Ang mga medical records ng empleyado ay hindi dapat bukas sa lahat sa isang kumpanya. Kahit na ang isang employer ay may lehitimong pangangailangan ng ilang impormasyong pangkalusugan, ang access ay karaniwang dapat limitado sa mga taong may tiyak na dahilan para matanggap ito.
Ang mga tuntunin ay maaaring nakakalito dahil ang mga batas sa paglabas ng medical records ng HIPAA at mga batas sa privacy ng kalusugan sa lugar ng trabaho ay hindi sakop ang eksaktong parehong impormasyon. Pinoprotektahan ng HIPAA ang ilang impormasyong medikal na hawak ng mga healthcare provider at health plan, ngunit karaniwan itong hindi nalalapat sa mga talaan ng empleyo na pinamamahalaan ng isang employer. Ang impormasyong medikal ng empleyado ay maaari ding protektahan ng mga batas tulad ng Americans with Disabilities Act (ADA), na nag-uutos sa mga employer na panatilihing kumpidensyal ang impormasyong medikal at hiwalay sa mga ordinaryong talaan ng tauhan.
Nangangahulugan ito na ang iyong manager, mga kasamahan sa trabaho, kawani ng HR, o iba pang empleyado ay hindi awtomatikong may karapatang makita ang iyong diagnosis, mga detalye ng paggamot, o kumpletong mga medical records dahil lamang sa nagtatrabaho ka sa kumpanya.
TL;DR: Mga Pangunahing Takeaways
- Ang impormasyong medikal ng empleyado ay karaniwang dapat panatilihing kumpidensyal at hiwalay sa mga regular na file ng tauhan.
- Ang mga kasamahan sa trabaho ay hindi dapat magkaroon ng access sa mga medical records ng empleyado dahil lamang sa nagtatrabaho sila sa parehong kumpanya.
- Maaaring makatanggap ang mga manager at supervisor ng limitadong impormasyong medikal kapag kinakailangan upang hawakan ang mga paghihigpit sa trabaho o makatuwirang akomodasyon.
- Maaaring mangailangan ng ilang impormasyon ang first aid at safety personnel sa panahon ng emergency.
- Maaaring mangailangan ng access ang HR o mga itinalagang tauhan kapag humahawak ng mga lehitimong usapin sa pagtatrabaho, ngunit dapat limitado ang access.
- Ang HIPAA ay karaniwang hindi nagre-regulate ng mga talaan ng empleyo na pinamamahalaan ng isang employer.
- Ang mga healthcare provider ay karaniwang hindi maaaring magpadala ng impormasyong medikal nang direkta sa isang employer nang walang pahintulot ng empleyado, maliban kung pinahihintulutan o kinakailangan ng ibang naaangkop na batas ang pagbubunyag.
May mga tanong tungkol sa iyong kalusugan o kailangan mo ng clinician na suriin ang mga sintomas? Subukan ang libreng pagtatasa ng sintomas ng August AI upang makatulong sa pag-iisip ng iyong mga sintomas at posibleng susunod na hakbang. Ang AI triage ay hindi diagnosis. Kung nahihirapan ka sa isang medical emergency, tumawag sa 911 o pumunta sa pinakamalapit na ER. Para sa mga alalahanin tungkol sa privacy ng kalusugan sa lugar ng trabaho, makipag-ugnayan sa departamento ng HR ng iyong employer o sa isang angkop na legal na propesyonal.
Sino ang Hindi Dapat Magkaroon ng Access sa Medical Records ng Empleyado?
Ang pangunahing tuntunin ay simple: ang impormasyong medikal ng empleyado ay dapat lamang maging available sa mga taong may lehitimong dahilan para matanggap ito.
Sa ilalim ng ADA, dapat panatilihing kumpidensyal ng mga employer ang impormasyong medikal tungkol sa mga aplikante at empleyado. Kasama dito ang impormasyon na hindi naglalaman ng tiyak na diagnosis. Inirerekomenda rin ng EEOC ang pagpapanatiling hiwalay ng mga medical files kaysa sa ordinaryong personnel files.
Ang parehong prinsipyo ay nalalapat kapag ang impormasyon ay nakaimbak nang electronic. Ang pagkakaroon ng access sa computer system ng kumpanya ay hindi awtomatikong nangangahulugan na dapat makita ng isang empleyado ang impormasyong medikal ng ibang empleyado.
