Hilingin ito mula sa tagapamahala ng mga tala, hindi sa iyong doktor: i-download kung ano ang kaya mo mula sa pasyente portal ngayon, pagkatapos ay magpadala ng may petsang sulat na kahilingan sa Health Information Management o privacy office. Iyan ang paraan para makuha ang mga medical records na may legal na takdang oras, dahil nagbibigay ang HIPAA ng 30 araw sa provider para kumilos.

TL;DR: Mga pangunahing kailangan malaman

  • Ang mga kahilingan ay pupunta sa tagapamahala ng mga tala (HIM, release of information, o ang privacy officer), hindi sa inbox ng iyong doktor.
  • Ang portal ay nagbibigay sa iyo ng karamihan sa chart sa loob ng ilang minuto. Bihira itong magbigay ng kumpletong legal na tala.
  • Ang access ay may 30-araw na deadline. Ang mga pagwawasto ay may 60 araw. Parehong pinapayagan ang isang beses na pagpapalawig ng sulat.
  • Walang sinuman ang maaaring maningil sa iyo para sa paghahanap o pagkuha ng iyong mga tala, lamang sa pagkopya at pagpapadala sa pamamagitan ng koreo.
  • Ang pagwawasto ay nagdaragdag ng iyong bersyon sa tabi ng mali. Walang nabubura, kailanman.

Paano kumuha ng medical records: tanungin ang tagapamahala ng mga tala, hindi ang iyong doktor

Ipadala ang iyong kahilingan sa tagapamahala ng mga tala: ang departamento ng Health Information Management (medical records), ang opisina ng release of information, o ang privacy officer. Mayroon kang tatlong paraan. Mag-download mula sa pasyente portal, magpadala ng pirmadong sulat na kahilingan, o pumunta nang personal na may photo ID. Pangalanan ang mga petsa ng serbisyo, ang mga tiyak na tala, at ang format na gusto mo. Ang provider ay dapat kumilos sa loob ng 30 araw.

Ang pagruta na iyon ay mas mahalaga kaysa sa iyong mga salita. Ang mga clinician ay hindi naglalabas ng mga tala; ang mga tagapamahala ang gumagawa, at ang mensaheng ipinadala sa inbox ng isang doktor na nagbibigay ng lunas ay ipapasa, pilaan, o tahimik na mawawala. Ang karapatan sa access ng HIPAA na inilarawan ng HealthIT.gov ay sumasaklaw sa parehong iyong kalusugan at ang iyong mga billing records na hawak ng mga covered provider at health plan, at ito rin ay para sa mga personal na kinatawan pati na rin sa mga pasyente.

Maging tiyak o asahan ang isang bahagyang file. Naghahanap ang mga tao kung paano kumuha ng aking medical records at naiisip ang isang maayos na dokumento, ngunit makakatanggap ka ng eksaktong mga kategorya na iyong pinangalanan. Humingi ng mga tala sa pagbisita, mga resulta ng laboratoryo, mga ulat sa imaging, mga ulat sa operasyon at patolohiya, ang kasalukuyang listahan ng gamot, at isang detalyadong invoice ng singil, pagkatapos ay sabihin ang format ng paghahatid: isang electronic copy sa isang pinangalanang email address o sa iyong portal.

Dalawang bagay ang nakalabas sa karapatang ito. Ang hiwalay na pinapanatiling psychotherapy notes ng isang mental health provider, at ang impormasyong nakalap bilang paghahanda sa isang sibil, kriminal, o administratibong paglilitis, ay parehong hindi kasama sa ilalim ng 45 CFR 164.524. Lahat ng iba pa sa itinalagang record set ay sa iyo para basahin. Kung hindi ka sigurado kung ano ang saklaw nito, magsimula sa kung ano ang nasa loob ng iyong mga medical records at kung sino ang legal na may-ari nito.

Ang mahalagang katotohanan: ang pagwawasto ng isang tala ay hindi kailanman nagbubura ng mali

Ang pagwawasto ay hindi nagbubura ng pagkakamali. Ito ay nakatabi dito. Kapag inaprubahan ng provider ang iyong kahilingan, ang 45 CFR 164.526 ay nangangailangan na ang pagbabago, o isang link dito, ay idaragdag sa umiiral na tala, kung saan ang bawat apektadong tala ay natukoy. Walang muling pagsulat. Walang pagbubura.

