Медичні записи співробітників не повинні бути доступні кожному в компанії. Навіть коли роботодавець законно потребує певної медичної інформації, доступ, як правило, повинен бути обмежений особами, які мають конкретну причину отримати її.
Правила можуть бути заплутаними, оскільки закони про розкриття медичних записів відповідно до HIPAA та закони про приватність медичної інформації на робочому місці не охоплюють точно однакову інформацію. HIPAA захищає певну медичну інформацію, що зберігається постачальниками медичних послуг та планами медичного страхування, але, як правило, не застосовується до трудових записів, що ведуться роботодавцем. Медична інформація співробітників також може бути захищена законами, такими як Закон про американців з обмеженими можливостями (ADA), який вимагає від роботодавців зберігати медичну інформацію в конфіденційності та окремо від звичайних кадрових записів.
Це означає, що ваш керівник, колеги, співробітники HR або інші співробітники не мають автоматичного права бачити ваш діагноз, деталі лікування або повні медичні записи просто тому, що ви працюєте в компанії.
TL;DR: Ключові висновки
- Медична інформація співробітників, як правило, повинна зберігатися в конфіденційності та окремо від звичайних кадрових файлів.
- Колеги не повинні мати доступу до медичних записів співробітника просто тому, що вони працюють в одній компанії.
- Керівники та наглядачі можуть отримувати обмежену медичну інформацію, коли це необхідно для обробки робочих обмежень або розумних пристосувань.
- Персонал першої допомоги та безпеки може потребувати певної інформації під час надзвичайної ситуації.
- HR або уповноважений персонал може потребувати доступу при розгляді законних трудових питань, але доступ повинен бути обмежений.
- HIPAA, як правило, не регулює трудові записи, що ведуться роботодавцем.
- Медичні працівники, як правило, не можуть надсилати медичну інформацію безпосередньо роботодавцю без дозволу співробітника, якщо інший чинний закон не дозволяє або не вимагає розголошення.
Маєте запитання щодо свого здоров'я або потребуєте, щоб лікар оглянув симптоми? Спробуйте безкоштовну оцінку симптомів August AI, щоб допомогти осмислити ваші симптоми та можливі наступні кроки. Штучний інтелект для сортування симптомів не є діагнозом. Якщо ви стикаєтеся з надзвичайною медичною ситуацією, зателефонуйте 911 або зверніться до найближчого відділення невідкладної допомоги. Щодо питань конфіденційності медичної інформації на робочому місці, зверніться до відділу кадрів вашого роботодавця або до відповідного юридичного фахівця.
Хто не повинен мати доступу до медичних записів співробітників?
Основне правило просте: медична інформація співробітників повинна бути доступна лише особам, які мають законну причину для її отримання.
Відповідно до ADA, роботодавці повинні зберігати медичну інформацію про кандидатів та співробітників у конфіденційності. Це включає інформацію, яка не містить конкретного діагнозу. EEOC також рекомендує зберігати медичну інформацію в окремих медичних файлах, а не в звичайних кадрових файлах.
Те саме стосується і зберігання інформації в електронному вигляді. Доступ до комп'ютерної системи компанії не означає автоматично, що співробітник повинен мати можливість переглядати медичну інформацію іншого співробітника.
Колеги
Колега, як правило, не потребує доступу до медичної інформації іншого співробітника.
Наприклад, співробітник може отримати змінений робочий графік як розумне пристосування. Колеги можуть знати, що графік змінився, але, як правило, їм не потрібно знати медичну причину цього.
Керівник може пояснити, що робоча домовленість була схвалена, не розкриваючи діагноз співробітника або інші конфіденційні медичні дані.
Співробітники з інших відділів
Особа, яка працює в бухгалтерії, фінансах, продажах, маркетингу, ІТ або іншому відділі, не має автоматичного права переглядати медичну інформацію співробітника.
Це особливо важливо, коли медична інформація зберігається в електронному вигляді. Доступ повинен бути обмежений особами, які мають законну причину використовувати інформацію.
Здатність співробітника отримати доступ до системи компанії сама по собі не створює законної причини для перегляду медичних записів іншого співробітника.
Керівники, які не потребують інформації
Керівники іноді можуть отримувати обмежену медичну інформацію, але вони не повинні автоматично отримувати повний медичний запис співробітника.
Наприклад, наглядачеві може знадобитися знати, що співробітник має обмеження щодо підйому ваги або потребує певного пристосування на робочому місці. Наглядачеві, як правило, не потрібна повна медична історія співробітника для впровадження цього обмеження.
Інші співробітники
Роботодавець не повинен надавати медичну інформацію співробітника просто тому, що інший співробітник цікавиться, тісно співпрацює з цією особою або хоче зрозуміти причину відсутності співробітника.
Медична інформація може залишатися конфіденційною, навіть якщо співробітник добровільно обговорював деяку інформацію про здоров'я на роботі.
Хто може потребувати обмеженого доступу до медичної інформації співробітників?
Конфіденційність не означає, що ніхто в організації ніколи не може бачити медичну інформацію.
