Спроба знайти старий медичний запис може здатися справжнім полюванням за скарбами, особливо якщо лікарський кабінет закрився, ви переїжджали кілька разів, або записи стосуються дитинства.

Хороша новина полягає в тому, що старі записи іноді легше знайти, ніж очікують люди. Почніть з медичного працівника або закладу, який створив записи, а потім працюйте у зворотному напрямку, якщо той кабінет більше не існує. Для старих записів вам, можливо, доведеться зв’язатися з лікарняною системою, відділом медичних записів або організацією, яка взяла на себе діяльність закритої практики.

Якщо ви задаєтеся питанням як отримати старі медичні записи, найважливіше – визначити, хто їх створив або хто їх зараз веде.

TL;DR: Ключові висновки

  • Почніть з лікарського кабінету, лікарні, клініки чи системи охорони здоров'я, які створили записи.
  • Якщо практика закрилася, запитайте, куди були передані її пацієнтські записи або хто їх зараз веде.
  • Для дитячих записів перевірте педіатрів, сімейних лікарів, лікарні, шкільні медичні записи та старі сімейні документи.
  • Пацієнтські портали можуть допомогти знайти новіші записи, але дуже старі записи, можливо, ніколи не були оцифровані.
  • При запиті записів вкажіть повне ім'я, дату народження, приблизні дати надання допомоги, ім'я постачальника послуг та конкретні записи, які вам потрібні.
  • HIPAA (Закон про переносимість та підзвітність медичного страхування) загалом надає вам право доступу до певної медичної інформації, яку все ще зберігає постачальник медичних послуг, але він не вимагає від постачальників зберігати записи вічно.
  • Для записів десятирічної давності їх наявність частково залежить від того, чи були записи збережені, архівувані або передані.

Маєте питання щодо здоров'я під час пошуку своєї медичної історії? Спробуйте безкоштовний перевірка симптомів від August AI.

Потрібна медична допомога зараз? Не чекайте на старі записи, якщо у вас є потенційно серйозна або невідкладна проблема зі здоров'ям. Зверніться за відповідною медичною допомогою та розкажіть лікарю, що ви знаєте про свою медичну історію. Пізніше ви зможете запросити старіші записи.

Як отримати старі медичні записи

Перший крок – з'ясувати, де записи були створені спочатку.

Складіть список лікарів, клінік, лікарень та інших медичних закладів, які ви пам'ятаєте, що відвідували. Включіть приблизні дати, якщо ви не знаєте точних. Навіть приблизний часовий проміжок, як-от "педіатричні візити між 1995 і 2002 роками", може допомогти відділу записів у пошуку.

Потім зв'яжіться з постачальником послуг або закладом та зверніться до їхнього відділу медичних записів або управління медичною інформацією (HIM).

Ви також можете переглянути посібник August AI щодо того, що містять медичні записи та як вони працюють, якщо ви не впевнені, які саме записи вам потрібні.

Залежно від того, що ви намагаєтеся відновити, ви можете запросити:

  • Повні медичні записи
  • Нотатки про відвідування кабінету
  • Діагнози
  • Історія медикаментів
  • Результати лабораторних досліджень
  • Звіти з візуалізації
  • Дані про вакцинацію або імунізацію
  • Хірургічні записи
  • Виписки з лікарні
  • Записи від спеціалістів

Якщо вам потрібен лише один конкретний документ, запит цього запису замість усієї вашої справи може спростити процес.

Як запитувати старі медичні записи: покроково

Як тільки ви визначили постачальника послуг або заклад, сам запит зазвичай простий.

1. Визначте первинного постачальника

Запишіть ім'я лікаря, назву практики, лікарні, клініки або системи охорони здоров'я, яка надавала медичну допомогу.

Якщо ви не пам'ятаєте точну назву, використовуйте будь-яку наявну інформацію. Стара адреса, номер телефону, виписка зі страхової компанії, пляшка від ліків або медичний документ можуть дати корисну підказку.

2. Знайдіть відділ медичних записів

Шукайте відділ медичних записів або управління медичною інформацією (Health Information Management) закладу. Великі лікарні та системи охорони здоров'я часто мають спеціальний відділ, який займається запитами на документи.

