قد تحتاج إلى سجل طبي قديم. ربما تغير طبيبك، أو تتقدم بطلب للحصول على إعاقة، أو تتعامل مع تشخيص جديد يتطلب تاريخًا مرضيًا، أو تحاول ببساطة معرفة الدواء الذي تناولته لهذا الأمر قبل خمس سنوات. لذا تتصل بالمستشفى، فيخبرونك أن السجلات قد اختفت.
هل هذا صحيح؟ في بعض الأحيان، نعم. ولكن غالبًا، لا.
لا توجد قاعدة واحدة على مستوى البلاد حول المدة التي تحتفظ فيها المستشفيات بالسجلات الطبية. يعتمد الاحتفاظ على قانون الولاية، والمتطلبات الفيدرالية لأنواع معينة من السجلات، وسياسات المنظمة الصحية الخاصة بها. يُلقى باللوم على HIPAA كثيرًا هنا، لكنها لا تحدد فعليًا فترة احتفاظ عامة. هذا يعني أن الاعتقاد الشائع بأن السجلات الطبية تُدمر تلقائيًا بعد 7 سنوات ليس صحيحًا عالميًا.
بعض السجلات تُحتفظ بها لفترة أطول. لدى بعض المنظمات قواعد مختلفة للمرضى البالغين والأطفال أو لأنواع سجلات محددة. والعديد من السجلات موجودة في الأرشيفات بعد فترة طويلة من الحد الأدنى للفترة المطلوبة، فقط في انتظار أن يطلبها شخص ما.
ملخص سريع: النقاط الرئيسية
- لا توجد قاعدة واحدة على مستوى البلاد حول المدة التي يجب على المستشفيات والأطباء الاحتفاظ بها لكل سجل طبي.
- لا تحدد HIPAA فترة احتفاظ عامة للسجلات الطبية. تحدد قوانين الولايات عادةً المدة التي يجب الاحتفاظ بالسجلات فيها.
- تحدد بعض المتطلبات الفيدرالية فترات احتفاظ لسجلات معينة. على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بوثائق Medicare معينة لمدة 7 سنوات من تاريخ الخدمة.
- لا تُدمر السجلات الطبية تلقائيًا بعد 7 سنوات لمجرد وجود HIPAA.
- قد يكون للسجلات الخاصة بالأطفال متطلبات احتفاظ مختلفة عن السجلات الخاصة بالبالغين، اعتمادًا على قانون الولاية.
- إذا كنت بحاجة إلى سجل طبي قديم، فاتصل بالمستشفى أو مكتب الطبيب أو النظام الصحي الذي أنشأه أو احتفظ به. قد تكون قادرًا أيضًا على طلب نسخة بموجب HIPAA.
تحتاج إلى رعاية اليوم، أو تحاول فهم ما تعنيه سجلاتك الطبية؟ جرب أداة فحص الأعراض المجانية من August AI لتقييم أعراضك في أقل من 3 دقائق، أو احجز زيارة رعاية عاجلة عبر الإنترنت مقابل 39 دولارًا مع August AI. يمكن لطبيب مرخص في الولايات المتحدة مراجعة أعراضك ووصف العلاج عند الاقتضاء سريريًا، مع إمكانية صرف الأدوية في نفس اليوم في جميع الولايات الخمسين. الزيارة لا تضمن وصفة طبية. الرعاية العاجلة عبر الإنترنت ليست مناسبة لحالات الطوارئ أو الحالات التي تتطلب فحصًا شخصيًا أو اختبارًا أو تصويرًا.
كم من الوقت يحتفظ مقدمو الخدمة بالسجلات؟
تحتفظ المستشفيات ومكاتب الأطباء بالسجلات للمدة التي تتطلبها القواعد المعمول بها، ولكن لا توجد إجابة واحدة على مستوى البلاد. يختلف الأمر حسب الولاية، ونوع السجل، وسياسات المنظمة الخاصة بها.
توضح وزارة الصحة والخدمات البشرية بشكل خاص أن HIPAA لا تتضمن متطلبات الاحتفاظ بالسجلات الطبية، وهذا يفاجئ الكثير من الناس. عادة ما يقوم قانون الولاية بالعمل الفعلي هنا.
العديد من المستشفيات تحتفظ أيضًا بالسجلات لفترة أطول من الحد الأدنى الذي يتطلبه القانون، خاصة بالنسبة لسجلات الأطفال، أو تقارير العمليات الجراحية، أو الحالات المعقدة. لذلك قد لا يزال سجل قديم موجودًا في أرشيف حتى لو سمح قانون الولاية تقنيًا بتدميره.
ماذا لو تقاعد طبيبك أو أغلق عيادته؟
هذا هو الوضع الذي يربك الناس في أغلب الأحيان.
