Töötajate terviseandmed ei tohiks olla ettevõtte kõigile kättesaadavad. Isegi kui tööandjal on mõistlikult vaja mingit tervisealast teavet, peaks juurdepääs üldjuhul piirduma inimestega, kellel on selle saamiseks konkreetne põhjus.
Reeglid võivad olla segased, kuna HIPAA terviseandmete väljastamise seadused ja töökoha terviseandmete privaatsusseadused ei kata täpselt sama teavet. HIPAA kaitseb teatud tervishoiuteenuse osutajate ja terviseplaanide valduses olevat meditsiinilist teavet, kuid see ei kehti üldjuhul tööandja hallatavate tööandmete kohta. Töötajate terviseandmeid võivad kaitsta ka seadused, nagu Ameerika Ühendriikide puuetega inimeste seadus (ADA), mis nõuab tööandjatelt tervisealase teabe konfidentsiaalsust ja eraldamist tavalistest personalitoimingutest.
See tähendab, et teie juhil, töökaaslastel, personaliosakonna töötajatel ega teistel töötajatel ei ole automaatselt õigust näha teie diagnoosi, ravi üksikasju ega täielikke terviseandmeid lihtsalt seetõttu, et te töötate ettevõttes.
TL;DR: Peamised järeldused
- Töötajate tervisealane teave peaks üldjuhul olema konfidentsiaalne ja eraldatud tavalistest personalifailidest.
- Töökaaslastel ei tohiks olla juurdepääsu töötaja terviseandmetele lihtsalt seetõttu, et nad töötavad samas ettevõttes.
- Juhid ja ülevaatajad võivad saada piiratud tervisealast teavet, kui see on vajalik tööpiirangute või mõistlike kohanduste haldamiseks.
- Esmaabi- ja ohutustöötajatel võib hädaolukorras teatud teavet vaja minna.
- Personaliosakonnal või määratud töötajatel võib olla vaja juurdepääsu, kui nad tegelevad tööalaste õiguspäraste küsimustega, kuid juurdepääs peaks olema piiratud.
- HIPAA üldjuhul ei reguleeri tööandja hallatavaid tööandmeid.
- Tervishoiuteenuse osutajad ei saa üldjuhul ilma töötaja loata saata meditsiinilist teavet otse tööandjale, välja arvatud juhul, kui mõni muu kohaldatav seadus lubab või nõuab selle avalikustamist.
Kas teil on küsimusi oma tervise kohta või vajate arsti, kes hindaks sümptomeid? Proovige August AI tasuta sümptomite hindamist, et aidata oma sümptomeid ja võimalikke järgmisi samme läbi mõelda. AI triaaž ei ole diagnoos. Kui teil on meditsiiniline hädaolukord, helistage 911 või pöörduge lähimasse EMO-sse. Töökoha terviseandmete privaatsusmurede korral võtke ühendust tööandja personaliosakonna või sobiva õigusala spetsialistiga.
Kellel ei tohiks olla juurdepääsu töötajate terviseandmetele?
Põhireegel on lihtne: töötajate tervisealane teave peaks olema kättesaadav ainult inimestele, kellel on selle saamiseks õiguspärane põhjus.
ADA kohaselt peavad tööandjad hoidma taotlejate ja töötajate kohta käivat tervisealast teavet konfidentsiaalsena. See hõlmab teavet, mis ei sisalda konkreetset diagnoosi. EEOC soovitab samuti hoida tervisealast teavet eraldi meditsiinifailides, mitte tavalistes personalifailides.
Sama põhimõte kehtib ka elektrooniliselt säilitatava teabe kohta. Juurdepääs ettevõtte arvutisüsteemile ei tähenda automaatselt, et töötajal peaks olema võimalik vaadata teise töötaja tervisealast teavet.
Töökaaslased
Töökaaslasel üldjuhul ei ole vaja juurdepääsu teise töötaja tervisealasele teabele.
Näiteks võib töötaja saada mõistliku kohanduse raames muudetud töögraafiku. Töökaaslased võivad teada, et graafik on muutunud, kuid nad üldjuhul ei pea teadma selle meditsiinilist põhjust.
Juht saab selgitada, et töökoha korraldus on heaks kiidetud, ilma et see avaldaks töötaja diagnoosi või muid konfidentsiaalseid meditsiinilisi üksikasju.
Teistes osakondades töötavad töötajad
Palkade, raamatupidamise, müügi, turunduse, IT või mõne muu osakonna töötajal ei ole automaatselt õigust sirvida töötaja tervisealast teavet.
