Wie lange bewahren Krankenhäuser und Ärzte medizinische Unterlagen auf?

Sie benötigen alte medizinische Unterlagen. Vielleicht wechseln Sie den Arzt, beantragen eine Erwerbsminderungsrente, haben eine neue Diagnose, die eine Anamnese erfordert, oder versuchen einfach herauszufinden, welche Medikamente Sie vor fünf Jahren für dieses eine Ding eingenommen haben. Also rufen Sie im Krankenhaus an und man sagt Ihnen, die Unterlagen seien weg.

Stimmt das? Manchmal, ja. Aber oft auch nein.

Es gibt keine einheitliche bundesweite Regelung, wie lange Krankenhäuser medizinische Unterlagen aufbewahren. Die Aufbewahrungsdauer hängt vom Landesrecht, den bundesstaatlichen Vorschriften für bestimmte Arten von Unterlagen und den eigenen Richtlinien der Gesundheitsorganisation ab. HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) wird hier oft verantwortlich gemacht, legt aber tatsächlich keine allgemeine Aufbewahrungsfrist fest. Das bedeutet, dass der allgemeine Glaube, medizinische Unterlagen würden nach 7 Jahren automatisch vernichtet, nicht universell zutrifft.

Einige Unterlagen werden länger aufbewahrt. Einige Organisationen haben unterschiedliche Regeln für erwachsene und minderjährige Patienten oder für bestimmte Arten von Unterlagen. Und viele Unterlagen lagern in Archiven lange nach der gesetzlich vorgeschriebenen Mindestdauer, nur darauf wartend, dass jemand danach fragt.

Zusammenfassung (TL;DR): Wichtigste Punkte

• Es gibt keine einheitliche bundesweite Regelung, wie lange Krankenhäuser und Ärzte jede medizinische Unterlage aufbewahren müssen.
• HIPAA legt keine allgemeine Aufbewahrungsfrist für medizinische Unterlagen fest. Die Landesgesetze bestimmen in der Regel, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen.
• Einige bundesstaatliche Vorschriften legen Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen fest. Zum Beispiel müssen bestimmte Medicare-Dokumentationen 7 Jahre ab dem Leistungsdatum aufbewahrt werden.
• Medizinische Unterlagen werden nicht automatisch nach 7 Jahren vernichtet, nur weil es HIPAA gibt.
• Unterlagen von Kindern können je nach Landesrecht andere Aufbewahrungsfristen haben als Unterlagen von Erwachsenen.
• Wenn Sie alte medizinische Unterlagen benötigen, wenden Sie sich an das Krankenhaus, die Arztpraxis oder das Gesundheitssystem, das sie erstellt oder aufbewahrt hat. Sie können auch gemäß HIPAA eine Kopie anfordern.

Benötigen Sie heute Versorgung oder möchten Sie verstehen, was Ihre medizinischen Unterlagen bedeuten? Probieren Sie den kostenlosen Symptom-Checker von August AI aus, um Ihre Symptome in weniger als 3 Minuten zu bewerten, oder buchen Sie einen Online-Notfalltermin für 39 US-Dollar bei August AI. Ein in den USA zugelassener Kliniker kann Ihre Symptome bewerten und bei klinischer Eignung ein Rezept ausstellen, mit Lieferung am selben Tag in allen 50 Bundesstaaten. Der Besuch garantiert kein Rezept. Die Online-Notfallversorgung ist nicht für Notfälle oder Zustände geeignet, die eine persönliche Untersuchung, Tests oder bildgebende Verfahren erfordern.

Wie lange bewahren Anbieter Unterlagen auf?

Krankenhäuser und Arztpraxen bewahren Unterlagen so lange auf, wie es die geltenden Vorschriften vorschreiben, aber es gibt keine einheitliche bundesweite Antwort. Dies variiert je nach Bundesland, Art der Unterlage und den eigenen Richtlinien der Organisation.

Das Department of Health and Human Services erklärt ausdrücklich, dass HIPAA keine Anforderungen an die Aufbewahrungsfrist für medizinische Unterlagen enthält, was viele Leute überrascht. Das Landesrecht erledigt hier normalerweise die eigentliche Arbeit.

Viele Krankenhäuser bewahren Unterlagen auch länger auf, als gesetzlich vorgeschrieben ist, insbesondere bei pädiatrischen Unterlagen, Operationsberichten oder komplexen Fällen. Eine alte Unterlage kann also noch in einem Archiv liegen, auch wenn das Landesrecht technisch gesehen die Vernichtung zulassen würde.

Was passiert, wenn Ihr Arzt in Rente geht oder seine Praxis schließt?

Das ist die Situation, die die Leute am häufigsten durcheinanderbringt.

