Τα ιατρικά αρχεία των εργαζομένων δεν πρέπει να είναι προσβάσιμα σε όλους στην εταιρεία. Ακόμη και όταν ένας εργοδότης χρειάζεται νόμιμα ορισμένες πληροφορίες υγείας, η πρόσβαση θα πρέπει γενικά να περιορίζεται σε άτομα που έχουν συγκεκριμένο λόγο να τις λάβουν.
Οι κανόνες μπορεί να είναι συγκεχυμένοι επειδή οι νόμοι για την άδεια ιατρικών αρχείων HIPAA και οι νόμοι περί ιατρικού απορρήτου στον χώρο εργασίας δεν καλύπτουν ακριβώς τις ίδιες πληροφορίες. Το HIPAA προστατεύει ορισμένες ιατρικές πληροφορίες που κατέχονται από παρόχους υγειονομικής περίθαλψης και σχέδια υγείας, αλλά γενικά δεν ισχύει για τα αρχεία απασχόλησης που τηρούνται από έναν εργοδότη. Οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων μπορούν επίσης να προστατεύονται από νόμους όπως ο Νόμος περί Αμερικανών με Αναπηρίες (ADA), ο οποίος απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν τις ιατρικές πληροφορίες εμπιστευτικές και ξεχωριστές από τα συνηθισμένα αρχεία προσωπικού.
Αυτό σημαίνει ότι ο προϊστάμενός σας, οι συνάδελφοί σας, το προσωπικό του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού ή άλλοι εργαζόμενοι δεν έχουν αυτομάτως δικαίωμα να βλέπουν τη διάγνωσή σας, λεπτομέρειες θεραπείας ή πλήρη ιατρικά αρχεία απλώς επειδή εργάζεστε στην εταιρεία.
TL;DR: Βασικά Σημεία
- Οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων θα πρέπει γενικά να διατηρούνται εμπιστευτικές και ξεχωριστές από τα κανονικά αρχεία προσωπικού.
- Οι συνάδελφοι δεν πρέπει να έχουν πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία ενός εργαζομένου απλώς επειδή εργάζονται στην ίδια εταιρεία.
- Οι διευθυντές και οι επόπτες ενδέχεται να λαμβάνουν περιορισμένες ιατρικές πληροφορίες όταν είναι απαραίτητο για τη διαχείριση περιορισμών εργασίας ή εύλογων προσαρμογών.
- Το προσωπικό πρώτων βοηθειών και ασφαλείας ενδέχεται να χρειάζεται ορισμένες πληροφορίες κατά τη διάρκεια έκτακτης ανάγκης.
- Το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή το αρμόδιο προσωπικό ενδέχεται να χρειάζονται πρόσβαση κατά τη διαχείριση νόμιμων θεμάτων απασχόλησης, αλλά η πρόσβαση θα πρέπει να είναι περιορισμένη.
- Το HIPAA γενικά δεν ρυθμίζει τα αρχεία απασχόλησης που τηρούνται από έναν εργοδότη.
- Οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης γενικά δεν μπορούν να στείλουν ιατρικές πληροφορίες απευθείας σε έναν εργοδότη χωρίς την άδεια του εργαζομένου, εκτός εάν ένας άλλος ισχύων νόμος επιτρέπει ή απαιτεί την αποκάλυψη.
Έχετε ερωτήσεις σχετικά με την υγεία σας ή χρειάζεστε έναν κλινικό γιατρού να ελέγξει συμπτώματα; Δοκιμάστε τη δωρεάν αξιολόγηση συμπτωμάτων της August AI για να σκεφτείτε τα συμπτώματά σας και τα πιθανά επόμενα βήματα. Η προκαταρκτική αξιολόγηση από AI δεν αποτελεί διάγνωση. Εάν αντιμετωπίζετε ιατρική έκτακτη ανάγκη, καλέστε το 911 ή πηγαίνετε στο πλησιέστερο νοσοκομείο. Για ανησυχίες σχετικά με το ιατρικό απόρρητο στον χώρο εργασίας, επικοινωνήστε με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού του εργοδότη σας ή με έναν αρμόδιο νομικό επαγγελματία.