Mga Kasamahan sa Trabaho
Ang isang kasamahan sa trabaho ay karaniwang hindi nangangailangan ng access sa impormasyong medikal ng ibang empleyado.
Halimbawa, maaaring makatanggap ang isang empleyado ng binagong iskedyul ng trabaho bilang isang makatuwirang akomodasyon. Maaaring malaman ng mga kasamahan sa trabaho na nagbago ang iskedyul, ngunit karaniwan silang hindi kailangang malaman ang medikal na dahilan sa likod nito.
Maaaring ipaliwanag ng isang manager na naaprubahan ang isang ayos sa lugar ng trabaho nang hindi isinisiwalat ang diagnosis ng empleyado o iba pang kumpidensyal na detalye ng medikal.
Mga Empleyado sa Hindi Magkakaugnay na Departamento
Ang isang taong nagtatrabaho sa payroll, accounting, sales, marketing, IT, o iba pang departamento ay hindi awtomatikong may karapatang mag-browse ng impormasyong medikal ng empleyado.
Ito ay lalong mahalaga kapag ang impormasyong medikal ay nakaimbak nang electronic. Dapat limitado ang access sa mga taong may lehitimong dahilan para gamitin ang impormasyon.
Ang kakayahan ng isang empleyado na ma-access ang isang sistema ng kumpanya ay hindi, sa kanyang sarili, lumilikha ng lehitimong dahilan upang tingnan ang mga medical records ng ibang empleyado.
Mga Manager na Hindi Nangangailangan ng Impormasyon
Minsan ay maaaring makatanggap ng limitadong impormasyong medikal ang mga manager, ngunit hindi sila dapat awtomatikong makatanggap ng kumpletong medical record ng empleyado.
Halimbawa, maaaring kailanganing malaman ng isang supervisor na may paghihigpit sa pagbubuhat ang isang empleyado o nangangailangan ng partikular na akomodasyon sa lugar ng trabaho. Karaniwan ay hindi kailangan ng supervisor ang buong kasaysayang medikal ng empleyado upang ipatupad ang paghihigpit na iyon.
Iba pang Empleyado
Hindi dapat gawing available ng isang employer ang impormasyong medikal ng empleyado dahil lamang sa mausisa ang ibang empleyado, malapit silang magtrabaho, o gustong malaman kung bakit wala ang empleyado.
Maaaring manatiling kumpidensyal ang impormasyong medikal kahit na kusang-loob na napag-usapan ng isang empleyado ang ilang impormasyon sa kalusugan sa trabaho.
Sino ang Maaaring Mangailangan ng Limitadong Access sa Impormasyong Medikal ng Empleyado?
Ang pagiging kumpidensyal ay hindi nangangahulugan na walang sinuman sa isang organisasyon ang maaaring makakita ng impormasyong medikal.
Maaaring mangailangan ng limitadong access ang ilang empleyado upang maisagawa ang kanilang mga tungkulin o matugunan ang mga legal na obligasyon.
HR o Itinalagang Tauhan
Maaaring kailanganin ng mga tauhan ng human resources ang access sa mga dokumentong medikal kapag humahawak ng mga kahilingan para sa makatuwirang akomodasyon, medical leave, o iba pang lehitimong usapin sa pagtatrabaho.
Hindi ibig sabihin nito na dapat ay walang restriksyon ang access ng HR sa buong kasaysayang medikal ng empleyado. Ang impormasyon ay dapat hawakan nang kumpidensyal at ma-access lamang kapag kinakailangan para sa nauugnay na layunin sa pagtatrabaho.
Mga Supervisor at Manager
Maaaring kailanganing malaman ng isang supervisor ang tungkol sa mga paghihigpit sa trabaho o isang inaprubahang akomodasyon.
Halimbawa, kung hindi maaaring magbuhat ng mga bagay na higit sa isang tiyak na bigat ang isang empleyado, maaaring kailanganing malaman ng manager ang tungkol sa paghihigpit upang mai-assign nang maayos ang trabaho. Hindi kinakailangan na malaman ng manager ang diagnosis ng empleyado, kasaysayan ng paggamot, o iba pang hindi nauugnay na impormasyong pangkalusugan.