See on eriti oluline, kui tervisealane teave on elektrooniliselt säilitatud. Juurdepääs peaks olema piiratud inimestega, kellel on teabe kasutamiseks õiguspärane põhjus.
Töötaja võimalus juurde pääseda ettevõtte süsteemile ei loe iseenesest õiguspärast põhjust teise töötaja terviseandmete vaatamiseks.
Juhid, kes ei vaja teavet
Juhid võivad mõnikord saada piiratud tervisealast teavet, kuid neil ei tohiks automaatselt olla juurdepääsu töötaja täielikule terviseandmete kogule.
Näiteks võib ülevaatajal olla vaja teada, et töötajal on tõstmispiirang või vajab teatud töökoha kohandust. Ülevaatajal üldjuhul ei ole vaja töötaja kogu meditsiinilist ajalugu, et seda piirangut rakendada.
Teised töötajad
Tööandja ei tohiks töötaja tervisealast teavet avaldada lihtsalt seetõttu, et teine töötaja on uudishimulik, töötab selle isikuga tihedalt või soovib mõista, miks töötaja puudub.
Tervisealane teave võib jääda konfidentsiaalseks isegi siis, kui töötaja on tööl vabatahtlikult mõnest terviseaspektist rääkinud.
Kes võib vajada piiratud juurdepääsu töötaja terviseandmetele?
Konfidentsiaalsus ei tähenda, et keegi organisatsioonis ei saa kunagi terviseandmeid näha.
Mõned töötajad võivad vajada piiratud juurdepääsu oma tööülesannete täitmiseks või õiguslike kohustuste täitmiseks.
Personaliosakond või määratud töötajad
Personaliosakonna töötajatel võib olla vaja juurdepääsu terviseandmetele, kui nad tegelevad mõistlike kohandamispalvetega, meditsiinilise puhkusega või muude õiguspäraste tööalaste küsimustega.
See ei tähenda, et personaliosakonnal peaks olema piiramatu juurdepääs töötaja kogu terviseajaloole. Teavet tuleks käsitleda konfidentsiaalselt ja sellele juurde pääseda ainult siis, kui see on vajalik vastava tööalase eesmärgi jaoks.
Ülevaatajad ja juhid
Ülevaatajal võib olla vaja teada tööpiirangutest või heakskiidetud kohandamisest.
Näiteks, kui töötaja ei saa esemeid tõsta üle teatud kaalu, võib juhil olla vaja teada piirangust, et tööd saaks vastavalt jagada. Juhil ei ole tingimata vaja teada töötaja diagnoosi, ravi ajalugu või muud mitteseotud tervisealast teavet.
Esmaabi- ja ohutustöötajad
Tervisealane teave võib mõnikord vajada jagamist inimestega, kes vastutavad erakorralise ravi või abi osutamise eest.
Näiteks võib olla vajalik asjakohane teave, kui töötajal on meditsiiniline seisund, mis võib tööl vajada erakorralist abi.
Isegi nendes olukordades peaks jagatav teave piirduma sellega, mis on asjakohane hädaolukorra või ohutusküsimusega.
Töövigastuse hüvitamise või kindlustuse asju käsitlevad isikud
Tervisealane teave võib vajada avalikustamist töövigastuse hüvitamise või kindlustuse eesmärgil, kui kohaldatav seadus seda lubab või nõuab.
Oluline on see, et need olukorrad ei loo piiramatut juurdepääsu töötaja kogu terviseandmete kogule.
Kas HIPAA kehtib töötajate terviseandmetele?
Siin läheb paljudel asi segaseks.
HIPAA kehtib üldjuhul kaitstud tervisealase teabe kohta, mida valdavad kaetud tervishoiuteenuse osutajad, terviseplaanid ja teatud muud kaetud üksused. See ei kaitse üldjuhul tööandja hallatavaid tööandmeid, isegi kui need andmed sisaldavad tervisealast teavet.
Näiteks oletagem, et annate oma tööandjale puhkuse toetamiseks arstitõendi. Tööandja koopia muutub tööandme osaks. HIPAA üldjuhul ei reguleeri seda tööandja valduses olevat andmekogumit samamoodi, nagu ta reguleerib kaetud tervishoiuteenuse osutaja terviseandmete kogumit.
