Анкеты для прыёму: распаўсюджаныя памылкі, якіх варта пазбягаць

Што такое анкета для прыёму кліента?

Такім чым, што такое анкета для прыёму? Па сутнасці, анкета для прыёму кліента - гэта анкета, якую вы адпраўляеце новым кліентам перад афіцыйным пачаткам працы з імі. Яе асноўная мэта - сістэматычна збіраць усю неабходную інфармацыю, каб зразумець іх патрэбы, ацаніць, ці падыходзіць яны для вашых паслуг, і падрыхтавацца да эфектыўнага аказання вашых паслуг.

Уявіце сабе гэта як структуруяваную размову, якая адбываецца аўтаматычна.

Важна адрозніваць гэта ад простай формы зваротнай сувязі на вашым сайце. Форма зваротнай сувязі падобная на лічбавы дзвярны званочак - яна збірае імя, электронную пошту і кароткі званок. Новая анкета для прыёму кліента, наадварот, з'яўляецца комплексным пакетам прывітання. Яна задае больш глыбокія, больш канкрэтныя пытанні аб мэтах кліента, праблемах, бюджэце і любых іншых дэталях, крытычна важных для вашай паслугі.

Топ-5 пераваг выкарыстання анкет для прыёму

Укараненне добра распрацаванага працэсу прыёму - гэта не проста арганізацыя; гэта стратэгічны крок, які прыносіць дывідэнды ва ўсім вашым бізнесе.

1. Эканомія часу і павышэнне эфектыўнасці

Самая неадкладная перавага - гэта час, які вы эканоміце. Замест ручнога ўводу інфармацыі з электронных лістоў або перапісвання нататак з званкоў, даныя збіраюцца ў адным арганізаваным месцы. Згодна з адным справаздачай, увод даных з'яўляецца асноўнай прычынай страты часу, прычым работнікі марнуюць да 20% свайго часу на гэта крыніца. Онлайн-анкета для прыёму можа аўтаматычна запаўняць ваш CRM, інструменты кіравання праектамі або файлы кліентаў, выключаючы паўтаральныя задачы і вызваляючы вас для аплачванай працы.

2. Выдатнае першае ўражанне

Гладкі, прафесійны працэс навучання сігналізуе вашаму новаму кліенту, што вы арганізаваны, уважлівы да дэталяў і цэніце яго час. Гэта стварае пазітыўны тон для ўсёй адносіны. Незграбны, збянтэжаны працэс робіць адваротнае. На канкурэнтным рынку першае ўражанне мае крытычнае значэнне - даследаванне PwC паказала, што 73% спажыўцоў лічаць вопыт кліента ключавым фактарам у сваіх рашэннях аб пакупках крыніца. Шліфаваная новая анкета для прыёму кліента - гэта ваша першая магчымасць забяспечыць выключны вопыт.

3. Прадастаўленне больш якасных, персаналізаваных паслуг

Вы не можаце вырашыць праблему, якую не разумееце цалкам. Задаючы мэтанакіраваныя пытанні загадзя, вы атрымліваеце глыбокае разуменне праблем, чаканняў і мэт кліента. Гэта дазваляе вам наладжваць свае паслугі з першага дня, што прыводзіць да лепшых вынікаў і больш шчаслівых, лаяльных кліентаў. Маркетынгавая анкета для прыёму кліента, напрыклад, можа выявіць мэтавую аўдыторыю, якую вы б інакш не ўлічвалі.

4. Вызначэнне правільнай сумяшчальнасці кліента

Не кожны лід падыходзіць для вашага бізнесу - і гэта нармальна. Анкета для прыёму дзейнічае як магутны інструмент адбору. Задаючы пытанні аб бюджэце, тэрмінах і чаканнях, вы можаце хутка вызначыць кліентаў, якія адпавядаюць вашым паслугам і цэнам. Гэта дапамагае вам пазбегнуць пашырэння аб'ёму і складаных адносін з кліентамі, дазваляючы вам сканцэнтраваць сваю энергію на ідэальных партнёрствах.

