Hồ sơ y tế của nhân viên không được phép công khai cho tất cả mọi người trong công ty. Ngay cả khi người sử dụng lao động có lý do chính đáng cần một số thông tin sức khỏe, việc truy cập nhìn chung nên giới hạn ở những người có lý do cụ thể để nhận được thông tin đó.
Các quy định có thể gây nhầm lẫn vì luật pháp về việc cung cấp hồ sơ y tế theo HIPAA và luật về quyền riêng tư y tế tại nơi làm việc không bao gồm chính xác cùng một loại thông tin. HIPAA bảo vệ một số thông tin y tế nhất định do các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và kế hoạch sức khỏe nắm giữ, nhưng nhìn chung không áp dụng cho hồ sơ việc làm do người sử dụng lao động duy trì. Thông tin y tế của nhân viên cũng có thể được bảo vệ bởi các luật như Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật (ADA), yêu cầu người sử dụng lao động phải giữ bí mật thông tin y tế và tách biệt khỏi hồ sơ nhân sự thông thường.
Điều đó có nghĩa là người quản lý, đồng nghiệp, nhân viên nhân sự hoặc các nhân viên khác của bạn không có quyền tự động xem chẩn đoán, chi tiết điều trị hoặc hồ sơ y tế đầy đủ của bạn chỉ vì bạn làm việc cho công ty.
Tóm tắt: Những Điểm Chính
- Thông tin y tế của nhân viên nhìn chung nên được giữ bí mật và tách biệt với các hồ sơ nhân sự thông thường.
- Đồng nghiệp không nên có quyền truy cập hồ sơ y tế của nhân viên chỉ vì họ làm việc tại cùng một công ty.
- Quản lý và giám sát viên có thể nhận được thông tin y tế hạn chế khi cần thiết để xử lý các hạn chế công việc hoặc các biện pháp hỗ trợ hợp lý.
- Nhân viên sơ cứu và an toàn có thể cần thông tin nhất định trong trường hợp khẩn cấp.
- Bộ phận nhân sự hoặc nhân viên được chỉ định có thể cần truy cập khi xử lý các vấn đề việc làm chính đáng, nhưng việc truy cập nên được giới hạn.
- HIPAA nhìn chung không điều chỉnh hồ sơ việc làm do người sử dụng lao động duy trì.
- Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe nhìn chung không thể gửi thông tin y tế trực tiếp cho người sử dụng lao động mà không có sự cho phép của nhân viên, trừ khi có luật khác cho phép hoặc yêu cầu tiết lộ.
Có câu hỏi về sức khỏe của bạn hoặc cần bác sĩ xem xét các triệu chứng? Hãy thử công cụ đánh giá triệu chứng miễn phí của August AI để giúp suy nghĩ về các triệu chứng của bạn và các bước tiếp theo có thể có. Sàng lọc bằng AI không phải là chẩn đoán. Nếu bạn đang đối mặt với trường hợp khẩn cấp y tế, hãy gọi 911 hoặc đến phòng cấp cứu gần nhất. Đối với các mối quan tâm về quyền riêng tư y tế tại nơi làm việc, hãy liên hệ với bộ phận nhân sự của người sử dụng lao động của bạn hoặc một chuyên gia pháp lý phù hợp.
Ai Không Nên Được Truy Cập Hồ Sơ Y Tế Của Nhân Viên?
Quy tắc cơ bản rất đơn giản: thông tin y tế của nhân viên chỉ nên có sẵn cho những người có lý do chính đáng để nhận được thông tin đó.
Theo ADA, người sử dụng lao động phải giữ bí mật thông tin y tế về người xin việc và nhân viên. Điều đó bao gồm cả thông tin không chứa chẩn đoán cụ thể. EEOC cũng khuyến nghị giữ thông tin y tế trong các hồ sơ y tế riêng biệt thay vì hồ sơ nhân sự thông thường.
Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng khi thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử. Có quyền truy cập vào hệ thống máy tính của công ty không có nghĩa là nhân viên có thể xem thông tin y tế của nhân viên khác.