Ποιος Δεν Πρέπει να Έχει Πρόσβαση στα Ιατρικά Αρχεία Εργαζομένων;
Ο βασικός κανόνας είναι απλός: οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων πρέπει να είναι διαθέσιμες μόνο σε άτομα που έχουν νόμιμο λόγο να τις λάβουν.
Σύμφωνα με τον ADA, οι εργοδότες πρέπει να διατηρούν εμπιστευτικές τις ιατρικές πληροφορίες για τους υποψήφιους και τους εργαζομένους. Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν περιέχουν συγκεκριμένη διάγνωση. Η EEOC συνιστά επίσης τη διατήρηση των ιατρικών πληροφοριών σε ξεχωριστά ιατρικά αρχεία αντί για τα συνηθισμένα αρχεία προσωπικού.
Η ίδια αρχή ισχύει όταν οι πληροφορίες αποθηκεύονται ηλεκτρονικά. Η πρόσβαση στο σύστημα υπολογιστών μιας εταιρείας δεν σημαίνει αυτομάτως ότι ένας εργαζόμενος πρέπει να μπορεί να βλέπει ιατρικές πληροφορίες άλλου εργαζομένου.
Συνάδελφοι
Ένας συνάδελφος γενικά δεν χρειάζεται πρόσβαση σε ιατρικές πληροφορίες άλλου εργαζομένου.
Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μπορεί να λάβει ένα τροποποιημένο πρόγραμμα εργασίας ως εύλογη προσαρμογή. Οι συνάδελφοι μπορεί να γνωρίζουν ότι το πρόγραμμα έχει αλλάξει, αλλά γενικά δεν χρειάζεται να γνωρίζουν τον ιατρικό λόγο πίσω από αυτό.
Ένας διευθυντής μπορεί να εξηγήσει ότι έχει εγκριθεί μια ρύθμιση στον χώρο εργασίας χωρίς να αποκαλύψει τη διάγνωση του εργαζομένου ή άλλες εμπιστευτικές ιατρικές λεπτομέρειες.
Εργαζόμενοι σε άσχετα τμήματα
Κάποιος που εργάζεται στην μισθοδοσία, λογιστική, πωλήσεις, μάρκετινγκ, πληροφορική ή άλλο τμήμα δεν έχει αυτομάτως δικαίωμα να περιηγείται σε ιατρικές πληροφορίες εργαζομένου.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν οι ιατρικές πληροφορίες αποθηκεύονται ηλεκτρονικά. Η πρόσβαση πρέπει να περιορίζεται σε άτομα που έχουν νόμιμο λόγο να χρησιμοποιούν τις πληροφορίες.
Η ικανότητα ενός εργαζομένου να έχει πρόσβαση σε ένα εταιρικό σύστημα δεν δημιουργεί, από μόνη της, νόμιμο λόγο για να δει ιατρικά αρχεία άλλου εργαζομένου.
Διευθυντές που δεν χρειάζονται τις πληροφορίες
Οι διευθυντές μπορούν μερικές φορές να λαμβάνουν περιορισμένες ιατρικές πληροφορίες, αλλά δεν πρέπει να λαμβάνουν αυτομάτως το πλήρες ιατρικό αρχείο ενός εργαζομένου.
Για παράδειγμα, ένας επόπτης μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζει ότι ένας εργαζόμενος έχει περιορισμό στην ανύψωση βάρους ή απαιτεί μια συγκεκριμένη προσαρμογή στον χώρο εργασίας. Ο επόπτης γενικά δεν χρειάζεται ολόκληρο το ιατρικό ιστορικό του εργαζομένου για να εφαρμόσει αυτόν τον περιορισμό.
Άλλοι εργαζόμενοι
Ένας εργοδότης δεν πρέπει να διαθέτει ιατρικές πληροφορίες ενός εργαζομένου απλώς επειδή άλλος εργαζόμενος είναι περίεργος, εργάζεται στενά με αυτό το άτομο ή θέλει να καταλάβει γιατί ο εργαζόμενος απουσιάζει.
Οι ιατρικές πληροφορίες μπορούν να παραμείνουν εμπιστευτικές ακόμη και όταν ένας εργαζόμενος έχει συζητήσει εθελοντικά κάποιες πληροφορίες υγείας στην εργασία.
Ποιος Μπορεί να Χρειάζεται Περιορισμένη Πρόσβαση στις Ιατρικές Πληροφορίες Εργαζομένων;
Το απόρρητο δεν σημαίνει ότι κανείς στον οργανισμό δεν μπορεί ποτέ να δει ιατρικές πληροφορίες.