5. Павышэнне бяспекі і адпаведнасці

Для многіх галін бяспека дадзеных - гэта не проста лепшая практыка; гэта закон. Гэта асабліва справядліва ў сферы аховы здароўя, тэрапіі і добрага самаадчування, дзе абарона інфармацыі пацыентаў рэгулюецца Законам аб пераноснасці і справаздачнасці па медыцынскім страхаванні (HIPAA). Выкарыстанне бяспечных онлайн-інструментаў для запаўнення анкет гарантуе, што адчувальныя даныя будуць зашыфраваныя і належным чынам захоўвацца. Гэта важна пры стварэнні анкеты для прыёму пацыента або анкеты для прыёму кліента кансультанта. Шукайце платформы, якія прапануюць формы, якія адпавядаюць HIPAA, каб абараніць як вашых кліентаў, так і ваш бізнес.

Што ўключыць: асноўныя элементы эфектыўнай анкеты для прыёму

Хоць канкрэтныя пытанні будуць адрознівацца ў залежнасці ад галіны, добрая анкета для прыёму звычайна ўключае гэтыя пяць асноўных раздзелаў. Імкніцеся да простай анкеты для прыёму кліента, якую лёгка запоўніць, але якая тым не менш збірае ўсе неабходныя даныя.

Інфармацыя пра кліента

Гэта асноўныя даныя, якія вам патрэбныя для сувязі і вядзення ўліку. * Поўнае імя * Назва кампаніі (пры наяўнасці) * Адрас электроннай пошты * Нумар тэлефона * Паштовы адрас

Пытанні, звязаныя з паслугамі

Тут вы капаеце ў "чаму". Што прывяло гэтага кліента да вас? * Якія паслугі вас цікавяць? * Якія найбольшыя праблемы вы зараз сутыкаеце? * Якія вашыя асноўныя мэты? Як для вас выглядае поспех? * Вы карысталіся падобнымі паслугамі раней? Якім быў ваш досвед?

Палі, звязаныя з галіной

Наладзьце сваю форму для збору унікальных дэталяў, якія патрабуе ваша прафесія. * Медыцына/Аздараўленне: Для анкеты для прыёму пацыента ўключыце палі для медыцынскай гісторыі, алергій, бягучых лекаў і інфармацыі аб страхаванні. * Юрыдычныя паслугі: Юрыдычная анкета для прыёму кліента павінна ўключаць тып юрыдычнай справы, ключавыя даты, процілеглыя бакі і кароткае апісанне сітуацыі. * Маркетынг: Маркетынгавая анкета для прыёму кліента павінна ведаць пра мэтавую аўдыторыю, ключавых канкурэнтаў, бягучыя маркетынгавыя намаганні і кіруючыя прынцыпы брэнда. * Падаткі/Бухгалтарскі ўлік: Падатковая анкета для прыёму кліента павінна збіраць нумары сацыяльнага страхавання, утрыманцаў, крыніцы даходаў і адпаведныя фінансавыя дакументы. * Салон/Спа: Салонная анкета для прыёму кліента павінна ўключаць тып скуры, алергіі і любыя супрацьпаказанні да працэдур, такіх як масаж твару або дэпіляцыя.

Лагістычная інфармацыя

Гэты раздзел дапаможа вам кіраваць практычнымі аспектамі праекта або паслугі. * Які ваш прыкладны бюджэт для гэтага праекта/паслугі? * Якая ваша ідэальная дата пачатку або тэрмін? * Адкуль вы пра нас даведаліся? * Які ваш пераважны спосаб сувязі?

Адкрыты раздзел

Заўсёды ўключайце фінальны раздзел "усё ў адным". * Ці ёсць што-небудзь яшчэ, чым вы хацелі б падзяліцца, або якія-небудзь пытанні ў вас ёсць да нас?