First Aid at Safety Personnel
Minsan ay maaaring kailangang ibahagi ang impormasyong medikal sa mga taong responsable sa pagbibigay ng emergency treatment o tulong.
Halimbawa, maaaring kailanganin ang nauugnay na impormasyon kung ang isang empleyado ay may kondisyong medikal na maaaring mangailangan ng emergency care sa trabaho.
Kahit sa mga sitwasyong ito, ang impormasyong ibabahagi ay dapat limitado sa kung ano ang may kaugnayan sa emergency o isyu sa kaligtasan.
Mga Taong Humahawak ng Workers' Compensation o Mga Usaping Insurance
Maaaring kailanganin ding ibunyag ang impormasyong medikal para sa mga layunin ng workers' compensation o insurance kapag pinahihintulutan o kinakailangan ng naaangkop na batas.
Ang mahalagang punto ay ang mga sitwasyong ito ay hindi lumilikha ng walang restriksyon na access sa buong medical record ng empleyado.
Nalalapat ba ang HIPAA sa Mga Medical Records ng Empleyado?
Dito naguguluhan ang marami.
Sa pangkalahatan, nalalapat ang HIPAA sa protektadong impormasyong pangkalusugan na hawak ng mga covered healthcare provider, health plan, at ilang iba pang covered entity. Karaniwan itong hindi pinoprotektahan ang mga talaan ng empleyo na pinamamahalaan ng isang employer, kahit na ang mga talaang iyon ay naglalaman ng impormasyong may kinalaman sa kalusugan.
Halimbawa, sabihin nating nagbigay ka sa iyong employer ng tala ng doktor na sumusuporta sa isang kahilingan para sa leave. Ang kopya ng employer ay nagiging bahagi ng talaan ng empleyo. Karaniwan ay hindi nire-regulate ng HIPAA ang talaang hawak ng employer sa parehong paraan na nire-regulate nito ang medical record ng isang covered healthcare provider.
Maaari pa ring protektahan ang impormasyong iyon ng iba pang batas. Sa partikular, inuutos ng ADA sa mga employer na panatilihing kumpidensyal ang impormasyong medikal na kanilang nakukuha tungkol sa mga aplikante at empleyado.
Para sa higit pa tungkol sa pangkalahatang mga karapatan sa medical records, tingnan ang aming gabay sa medical records: kung ano ang nilalaman nito, sino ang legal na nagmamay-ari nito, at kung paano makukuha ang iyong kopya.
Ang pagkakaibang ito ay mahalaga kapag tinitingnan ang mga batas sa paglabas ng medical records ng HIPAA. Hindi ibig sabihin ng HIPAA na ang bawat medikal na dokumento na hawak ng isang employer ay awtomatikong isang medical record na protektado ng HIPAA.
Para sa mas malawak na balangkas ng HIPAA, tingnan ang HHS HIPAA para sa mga indibidwal.
Maaari Bang Kumuha ng Medical Records ang Employer Direkta Mula sa Iyong Doktor?
Sa pangkalahatan, ang iyong healthcare provider ay hindi maaaring basta-basta magpadala ng iyong mga medical records sa iyong employer dahil lamang sa hilingin ito ng employer.
Kapag ang isang employer ay direktang humihiling ng impormasyong medikal sa isang healthcare provider, karaniwan ay hindi ito maaaring ilabas ng provider nang walang pahintulot ng indibidwal maliban kung pinahihintulutan o kinakailangan ng ibang naaangkop na batas ang pagbubunyag.
May mga limitadong eksepsyon. Ang ilang partikular na sitwasyon ay maaaring magsama ng medical surveillance sa lugar ng trabaho, mga sakit o pinsala na may kaugnayan sa trabaho, o mga kinakailangan sa kaligtasan sa trabaho.
Ang mga tiyak na sitwasyon ay mahalaga. Ang isang employer na humihiling ng impormasyong medikal ay hindi awtomatikong nangangahulugan na ang isang healthcare provider ay maaaring maglabas ng buong medical record ng empleyado.
Kung kailangan mong pormal na humiling ng iyong sariling mga talaan, tingnan ang aming gabay sa mga template ng form ng kahilingan sa medical records at kung paano gamitin ang mga ito.