Певні співробітники можуть потребувати обмеженого доступу для виконання своїх обов'язків або виконання юридичних зобов'язань.
HR або уповноважений персонал
Співробітники відділу кадрів можуть потребувати доступу до медичної документації при розгляді запитів на розумне пристосування, медичну відпустку або інші законні трудові питання.
Це не означає, що HR повинен мати необмежений доступ до повної медичної історії співробітника. Інформація повинна оброблятися конфіденційно та використовуватися лише за необхідності для відповідної мети.
Наглядачі та керівники
Наглядачеві може знадобитися інформація про робочі обмеження або схвалене пристосування.
Наприклад, якщо співробітник не може піднімати предмети вище певної ваги, керівник може потребувати знати про це обмеження, щоб відповідним чином розподіляти роботу. Керівнику не обов'язково знати діагноз співробітника, історію лікування або іншу непов'язану інформацію про здоров'я.
Персонал першої допомоги та безпеки
Медична інформація іноді може потребувати обміну з особами, відповідальними за надання екстреної медичної допомоги або допомоги.
Наприклад, відповідна інформація може знадобитися, якщо співробітник має медичний стан, який може вимагати екстреної допомоги на роботі.
Навіть у таких ситуаціях обмін інформацією повинен бути обмежений тим, що стосується надзвичайної ситуації або питання безпеки.
Особи, які займаються питаннями компенсації працівникам або страхування
Медична інформація також може потребувати розголошення для цілей компенсації працівникам або страхування, коли це дозволено або вимагається чинним законодавством.
Важливо те, що ці ситуації не створюють необмеженого доступу до повної медичної карти співробітника.
Чи застосовується HIPAA до медичних записів співробітників?
Ось де багато людей заплутуються.
HIPAA, як правило, застосовується до захищеної медичної інформації, що зберігається охопленими постачальниками медичних послуг, медичними планами та певними іншими охопленими організаціями. Він, як правило, не захищає трудові записи, що ведуться роботодавцем, навіть якщо ці записи містять інформацію, пов'язану зі здоров'ям.
Наприклад, припустимо, ви надаєте своєму роботодавцю довідку від лікаря на підтримку запиту на відпустку. Копія роботодавця стає частиною трудового запису. HIPAA, як правило, не регулює цей запис, що зберігається роботодавцем, так само, як він регулює медичний запис охопленого постачальника медичних послуг.
Інші закони все ще можуть захищати цю інформацію. Зокрема, ADA вимагає від роботодавців зберігати конфіденційність медичної інформації, яку вони отримують від кандидатів та співробітників.
Для отримання додаткової інформації про загальні права щодо медичних записів дивіться наш посібник медичні записи: що в них міститься, хто законно ними володіє та як отримати свою копію.
Це розмежування має значення при розгляді законів про розкриття медичних записів відповідно до HIPAA. HIPAA не означає, що кожен медичний документ, який є у розпорядженні роботодавця, автоматично є медичним записом, захищеним HIPAA.
Щодо ширшої структури HIPAA, дивіться HHS HIPAA для фізичних осіб.
Чи може роботодавець отримати медичні записи безпосередньо від вашого лікаря?
Зазвичай, ваш медичний працівник не може просто надіслати ваші медичні записи вашому роботодавцю, тому що роботодавець їх попросив.
Коли роботодавець безпосередньо звертається до медичного працівника за медичною інформацією, працівник, як правило, не може її розкрити без дозволу особи, якщо інший чинний закон не дозволяє або не вимагає розголошення.
Існують обмежені винятки. Певні обставини можуть стосуватися медичного нагляду на робочому місці, захворювань або травм, пов'язаних з роботою, або вимог щодо безпеки праці.
Конкретні обставини мають значення. Запит роботодавця на медичну інформацію не означає автоматично, що медичний працівник може розкрити повний медичний запис співробітника.
Якщо вам потрібно офіційно запросити власні записи, дивіться наш посібник шаблони форм запиту на медичні записи та як їх використовувати.
Що робити з електронними медичними записами відповідно до HIPAA?
Те саме основне розмежування стосується медичної інформації, що зберігається в електронному вигляді.
Електронні медичні записи HIPAA можуть бути захищені HIPAA, коли вони ведуться охопленим постачальником медичних послуг або медичним планом. Однак електронні трудові записи, що ведуться роботодавцем, як правило, не охоплюються HIPAA просто тому, що вони містять медичну інформацію.
Для роботодавців ADA все ще вимагає зберігати медичну інформацію в конфіденційності та окремо від звичайних кадрових файлів. Електронне зберігання не усуває цю вимогу конфіденційності.
На практиці роботодавець не повинен розглядати спільну електронну базу даних співробітників як підставу для необмеженого доступу до медичної інформації.
Для отримання додаткової інформації про доступ до ваших власних записів в цифровому вигляді дивіться наш посібник як безкоштовно переглядати свої медичні записи онлайн.
Яка інформація дійсно потрібна керівнику?