لا يُفترض أن تختفي السجلات ببساطة عند إغلاق عيادة. اعتمادًا على قواعد الولاية، قد يتم نقلها إلى مقدم خدمة آخر، أو عيادة أخرى، أو وصي سجلات معين. ولكن العثور عليها قد يستغرق بضع مكالمات هاتفية.
إذا كنت تبحث عن سجلات من طبيب زرته منذ سنوات، فابدأ بالعيادة نفسها. إذا لم تعد موجودة، فجرب مجلس الولاية الطبي. غالبًا ما يمكن للمجلس أن يشير إليك إلى وصي السجلات الحالي أو يخبرك أين ذهبت السجلات عند إغلاق العيادة.
كم من الوقت تُحتفظ بالسجلات الطبية بموجب HIPAA؟
هنا يبدأ الكثير من الارتباك.
HIPAA هو قانون للخصوصية والأمن. يحمي معلوماتك الصحية، ولكنه لا يخبر المستشفيات بعدد السنوات التي يجب عليها الاحتفاظ بها.
"قاعدة HIPAA لمدة 6 سنوات" التي ستراها عبر الإنترنت حقيقية، لكنها تنطبق على وثائق الامتثال المحددة (سياسات الخصوصية، سجلات إشعارات الاختراق، هذا النوع من الأشياء)، وليس على سجلاتك الطبية الفعلية. قانون الولاية هو الذي يحكم عادةً المدة التي تُحتفظ فيها بسجلاتك الطبية.
هل تُدمر السجلات الطبية بعد 7 سنوات؟
ليس تلقائيًا.
قاعدة "7 سنوات" التي ربما سمعت عنها تأتي من متطلبات حقيقية، ولكنها أضيق مما يعتقد معظم الناس. على سبيل المثال، يجب الاحتفاظ بوثائق Medicare معينة لمدة 7 سنوات من تاريخ الخدمة. ولكن هذه قاعدة محددة لسجلات محددة، وليست تاريخ انتهاء صلاحية على مستوى البلاد لتاريخك الطبي بالكامل.
فكر في فكرة "7 سنوات" مثل توصية "10,000 خطوة في اليوم" للمشي: لا تُنسى، وتُكرر على نطاق واسع، ولكنها ليست في الواقع قاعدة عالمية يتبعها الخبراء. غالبًا ما تتطلب قوانين الولاية فترات أطول، والعديد من المنظمات الصحية تحتفظ طواعية بالسجلات إلى ما بعد الحد الأدنى.
لماذا تحتفظ مقدمو الخدمة بالسجلات الطبية لفترة طويلة؟
لأن سجلك الطبي ليس مجرد تاريخ لمواعيدك. يمكن أن يحتوي على معلومات مهمة لرعايتك المستمرة بعد سنوات.
يشمل السجل الطبي التشخيصات، والملاحظات السريرية، وتاريخ الأدوية، والحساسية، ونتائج المختبر، وتقارير التصوير، وسجلات العمليات الجراحية، وسجلات المستشفيات، وخطط العلاج، ومعلومات التطعيم، وتقارير الأخصائيين.
إذا أجريت جراحة قبل عدة سنوات، فقد يوفر تقرير تشغيل قديم لطبيب جديد معلومات غير واضحة من أعراضك الحالية أو قائمة الأدوية. يمكن لسجلك أيضًا أن يساعدك في تجنب تكرار الاختبارات أو الإجراءات عندما تكون النتائج السابقة لا تزال ذات صلة.
إذا كنت ترغب في فهم ما يدخل بالضبط في السجل الطبي، راجع دليلنا لـ ما هي السجلات الطبية.
هل تُحتفظ بالسجلات الطبية لفترة أطول للأطفال؟
يمكن أن يحدث ذلك، وهذا غالبًا ما يفاجئ الناس.
غالبًا ما تكون قواعد الاحتفاظ بالقاصرين أطول من البالغين لأن سجل الطفل قد يحتاج إلى البقاء متاحًا لسنوات بعد بلوغه 18 عامًا. يعتمد المتطلب الدقيق على الولاية ونوع مقدم الخدمة. تستخدم بعض القواعد عمر المريض؛ تستخدم أخرى العمر بالإضافة إلى عدد معين من السنوات بعد آخر علاج.
لا تفترض أن سجل طفولي قديم قد تم تدميره لمجرد أنه يزيد عن 7 سنوات. إذا كنت بحاجة إلى سجلات طبية لطفولتك، فاتصل بالمستشفى أو طبيب الأطفال أو النظام الصحي حيث تلقيت الرعاية واسأل عما هو متاح.
هل يمكنك الحصول على سجلات طبية قديمة؟
غالبًا، نعم.