Ang orihinal na entry ay mananatili sa chart nang permanente. Ganoon din ang iyong pagwawasto. Ganoon din ang iyong pahayag ng hindi pagsang-ayon kung tatanggihan nila ang paggawa nito.

Na nagpapabago sa buong trabaho. Ang layunin ng pag-aaral kung paano iwasto ang mga medical records ay hindi pagbubura, ito ay ang pagpapakita ng tumpak na bersyon sa bawat hinaharap na mambabasa ng chart na iyon: ang susunod na hospitalist, ang susunod na pharmacist, ang susunod na insurer. Nangangahulugan iyon ng pagbabasa ng iyong kumpletong kopya linya-linya at pagtatala ng eksaktong petsa, pahina, pagbisita, at salita na iyong pinagtatalunan. Ang mga kahilingan na nagsasabing "lahat ito ay mali" ay tinatanggihan, dahil walang tiyak na idaragdag. Nangangahulugan din ito ng pagtanggap na ito ay isang dokumentasyon na may 60-araw na takdang oras, kaya kung bakit ang isang mapanganib na entry ay nangangailangan ng tawag sa telepono na inilarawan sa dulo ng artikulong ito sa halip.

Ang MyChart ay naghahatid ng karamihan sa iyong chart sa loob ng ilang minuto, hindi lahat

Narito kung paano humiling ng medical records sa MyChart, na sumasaklaw sa kung ano ang karamihan sa mga tao ay kailangan bago sila gumawa ng sulat:

  1. Buksan ang Menu at piliin ang Sharing Hub.
  2. Piliin ang Request a formal copy ng iyong tala.
  3. Suriin ang pahina ng pahintulot, kumpirmahin ang mga petsa at uri ng tala, pagkatapos ay Send.
  4. Sa mga mas lumang bersyon, ang daan ay Menu, pagkatapos ay My Record, pagkatapos ay Record Request.
  5. Para sa agarang kopya, buksan ang Document Center o Visit Records at piliin ang Download complete record.

Ang pag-download na iyon ay dapat na libre at walang oras. Dahil ang rule ng information blocking ay nagkabisa noong Abril 5, 2021, ang mga provider ay dapat gawing available ang iyong electronic health information sa iyo nang walang pagkaantala at walang bayad.

Ngunit ang pag-alam kung paano humiling ng medical records sa MyChart ay hindi pareho sa pagkakaroon ng kumpletong tala. Ang mga portal ay karaniwang nagbubukod ng mga imaging studies mismo (makukuha mo ang ulat ng radiologist, hindi ang mga pelikula), mga na-scan na panlabas na tala, mga pagbisita bago ang EHR, at minsan ang buong mga ulat sa operasyon at patolohiya. Ang mga iyon ay nangangailangan ng pormal na kahilingan. Kung ang iyong provider ay gumagamit ng ibang portal, o wala, ang sulat na ruta sa ibaba ay ang fallback, at ito ay sulit na unang tingnan kung maaari mong tingnan ang iyong mga medical records online nang libre.

Walang portal? Ang sulat na kahilingan ay mas mabagal ngunit mas malakas sa legal

Kung walang portal, kung paano humiling ng medical records ay bumababa sa isang piraso ng papel na may pirma at may petsa.

  • Ang iyong buong legal na pangalan, kasama ang anumang dating pangalan kung saan ginawa ang mga tala
  • Petsa ng kapanganakan at kasalukuyang mailing address
  • Ang mga petsa ng serbisyo at ang mga tiyak na tala na gusto mo
  • Format ng paghahatid at destinasyon (email address, portal, o mailing address)
  • Ang iyong lagda at ang petsa

Ipapadala ito sa HIM o release of information department, o sa privacy officer, at magtabi ng may petsang kopya. Ang sertipikadong koreo, kumpirmasyon ng fax, o mensahe sa portal na may timestamp ang siyang magsisimula ng 30-araw na orasan at magpapatunay kung kailan ito nagsimula. Ang paper trail na iyon ang dahilan kung bakit ang isang sulat ay nananatiling mas mahusay na sagot sa kung paano humiling ng medical records mula sa isang opisina na nakapagpabagal na sa iyo isang beses.