Đồng nghiệp
Đồng nghiệp nhìn chung không cần truy cập thông tin y tế của nhân viên khác.
Ví dụ, một nhân viên có thể nhận được lịch làm việc đã điều chỉnh như một biện pháp hỗ trợ hợp lý. Đồng nghiệp có thể biết rằng lịch trình đã thay đổi, nhưng họ nhìn chung không cần biết lý do y tế đằng sau đó.
Người quản lý có thể giải thích rằng một thỏa thuận tại nơi làm việc đã được phê duyệt mà không tiết lộ chẩn đoán hoặc các chi tiết y tế bí mật khác của nhân viên.
Nhân viên ở các phòng ban không liên quan
Người làm việc trong bộ phận kế toán lương, kế toán, bán hàng, tiếp thị, IT hoặc các bộ phận khác không có quyền tự động duyệt thông tin y tế của nhân viên.
Điều này đặc biệt quan trọng khi thông tin y tế được lưu trữ dưới dạng điện tử. Việc truy cập nên được giới hạn cho những người có lý do chính đáng để sử dụng thông tin.
Khả năng truy cập hệ thống của công ty của một nhân viên không tự nó tạo ra lý do chính đáng để xem hồ sơ y tế của nhân viên khác.
Quản lý không cần thông tin
Quản lý đôi khi có thể nhận được thông tin y tế hạn chế, nhưng họ không nên tự động nhận hồ sơ y tế đầy đủ của nhân viên.
Ví dụ, người giám sát có thể cần biết rằng một nhân viên có hạn chế về việc nâng vật nặng hoặc cần một biện pháp hỗ trợ nơi làm việc cụ thể. Người giám sát nhìn chung không cần toàn bộ lịch sử y tế của nhân viên để thực hiện hạn chế đó.
Các nhân viên khác
Người sử dụng lao động không nên cung cấp thông tin y tế của nhân viên chỉ vì một nhân viên khác tò mò, làm việc thân thiết với người đó hoặc muốn hiểu lý do nhân viên vắng mặt.
Thông tin y tế có thể vẫn được giữ bí mật ngay cả khi một nhân viên đã tự nguyện thảo luận về một số thông tin sức khỏe tại nơi làm việc.
Ai Có Thể Cần Truy Cập Hạn Chế Thông Tin Y Tế Của Nhân Viên?
Tính bảo mật không có nghĩa là không ai trong tổ chức có thể xem thông tin y tế.
Một số nhân viên có thể cần truy cập hạn chế để thực hiện công việc của họ hoặc đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý.
Bộ phận nhân sự hoặc nhân viên được chỉ định
Nhân viên phòng nhân sự có thể cần truy cập tài liệu y tế khi xử lý các yêu cầu hỗ trợ hợp lý, nghỉ phép y tế hoặc các vấn đề việc làm chính đáng khác.
Điều đó không có nghĩa là phòng nhân sự có quyền truy cập không hạn chế vào toàn bộ lịch sử y tế của nhân viên. Thông tin nên được xử lý bí mật và chỉ truy cập khi cần thiết cho mục đích việc làm liên quan.
Người giám sát và quản lý
Người giám sát có thể cần biết về các hạn chế công việc hoặc một biện pháp hỗ trợ đã được phê duyệt.
Ví dụ, nếu một nhân viên không thể nâng vật nặng hơn một trọng lượng nhất định, người quản lý có thể cần biết về hạn chế để phân công công việc phù hợp. Người quản lý không nhất thiết phải biết chẩn đoán, lịch sử điều trị hoặc các thông tin sức khỏe không liên quan khác của nhân viên.
Nhân viên sơ cứu và an toàn
Thông tin y tế đôi khi có thể cần được chia sẻ với những người chịu trách nhiệm cung cấp điều trị hoặc hỗ trợ khẩn cấp.
Ví dụ, thông tin liên quan có thể cần thiết nếu một nhân viên có tình trạng y tế có thể cần chăm sóc khẩn cấp tại nơi làm việc.