تمنح HIPAA الأفراد بشكل عام الحق في فحص ومراجعة واستلام نسخ من السجلات الطبية وسجلات الفواتير التي تحتفظ بها مقدمو الرعاية الصحية وخطط الصحة المشمولة، مع استثناءات محدودة.
ابدأ بالاتصال بقسم السجلات الطبية أو إدارة المعلومات الصحية أو قسم سجلات المرضى لدى مقدم الخدمة. ستحتاج على الأرجح إلى إكمال نموذج تفويض أو طلب سجلات والتحقق من هويتك.
إذا كان مقدم الخدمة لا يزال لديه السجلات، فيمكنه عمومًا تقديم نسخ من خلال طريقة مناسبة. يمكن لمقدمي الخدمة فرض رسوم معقولة على أساس التكلفة للنسخ والبريد، ولكن HHS تنص على أنهم لا يمكنهم حرمانك من نسخة لمجرد أنك لم تدفع فاتورة طبية.
إذا لم يعد مقدم الخدمة موجودًا، فإن العثور على السجلات يتطلب المزيد من العمل. جرب العيادة السابقة، أو المنظمة التي استحوذت عليها، أو سلطة الترخيص أو التنظيم بالولاية للحصول على التوجيه.
ماذا يحدث عندما تُدمر السجلات الطبية؟
لا يمكن للمستشفيات رمي السجلات الطبية في القمامة.
تتطلب HIPAA ضمانات معقولة للمعلومات الصحية المحمية طالما أنها محفوظة، بما في ذلك أثناء التخلص منها. بالنسبة للسجلات الورقية، يعني ذلك عادةً التقطيع. بالنسبة للسجلات الإلكترونية، يعني ذلك الحذف السليم أو تدمير وسائط التخزين حتى لا يمكن استعادة المعلومات.
لدى معظم المنظمات الصحية أيضًا سياسات داخلية لمراجعة السجلات وأرشفتها ونقلها وتدميرها. مخططك القديم لا يُرمى بشكل عشوائي.
ماذا لو قالت مستشفى إنها لم تعد لديها سجلاتك؟
إذا أخبرك مستشفى أو مكتب طبيب أن سجلاً قديمًا لم يعد متاحًا، فلا تأخذ كلمة "مفقود" على ظاهرها. اطرح بعض الأسئلة المتابعة:
- متى تم تدمير السجل؟
- هل تم تدمير السجل بالكامل أم جزء منه فقط؟
- هل تم نقله إلى منظمة أخرى؟
- هل تم الاستحواذ على العيادة أو إغلاقها؟
- هل هناك نسخة مؤرشفة أو خارجية؟
- هل يمكنك الحصول على تأكيد مكتوب للاحتفاظ أو التدمير؟
يمكن أن تخبرك الإجابات ما إذا كان السجل غير متاح بالفعل أو مخزن في مكان آخر.
إذا كنت تبحث عن شيء معين مثل تقرير تصوير أو سجل جراحي، فاسأل مباشرة ما إذا كان هذا الجزء من السجل لا يزال متاحًا. أحيانًا يكون الملخص مفقودًا ولكن التصوير لا يزال موجودًا، أو العكس.
كيف تحتفظ بسجلاتك الطبية الخاصة؟
لا تحتاج إلى تجميع كل قطعة من أوراق الرعاية الصحية إلى الأبد، ولكن الاحتفاظ بنسخ من السجلات المهمة يمكن أن يوفر عليك الكثير من المتاعب لاحقًا.
فكر في الاحتفاظ بنسخة منظمة من قوائم أدويتك الحالية والسابقة، والتشخيصات الرئيسية، ومعلومات الحساسية، وسجلات العمليات الجراحية والإقامة في المستشفى، ونتائج المختبر الهامة، وتقارير التصوير، وسجلات التطعيم، وتقارير الأخصائيين، وملخصات الخروج.
يمكنك تخزينها رقميًا، أو على الورق، أو من خلال بوابة آمنة للمرضى.
أفضل وقت لطلب النسخ هو قبل أن تحتاجها بالفعل، خاصة عند تغيير الأطباء، أو الانتقال إلى ولاية أخرى، أو تغيير أنظمة الرعاية الصحية، أو زيارة متخصصين لا يمكنهم الوصول إلى سجلاتك السابقة. طلب السجلات من عيادة تغادرها أسهل بكثير من محاولة تعقبها بعد سنوات.
الاحتفاظ مقابل الوصول: سؤالان مختلفان
غالبًا ما يخلط الناس بين هذين الأمرين، لكنهما ليسا متشابهين.