Tungkol sa gastos, ang HealthIT.gov ay malinaw: hindi ka maaaring singilin para sa paghahanap o pagkuha ng iyong mga tala, lamang ang isang makatuwirang, nakabatay sa gastos na bayad para sa mga bagay tulad ng pagkopya at pagpapadala sa koreo. Maraming malalaking sistema ang nag-aalok ng flat fee na humigit-kumulang $6.50 para sa isang electronic copy sa ilalim ng pederal na gabay sa bayarin, bagaman ang ligal na aksyon ay naglimita kung gaano kalawak ang bilang na iyon, kaya ituring ito bilang isang malawakang opsyon kaysa sa isang unibersal na limitasyon. Ang pagkopya ng papel ay nasa ilalim ng batas ng estado, karaniwan ay humigit-kumulang $0.25 hanggang $2.00 bawat pahina. Tingnan ang pahina ng iyong state health department para sa aktwal na ceiling bawat pahina bago ka magbayad ng invoice.

Maaari mo ring idirekta ang kopya sa isang third party, tulad ng abogado, insurer, o bagong clinician, sa pamamagitan ng sulat. Ang personal na pagkuha at pagpapadala sa koreo ay karaniwang nangangailangan ng photo ID, at paminsan-minsan ay notaryo. Kung ang paggawa mula sa simula ang balakid, gamitin ang mga template ng form ng kahilingan ng medical records.

Tatlumpung araw ay isang legal na deadline, hindi isang layunin ng customer-service

Gaano katagal ang kailangan para makuha ang medical records ay depende sa paraan, hindi sa kung gaano kaganda ang iyong paghingi. Ang isang sakop na entity ay dapat kumilos sa isang kahilingan sa access sa loob ng 30 araw, na may isang beses na 30-araw na pagpapalawig na pinapayagan lamang kung magbibigay ito sa iyo ng sulat na abiso ng pagkaantala, sa ilalim ng 45 CFR 164.524. Sa praktika, ang mga pag-download sa portal ay agad, ang mga pormal na kahilingan ay dumarating sa humigit-kumulang 5 hanggang 30 business days, at ang imaging at mga naka-archive na tala ay nasa mabagal na dulo. Kahit sino na naghahanap kung paano kumuha ng medical records mula sa isang departamento ng radiology ay mabilis na malalaman ito.

Narito ang hindi sasabihin ng karamihan sa mga pahina: ang pagpapatupad ay totoo ngunit hindi ito mabilis. Ang hindi makatuwirang panghihimasok sa iyong electronic access ay maaaring maituring na information blocking, at ang isang HHS Office of Inspector General final rule na epektibo noong Hunyo 27, 2023 ay nagpapahintulot sa mga civil monetary penalty na hanggang $1,000,000 bawat paglabag. Ang mga parusang iyon ay napupunta sa gobyerno, hindi sa iyo, at hindi nila ilalabas ang iyong chart sa susunod na linggo. Ang ginagawa nila ay gawing isang sulat na reklamo na aktwal na binabasa ng isang compliance office.

I-akyat ayon sa pagkakasunud-sunod: isang may petsang sulat na follow-up sa privacy officer, pagkatapos ang iyong state health department o state Attorney General, pagkatapos ay isang reklamo sa HHS Office for Civil Rights. Ang mga reklamo sa OCR ay karaniwang dapat isumite sa loob ng 180 araw ng paglabag, kaya huwag hayaang lumipas ang stalled request ng anim na buwan. Kung gusto mong paikliin kung gaano katagal ang kailangan para makuha ang medical records sa unang lugar, humingi ng electronic delivery at limitahan ang date range.

Ang mga kahilingan sa pagwawasto ay nagtatagumpay kapag pinangalanan nila ang isang entry at pinatunayan ito

Ang gumaganang bersyon ng kung paano iwasto ang mga medical records ay limitado: magsumite ng sulat na kahilingan sa pagbabago sa records o privacy office na tumutukoy sa eksaktong entry, nagsasabi kung ano ang mali, nagsasabi kung ano ang dapat sabihin nito, at naglalakip ng ebidensya. Ang mga printout ng parmasya, mga tala sa dating pagbisita, mga resulta ng laboratoryo, at mga dokumento ng pagkakakilanlan ay may bigat. Isang entry, isang patunay, isang kahilingan.