Paano Tungkol sa HIPAA Electronic Medical Records?
Ang parehong pangunahing pagkakaiba ay nalalapat sa impormasyong medikal na nakaimbak nang electronic.
Ang HIPAA electronic medical records ay maaaring protektado ng HIPAA kapag sila ay pinamamahalaan ng isang covered healthcare provider o health plan. Gayunpaman, ang mga electronic employment records na hawak ng isang employer ay karaniwang hindi sakop ng HIPAA dahil lamang sa naglalaman sila ng impormasyong pangkalusugan.
Para sa mga employer, ang ADA ay nangangailangan pa rin na ang impormasyong medikal ay panatilihing kumpidensyal at hiwalay sa mga ordinaryong personnel files. Ang electronic storage ay hindi nag-aalis ng kinakailangang pagiging kumpidensyal.
Sa praktikal na mga termino, ang isang employer ay hindi dapat ituring ang isang pinagsasaluhang electronic employee database bilang dahilan para sa walang restriksyon na access sa impormasyong medikal.
Para sa higit pa tungkol sa pag-access ng iyong sariling mga talaan nang digital, tingnan ang aming gabay sa kung paano tingnan ang iyong mga medical records online nang libre.
Anong Impormasyon ang Talagang Kailangan ng Manager?
Ang isang kapaki-pakinabang na pagkakaiba ay sa pagitan ng impormasyong medikal at impormasyong may kaugnayan sa trabaho.
Maaaring kailanganing malaman ng isang manager:
- Na ang isang empleyado ay may aprubadong paghihigpit sa trabaho
- Anong paghihigpit sa lugar ng trabaho ang kailangang sundin
- Anong akomodasyon ang naaprubahan
- Kailan nalalapat ang akomodasyon o paghihigpit
Karaniwan ay hindi kailangang malaman ng manager:
- Ang kumpletong kasaysayang medikal ng empleyado
- Mga hindi nauugnay na diagnosis
- Mga detalyadong impormasyon sa paggamot
- Kasaysayan ng gamot na hindi nauugnay sa isyu sa lugar ng trabaho
- Pribadong impormasyon tungkol sa iba pang mga kondisyong medikal
Ang layunin ay bigyan ang manager ng sapat na impormasyon upang mapamahalaan ang isyu sa lugar ng trabaho nang hindi hindi kinakailangang isinisiwalat ang mga kumpidensyal na medikal na detalye.
Paano Kung Sa Palagay Mo ay Napamahagi Nang Hindi Wasto ang Iyong Impormasyong Medikal?
Magsimula sa pagdodokumento kung ano ang nangyari.
Isulat kung anong impormasyon ang nabunyag, kung sino ang tumanggap nito, kailan naganap ang pagbubunyag, at kung paano mo ito nalaman. Panatilihin ang mga kopya ng mga kaugnay na email, mensahe, o iba pang dokumentasyon.
Pagkatapos ay maaari mong tanungin ang departamento ng HR ng iyong employer o ang itinalagang contact sa privacy kung paano nakaimbak ang impormasyong medikal at kung sino ang may access dito.
Kung ang alalahanin ay may kinalaman sa isang healthcare provider o health plan at naniniwala kang hindi wasto na nabunyag ang protektadong impormasyong pangkalusugan, maaaring may kaugnayan ang HIPAA. Para sa mga alalahanin sa pagiging kumpidensyal sa lugar ng trabaho, maaaring nalalapat din ang ADA at iba pang batas sa pagtatrabaho.
Ang angkop na ahensya o legal na proseso ay nakasalalay sa mga pangyayari, kaya mahalaga ang mga tiyak na detalye ng pagbubunyag.
Mga Madalas Itanong
Maaari bang makita ng aking mga kasamahan sa trabaho ang aking mga medical records?
Sa pangkalahatan, hindi dapat magkaroon ng access ang mga kasamahan sa trabaho sa iyong kumpidensyal na impormasyong medikal dahil lamang sa nagtatrabaho sila para sa parehong employer. Ang impormasyong medikal ng empleyado ay karaniwang dapat panatilihing kumpidensyal.
Maaari bang makita ng aking manager ang aking diagnosis?