Ορισμένοι εργαζόμενοι ενδέχεται να χρειάζονται περιορισμένη πρόσβαση για να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους ή να τηρήσουν νομικές υποχρεώσεις.
Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού ή αρμόδιο προσωπικό
Το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού ενδέχεται να χρειάζεται πρόσβαση σε ιατρική τεκμηρίωση κατά τη διαχείριση αιτημάτων εύλογης προσαρμογής, ιατρικής άδειας ή άλλων νόμιμων θεμάτων απασχόλησης.
Αυτό δεν σημαίνει ότι το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να έχει ανεξέλεγκτη πρόσβαση σε ολόκληρο το ιατρικό ιστορικό ενός εργαζομένου. Οι πληροφορίες πρέπει να διαχειρίζονται εμπιστευτικά και να έχουν πρόσβαση μόνο όταν είναι απαραίτητο για τον σχετικό σκοπό απασχόλησης.
Επόπτες και διευθυντές
Ένας επόπτης μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζει σχετικά με περιορισμούς εργασίας ή μια εγκεκριμένη προσαρμογή.
Για παράδειγμα, εάν ένας εργαζόμενος δεν μπορεί να σηκώσει αντικείμενα άνω ενός συγκεκριμένου βάρους, ο διευθυντής μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζει τον περιορισμό, ώστε να ανατεθούν κατάλληλα οι εργασίες. Ο διευθυντής δεν χρειάζεται απαραίτητα να γνωρίζει τη διάγνωση του εργαζομένου, το ιστορικό θεραπείας ή άλλες άσχετες πληροφορίες υγείας.
Προσωπικό πρώτων βοηθειών και ασφαλείας
Οι ιατρικές πληροφορίες ενδέχεται μερικές φορές να χρειαστεί να κοινοποιηθούν σε άτομα που είναι υπεύθυνα για την παροχή επείγουσας θεραπείας ή βοήθειας.
Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστούν σχετικές πληροφορίες εάν ένας εργαζόμενος έχει μια ιατρική κατάσταση που θα μπορούσε να απαιτεί επείγουσα φροντίδα στην εργασία.
Ακόμη και σε αυτές τις περιπτώσεις, οι πληροφορίες που κοινοποιούνται πρέπει να περιορίζονται σε ό,τι σχετίζεται με το επείγον ή το θέμα ασφαλείας.
Άτομα που διαχειρίζονται θέματα εργατικής αποζημίωσης ή ασφάλισης
Οι ιατρικές πληροφορίες ενδέχεται επίσης να χρειαστεί να αποκαλυφθούν για σκοπούς εργατικής αποζημίωσης ή ασφάλισης όταν αυτό επιτρέπεται ή απαιτείται από τον ισχύοντα νόμο.
Το σημαντικό σημείο είναι ότι αυτές οι καταστάσεις δεν δημιουργούν ανεξέλεγκτη πρόσβαση σε ολόκληρο το ιατρικό αρχείο ενός εργαζομένου.
Ισχύει το HIPAA για τα Ιατρικά Αρχεία Εργαζομένων;
Εδώ μπερδεύονται πολλοί άνθρωποι.
Το HIPAA ισχύει γενικά για τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας που κατέχονται από καλυπτόμενους παρόχους υγειονομικής περίθαλψης, σχέδια υγείας και ορισμένες άλλες καλυπτόμενες οντότητες. Γενικά δεν προστατεύει τα αρχεία απασχόλησης που τηρούνται από έναν εργοδότη, ακόμη και όταν αυτά τα αρχεία περιέχουν πληροφορίες σχετικές με την υγεία.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δίνετε στον εργοδότη σας ένα ιατρικό σημείωμα που υποστηρίζει ένα αίτημα άδειας. Το αντίγραφο του εργοδότη γίνεται μέρος του αρχείου απασχόλησης. Το HIPAA γενικά δεν ρυθμίζει αυτό το αρχείο που κατέχεται από τον εργοδότη με τον ίδιο τρόπο που ρυθμίζει το ιατρικό αρχείο ενός καλυπτόμενου παρόχου υγειονομικής περίθαλψης.
