員工的醫療記錄不應向公司裡的每個人公開。即使雇主確實需要某些健康資訊，接觸權通常也應僅限於有特定理由接收這些資訊的人。
相關規定可能令人困惑，因為HIPAA醫療記錄發佈法與職場醫療隱私法並不涵蓋完全相同的資訊。HIPAA保護醫療保健提供者和健康計劃持有的某些醫療資訊，但通常不適用於雇主維護的僱傭記錄。員工的醫療資訊也可能受到《美國殘疾人法案》（ADA）等法律的保護，該法案要求雇主對醫療資訊保密，並將其與一般的員工記錄分開。
這意味著，您的經理、同事、人力資源人員或其他員工，僅因為您為該公司工作，就沒有自動權利查看您的診斷、治療細節或完整的醫療記錄。
簡而言之：重點摘要
- 員工的醫療資訊通常應保密，並與一般的員工檔案分開存放。
- 同事僅僅因為在同一家公司工作，就不應接觸員工的醫療記錄。
- 在處理工作限制或合理安排時，經理和主管在必要時可能會收到有限的醫療資訊。
- 急救和安全人員在緊急情況下可能需要某些資訊。
- 人力資源或指定人員在處理合法的僱傭事務時可能需要接觸，但接觸應受限制。
- HIPAA通常不規範雇主維護的僱傭記錄。
- 除非有其他適用法律允許或要求披露，否則醫療保健提供者通常不能在未經員工授權的情況下直接將醫療資訊發送給雇主。
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誰不應接觸員工的醫療記錄？
基本規則很簡單：員工的醫療資訊只應提供給有合法理由接收的人。
根據ADA，雇主必須對申請人和員工的醫療資訊保密。這包括不包含具體診斷的資訊。EEOC也建議將醫療資訊存儲在單獨的醫療檔案中，而不是一般的員工檔案中。
當資訊以電子方式存儲時，同樣的原則也適用。有權限訪問公司電腦系統，並不意味著員工可以查看另一名員工的醫療資訊。
同事
同事通常不需要接觸另一名員工的醫療資訊。
例如，一名員工可能因為合理的安排而獲得修改後的工作時間表。同事可能會知道時間表已更改，但他們通常不需要知道其背後的醫療原因。
經理可以在不洩露員工的診斷或其他機密的醫療細節的情況下，解釋已批准的工作場所安排。
來自其他部門的員工
在薪資、會計、銷售、市場、IT或其他部門工作的人，沒有自動權利瀏覽員工的醫療資訊。
當醫療資訊以電子方式存儲時，這一點尤其重要。接觸權應僅限於有合法理由使用該資訊的人。
員工訪問公司系統的能力本身，並不構成查看另一名員工醫療記錄的合法理由。
不需要這些資訊的經理
經理有時可能會收到有限的醫療資訊，但不應自動接收員工的完整醫療記錄。
例如，主管可能需要知道員工有舉重限制或需要特定的工作場所安排。為了實施該限制，主管通常不需要員工的完整病史。
其他員工
雇主不應僅僅因為另一名員工好奇、與該人密切合作，或想了解該員工缺勤的原因，就公開該員工的醫療資訊。
即使員工自願在工作中討論了一些健康資訊，醫療資訊仍可保持機密。
誰可能需要有限地接觸員工的醫療資訊？
機密性並不意味著組織裡沒有人能夠看到醫療資訊。
某些員工可能需要有限地接觸這些資訊，以便履行職責或滿足法律義務。
人力資源或指定人員
在處理合理的安排請求、醫療休假或其他合法的僱傭事務時，人力資源人員可能需要接觸醫療文件。
這並不意味著人力資源應無限制地接觸員工的完整病史。資訊應保密處理，並僅在與相關僱傭目的有關時才接觸。
主管和經理
主管可能需要了解工作限制或已批准的安排。
例如，如果一名員工無法舉起超過一定重量的物體，經理可能需要了解此限制，以便適當地分配工作。經理不必了解員工的診斷、治療史或其他不相關的健康資訊。
急救和安全人員
在提供緊急治療或援助的人員之間，有時可能需要共享醫療資訊。
例如，如果一名員工有某種健康狀況，可能需要工作場所的緊急護理，那麼相關資訊可能是必需的。
即使在這些情況下，共享的資訊也應僅限於與緊急情況或安全問題相關的內容。
負責處理工傷賠償或保險事務的人員
在適用法律允許或要求的範圍內，也可能需要為了工傷賠償或保險目的披露醫療資訊。
重點是，這些情況並不會造成對員工完整醫療記錄的無限制接觸。
HIPAA是否適用於員工醫療記錄？
這是許多人感到困惑的地方。
HIPAA通常適用於由醫療保健提供者、健康計劃和其他受保護實體持有的受保護健康資訊。它通常不保護雇主持有的僱傭記錄，即使這些記錄包含與健康相關的資訊。
例如，假設您給雇主一份支持休假請求的醫生證明。雇主的副本成為僱傭記錄的一部分。HIPAA通常不會像保護受保護的醫療保健提供者的醫療記錄那樣，規範雇主持有的該記錄。
其他法律仍然可以保護這些資訊。特別是ADA要求雇主對其獲得的有關申請人和員工的醫療資訊保密。
有關一般醫療記錄權利的更多信息，請參閱我們關於醫療記錄：內容、合法所有權以及如何獲取副本的指南。