Ngay cả trong những tình huống này, thông tin được chia sẻ nên giới hạn ở những gì liên quan đến vấn đề khẩn cấp hoặc an toàn.
Những người xử lý vấn đề bồi thường cho người lao động hoặc bảo hiểm
Thông tin y tế cũng có thể cần được tiết lộ cho mục đích bồi thường cho người lao động hoặc bảo hiểm khi được luật hiện hành cho phép hoặc yêu cầu.
Điểm quan trọng là những tình huống này không tạo ra quyền truy cập không hạn chế vào toàn bộ hồ sơ y tế của nhân viên.
HIPAA Có Áp Dụng Cho Hồ Sơ Y Tế Của Nhân Viên Không?
Đây là lúc nhiều người bị nhầm lẫn.
HIPAA nhìn chung áp dụng cho thông tin sức khỏe được bảo vệ do các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, kế hoạch sức khỏe và một số thực thể khác được bảo vệ nắm giữ. Nó nhìn chung không bảo vệ hồ sơ việc làm do người sử dụng lao động duy trì, ngay cả khi các hồ sơ đó chứa thông tin liên quan đến sức khỏe.
Ví dụ, giả sử bạn cung cấp cho người sử dụng lao động của bạn một giấy chứng nhận của bác sĩ để hỗ trợ yêu cầu nghỉ phép. Bản sao của người sử dụng lao động trở thành một phần của hồ sơ việc làm. HIPAA nhìn chung không điều chỉnh hồ sơ do người sử dụng lao động nắm giữ theo cách nó điều chỉnh hồ sơ y tế của nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe được bảo vệ.
Các luật khác vẫn có thể bảo vệ thông tin đó. Đặc biệt, ADA yêu cầu người sử dụng lao động phải duy trì tính bảo mật của thông tin y tế mà họ thu thập được về người xin việc và nhân viên.
Để biết thêm về quyền đối với hồ sơ y tế nói chung, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về hồ sơ y tế: bên trong chúng có gì, ai sở hữu hợp pháp và cách lấy bản sao của bạn.
Sự khác biệt này rất quan trọng khi xem xét luật pháp về việc cung cấp hồ sơ y tế theo HIPAA. HIPAA không có nghĩa là mọi tài liệu y tế mà người sử dụng lao động sở hữu đều tự động là hồ sơ y tế được bảo vệ bởi HIPAA.
Đối với khuôn khổ HIPAA rộng hơn, hãy xem HHS HIPAA dành cho cá nhân.
Người Sử Dụng Lao Động Có Thể Lấy Hồ Sơ Y Tế Trực Tiếp Từ Bác Sĩ Của Bạn Không?
Nói chung, nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe của bạn không thể chỉ gửi hồ sơ y tế của bạn cho người sử dụng lao động của bạn chỉ vì người sử dụng lao động yêu cầu.
Khi người sử dụng lao động trực tiếp yêu cầu thông tin y tế từ nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, nhà cung cấp dịch vụ đó nhìn chung không thể tiết lộ nếu không có sự cho phép của cá nhân trừ khi có luật khác cho phép hoặc yêu cầu việc tiết lộ.
Có những trường hợp ngoại lệ hạn chế. Một số hoàn cảnh có thể liên quan đến giám sát y tế tại nơi làm việc, bệnh tật hoặc thương tích liên quan đến công việc hoặc các yêu cầu về an toàn lao động.
Các tình huống cụ thể rất quan trọng. Yêu cầu thông tin y tế của người sử dụng lao động không có nghĩa là nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe có thể cung cấp toàn bộ hồ sơ y tế của nhân viên.
Nếu bạn cần yêu cầu chính thức hồ sơ của riêng mình, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về mẫu đơn yêu cầu hồ sơ y tế và cách sử dụng chúng.
Còn Hồ Sơ Y Tế Điện Tử HIPAA Thì Sao?