3. Переконайтеся, що записи ще зберігаються

Запитайте, чи заклад все ще має записи за період, який вас цікавить.

Це особливо важливо для старих записів. Практика могла переїхати, об'єднатися з іншою практикою, змінити власника або передати свої картки кудись ще.

Якщо практика закрилася, запитайте:

"Хто є поточним зберігачем медичних записів?"

4. Заповніть форму запиту

Постачальник послуг може вимагати письмовий запит або форму авторизації. Дотримуйтесь його інструкцій уважно.

Якщо вам потрібна допомога у розумінні процесу, зверніться до посібника August AI щодо шаблонів форм запиту медичних записів та їх використання.

5. Вкажіть, що саме вам потрібно

Надайте відділу записів достатньо інформації для пошуку правильної справи.

  • Повне ім'я, включаючи будь-які попередні імена
  • Дата народження
  • Поточна контактна інформація
  • Приблизні дати лікування
  • Ім'я постачальника послуг
  • Назва та розташування закладу
  • Конкретні записи, які ви запитуєте
  • Куди ви хочете, щоб були надіслані записи

Якщо вам потрібні записи за певний період, вкажіть це. "Всі записи з 1998 по 2003 рік" є більш корисним, ніж просто запитати "старі записи".

6. Надайте посвідчення особи, якщо це вимагається

Постачальник послуг може попросити посвідчення особи або іншу інформацію для перевірки вашої особистості перед наданням записів.

Використовуйте офіційні інструкції постачальника щодо подання посвідчення особи або іншої конфіденційної інформації.

7. Запитайте, як будуть доставлені записи

Залежно від постачальника послуг та наявних записів, ви можете отримати їх електронно, через пацієнтський портал, поштою або іншим безпечним способом.

Запитайте, чи застосовуються будь-які збори за копіювання або доставку перед заповненням запиту.

8. Збережіть копію та відстежуйте

Збережіть копію свого запиту та запишіть, коли ви його подали. Якщо ви не отримаєте відповіді, зв'яжіться з відділом записів і запитайте про статус.

Шаблон запиту старих медичних записів

Якщо ви не впевнені, що написати, ви можете скористатися простим запитом, подібним до цього. Налаштуйте його відповідно до необхідної форми постачальника або процесу подання.

Тема: Запит на медичні записи

Вітаю,

Я запитую копію своїх медичних записів з вашої практики чи закладу.

Повне ім'я: [Ваше повне ім'я]
Попереднє ім'я, якщо застосовно: [Попереднє ім'я]
Дата народження: [ДД/ММ/РРРР]
Приблизні дати надання допомоги: [Дати або роки]
Постачальник: [Ім'я лікаря]
Заклад: [Назва практики або лікарні]

Я запитую такі записи: [Перелічіть необхідні записи, такі як повні медичні записи, нотатки про відвідування, результати лабораторних досліджень, звіти з візуалізації, дані про вакцинацію або лікарняні записи].

Будь ласка, повідомте мене, якщо вам потрібна будь-яка додаткова інформація, посвідчення особи, форми авторизації або оплата перед обробкою цього запиту. Також, будь ласка, повідомте мене, як можуть бути доставлені записи, і чи потрібно щось ще від мене.

Дякую,
[Ваше повне ім'я]
[Номер телефону]
[Електронна пошта або поштова адреса]

Як знайти старі медичні записи онлайн

Якщо ви запитуєте як знайти старі медичні записи онлайн, почніть зі свого поточного або попереднього пацієнтського порталу.

Залежно від системи охорони здоров'я, ви можете знайти:

  • Резюме відвідувань
  • Результати лабораторних досліджень
  • Звіти з візуалізації
  • Списки медикаментів
  • Дані про імунізацію
  • Інформацію про виписку з лікарні
  • Деякі клінічні нотатки

Ви також можете перевірити, чи є у вас облікові записи в системах охорони здоров'я, де ви раніше отримували допомогу.

Однак не припускайте, що вся ваша медична історія буде доступна онлайн. Пацієнтський портал може містити лише записи, які були введені або передані до цієї конкретної електронної системи медичних записів.

Старі паперові картки, можливо, ніколи не були оцифровані.

Для отримання додаткової інформації зверніться до посібника August AI щодо того, як безкоштовно переглядати свої медичні записи онлайн.