Muud seadused võivad seda teavet siiski kaitsta. Eelkõige nõuab ADA tööandjatelt konfidentsiaalsuse säilitamist tervisealase teabe kohta, mida nad taotlejatelt ja töötajatelt saavad.
Üldiste terviseandmete õiguste kohta lugege meie juhendist terviseandmed: mis sisaldub, kellele see juriidiliselt kuulub ja kuidas oma koopiat saada.
See eristus on oluline, kui vaatame HIPAA terviseandmete väljastamise seadusi. HIPAA ei tähenda, et iga tööandja valduses olev meditsiiniline dokument oleks automaatselt HIPAA-ga kaitstud terviseandmete kogum.
Laiema HIPAA raamistiku kohta vaadake HHS HIPAA üksikisikutele.
Kas tööandja võib saada terviseandmeid otse teie arstilt?
Üldjuhul ei saa teie tervishoiuteenuse osutaja lihtsalt teie terviseandmeid teie tööandjale saata, kuna tööandja neid küsib.
Kui tööandja küsib tervishoiuteenuse osutajalt otse tervisealast teavet, ei saa teenuse osutaja seda üldjuhul ilma isiku loata avaldada, välja arvatud juhul, kui mõni muu kohaldatav seadus lubab või nõuab avalikustamist.
On piiratud erandeid. Teatud olukorrad võivad hõlmata töökoha meditsiinilist järelevalvet, tööalast haigust või vigastust või kutseohutuse nõudeid.
Konkreetsed olukorrad on olulised. Tööandja tervisealase teabe taotlemine ei tähenda automaatselt, et tervishoiuteenuse osutaja võib avaldada töötaja kogu terviseandmete kogumi.
Kui teil on vaja oma andmeid ametlikult taotleda, vaadake meie juhendit terviseandmete taotlusvormide mallid ja kuidas neid kasutada.
Aga HIPAA elektroonilised terviseandmed?
Sama põhieristus kehtib ka elektrooniliselt säilitatava tervisealase teabe kohta.
HIPAA elektroonilised terviseandmed võivad olla HIPAA kaitstud, kui neid haldab kaetud tervishoiuteenuse osutaja või terviseplaan. Kuid tööandja hallatavaid elektroonilisi tööandmeid HIPAA üldjuhul ei kata lihtsalt seetõttu, et need sisaldavad tervisealast teavet.
Tööandjate jaoks nõuab ADA endiselt, et tervisealast teavet hoitakse konfidentsiaalsena ja eraldi tavalistest personalifailidest. Elektrooniline salvestamine ei kõrvalda seda konfidentsiaalsuse nõuet.
Praktilises mõttes ei tohiks tööandja käsitleda jagatud elektroonilist töötajate andmebaasi põhjusena piiramatu juurdepääsu saamiseks tervisealasele teabele.
Lisateavet oma andmete digitaalselt vaatamise kohta leiate meie juhendist kuidas vaadata oma terviseandmeid veebis tasuta.
Millist teavet juht tegelikult vajab?
Kasulik eristus on tervisealase teabe ja tööalase teabe vahel.
Juhil võib olla vaja teada:
- Et töötajal on heaks kiidetud tööpiirang
- Millist töökoha piirangut tuleb järgida
- Milline kohandamine on heaks kiidetud
- Millal kohandamine või piirang kehtib
Juhil üldjuhul ei ole vaja teada:
- Töötaja täielikku meditsiinilist ajalugu
- Mitteseotud diagnoose
- Üksikasjalikku raviinfot
- Ravimite ajalugu, mis ei ole seotud töökoha probleemiga
- Erateavet teiste meditsiiniliste seisundite kohta
Eesmärk on anda juhile piisavalt teavet, et hallata töökoha probleemi, ilma et avaldatakse tarbetult konfidentsiaalseid meditsiinilisi üksikasju.
Mis siis, kui arvate, et teie tervisealast teavet jagati valesti?
Alustage sellest, et dokumenteerite, mis juhtus.
Kirjutage üles, milline teave avalikustati, kes selle sai, millal avalikustamine toimus ja kuidas te sellest teada saite. Säilitage koopiad asjakohastest e-kirjadest, sõnumitest või muudest dokumentidest.
Seejärel saate oma tööandja personaliosakonnalt või määratud privaatsuskontaktilt küsida, kuidas tervisealast teavet säilitatakse ja kes sellele juurdepääsu omab.