Sự khác biệt cơ bản tương tự cũng áp dụng cho thông tin y tế được lưu trữ dưới dạng điện tử.
Hồ sơ y tế điện tử HIPAA có thể được HIPAA bảo vệ khi chúng được duy trì bởi nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc kế hoạch sức khỏe được bảo vệ. Tuy nhiên, hồ sơ việc làm điện tử do người sử dụng lao động nắm giữ nhìn chung không được HIPAA điều chỉnh chỉ vì chúng chứa thông tin sức khỏe.
Đối với người sử dụng lao động, ADA vẫn yêu cầu thông tin y tế phải được giữ bí mật và tách biệt khỏi hồ sơ nhân sự thông thường. Lưu trữ điện tử không loại bỏ yêu cầu bảo mật đó.
Trên thực tế, người sử dụng lao động không nên coi cơ sở dữ liệu nhân viên điện tử dùng chung là lý do để truy cập không hạn chế vào thông tin y tế.
Để biết thêm thông tin về việc truy cập hồ sơ của riêng bạn bằng kỹ thuật số, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách xem hồ sơ y tế của bạn trực tuyến miễn phí.
Quản Lý Thực Sự Cần Thông Tin Gì?
Một sự phân biệt hữu ích là giữa thông tin y tế và thông tin liên quan đến công việc.
Người quản lý có thể cần biết:
- Nhân viên có hạn chế công việc đã được phê duyệt
- Hạn chế nơi làm việc nào cần tuân thủ
- Biện pháp hỗ trợ nào đã được phê duyệt
- Khi nào biện pháp hỗ trợ hoặc hạn chế có hiệu lực
Người quản lý nhìn chung không cần biết:
- Toàn bộ lịch sử y tế của nhân viên
- Chẩn đoán không liên quan
- Thông tin điều trị chi tiết
- Lịch sử dùng thuốc không liên quan đến vấn đề tại nơi làm việc
- Thông tin riêng tư về các tình trạng y tế khác
Mục tiêu là cung cấp cho người quản lý đủ thông tin để quản lý vấn đề tại nơi làm việc mà không tiết lộ không cần thiết các chi tiết y tế bí mật.
Điều Gì Xảy Ra Nếu Bạn Nghĩ Thông Tin Y Tế Của Mình Bị Chia Sẻ Không Đúng Cách?
Bắt đầu bằng cách ghi lại những gì đã xảy ra.
Ghi lại thông tin nào đã được tiết lộ, ai đã nhận nó, khi nào việc tiết lộ xảy ra và bạn đã biết về nó như thế nào. Giữ bản sao của các email, tin nhắn hoặc tài liệu liên quan.
Sau đó, bạn có thể hỏi bộ phận nhân sự của người sử dụng lao động hoặc liên hệ về quyền riêng tư được chỉ định về cách thông tin y tế được lưu trữ và ai có quyền truy cập vào đó.
Nếu mối quan ngại liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc kế hoạch sức khỏe và bạn tin rằng thông tin sức khỏe được bảo vệ đã bị tiết lộ không đúng cách, HIPAA có thể có liên quan. Đối với các mối quan ngại về bảo mật tại nơi làm việc, ADA và các luật việc làm khác cũng có thể áp dụng.
Cơ quan hoặc quy trình pháp lý phù hợp phụ thuộc vào hoàn cảnh, vì vậy các chi tiết cụ thể của việc tiết lộ rất quan trọng.
Câu Hỏi Thường Gặp
Đồng nghiệp của tôi có thể xem hồ sơ y tế của tôi không?
Nhìn chung, đồng nghiệp không nên có quyền truy cập thông tin y tế bí mật của bạn chỉ vì họ làm việc cho cùng một người sử dụng lao động. Thông tin y tế của nhân viên nhìn chung nên được giữ bí mật.
Quản lý của tôi có thể xem chẩn đoán của tôi không?
Không nhất thiết. Quản lý có thể cần thông tin về các hạn chế công việc hoặc biện pháp hỗ trợ hợp lý, nhưng điều đó không tự động cho phép quản lý truy cập chẩn đoán hoặc toàn bộ lịch sử y tế của bạn.