Άλλοι νόμοι μπορούν ακόμη να προστατεύουν αυτές τις πληροφορίες. Συγκεκριμένα, ο ADA απαιτεί από τους εργοδότες να διατηρούν εμπιστευτικές τις ιατρικές πληροφορίες που λαμβάνουν για τους υποψήφιους και τους εργαζομένους.
Για περισσότερα σχετικά με τα γενικά δικαιώματα στα ιατρικά αρχεία, δείτε τον οδηγό μας για τα ιατρικά αρχεία: τι περιέχουν, ποιος τα κατέχει νόμιμα και πώς να λάβετε το αντίγραφό σας.
Αυτή η διάκριση έχει σημασία όταν εξετάζουμε τους νόμους για την άδεια ιατρικών αρχείων HIPAA. Το HIPAA δεν σημαίνει ότι κάθε ιατρικό έγγραφο που κατέχει ένας εργοδότης είναι αυτομάτως ένα ιατρικό αρχείο που προστατεύεται από το HIPAA.
Για το ευρύτερο πλαίσιο του HIPAA, δείτε το HHS HIPAA για άτομα.
Μπορεί ένας Εργοδότης να Λάβει Ιατρικά Αρχεία Απευθείας από τον Γιατρό σας;
Γενικά, ο πάροχος υγειονομικής περίθαλψης δεν μπορεί απλώς να στείλει τα ιατρικά σας αρχεία στον εργοδότη σας επειδή ο εργοδότης τα ζητά.
Όταν ένας εργοδότης ζητά ιατρικές πληροφορίες απευθείας από έναν πάροχο υγειονομικής περίθαλψης, ο πάροχος γενικά δεν μπορεί να τις αποκαλύψει χωρίς την άδεια του ατόμου, εκτός εάν ένας άλλος ισχύων νόμος επιτρέπει ή απαιτεί την αποκάλυψη.
Υπάρχουν περιορισμένες εξαιρέσεις. Ορισμένες καταστάσεις μπορεί να περιλαμβάνουν ιατρική παρακολούθηση στον χώρο εργασίας, εργατική ασθένεια ή τραυματισμό, ή απαιτήσεις επαγγελματικής ασφάλειας.
Οι συγκεκριμένες περιστάσεις έχουν σημασία. Ένα αίτημα ιατρικών πληροφοριών από έναν εργοδότη δεν σημαίνει αυτομάτως ότι ένας πάροχος υγειονομικής περίθαλψης μπορεί να αποκαλύψει ολόκληρο το ιατρικό αρχείο ενός εργαζομένου.
Εάν χρειάζεται να ζητήσετε επίσημα τα δικά σας αρχεία, δείτε τον οδηγό μας για τα πρότυπα αιτήσεων ιατρικών αρχείων και πώς να τα χρησιμοποιήσετε.
Τι γίνεται με τα Ηλεκτρονικά Ιατρικά Αρχεία HIPAA;
Η ίδια βασική διάκριση ισχύει και για τις ιατρικές πληροφορίες που αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.
Τα ηλεκτρονικά ιατρικά αρχεία HIPAA μπορούν να προστατεύονται από το HIPAA όταν τηρούνται από έναν καλυπτόμενο πάροχο υγειονομικής περίθαλψης ή σχέδιο υγείας. Ωστόσο, τα ηλεκτρονικά αρχεία απασχόλησης που κατέχονται από έναν εργοδότη γενικά δεν καλύπτονται από το HIPAA απλώς επειδή περιέχουν πληροφορίες υγείας.
Για τους εργοδότες, ο ADA εξακολουθεί να απαιτεί οι ιατρικές πληροφορίες να διατηρούνται εμπιστευτικές και ξεχωριστές από τα συνηθισμένα αρχεία προσωπικού. Η ηλεκτρονική αποθήκευση δεν καταργεί αυτήν την απαίτηση εμπιστευτικότητας.
Στην πράξη, ένας εργοδότης δεν πρέπει να αντιμετωπίζει μια κοινή ηλεκτρονική βάση δεδομένων εργαζομένων ως λόγο για ανεξέλεγκτη πρόσβαση σε ιατρικές πληροφορίες.
Για περισσότερα σχετικά με την πρόσβαση στα δικά σας αρχεία ψηφιακά, δείτε τον οδηγό μας για το πώς να βλέπετε τα ιατρικά σας αρχεία online δωρεάν.