Unterlagen sollen nicht einfach verschwinden, wenn eine Praxis schließt. Je nach landesrechtlichen Bestimmungen können sie an einen anderen Anbieter, eine andere Praxis oder einen benannten Verwahrer von Unterlagen übertragen werden. Aber sie zu finden, kann einige Anrufe erfordern.

Wenn Sie Unterlagen von einem Arzt suchen, den Sie vor Jahren gesehen haben, beginnen Sie bei der Praxis selbst. Wenn diese nicht mehr existiert, versuchen Sie es beim Landesärztekammer. Die Kammer kann Sie oft auf den aktuellen Verwahrer der Unterlagen verweisen oder Ihnen mitteilen, wohin die Unterlagen bei Schließung der Praxis gelangt sind.

Wie lange werden medizinische Unterlagen gemäß HIPAA aufbewahrt?

Hier beginnt viel Verwirrung.

HIPAA ist ein Datenschutz- und Sicherheitsgesetz. Es schützt Ihre Gesundheitsinformationen, sagt aber Krankenhäusern nicht, wie viele Jahre sie diese aufbewahren müssen.

Die online kursierende "6-Jahres-HIPAA-Regel" ist zwar existent, gilt aber für spezifische Compliance-Dokumentationen (Datenschutzrichtlinien, Protokolle über Datenschutzverletzungen, solche Dinge) und nicht für Ihre tatsächlichen medizinischen Unterlagen. Das Landesrecht regelt in der Regel, wie lange Ihre medizinischen Unterlagen aufbewahrt werden.

Werden medizinische Unterlagen nach 7 Jahren vernichtet?

Nicht automatisch.

Die von Ihnen vielleicht gehörte "7-Jahres-Regel" stammt aus tatsächlichen Vorschriften, nur aus enger gefassten, als die meisten Leute denken. Bestimmte Medicare-Dokumentationen müssen beispielsweise 7 Jahre ab dem Leistungsdatum aufbewahrt werden. Aber das ist eine spezifische Regel für spezifische Unterlagen, kein bundesweites Verfallsdatum für Ihre gesamte Krankengeschichte.

Stellen Sie sich die "7-Jahres"-Vorstellung wie die Empfehlung für "10.000 Schritte pro Tag" beim Gehen vor: einprägsam, weit verbreitet, aber tatsächlich keine universelle Regel, an die sich Experten halten. Landesgesetze schreiben oft längere Fristen vor, und viele Gesundheitsorganisationen bewahren Unterlagen freiwillig weit über die Mindestdauer hinaus auf.

Warum bewahren Anbieter medizinische Unterlagen so lange auf?

Weil Ihre medizinische Akte nicht nur eine Historie Ihrer Termine ist. Sie kann Informationen enthalten, die Jahre später für Ihre fortlaufende Behandlung wichtig sind.

Eine medizinische Akte umfasst Diagnosen, klinische Notizen, Medikamentenhistorie, Allergien, Laborergebnisse, Bildgebungsberichte, Operationsberichte, Krankenhausaufenthaltsberichte, Behandlungspläne, Impfinformationen und Facharztberichte.

Wenn Sie vor mehreren Jahren eine Operation hatten, könnte ein alter Operationsbericht einem neuen Kliniker Informationen liefern, die aus Ihren aktuellen Symptomen oder Ihrer Medikamentenliste nicht offensichtlich sind. Ihre Akte kann Ihnen auch helfen, wiederholte Tests oder Verfahren zu vermeiden, wenn frühere Ergebnisse noch relevant sind.

Wenn Sie genau verstehen möchten, was in eine medizinische Akte gehört, lesen Sie unseren Leitfaden zu medizinischen Unterlagen: Was sie enthalten und wem sie gehören.

Werden medizinische Unterlagen bei Kindern länger aufbewahrt?

Das können sie, und das überrascht viele Leute.

Aufbewahrungsregeln für Minderjährige sind oft länger als für Erwachsene, da die Akte eines Kindes möglicherweise Jahre nach dessen 18. Geburtstag noch verfügbar sein muss. Die genaue Anforderung hängt vom Bundesland und der Art des Anbieters ab. Einige Regeln verwenden das Alter des Patienten; andere verwenden das Alter plus eine festgelegte Anzahl von Jahren nach der letzten Behandlung.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine alte pädiatrische Akte vernichtet wurde, nur weil sie mehr als 7 Jahre alt ist. Wenn Sie medizinische Unterlagen aus der Kindheit benötigen, wenden Sie sich an das Krankenhaus, den Kinderarzt oder das Gesundheitssystem, in dem Sie behandelt wurden, und fragen Sie, was noch verfügbar ist.

Können Sie alte medizinische Unterlagen erhalten?

Oft ja.