الاحتفاظ يسأل: كم من الوقت يُطلب أو يُسمح للمنظمة الصحية بالاحتفاظ بالسجل؟
الوصول يسأل: هل يمكنك بالفعل الحصول على نسخة من السجل؟
لا يزال من الممكن وجود سجل حتى لو لم تصل إليه منذ سنوات. ولكن إذا تم تدمير السجل بشكل قانوني بعد فترة الاحتفاظ المعمول بها، فلا يمكن لمقدم الخدمة إنتاج شيء لم يعد موجودًا.
تمنحك HIPAA بشكل عام حقوق الوصول إلى السجلات التي تحتفظ بها مقدمو الخدمات والخطط المشمولة، مع استثناءات محدودة. إذا كنت تبحث عن سجل طبي قديم، فابدأ دائمًا بالسؤال عما إذا كانت المنظمة لا تزال تحتفظ به، بدلاً من افتراض أنه مفقود.
أسئلة متكررة
كم من الوقت تحتفظ المستشفيات بالسجلات الطبية؟
لا توجد فترة احتفاظ واحدة على مستوى البلاد لجميع السجلات الطبية للمستشفيات. يحدد قانون الولاية عادةً متطلبات الاحتفاظ، بينما يمكن تطبيق قواعد فيدرالية إضافية لأنواع معينة من السجلات. تحتفظ المستشفيات أيضًا بالسجلات لفترات أطول بموجب سياساتها الخاصة.
كم من الوقت يحتفظ الأطباء بالسجلات الطبية؟
يعتمد ذلك على قانون الولاية، ونوع السجل، وأي متطلبات فيدرالية معمول بها. لا توجد قاعدة HIPAA عالمية تتطلب من كل عيادة طبية الاحتفاظ بكل سجل طبي لنفس عدد السنوات.
هل تُدمر السجلات الطبية بعد 7 سنوات؟
ليس تلقائيًا. سبع سنوات هي فترة احتفاظ تنطبق على سجلات معينة، بما في ذلك وثائق Medicare محددة، ولكنها ليست قاعدة عالمية لكل سجل طبي.
كم من الوقت تُحتفظ بالسجلات الطبية بعد وفاة المريض؟
تحمي HIPAA المعلومات الصحية التعريفية للشخص المتوفى لمدة 50 عامًا بعد الوفاة، ولكن هذا لا يعني أن مقدمي الرعاية الصحية مطالبون بالاحتفاظ بالسجل الطبي لمدة 50 عامًا. تحدد القوانين المعمول بها في الولاية أو القوانين الأخرى وقت تدمير السجلات.
هل يمكنني الحصول على سجلات طبية من 10 أو 20 سنة مضت؟
ربما. يعتمد ما إذا كان السجل القديم لا يزال متاحًا على مقدم الخدمة، وقواعد الاحتفاظ المعمول بها، وما إذا كان السجل قد تم نقله أو تدميره. إذا كنت بحاجة إلى سجل قديم، فاتصل بالمنظمة الصحية التي قدمت الرعاية واسأل عما إذا كان السجل لا يزال محفوظًا.
هل يمكن للطبيب تدمير سجلاتي الطبية؟
قد يقوم مقدم الخدمة في النهاية بتدمير السجلات عندما تنتهي فترة الاحتفاظ المعمول بها، ولكن يجب أن تمتثل العملية للقانون ومتطلبات الخصوصية. تتطلب HIPAA ضمانات مناسبة للمعلومات الصحية المحمية أثناء التخلص منها.
خاتمة
إذًا، كم من الوقت تحتفظ المستشفيات بالسجلات الطبية؟ لا توجد إجابة واحدة لكل مستشفى أو مريض.
لا تحدد قاعدة خصوصية HIPAA فترة احتفاظ عالمية. يحدد قانون الولاية بشكل عام المدة التي يجب الاحتفاظ بالسجلات فيها، ويمكن تطبيق متطلبات فيدرالية إضافية لسجلات معينة أو أنواع من الرعاية.
لهذا السبب فإن فكرة أن جميع السجلات الطبية تُدمر بعد 7 سنوات ليست دقيقة. تعيش بعض السجلات في الأرشيفات لعقود.
إذا كنت بحاجة إلى سجل طبي قديم، فلا تفترض أنه مفقود. اتصل بالمستشفى أو مكتب الطبيب أو النظام الصحي الذي قدم لك الرعاية واسأل عما إذا كان السجل لا يزال متاحًا أو ما إذا تم نقله إلى مكان آخر. إذا كان السجل لا يزال موجودًا، فلديك بشكل عام حقوق مهمة بموجب HIPAA لطلب الوصول.
والاحتفاظ بنسخك الخاصة من المستندات الطبية المهمة يمكن أن يوفر عليك الكثير من المتاعب لاحقًا، خاصة عند تغيير الأطباء أو أنظمة الرعاية الصحية.