Як знайти старі медичні записи з дитинства

З'ясування як знайти старі медичні записи з дитинства може бути складнішим, оскільки ви могли змінити лікарів, переїжджати між штатами або отримувати допомогу від практики, яка більше не існує.

Почніть з педіатра або сімейного лікаря, якого ви пам'ятаєте, що відвідували.

Якщо ви не пам'ятаєте ім'я лікаря, шукайте підказки в:

  • Дитячі записи про вакцинацію
  • Шкільні медичні форми
  • Старі страхові документи
  • Записи про рецепти
  • Лікарняна документація
  • Сімейні медичні файли
  • Записи або документація батьків
  • Старі пацієнтські портали

Лікарні також можуть бути корисними, якщо ви там народилися, мали операцію або отримували невідкладну або стаціонарну допомогу в дитинстві.

Якщо ваш дитячий лікар приєднався до більшої медичної групи або системи охорони здоров'я, ця організація може повідомити вам, куди пішли старіші записи.

Шкільні медичні записи відрізняються від медичних карток лікаря, але вони можуть містити корисну інформацію, таку як дати імунізації, результати фізичних оглядів або скринінгів.

Як отримати медичні записи 40-річної давності

Якщо ви запитуєте як отримати медичні записи 40-річної давності, почніть з того ж процесу запиту, але очікуйте більше прогалин.

Дуже старі записи могли зберігатися як паперові картки, мікрофільми, архівні файли або в інших форматах, а не в сучасній електронній системі медичних записів.

HIPAA загалом надає особам право доступу до певної захищеної медичної інформації, яку зберігає відповідальна організація. Але сама HIPAA не встановлює єдиного загальнонаціонального правила, що вимагає від постачальників медичних послуг зберігати медичні записи протягом певного періоду часу.

Як довго повинні зберігатися записи, може залежати від законів штату та інших вимог.

Тому запис 40-річної давності може ще існувати, але немає гарантії, що це так.

Архівні записи також можуть зберігатися окремо від поточної електронної системи постачальника. Якщо відділ записів стверджує, що інформація більше не знаходиться в їхній активній системі, запитайте, чи доступні архівні записи.

Якщо початковий постачальник не може знайти записи, запитайте, чи була практика придбана, об'єднана або передана іншій організації, і чи стала інша організація відповідальною за записи.

Де зберігаються медичні записи?

Якщо ви запитуєте де зберігаються медичні записи, централізованої бази даних, що містить повну медичну історію всіх, не існує.

Різні частини вашої медичної історії можуть зберігатися різними організаціями, включаючи:

  • Окремі лікарі
  • Медичні практики
  • Лікарні
  • Системи охорони здоров'я
  • Кабінети спеціалістів
  • Лабораторії
  • Центри візуалізації
  • Аптеки
  • Страхові компанії
  • Електронні системи медичних записів
  • Зберігачі медичних записів або компанії з їх зберігання

Наприклад, ваш сімейний лікар може мати нотатки про відвідування кабінету, лікарня – хірургічні записи, а центр візуалізації – копії знімків або звіти з візуалізації.

Ось чому пошук повної медичної історії іноді може вимагати звернення до більше ніж однієї організації.

Що робити, якщо лікарський кабінет закрився?

Закрита практика не обов'язково означає, що записи зникли.

Коли лікар виходить на пенсію, продає практику, переїжджає або приєднується до іншої організації, пацієнтські записи можуть бути передані іншому лікарю, медичній групі, системі охорони здоров'я або зберігачу записів.

Якщо початковий кабінет закрився, шукайте колишню назву та місцезнаходження практики лікаря. Шукайте інформацію про наступну практику або організацію.

Ви також можете зв'язатися з відповідним медичним ліцензійним або медичним агентством, коли вам потрібна допомога у визначенні того, куди могли піти записи закритої практики.

Якщо ви знайшли наступну організацію, запитайте конкретно, чи має вона у своєму розпорядженні пацієнтські записи колишньої практики.

Як перевірити наявні у вас медичні записи

Якщо ви знайшли старі записи, але не впевнені, що вони означають, почніть з їх хронологічного впорядкування.