HIPAA gibt Einzelpersonen im Allgemeinen das Recht, medizinische und Abrechnungsunterlagen, die von abgedeckten Gesundheitsdienstleistern und Krankenversicherungsplänen aufbewahrt werden, mit wenigen Ausnahmen einzusehen, zu überprüfen und Kopien davon zu erhalten.

Beginnen Sie damit, die Abteilung für medizinische Unterlagen, das Gesundheitsinformationsmanagement oder die Patientenunterlagen des Anbieters zu kontaktieren. Sie müssen wahrscheinlich ein Autorisierungs- oder Antragsformular für Unterlagen ausfüllen und Ihre Identität verifizieren.

Wenn der Anbieter die Unterlagen noch hat, kann er in der Regel Kopien auf angemessene Weise bereitstellen. Anbieter können angemessene, kostenbasierte Gebühren für Kopien und Versand verlangen, aber das HHS gibt an, dass sie Ihnen eine Kopie nicht verweigern können, nur weil Sie eine medizinische Rechnung nicht bezahlt haben.

Wenn der Anbieter nicht mehr existiert, erfordert die Suche nach den Unterlagen mehr Aufwand. Versuchen Sie es bei der ehemaligen Praxis, der Organisation, die sie übernommen hat, oder der staatlichen Zulassungs- oder Regulierungsbehörde um Rat.

Was passiert, wenn medizinische Unterlagen vernichtet werden?

Krankenhäuser können medizinische Unterlagen nicht einfach in einen Müllcontainer werfen.

HIPAA verlangt angemessene Schutzmaßnahmen für geschützte Gesundheitsinformationen, solange diese aufbewahrt werden, auch während der Entsorgung. Bei Papierunterlagen bedeutet dies in der Regel das Schreddern. Bei elektronischen Unterlagen bedeutet dies das ordnungsgemäße Löschen oder Vernichten der Speichermedien, damit die Informationen nicht wiederhergestellt werden können.

Die meisten Gesundheitsorganisationen haben auch interne Richtlinien für die Überprüfung, Archivierung, Übertragung und Vernichtung von Unterlagen. Ihre alte Akte wird nicht leichtfertig weggeworfen.

Was, wenn ein Krankenhaus sagt, es hat Ihre Unterlagen nicht mehr?

Wenn ein Krankenhaus oder eine Arztpraxis Ihnen mitteilt, dass eine alte Akte nicht mehr verfügbar ist, nehmen Sie "weg" nicht wörtlich. Stellen Sie ein paar Nachfragen:

• Wann wurde die Unterlage vernichtet?
• Wurde die gesamte Unterlage vernichtet oder nur ein Teil davon?
• Wurde sie an eine andere Organisation übertragen?
• Wurde die Praxis übernommen oder geschlossen?
• Gibt es eine archivierte Kopie oder eine Kopie außerhalb des Standorts?
• Können Sie eine schriftliche Bestätigung der Aufbewahrung oder Vernichtung erhalten?

Die Antworten können Ihnen sagen, ob die Unterlage tatsächlich nicht verfügbar ist oder nur woanders gelagert wird.

Wenn Sie nach etwas Bestimmtem wie einem Bildgebungsbericht oder einem Operationsbericht suchen, fragen Sie direkt, ob dieser Teil der Unterlage noch verfügbar ist. Manchmal ist die Zusammenfassung weg, aber die Bildgebung ist noch da, oder umgekehrt.

Wie sollten Sie Ihre eigenen medizinischen Unterlagen aufbewahren?

Sie müssen nicht jeden medizinischen Papierkram für immer horten, aber das Aufbewahren von Kopien wichtiger Unterlagen kann Ihnen später viel Ärger ersparen.

Erwägen Sie, eine organisierte Kopie Ihrer aktuellen und früheren Medikamentenlisten, Hauptdiagnosen, Allergieinformationen, Operations- und Krankenhausaufenthaltsberichte, wichtige Laborergebnisse, Bildgebungsberichte, Impfzeugnisse, Facharztberichte und Entlassungsbriefe aufzubewahren.

Sie können diese digital, auf Papier oder über ein sicheres Patientenportal speichern.

Der beste Zeitpunkt für die Anforderung von Kopien ist, bevor Sie sie tatsächlich benötigen, insbesondere wenn Sie den Arzt wechseln, in einen anderen Bundesstaat umziehen, das Gesundheitssystem wechseln oder Fachärzte aufsuchen, die keinen Zugang zu Ihren früheren Unterlagen haben. Das Anfordern von Unterlagen von einer Praxis, die Sie verlassen, ist viel einfacher, als zu versuchen, sie Jahre später aufzuspüren.

Aufbewahrung vs. Zugriff: zwei unterschiedliche Fragen

Leute verwechseln diese beiden oft, aber sie sind nicht dasselbe.