Τι Πληροφορίες Χρειάζεται Πραγματικά ένας Διευθυντής;
Μια χρήσιμη διάκριση είναι μεταξύ ιατρικών πληροφοριών και πληροφοριών σχετικών με την εργασία.
Ένας διευθυντής μπορεί να χρειαστεί να γνωρίζει:
- Ότι ένας εργαζόμενος έχει εγκεκριμένο περιορισμό εργασίας
- Ποιον περιορισμό εργασίας πρέπει να τηρηθεί
- Ποια προσαρμογή έχει εγκριθεί
- Πότε ισχύει μια προσαρμογή ή περιορισμός
Ο διευθυντής γενικά δεν χρειάζεται να γνωρίζει:
- Ολόκληρο το ιατρικό ιστορικό του εργαζομένου
- Άσχετες διαγνώσεις
- Λεπτομερείς πληροφορίες θεραπείας
- Ιστορικό φαρμακευτικής αγωγής που δεν σχετίζεται με το θέμα του χώρου εργασίας
- Ιδιωτικές πληροφορίες για άλλες ιατρικές καταστάσεις
Στόχος είναι να δοθεί στον διευθυντή αρκετές πληροφορίες για να διαχειριστεί το θέμα του χώρου εργασίας χωρίς να αποκαλύψει περιττά εμπιστευτικές ιατρικές λεπτομέρειες.
Τι γίνεται αν πιστεύετε ότι οι ιατρικές σας πληροφορίες κοινοποιήθηκαν ακατάλληλα;
Ξεκινήστε τεκμηριώνοντας τι συνέβη.
Σημειώστε τι πληροφορίες αποκαλύφθηκαν, ποιος τις έλαβε, πότε έγινε η αποκάλυψη και πώς μάθατε γι' αυτό. Κρατήστε αντίγραφα σχετικών email, μηνυμάτων ή άλλης τεκμηρίωσης.
Στη συνέχεια, μπορείτε να ρωτήσετε το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού του εργοδότη σας ή τον αρμόδιο υπεύθυνο απορρήτου για το πώς αποθηκεύονται οι ιατρικές πληροφορίες και ποιος έχει πρόσβαση σε αυτές.
Εάν η ανησυχία αφορά έναν πάροχο υγειονομικής περίθαλψης ή ένα σχέδιο υγείας και πιστεύετε ότι προστατευμένες πληροφορίες υγείας αποκαλύφθηκαν ακατάλληλα, το HIPAA μπορεί να είναι σχετικό. Για ανησυχίες σχετικά με την εμπιστευτικότητα στον χώρο εργασίας, ενδέχεται να ισχύουν επίσης ο ADA και άλλοι νόμοι περί απασχόλησης.
Η αρμόδια υπηρεσία ή η νομική διαδικασία εξαρτάται από τις περιστάσεις, επομένως οι συγκεκριμένες λεπτομέρειες της αποκάλυψης έχουν σημασία.
Συχνές Ερωτήσεις
Μπορούν οι συνάδελφοί μου να βλέπουν τα ιατρικά μου αρχεία;
Γενικά, οι συνάδελφοι δεν πρέπει να έχουν πρόσβαση στις εμπιστευτικές ιατρικές σας πληροφορίες απλώς επειδή εργάζονται για τον ίδιο εργοδότη. Οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων θα πρέπει γενικά να διατηρούνται εμπιστευτικές.
Μπορεί ο διευθυντής μου να βλέπει τη διάγνωσή μου;
Όχι απαραίτητα. Ένας διευθυντής μπορεί να χρειάζεται πληροφορίες σχετικά με περιορισμούς εργασίας ή εύλογη προσαρμογή, αλλά αυτό δεν δίνει αυτομάτως στον διευθυντή πρόσβαση στη διάγνωσή σας ή στο πλήρες ιατρικό σας ιστορικό.
Προστατεύει το HIPAA τα ιατρικά αρχεία στην εργασία;
Εξαρτάται από ποια αρχεία εννοείτε.
Το HIPAA γενικά δεν ισχύει για τα αρχεία απασχόλησης που τηρούνται από έναν εργοδότη. Οι ιατρικές πληροφορίες που κατέχονται από έναν καλυπτόμενο πάροχο υγειονομικής περίθαλψης ή σχέδιο υγείας μπορεί να προστατεύονται από το HIPAA. Οι ιατρικές πληροφορίες που κατέχονται από τον εργοδότη μπορούν ακόμη να προστατεύονται από άλλους νόμους, συμπεριλαμβανομένου του ADA.