Розділіть документи на категорії, такі як:

  • Візити до лікаря
  • Госпіталізації
  • Медикаменти
  • Результати лабораторних досліджень
  • Візуалізація
  • Операції та процедури
  • Вакцинації
  • Діагнози

Шукайте дати, імена постачальників послуг, назви медикаментів, результати тестів та основні діагнози.

Якщо ви намагаєтеся відновити свою медичну історію, створення простої часової шкали може полегшити виявлення прогалин.

Потім ви можете зв'язатися з постачальниками послуг, пов'язаними з цими прогалинами, і запитати, чи доступні додаткові записи.

Якщо ви не впевнені, хто може отримати доступ до вашої медичної інформації, August AI пояснює хто може отримати доступ до ваших медичних записів і коли.

Що робити, якщо ви все ще не можете знайти записи

Якщо ви зв'язалися з початковим постачальником і все ще не можете знайти записи, працюйте у зворотному напрямку через інші джерела.

  1. Перевірте старі страхові документи на наявність імен постачальників, назв закладів та дат надання допомоги.
  2. Перегляньте дитячі або сімейні записи на наявність імен та дат, які можуть допомогти ідентифікувати початкового постачальника.
  3. Перевірте старі пацієнтські портали або облікові записи систем охорони здоров'я.
  4. Зв'яжіться з наступною практикою, якщо початковий кабінет закрився.
  5. Зверніться до лікарні або системи охорони здоров'я, пов'язаної з постачальником, щоб дізнатися, чи є у них старіші записи.
  6. Запитуйте конкретні записи замість усієї картки, якщо ви точно знаєте, що вам потрібно.
  7. Запитайте, чи існують архівні записи, навіть якщо вони недоступні в електронному вигляді.

Ви можете не отримати всі записи, особливо коли минули десятиліття. Але ідентифікація початкового постачальника та проходження слідом до того, хто зараз веде записи, дає вам найчіткіший старт.

Поширені запитання про пошук старих медичних записів

Що робити, якщо я не пам'ятаю, який лікар мене лікував?

Почніть зі старих страхових документів, записів про рецепти, шкільних або дитячих медичних документів, лікарняної документації та сімейних записів. Вони можуть містити ім'я постачальника, заклад, адресу або приблизну дату, яка допоможе вам визначити, куди звернутися із запитом.

Що робити, якщо медична практика закрилася роки тому?

Запитайте, чи були записи практики передані наступному лікарю, медичній групі, системі охорони здоров'я або зберігачу записів. Якщо ви не можете ідентифікувати нового зберігача, відповідне медичне ліцензійне або медичне агентство може надати рекомендації.

Чи можу я запросити лише один старий медичний запис замість усієї моєї картки?

Так. Якщо ви точно знаєте, що вам потрібно, ви можете конкретно запитати цей запис, такий як історія вакцинації, звіт з візуалізації, хірургічна нотатка або результат лабораторного дослідження. Вужчий запит також може полегшити ідентифікацію інформації, яку ви шукаєте.

Що робити, якщо мені потрібні старі записи для медичного прийому?

Запитуйте записи якомога швидше та повідомте поточному медичному працівнику, яку інформацію ви вже знаєте. Якщо вам потрібна невідкладна медична допомога, не відкладайте лікування, очікуючи на історичні записи. Візьміть з собою будь-які записи або інформацію про ліки, які у вас вже є.

Яку інформацію слід включити в запит на записи?

Включіть своє повне ім'я, будь-які попередні імена, дату народження, приблизні дати надання допомоги, ім'я постачальника, назву закладу, контактну інформацію та конкретні записи, які ви хочете. Шаблон запиту вище може допомогти вам організувати деталі.

Висновок

Якщо ви намагаєтеся з'ясувати, як отримати старі медичні записи, почніть з постачальника послуг або закладу, який їх створив. Якщо той кабінет закрився, дізнайтеся, чи були записи передані іншому лікарю, медичній групі, лікарні або зберігачу записів.

Для дитячих записів або записів десятирічної давності очікуйте, що процес потребуватиме більше зусиль. Пацієнтські портали можуть допомогти з новішою інформацією, але старіші записи можуть зберігатися окремо або вже не існувати.

Найефективніший підхід – це ідентифікувати, хто зараз веде записи, подати конкретний запит і надати достатньо інформації, щоб відділ записів міг знайти вашу картку.