Aufbewahrung fragt: Wie lange ist die Gesundheitsorganisation verpflichtet oder berechtigt, die Unterlage aufzubewahren?

Zugriff fragt: Können Sie tatsächlich eine Kopie der Unterlage erhalten?

Eine Unterlage kann noch existieren, auch wenn Sie seit Jahren keinen Zugriff darauf hatten. Aber wenn eine Unterlage nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist rechtmäßig vernichtet wurde, kann der Anbieter nichts produzieren, das nicht mehr existiert.

HIPAA gibt Ihnen im Allgemeinen Zugriffsrechte auf Unterlagen, die von abgedeckten Anbietern und Plänen aufbewahrt werden, mit wenigen Ausnahmen. Wenn Sie alte medizinische Unterlagen suchen, fragen Sie immer zuerst, ob die Organisation sie noch hat, anstatt anzunehmen, dass sie weg sind.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange bewahren Krankenhäuser medizinische Unterlagen auf?

Es gibt keine einheitliche bundesweite Aufbewahrungsfrist für alle medizinischen Unterlagen von Krankenhäusern. Das Landesrecht bestimmt in der Regel die Aufbewahrungsanforderungen, während zusätzliche bundesstaatliche Vorschriften für bestimmte Arten von Unterlagen gelten können. Krankenhäuser bewahren Unterlagen auch gemäß ihren eigenen Richtlinien länger auf.

Wie lange bewahren Ärzte medizinische Unterlagen auf?

Das hängt vom Landesrecht, der Art der Unterlage und allen geltenden bundesstaatlichen Anforderungen ab. Es gibt keine universelle HIPAA-Regel, die jede Arztpraxis verpflichtet, jede medizinische Unterlage gleich viele Jahre aufzubewahren.

Werden medizinische Unterlagen nach 7 Jahren vernichtet?

Nicht automatisch. Sieben Jahre sind eine Aufbewahrungsfrist, die für bestimmte Unterlagen gilt, einschließlich spezifischer Medicare-Dokumentationen, aber es ist keine universelle Regel für jede medizinische Unterlage.

Wie lange werden medizinische Unterlagen nach dem Tod eines Patienten aufbewahrt?

HIPAA schützt identifizierbare Gesundheitsinformationen einer verstorbenen Person 50 Jahre nach dem Tod, aber das bedeutet nicht, dass Gesundheitsdienstleister die medizinische Akte 50 Jahre lang aufbewahren müssen. Anwendbare Landes- oder andere Gesetze bestimmen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen.

Kann ich medizinische Unterlagen von vor 10 oder 20 Jahren erhalten?

Möglicherweise. Ob eine alte Unterlage noch verfügbar ist, hängt vom Anbieter, den geltenden Aufbewahrungsregeln und davon ab, ob die Unterlage übertragen oder vernichtet wurde. Wenn Sie eine alte Unterlage benötigen, wenden Sie sich an die Gesundheitsorganisation, die die Behandlung durchgeführt hat, und fragen Sie, ob die Unterlage noch aufbewahrt wird.

Kann ein Arzt meine medizinischen Unterlagen vernichten?

Ein Anbieter kann Unterlagen schließlich vernichten, wenn die geltende Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, aber der Prozess muss dem Gesetz und den Datenschutzbestimmungen entsprechen. HIPAA verlangt angemessene Schutzmaßnahmen für geschützte Gesundheitsinformationen während der Entsorgung.

Fazit

Wie lange bewahren Krankenhäuser also medizinische Unterlagen auf? Es gibt keine einzige Antwort für jedes Krankenhaus oder jeden Patienten.

Die HIPAA Privacy Rule legt keine universelle Aufbewahrungsfrist fest. Das Landesrecht bestimmt in der Regel, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, und zusätzliche bundesstaatliche Vorschriften können für bestimmte Unterlagen oder Arten von Behandlungen gelten.

Deshalb ist die Vorstellung, dass alle medizinischen Unterlagen nach 7 Jahren vernichtet werden, nicht korrekt. Manche Unterlagen lagern jahrzehntelang in Archiven.

Wenn Sie alte medizinische Unterlagen benötigen, gehen Sie nicht davon aus, dass sie weg sind. Kontaktieren Sie das Krankenhaus, die Arztpraxis oder das Gesundheitssystem, das Ihre Behandlung durchgeführt hat, und fragen Sie, ob die Unterlage noch verfügbar ist oder ob sie woandershin übertragen wurde. Wenn die Unterlage noch existiert, haben Sie in der Regel nach HIPAA wichtige Rechte, Zugang zu beantragen.

Und das Aufbewahren eigener Kopien wichtiger medizinischer Dokumente kann Ihnen später viel Ärger ersparen, insbesondere wenn Sie den Arzt oder das Gesundheitssystem wechseln.