Ang entity pagkatapos ay may 60 araw mula sa pagtanggap para kumilos, na may isang 30-araw na pagpapalawig kung magbibigay ito ng sulat na abiso at isang bagong petsa ng pagkumpleto, ayon sa 45 CFR 164.526. Pansinin ang hindi pagkakapantay-pantay na sulit na pagpaplano: ang access ay tumatakbo sa 30 araw, ang pagbabago sa 60.

Ang mga pagtanggi ay legal sa eksaktong apat na dahilan: ang provider ay hindi gumawa ng impormasyon, hindi ito bahagi ng itinalagang record set, hindi ito magiging accessible para sa inspeksyon, o ang provider ay nagpapasya na ang tala ay tumpak at kumpleto na. Kung ikaw ay tinanggihan, magsumite ng sulat na pahayag ng hindi pagsang-ayon. Ang provider ay maaaring maglakip ng isang rebuttal, at parehong dokumento ay dapat na idaragdag sa tala at sasama sa impormasyong iyon sa mga hinaharap na paghahayag.

Pagkatapos ay isara ang loop, dahil ito ang bahagi ng kung paano iwasto ang mga medical records na talagang nagpoprotekta sa iyo: humingi sa pamamagitan ng sulat na ang naaprubahang pagbabago ay ipapadala sa lahat ng nakatanggap na ng maling impormasyon, kasama ang iyong insurer, ang referral clinician, at ang lab. Bago mo isumite ang anuman, kumpirmahin na ang entry ay tunay na mali sa halip na hindi pamilyar. Ang isang health companion app tulad ng August AI ay makakatulong sa iyo na isalin ang mga abbreviation sa chart at mga entry ng gamot sa simpleng salita, bilang karagdagan sa iyong care team at hindi bilang clinical decision-maker o records service.

Ang mapanganib na pagkakamali sa chart ay isang tawag sa telepono, hindi isang proyekto ng dokumentasyon

Kung ang pagkakamali ay isang aktibong allergy, isang blood type, o isang gamot o dosis sa isang chart na kasalukuyang ginagamit para sa iyo o sa isang dependent, huwag magsumite ng kahilingan sa pagbabago at maghintay. Tawagan ang nagbibigay ng lunas na clinician, ang pharmacist, o ang care team ngayon. Ang isang maling entry ng allergy ay isang bagay na kikilos ang isang clinician bukas ng umaga, at 60 araw ay hindi isang timeline na nagpoprotekta sa iyo.

Hilingin sa clinical staff na iwasto ang mga aktibong allergy at listahan ng gamot sa parehong araw bilang isang maling entry, na magagawa nila sa loob ng chart. Isumite ang sulat na kahilingan sa pagbabago pagkatapos para sa kasaysayan na nagdulot nito.

  • Tumawag sa 911 o pumunta sa emergency room ngayon kung: binigyan ka ng gamot na hindi mo dapat para sa iyong chart at mayroon kang pantal, pamamaga ng mukha o lalamunan, o hirap sa paghinga.
  • Mag-book ng pagbisita sa loob ng susunod na linggo kung: ang iyong chart ay naglalaman ng diagnosis o gamot na hindi mo kailanman nakuha at ito ay nakakaapekto sa kasalukuyang mga reseta o referrals.
  • Makipag-usap sa isang clinician bago ka magsimula kung: plano mong itigil, simulan, o baguhin ang gamot dahil sa isang bagay na nabasa mo sa iyong tala.

Dalhin ang iyong sariling nakasulat na listahan ng mga gamot, dosis, at allergies sa susunod na pagbisita at hilingin na ito ay maikonsila laban sa chart sa screen habang ikaw ay nanonood. Kung hindi ka sigurado kung gaano ka-urgent ang isang pinaghihinalaang problema sa gamot o allergy, ang libreng August AI Symptom Checker ay makakatulong sa iyo na suriin ang antas ng triage bago ka magpasya kung sino ang tatawagan.