Прафесійны савет: Выкарыстоўвайце ўмоўную логіку ў вашых лічбавых формах. Гэтая разумная функцыя паказвае або хавае пытанні ў залежнасці ад папярэдніх адказаў, ствараючы больш кароткі, больш персаналізаваны досвед для вашых кліентаў.

Як стварыць анкету для прыёму кліента (3 простыя спосабы)

Цяпер, калі вы ведаеце, што ўключыць, давайце разгледзім , як стварыць анкету для прыёму. Ёсць некалькі выдатных варыянтаў у залежнасці ад вашых тэхнічных навыкаў, бюджэту і канкрэтных патрэб.

Спосаб 1: Выкарыстанне загружаемых шаблонаў (Word, PDF, Google Docs)

Гэта самы просты падыход. Вы можаце стварыць дакумент у вашым любімым тэкставым працэсары, захаваць яго як PDF і адправіць кліентам па электроннай пошце.

• Перавагі: Гэта часта бясплатна і лёгка наладзіць. Вы можаце знайсці мноства гатовых шаблонаў у Інтэрнэце, каб хутка пачаць працу.
• Недахопы: Гэта вельмі ручны працэс. Кліенты павінны спампаваць, раздрукаваць, адсканаваць або выкарыстоўваць асобны інструмент, каб запоўніць форму. Затым вам трэба будзе ўручную ўвесці гэтыя даныя ў вашы сістэмы. Гэтыя запаўняльныя анкеты для прыёму таксама менш бяспечныя і звычайна не падыходзяць для збору адчувальнай інфармацыі, такой як медыцынскія даныя.

Спосаб 2: Выкарыстанне онлайн-канструктараў форм

Гэта самы папулярны і магутны спосаб для сучасных бізнесаў. Інструменты, такія як Jotform, IntakeQ, FormDr і Typeform, распрацаваны спецыяльна для гэтай мэты.

• Перавагі: Перавагі велізарныя. Яны прапануюць рэдактары перацягваннем, прафесійныя шаблоны і магутныя функцыі, такія як электронны подпіс, збор плацяжоў і інтэграцыі з іншым праграмным забеспячэннем (напрыклад, вашым CRM або календаром). Яны забяспечваюць бясшвоўны, зручны для мабільных прылад вопыт для кліентаў і аўтаматызуюць ваш працоўны працэс. Важна, што многія прапануюць формы, якія адпавядаюць HIPAA, для бяспечнага збору дадзеных.
• Недахопы: Большасць гэтых інструментаў працуюць па падпісцы, хоць многія прапануюць бясплатныя планы з пэўнымі абмежаваннямі.

Спосаб 3: Выкарыстанне праграмнага забеспячэння для дызайну (Canva)

Калі візуальная ідэнтычнасць вашага брэнда з'яўляецца галоўным прыярытэтам, і вам у першую чаргу патрэбна форма для друку, праграмнае забеспячэнне для дызайну, такое як Canva, можа быць добрым варыянтам.

• Перавагі: Вы атрымліваеце поўны творчы кантроль для стварэння прыгожай, брэндаванай формы. Гэта выдатна падыходзіць для асабістых устаноў, такіх як спа-салоны або клінікі, якія могуць па-ранейшаму выкарыстоўваць папяровыя формы.
• Недахопы: Як і шаблоны Word/PDF, гэты метад не мае аўтаматызацыі. Вы ўсё яшчэ залежыце ад ручнога ўводу дадзеных і праблем захоўвання і кіравання фізічнымі дакументамі. Яны не ідэальныя для стварэння дынамічных запаўняльных анкет для прыёму.

Бясплатныя шаблоны анкет для прыёму для любой галіны

Каб дапамагчы вам пачаць, вось агляд таго, што трэба ўключыць у формы для розных галін. Выкарыстоўвайце іх як аснову для стварэння сваёй ідэальнай анкеты для прыёму кліента.