Корисним розмежуванням є медична інформація та інформація, пов'язана з роботою.
Керівник може потребувати знати:
- Про те, що співробітник має схвалене робоче обмеження
- Яке обмеження на робочому місці слід дотримуватися
- Яке пристосування було схвалено
- Коли застосовується пристосування або обмеження
Керівнику, як правило, не потрібно знати:
- Повну медичну історію співробітника
- Непов'язані діагнози
- Деталі лікування
- Історію прийому медикаментів, не пов'язану з проблемою на робочому місці
- Приватну інформацію про інші медичні стани
Мета полягає в тому, щоб надати керівнику достатньо інформації для вирішення робочої проблеми, не розкриваючи зайвих конфіденційних медичних даних.
Що робити, якщо ви вважаєте, що ваша медична інформація була розкрита неналежним чином?
Почніть з документування того, що сталося.
Запишіть, яка інформація була розкрита, хто її отримав, коли відбулося розголошення та як ви про це дізналися. Зберігайте копії відповідних електронних листів, повідомлень або іншої документації.
Потім ви можете звернутися до відділу кадрів вашого роботодавця або призначеного контактної особи з питань конфіденційності, щоб дізнатися, як зберігається медична інформація та хто має до неї доступ.
Якщо питання стосується медичного працівника або медичного плану, і ви вважаєте, що захищена медична інформація була неналежним чином розкрита, HIPAA може бути застосовний. Щодо питань конфіденційності на робочому місці, також можуть застосовуватися ADA та інші трудові закони.
Відповідне агентство або юридичний процес залежить від обставин, тому конкретні деталі розголошення мають значення.
Часті запитання
Чи можуть мої колеги бачити мої медичні записи?
Загалом, колеги не повинні мати доступу до вашої конфіденційної медичної інформації просто тому, що вони працюють на одного роботодавця. Медична інформація співробітників, як правило, повинна зберігатися в конфіденційності.
Чи може мій керівник бачити мій діагноз?
Не обов'язково. Керівнику може знадобитися інформація про робочі обмеження або розумне пристосування, але це не надає керівнику автоматичного доступу до вашого діагнозу або повної медичної історії.
Чи захищає HIPAA медичні записи на роботі?
Це залежить від того, про які записи йдеться.
HIPAA, як правило, не застосовується до трудових записів, що ведуться роботодавцем. Медична інформація, що зберігається охопленим медичним працівником або медичним планом, може бути захищена HIPAA. Медична інформація, що зберігається роботодавцем, все ще може бути захищена іншими законами, включаючи ADA.
Чи може мій роботодавець телефонувати моєму лікарю для отримання моїх медичних записів?
Медичний працівник, як правило, не може надавати вашому роботодавцю вашу медичну інформацію без вашого дозволу, якщо інший чинний закон не дозволяє або не вимагає розголошення.
Хто може отримати доступ до медичної інформації співробітників?
Залежно від обставин, уповноважений персонал HR, наглядачі або керівники, яким потрібна інформація для пристосувань або робочих обмежень, персонал першої допомоги та безпеки, а також особи, які займаються питаннями компенсації працівникам або страхування, можуть мати доступ до відповідної інформації.
Доступ повинен бути обмежений тим, що дозволено та необхідно для конкретної мети.
Чи слід зберігати медичні записи співробітників разом з кадровими файлами?
Ні. Медична інформація, як правило, повинна зберігатися окремо від звичайних кадрових файлів і розглядатися як конфіденційна. Електронна медична інформація повинна мати подібний захист.
Що робити, якщо мій роботодавець поділився моїм діагнозом з колегами?
Задокументуйте, що сталося, і розгляньте можливість порушення цього питання з HR або відповідною контактною особою з питань конфіденційності або дотримання вимог.
Чи порушило розголошення закон, залежить від того, яка інформація була розкрита, хто її отримав, чому вона була розкрита, і які закони застосовуються.
Висновок
Медична інформація співробітників не є чимось, до чого кожен у компанії повинен мати доступ. Колеги та співробітники без законної робочої причини не повинні мати необмеженого доступу до медичних записів іншого співробітника.
Певні особи, такі як уповноважений персонал HR, наглядачі, персонал першої допомоги або персонал з компенсації працівникам, можуть мати доступ до обмеженої інформації, коли застосовується конкретний виняток або законна трудова мета.
Ключовим розмежуванням при розгляді законів про розкриття медичних записів відповідно до HIPAA є те, що HIPAA, як правило, регулює захищену медичну інформацію, що зберігається охопленими медичними працівниками та медичними планами. Медична інформація співробітників, що ведеться роботодавцем, як правило, регулюється законами про приватність на робочому місці та трудовими законами, а не тільки HIPAA.
Електронне зберігання не змінює цього основного принципу. Електронні медичні записи HIPAA, що ведуться охопленими медичними організаціями, можуть підпадати під дію HIPAA, тоді як електронні трудові записи, що ведуться роботодавцем, як правило, не стають захищеними HIPAA просто тому, що вони містять медичну інформацію.