Mga Madalas Itanong

Maaari bang tanggihan ng provider na ilabas ang aking mga tala dahil mayroon akong hindi nabayarang bill?

Hindi. Ang isang hindi nabayarang balanse ay hindi legal na batayan para pigilan ang iyong mga tala sa ilalim ng karapatan sa access ng HIPAA. Ang koleksyon at access ay magkahiwalay na usapin, at ang isang records office na nagkondisyon ng paglabas sa pagbabayad ng bill sa paggamot ay nasa maling bahagi ng patakaran. Ilagay ang pagtanggi sa sulat, quote ang karapatan sa access, at ipadala ito sa privacy officer.

Paano ako makakakuha ng mga tala mula sa isang doktor na nagretiro o isang praktika na nagsara?

Maghanap ng kapalit na tagapamahala. Kapag nagsara, nagbenta, o nagsanib ang isang praktika, karaniwang nalilipat ang mga tala sa acquiring group, isang itinalagang tagapamahala, o isang commercial storage vendor. Ang iyong state medical board ay kadalasang makakakilala kung sino ang humahawak nito, dahil ang mga lisensyado ay dapat mag-ulat ng isang tagapamahala. Subukan din ang dating kumpanya ng billing ng praktika at anumang ospital kung saan may pribilehiyo ang clinician.

Mas mabilis ba na maipadala ang aking mga tala nang direkta sa isang bagong doktor kaysa sa akin?

Karaniwan. Ang paglipat ng provider-to-provider para sa pagpapatuloy ng pag-aalaga ay karaniwang gumagalaw sa ibang at mas mabilis na pila kaysa sa isang kahilingan ng kopya ng pasyente, at madalas itong ginagawa nang walang bayad. Pumirma ng release sa opisina ng iyong bagong clinician at hayaan ang kanilang mga tauhan na habulin ito. Humiling ng iyong sariling kopya nang sabay, dahil gusto mo pa ring basahin kung ano ang ipinadala.

Maaari ko bang hilingin ang medical records para sa aking anak o para sa isang tumatandang magulang?

Oo, bilang isang personal na kinatawan. Para sa isang menor de edad na bata, ang isang magulang o tagapag-alaga ay karaniwang kwalipikado, bagaman ang batas ng estado ay nagbubukod sa adolescent confidentiality para sa mga lugar tulad ng reproductive at behavioral health. Para sa isang matandang magulang, kailangan mo ng dokumentasyon: isang healthcare power of attorney, isang guardianship order, o isang pirmadong awtorisasyon. Ipadala ang mga dokumento kasama ang kahilingan upang maiwasan ang pagtanggi.

Kailangan ko bang magbigay ng dahilan sa paghiling ng aking medical records?

Hindi. Hindi mo kailangang bigyan ng katwiran ang kahilingan, ipaliwanag kung ano ang plano mong gawin sa mga tala, o sabihin kung kasama ang isang abogado. Ang isang form na humihingi ng layunin ay maaaring iwanang blanko sa field na iyon. Ang pagtanggi na ilabas ang mga tala dahil tumanggi kang sabihin ang dahilan ay hindi pinapayagang batayan para sa pagtanggi.

Sa buod: ang kung paano kumuha ng medical records ay isang dalawang-hakbang na ugali. I-download ang lahat na ibibigay ng portal sa iyo ngayon, pagkatapos ay magpadala ng isang may petsang sulat na kahilingan sa tagapamahala ng mga tala para sa kung ano ang naiwan ng portal, at panatilihin sila sa loob ng 30 araw. Kung makakita ka ng mali, pangalanan ang nag-iisang entry, maglakip ng patunay, asahan ang isang append sa halip na isang pagbubura, at tawagan ang care team sa parehong araw kung ang pagkakamali ay mapanganib sa klinikal.

Disclaimer: Ang artikulong ito ay para sa impormasyon lamang at hindi bumubuo ng medikal na payo. Laging kumunsulta sa isang kwalipikadong healthcare provider para sa diagnosis at mga desisyon sa paggamot. Kung nakakaranas ka ng medikal na emergency, tumawag sa 911 o pumunta sa pinakamalapit na emergency room kaagad.