Kui mure puudutab tervishoiuteenuse osutajat või terviseplaani ja te usute, et kaitstud tervisealast teavet avalikustati valesti, võib HIPAA olla asjakohane. Töökoha konfidentsiaalsusmurede korral võivad kehtida ka ADA ja muud tööõigusaktid.
Sobiv amet või õigusmenetlus sõltub asjaoludest, seega on avalikustamise täpsed üksikasjad olulised.
Korduma kippuvad küsimused
Kas minu töökaaslased näevad minu terviseandmeid?
Üldjuhul ei tohiks töökaaslastel olla juurdepääsu teie konfidentsiaalsele tervisealasele teabele lihtsalt seetõttu, et nad töötavad sama tööandja heaks. Töötajate tervisealane teave peaks üldjuhul olema konfidentsiaalne.
Kas minu juht võib näha minu diagnoosi?
Mitte tingimata. Juhil võib vaja minna teavet tööpiirangute või mõistliku kohandamise kohta, kuid see ei anna juhile automaatselt juurdepääsu teie diagnoosile või täielikule terviseajaloole.
Kas HIPAA kaitseb terviseandmeid tööl?
See sõltub sellest, millistest andmetest te räägite.
HIPAA üldjuhul ei kehti tööandja hallatavate tööandmete kohta. Tervishoiuteenuse osutaja või terviseplaani valduses olev tervisealane teave võib olla HIPAA kaitstud. Tööandja valduses olev tervisealane teave võib siiski olla kaitstud muude seadustega, sealhulgas ADA-ga.
Kas minu tööandja võib helistada minu arstile minu terviseandmete saamiseks?
Tervishoiuteenuse osutaja ei saa üldjuhul teie terviseandmeid teie tööandjale teie loata anda, välja arvatud juhul, kui mõni muu kohaldatav seadus lubab või nõuab avalikustamist.
Kes võib töötaja terviseandmetele juurde pääseda?
Sõltuvalt asjaoludest võivad juurdepääsu asjakohasele teabele omada määratud personalitöötajad, ülevaatajad või juhid, kes vajavad teavet kohandamise või tööpiirangute jaoks, esmaabi- ja ohutustöötajad ning töövigastuse hüvitamise või kindlustuse küsimusi käsitlevad isikud.
Juurdepääs peaks piirduma sellega, mis on lubatud ja vajalik konkreetse eesmärgi jaoks.
Kas töötajate terviseandmeid peaks hoidma koos personalifailidega?
Ei. Tervisealane teave peaks üldjuhul olema eraldatud tavalistest personalifailidest ja seda tuleks käsitleda konfidentsiaalselt. Elektroonilisele tervisealasele teabele tuleks tagada sarnased kaitsemeetmed.
Mis siis, kui minu tööandja jagas minu diagnoosi töökaaslastega?
Dokumenteerige, mis juhtus, ja kaaluge küsimuse tõstatamist personaliosakonna või vastava privaatsus- või vastavuskontaktiga.
See, kas avalikustamine rikkus seadust, sõltub sellest, millist teavet jagati, kes selle sai, miks seda jagati ja millised seadused kehtivad.
Kokkuvõtteks
Töötajate tervisealane teave ei ole midagi, millele kõigil ettevõttes peaks olema juurdepääs. Töökaaslastel ja töötajatel, kellel puudub õiguspärane tööalane põhjus, ei tohiks olla piiramatut juurdepääsu teise töötaja terviseandmetele.
Teatud inimestel, nagu määratud personalitöötajatel, ülevaatajatel, esmaabi personalil või töövigastuse hüvitamise personalil, võib olla juurdepääs piiratud teabele, kui kehtib konkreetne erand või õiguspärane tööalane eesmärk.
Peamine eristus HIPAA terviseandmete väljastamise seaduste kaalumisel on see, et HIPAA reguleerib üldjuhul kaetud tervishoiuteenuse osutajate ja terviseplaanide valduses olevat kaitstud tervisealast teavet. Tööandja hallatavat töötajate tervisealast teavet reguleerivad üldjuhul töökoha privaatsus- ja tööõigusaktid, mitte ainult HIPAA.
Elektrooniline salvestamine ei muuda seda põhimõtet. HIPAA elektroonilised terviseandmed, mida haldavad kaetud tervishoiuorganisatsioonid, võivad kuuluda HIPAA alla, samas kui tööandja hallatavad elektroonilised tööandmed ei muutu HIPAA-ga kaitstuks lihtsalt seetõttu, et need sisaldavad tervisealast teavet.