這一區別在審視HIPAA醫療記錄發佈法時很重要。HIPAA並不意味著雇主擁有的每一份醫療文件都自動是HIPAA保護的醫療記錄。
有關更廣泛的HIPAA框架，請參閱HHS HIPAA個人指南。
雇主可以直接從您的醫生那裡獲取醫療記錄嗎？
通常情況下，您的醫療保健提供者不能僅僅因為雇主的要求就將您的醫療記錄發送給雇主。
當雇主直接向醫療保健提供者索要醫療資訊時，除非有其他適用法律允許或要求披露，否則提供者通常不能在未經個人授權的情況下披露。
有有限的例外情況。某些情況可能涉及職場醫療監測、工作相關疾病或傷害，或職業安全要求。
具體情況很重要。雇主請求醫療資訊，並不意味著醫療保健提供者就可以發佈員工的完整醫療記錄。
如果您需要正式請求自己的記錄，請參閱我們關於醫療記錄請求表範本及使用方法的指南。
HIPAA電子醫療記錄呢？
同樣的基本區別也適用於以電子方式存儲的醫療資訊。
HIPAA電子醫療記錄在由受保護的醫療保健提供者或健康計劃維護時，可能受到HIPAA的保護。然而，雇主持有的電子僱傭記錄，即使包含健康資訊，通常也不受HIPAA的保護。
對於雇主而言，ADA仍然要求將醫療資訊保密，並與一般的員工檔案分開。電子存儲並不能消除這種保密要求。
實際上，雇主不應將共享的電子員工數據庫視為無限制接觸醫療資訊的理由。
有關以數位方式存取您自己記錄的更多資訊，請參閱我們關於如何免費線上查看您的醫療記錄的指南。
經理實際上需要哪些資訊？
一個有用的區分是醫療資訊與與工作相關的資訊。
經理可能需要知道：
- 員工有已批准的工作限制
- 需要遵守哪些工作場所限制
- 已批准哪些安排
- 安排或限制何時適用
經理通常不需要知道：
- 員工的完整病史
- 不相關的診斷
- 詳細的治療資訊
- 與工作場所問題無關的藥物史
- 關於其他醫療狀況的私人資訊
目標是向經理提供足夠的資訊來處理工作場所的問題，而無需不必要地洩露機密的醫療細節。
如果認為您的醫療資訊被不當共享，該怎麼辦？
首先記錄發生的事情。
寫下披露了哪些資訊、誰接收了這些資訊、披露發生的時間以及您是如何得知此事的。保留相關電子郵件、訊息或其他文件的副本。
然後，您可以詢問您雇主的人力資源部門或指定的隱私聯絡人，醫療資訊是如何存儲的以及誰有權限接觸。
如果疑慮涉及醫療保健提供者或健康計劃，且您認為受保護的健康資訊被不當披露，HIPAA可能適用。對於職場保密疑慮，ADA和其他僱傭法也可能適用。
適當的機構或法律程序取決於具體情況，因此披露的具體細節很重要。
常見問題
我的同事能看到我的醫療記錄嗎？
通常情況下，同事僅因為與同一雇主工作，就不應接觸您的機密醫療資訊。員工的醫療資訊通常應予以保密。
我的經理能看到我的診斷嗎？
不一定。經理可能需要有關工作限制或合理安排的資訊，但这並不自動使經理能夠接觸您的診斷或完整的病史。
HIPAA是否保護職場的醫療記錄？
這取決於您指的是哪些記錄。
HIPAA通常不適用於雇主維護的僱傭記錄。由受保護的醫療保健提供者或健康計劃持有的醫療資訊可能受到HIPAA的保護。雇主持有的醫療資訊仍可能受到其他法律的保護，包括ADA。
我的雇主可以打電話給我的醫生索取我的醫療記錄嗎？
除非有其他適用法律允許或要求披露，否則醫療保健提供者通常不能在未經您的授權的情況下向您的雇主提供您的醫療資訊。
誰可以接觸員工的醫療資訊？
視具體情況而定，指定的人力資源人員、需要安排或工作限制資訊的主管或經理、急救和安全人員，以及處理工傷賠償或保險事務的人員，可能有權限接觸相關資訊。
接觸權應僅限於為特定目的所允許和必要的範圍。
員工的醫療記錄應與人事檔案放在一起嗎？
不。醫療資訊通常應與一般人事檔案分開存放，並被視為機密。電子醫療資訊也應受到類似的保護。
如果我的雇主將我的診斷分享給同事，該怎麼辦？
記錄下發生的情況，並考慮將問題提交給人力資源或相關的隱私或合規聯絡人。
披露是否違反了法律，取決於共享的資訊、接收者、共享的原因以及適用的法律。
總結
員工的醫療資訊並非公司裡的每個人都應有權接觸。同事和沒有合法工作理由的員工，不應對另一名員工的醫療記錄擁有不受限制的接觸權。
特定人員，例如指定的人力資源人員、主管、急救人員或工傷賠償人員，在有特定例外情況或合法僱傭目的適用時，可能可以接觸有限的資訊。
在考慮HIPAA醫療記錄發佈法時，關鍵的區別在於HIPAA通常管理由受保護的醫療保健提供者和健康計劃持有的受保護健康資訊。雇主維護的員工醫療資訊通常受職場隱私和僱傭法的管轄，而不是僅僅由HIPAA管轄。
電子存儲並未改變這一基本原則。由受保護的醫療組織持有的HIPAA電子醫療記錄可能屬於HIPAA的範疇，而雇主持有的電子僱傭記錄，即使包含醫療資訊，通常也不會僅僅因為此原因而成為HIPAA保護的記錄。
