kujua:
- Kwamba mfanyakazi ana kikwazo cha kazi kilichopitishwa
- Ni kikwazo gani cha mahali pa kazi kinachopaswa kufuatwa
- Ni malazi gani yamepitishwa
- Wakati malazi au kikwazo kinatumika
Meneja kwa ujumla hatambui:
- Historia kamili ya kiafya ya mfanyakazi
- Utambuzi usiohusiana
- Maelezo ya kina ya matibabu
- Historia ya dawa isiyohusiana na suala la mahali pa kazi
- Taarifa za siri kuhusu hali nyingine za kiafya
Lengo ni kumpa meneja taarifa za kutosha kusimamia suala la mahali pa kazi bila kufichua kwa lazima maelezo ya siri ya kiafya.
Vipi Ikiwa Unafikiri Taarifa Zako za Afya Zimeshirikiwa Vibaya?
Anza kwa kuandika kile kilichotokea.
Andika ni taarifa gani ilifichuliwa, ni nani aliipokea, ni lini kufichuliwa kulitokea, na jinsi ulivyojua kuhusu hilo. Hifadhi nakala za barua pepe husika, ujumbe, au nyaraka zingine.
Kisha unaweza kuuliza idara ya HR ya mwajiri wako au mwasiliani maalum wa faragha jinsi taarifa za afya zinavyohifadhiwa na ni nani anayezipata.
Ikiwa wasiwasi unahusu mtoa huduma wa afya au mpango wa afya na unaamini taarifa za afya zilizohifadhiwa zilifichuliwa vibaya, HIPAA inaweza kuwa muhimu. Kwa wasiwasi wa usiri mahali pa kazi, ADA na sheria zingine za ajira pia zinaweza kutumika.
Shirika linalofaa au mchakato wa kisheria hutegemea hali, kwa hivyo maelezo maalum ya kufichuliwa huathiri.
Maswali Yanayoulizwa Mara Kwa Mara
Je, wafanyakazi wenzangu wanaweza kuona rekodi zangu za afya?
Kwa ujumla, wafanyakazi wenza hawapaswi kupata taarifa zako za afya kwa siri kwa sababu tu wanafanya kazi kwa mwajiri mmoja. Taarifa za afya za wafanyakazi kwa ujumla zinapaswa kuwekwa kwa siri.
Je, meneja wangu anaweza kuona utambuzi wangu?
Sio lazima. Meneja anaweza kuhitaji taarifa kuhusu vikwazo vya kazi au malazi yanayofaa, lakini hiyo haimpe meneja ufikiaji wa utambuzi wako au historia kamili ya kiafya.
Je, HIPAA inalinda rekodi za afya kazini?
Inategemea ni rekodi zipi unamaanisha.
HIPAA kwa ujumla haitumiki kwa rekodi za ajira zinazoshikiliwa na mwajiri. Taarifa za afya zinazoshikiliwa na mtoa huduma wa afya aliyefunikwa au mpango wa afya zinaweza kulindwa na HIPAA. Taarifa za afya zinazoshikiliwa na mwajiri bado zinaweza kulindwa na sheria zingine, ikiwa ni pamoja na ADA.
Je, mwajiri wangu anaweza kumpigia daktari wangu kwa ajili ya rekodi zangu za afya?
Mtoa huduma wa afya kwa ujumla hawezi kumpa mwajiri wako taarifa zako za afya bila idhini yako isipokuwa sheria nyingine inayotumika inaruhusu au inahitaji kufichuliwa.
Nani anaweza kupata taarifa za afya za mfanyakazi?
Kulingana na hali, wafanyakazi wa HR walioteuliwa, wasimamizi au wafanyabiashara wanaohitaji taarifa kwa ajili ya malazi au vikwazo vya kazi, wafanyakazi wa huduma ya kwanza na usalama, na watu wanaoshughulikia fidia ya wafanyakazi au masuala ya bima wanaweza kupata taarifa zinazohusiana.
Upatikanaji unapaswa kuwa mdogo kwa kile kinachoruhusiwa na kinachohitajika kwa madhumuni maalum.
Je, rekodi za afya za wafanyakazi zinapaswa kuwekwa na faili za wafanyakazi?
Hapana. Taarifa za afya kwa ujumla zinapaswa kuwekwa tofauti na faili za kawaida za wafanyakazi na kushughulikiwa kwa siri. Taarifa za afya za kielektroniki zinapaswa kupata ulinzi sawa.
Vipi ikiwa mwajiri wangu alishiriki utambuzi wangu na wafanyakazi wenzangu?
Andika kilichotokea na fikiria kuwasilisha suala hilo kwa HR au mwasiliani maalum wa faragha au utiifu.
Ikiwa kufichuliwa kulikiuka sheria kunategemea ni taarifa gani ilishirikiwa, ni nani aliipokea, kwa nini ilishirikiwa, na ni sheria zipi zinazotumika.
Hitimisho
Taarifa za afya za mfanyakazi sio kitu ambacho kila mtu katika kampuni anapaswa kupata. Wafanyakazi wenza na wafanyakazi wasio na sababu halali inayohusiana na kazi hawapaswi kupata ufikiaji usio na kikomo kwa rekodi za afya za mfanyakazi mwingine.
Watu fulani, kama vile wafanyakazi wa HR walioteuliwa, wasimamizi, wafanyakazi wa huduma ya kwanza, au wafanyakazi wa fidia ya wafanyakazi, wanaweza kupata taarifa kwa kiwango kidogo wakati ambapo kuna kifungu maalum au sababu halali ya ajira inatumika.
Tofauti muhimu wakati wa kuzingatia sheria za uidhinishaji wa rekodi za afya za HIPAA ni kwamba HIPAA kwa ujumla inasimamia taarifa za afya zilizohifadhiwa zinazoshikiliwa na watoa huduma wa afya na mipango ya afya iliyofunikwa. Taarifa za afya za mfanyakazi zinazoshikiliwa na mwajiri kwa ujumla zinatawaliwa na sheria za faragha mahali pa kazi na sheria za ajira badala ya HIPAA pekee.
Uhifadhi wa kielektroniki haubadilishi kanuni hiyo ya msingi. Rekodi za afya za kielektroniki za HIPAA zinazoshikiliwa na mashirika ya afya yaliyofunikwa zinaweza kuangukia chini ya HIPAA, wakati rekodi za ajira za kielektroniki zinazoshikiliwa na mwajiri kwa ujumla hazifanyi kuwa rekodi zilizohifadhiwa na HIPAA kwa sababu tu zina taarifa za afya.