HIPAA có bảo vệ hồ sơ y tế tại nơi làm việc không?
Tùy thuộc vào hồ sơ bạn đang đề cập.
HIPAA nhìn chung không áp dụng cho hồ sơ việc làm do người sử dụng lao động duy trì. Thông tin y tế do nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hoặc kế hoạch sức khỏe được bảo vệ nắm giữ có thể được HIPAA bảo vệ. Thông tin y tế do người sử dụng lao động nắm giữ vẫn có thể được bảo vệ bởi các luật khác, bao gồm ADA.
Người sử dụng lao động của tôi có thể gọi bác sĩ của tôi để lấy hồ sơ y tế của tôi không?
Nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe nhìn chung không thể cung cấp thông tin y tế của bạn cho người sử dụng lao động của bạn mà không có sự cho phép của bạn, trừ khi có luật khác cho phép hoặc yêu cầu việc tiết lộ.
Ai có thể truy cập thông tin y tế của nhân viên?
Tùy thuộc vào hoàn cảnh, nhân viên nhân sự được chỉ định, người giám sát hoặc quản lý cần thông tin cho các biện pháp hỗ trợ hoặc hạn chế công việc, nhân viên sơ cứu và an toàn, và những người xử lý các vấn đề bồi thường cho người lao động hoặc bảo hiểm có thể có quyền truy cập thông tin liên quan.
Việc truy cập nên giới hạn ở những gì được phép và cần thiết cho mục đích cụ thể.
Hồ sơ y tế của nhân viên có nên được giữ cùng với hồ sơ nhân sự không?
Không. Thông tin y tế nhìn chung nên được giữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự thông thường và được coi là bí mật. Thông tin y tế điện tử cũng nên nhận được sự bảo vệ tương tự.
Nếu người sử dụng lao động của tôi chia sẻ chẩn đoán của tôi với đồng nghiệp thì sao?
Ghi lại những gì đã xảy ra và xem xét nêu vấn đề với bộ phận nhân sự hoặc người liên hệ về quyền riêng tư hoặc tuân thủ phù hợp.
Việc tiết lộ có vi phạm pháp luật hay không phụ thuộc vào thông tin nào đã được chia sẻ, ai đã nhận nó, lý do chia sẻ và luật nào được áp dụng.
Kết Luận
Thông tin y tế của nhân viên không phải là thứ mà mọi người trong công ty nên có quyền truy cập. Đồng nghiệp và nhân viên không có lý do chính đáng liên quan đến công việc không nên có quyền truy cập không hạn chế vào hồ sơ y tế của nhân viên khác.
Một số người, chẳng hạn như nhân viên nhân sự được chỉ định, người giám sát, nhân viên sơ cứu hoặc nhân viên bồi thường cho người lao động, có thể có quyền truy cập thông tin hạn chế khi có ngoại lệ cụ thể hoặc mục đích việc làm chính đáng áp dụng.
Sự phân biệt quan trọng khi xem xét luật pháp về việc cung cấp hồ sơ y tế theo HIPAA là HIPAA nhìn chung điều chỉnh thông tin sức khỏe được bảo vệ do các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe và kế hoạch sức khỏe được bảo vệ nắm giữ. Thông tin y tế của nhân viên do người sử dụng lao động duy trì nhìn chung được điều chỉnh bởi luật về quyền riêng tư và việc làm tại nơi làm việc thay vì chỉ HIPAA.
Lưu trữ điện tử không thay đổi nguyên tắc cơ bản đó. Hồ sơ y tế điện tử HIPAA do các tổ chức chăm sóc sức khỏe được bảo vệ nắm giữ có thể thuộc phạm vi điều chỉnh của HIPAA, trong khi hồ sơ việc làm điện tử do người sử dụng lao động nắm giữ nhìn chung không trở thành hồ sơ được bảo vệ bởi HIPAA chỉ vì chúng chứa thông tin y tế.