Μπορεί ο εργοδότης μου να καλέσει τον γιατρό μου για τα ιατρικά μου αρχεία;
Ένας πάροχος υγειονομικής περίθαλψης γενικά δεν μπορεί να δώσει στον εργοδότη σας τις ιατρικές σας πληροφορίες χωρίς την άδειά σας, εκτός εάν ένας άλλος ισχύων νόμος επιτρέπει ή απαιτεί την αποκάλυψη.
Ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στις ιατρικές πληροφορίες εργαζομένων;
Ανάλογα με τις περιστάσεις, αρμόδιο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού, επόπτες ή διευθυντές που χρειάζονται πληροφορίες για προσαρμογές ή περιορισμούς εργασίας, προσωπικό πρώτων βοηθειών και ασφαλείας, και άτομα που διαχειρίζονται θέματα εργατικής αποζημίωσης ή ασφάλισης μπορεί να έχουν πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες.
Η πρόσβαση πρέπει να περιορίζεται σε ό,τι επιτρέπεται και είναι απαραίτητο για τον συγκεκριμένο σκοπό.
Πρέπει τα ιατρικά αρχεία εργαζομένων να φυλάσσονται μαζί με τα αρχεία προσωπικού;
Όχι. Οι ιατρικές πληροφορίες θα πρέπει γενικά να φυλάσσονται ξεχωριστά από τα συνηθισμένα αρχεία προσωπικού και να αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικές. Οι ηλεκτρονικές ιατρικές πληροφορίες πρέπει να λαμβάνουν παρόμοια προστασία.
Τι γίνεται αν ο εργοδότης μου μοιράστηκε τη διάγνωσή μου με συναδέλφους;
Τεκμηριώστε τι συνέβη και εξετάστε το ενδεχόμενο να θέσετε το ζήτημα στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή στον αρμόδιο υπεύθυνο απορρήτου ή συμμόρφωσης.
Το αν μια αποκάλυψη παραβίασε το νόμο εξαρτάται από το ποιες πληροφορίες κοινοποιήθηκαν, ποιος τις έλαβε, γιατί κοινοποιήθηκαν και ποιοι νόμοι ισχύουν.
Το Συμπέρασμα
Οι ιατρικές πληροφορίες των εργαζομένων δεν είναι κάτι στο οποίο όλοι στην εταιρεία πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση. Οι συνάδελφοι και οι εργαζόμενοι χωρίς νόμιμο λόγο σχετικό με την εργασία δεν πρέπει να έχουν ανεξέλεγκτη πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία άλλου εργαζομένου.
Ορισμένα άτομα, όπως αρμόδιο προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού, επόπτες, προσωπικό πρώτων βοηθειών ή προσωπικό εργατικής αποζημίωσης, ενδέχεται να έχουν πρόσβαση σε περιορισμένες πληροφορίες όταν ισχύει συγκεκριμένη εξαίρεση ή νόμιμος σκοπός απασχόλησης.
Η βασική διάκριση κατά την εξέταση των νόμων για την άδεια ιατρικών αρχείων HIPAA είναι ότι το HIPAA διέπει γενικά τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας που κατέχονται από καλυπτόμενους παρόχους υγειονομικής περίθαλψης και σχέδια υγείας. Οι ιατρικές πληροφορίες εργαζομένων που τηρούνται από έναν εργοδότη διέπονται γενικά από τους νόμους περί απορρήτου στον χώρο εργασίας και τους νόμους περί απασχόλησης παρά μόνο από το HIPAA.
Η ηλεκτρονική αποθήκευση δεν αλλάζει αυτήν τη βασική αρχή. Τα ηλεκτρονικά ιατρικά αρχεία HIPAA που κατέχονται από καλυπτόμενους οργανισμούς υγειονομικής περίθαλψης μπορούν να εμπίπτουν στο HIPAA, ενώ τα ηλεκτρονικά αρχεία απασχόλησης που κατέχονται από έναν εργοδότη γενικά δεν γίνονται προστατευόμενα από το HIPAA απλώς επειδή περιέχουν ιατρικές πληροφορίες.