Простая анкета для прыёму кліента (агульнае прызначэнне)

• Кантактная інфармацыя
• Цікавая паслуга
• Ключавыя мэты
• Бюджэт і тэрміны
• Адкуль вы пра нас даведаліся?

Анкета для прыёму пацыента (медыцынская, стаматалагічная, хірапрактычная)

• Дэмаграфічныя дадзеныя пацыента (імя, дата нараджэння, адрас)
• Інфармацыя аб страхаванні
• Кантакт для экстранных выпадкаў
• Медыцынская гісторыя (алергіі, лекі, мінулыя аперацыі, захворванні)
• Прычына візіту / Галоўны скаргу
• Формы згоды і подпісу

Анкета для прыёму кліента кансультанта

• Дэмаграфічныя дадзеныя кліента
• Праблемы і сімптомы, што прадстаўляюцца
• Асабістая і сямейная гісторыя псіхічнага здароўя
• Папярэдні досвед тэрапіі
• Мэты кансультавання
• Пагадненне аб інфармаванай згодзе і палітыцы прыватнасці

Юрыдычная анкета для прыёму кліента

• Інфармацыя пра кліента (фізічная або юрыдычная асоба)
• Тып юрыдычнай справы (напрыклад, сямейнае права, карпаратыўнае, нерухомасць)
• Кароткае апісанне справы/праблемы
• Імёны супрацьлеглых бакоў
• Важныя даты і тэрміны
• Праверка на канфлікт інтарэсаў

Маркетынгавая анкета для прыёму кліента

• Інфармацыя аб кампаніі (назва, вэб-сайт, галіна)
• Мэты праекта (напрыклад, павелічэнне лідаў, павышэнне дасведчанасці аб брэндзе)
• Дэмаграфічныя дадзеныя мэтавай аўдыторыі
• Ключавыя канкурэнты
• Бюджэт на маркетынг/рэкламу
• Маркетынгавыя матэрыялы і кіруючыя прынцыпы

Анкета для прыёму ў салоне і спа (масаж твару, масаж і г.д.)

• Кантактная інфармацыя кліента
• Тып скуры / Зона занепакоенасці
• Алергіі або адчувальнасць
• Бягучы догляд за скурай/целам
• Медыцынскія стану (напрыклад, цяжарнасць, высокі крывяны ціск)
• Адмова ад адказнасці і згода

Падатковая анкета для прыёму кліента

• Асабістая інфармацыя (імя, нумар сацыяльнага страхавання, утрыманцы)
• Статус падаткаабкладання
• Крыніцы даходу (W-2, 1099, інвестыцыі)
• Патэнцыйныя вылікі і крэдыты
• Банкаўская інфармацыя для прамога дэпазіту
• Згода на раскрыццё падатковай інфармацыі

Гатовыя стварыць сваю? У Інтэрнэце ёсць мноства бясплатных шаблонаў анкет для прыёму, якія вы можаце наладзіць пад свае канкрэтныя патрэбы.

Ваш першы крок да лепшага бізнесу

Добра складзеная анкета для прыёму - гэта больш, чым проста адміністрацыйны дакумент. Гэта стратэгічны інструмент, які эканоміць вам час, павышае ваш прафесіяналізм, паляпшае вынікі для кліентаў і, у канчатковым выніку, дапамагае вам будаваць больш эфектыўны і прыбытковы бізнес.

Замяняючы хаатычныя ланцужкі электронных лістоў і тэлефонныя званкі адным структураваным крокам, вы ствараеце аснову для паспяховых адносін з кліентамі з таго моманту, як яны скажуць "так".

Гатовыя аптымізаваць сваё ўключэнне? Даследуйце нашу бібліятэку наладжвальных шаблонаў анкет для прыёму і стварыце сваю першую анкету бясплатна ўжо сёння!