Hindi kinakailangan. Maaaring mangailangan ng impormasyon ang isang manager tungkol sa mga paghihigpit sa trabaho o makatuwirang akomodasyon, ngunit hindi iyon awtomatikong nagbibigay sa manager ng access sa iyong diagnosis o kumpletong kasaysayang medikal.
Pinoprotektahan ba ng HIPAA ang mga medical records sa trabaho?
Depende ito sa kung aling mga talaan ang ibig mong sabihin.
Sa pangkalahatan, hindi nalalapat ang HIPAA sa mga talaan ng empleyo na pinamamahalaan ng isang employer. Ang impormasyong medikal na hawak ng isang covered healthcare provider o health plan ay maaaring protektado ng HIPAA. Ang impormasyong medikal na hawak ng employer ay maaari pa ring protektahan ng iba pang batas, kabilang ang ADA.
Maaari bang tawagan ng aking employer ang aking doktor para sa aking mga medical records?
Sa pangkalahatan, hindi maaaring ibigay ng isang healthcare provider ang iyong impormasyong medikal sa iyong employer nang wala ang iyong pahintulot maliban kung pinahihintulutan o kinakailangan ng ibang naaangkop na batas ang pagbubunyag.
Sino ang maaaring mag-access ng impormasyong medikal ng empleyado?
Depende sa mga pangyayari, ang mga itinalagang tauhan ng HR, mga supervisor o manager na nangangailangan ng impormasyon para sa mga akomodasyon o paghihigpit sa trabaho, mga tauhan ng first aid at kaligtasan, at mga taong humahawak ng workers' compensation o mga usaping insurance ay maaaring magkaroon ng access sa nauugnay na impormasyon.
Dapat limitado ang access sa kung ano ang pinahihintulutan at kinakailangan para sa tiyak na layunin.
Dapat bang kasama sa personnel files ang mga medical records ng empleyado?
Hindi. Ang impormasyong medikal ay karaniwang dapat panatilihing hiwalay sa mga ordinaryong personnel files at ituring bilang kumpidensyal. Ang electronic medical information ay dapat tumanggap ng katulad na proteksyon.
Paano kung ibinahagi ng aking employer ang aking diagnosis sa mga kasamahan sa trabaho?
Idokumento kung ano ang nangyari at isaalang-alang ang pagbanggit ng isyu sa HR o sa angkop na contact sa privacy o pagsunod.
Kung ang isang pagbubunyag ay lumabag sa batas ay nakasalalay sa kung anong impormasyon ang naibahagi, kung sino ang tumanggap nito, bakit ito naibahagi, at kung aling mga batas ang nalalapat.
Ang Pinakamahalaga
Ang impormasyong medikal ng empleyado ay hindi isang bagay na dapat ma-access ng lahat sa isang kumpanya. Ang mga kasamahan sa trabaho at mga empleyado na walang lehitimong dahilan na may kaugnayan sa trabaho ay hindi dapat magkaroon ng walang restriksyon na access sa mga medical records ng ibang empleyado.
Ang ilang mga tao, tulad ng mga itinalagang tauhan ng HR, mga supervisor, first aid staff, o mga tauhan ng workers' compensation, ay maaaring magkaroon ng access sa limitadong impormasyon kapag may nalalapat na tiyak na eksepsyon o lehitimong layunin sa pagtatrabaho.
Ang pangunahing pagkakaiba kapag isinasaalang-alang ang mga batas sa paglabas ng medical records ng HIPAA ay ang HIPAA ay karaniwang namamahala sa protektadong impormasyong pangkalusugan na hawak ng mga covered healthcare provider at health plan. Ang impormasyong medikal ng empleyado na pinamamahalaan ng isang employer ay karaniwang pinamamahalaan ng mga batas sa privacy at pagtatrabaho sa lugar ng trabaho kaysa sa HIPAA lamang.
Ang electronic storage ay hindi nagbabago sa pangunahing prinsipyong iyon. Ang HIPAA electronic medical records na hawak ng mga covered healthcare organization ay maaaring sakop ng HIPAA, habang ang mga electronic employment records na hawak ng isang employer ay karaniwang hindi nagiging protektado ng HIPAA dahil lamang sa naglalaman ang mga ito ng impormasyong medikal.
