Kui kogute meditsiinilisi dokumente puude korral, sõltuvad vajalikud dokumendid osaliselt teie esitatava taotluse tüübist. SSDI või SSI taotlus võib hõlmata meditsiinilisi tõendeid teie seisundi kohta ja selle mõju teie töövõimele, samas kui era-, töövigastus- või veteranipuuuduse taotlustel võivad olla erinevad dokumentatsiooninõuded.

Eesmärk ei ole lihtsalt koguda võimalikult palju meditsiinilisi dokumente. Soovite dokumente, mis tõendavad teie seisundit, ravi ajalugu, sümptomeid ja seda, kuidas seisund teie funktsioneerimisvõimet mõjutab. See võib tähendada dokumentide tellimist mitmelt arstilt, spetsialistilt, haiglalt, terapeudilt, testimiskeskuselt või muult tervishoiuteenuse osutajalt.

Kui teate, millistel teenuseosutajatel on asjakohane teave, saate dokumente tellida, saadud materjali üle vaadata ja jälgida kõike, mis puudu on.

TL;DR: Peamised järeldused

  • Meditsiinilised dokumendid võivad tõendada teie diagnoosi, ravi, sümptomeid, teste ja funktsionaalseid piiranguid.
  • Vajalikud dokumendid võivad varieeruda sõltuvalt sellest, kas esitate SSDI, SSI, era-, töövigastus-, veteranipuuuduse või muu taotluse.
  • Meditsiiniliste dokumentide tellimuse saab tavaliselt teha otse teenuseosutajale, haiglale või tervishoiusüsteemile, kes dokumente säilitab.
  • Sõltuvalt taotlusest võib teie juhtumit läbiva tegevusala, kindlustusandja või muu organisatsiooni ka teie teenuseosutajatelt meditsiinilisi tõendeid otse tellida.
  • Te ei pruugi vajada iga lehekülge oma meditsiinilisest ajaloost. Keskenduge seisundi ja hinnatava perioodiga seotud dokumentidele.
  • Vaadake oma dokumente üle, et leida puuduvat teavet, olulisi testitulemusi, ravi ajalugu ja funktsionaalsete piirangute dokumentatsiooni.
  • Säilitage oma tellimuste koopiad ja saadud dokumendid, et saaksite jälgida, mida on kogutud.

Kas vajate abi meditsiiniliste dokumentide mõistmisel? Lisateavet selle kohta, mida meditsiinilised dokumendid sisaldavad, kes saab neile juurde pääseda ja kuidas koopia tellida, leiate August AI juhendist meditsiiniliste dokumentide kohta.

Miks meditsiinilised dokumendid puuduse korral tähtsad on

Puuduse taotlused nõuavad sageli dokumentatsiooni, mis näitab rohkem kui meditsiinilise seisundi nime. Meditsiinilised dokumendid võivad aidata kindlaks teha, millal seisund algas, kuidas seda on ravitud, kas see on aja jooksul muutunud ja millised piirangud on tervishoiutöötajad dokumenteerinud.

Sõltuvalt taotluse tüübist võivad asjakohased dokumendid hõlmata:

  • Visiidi märkmed
  • Spetsialisti hinnangud
  • Haiguslood
  • Laboratoorsed tulemused
  • Pildiuuringute aruanded
  • Ravimite ajalugu
  • Füsioteraapia või tegevusteraapia märkmed
  • Vaimse tervise ravi dokumendid
  • Kirurgiliste protseduuride ja operatsioonide dokumendid
  • Funktsionaalsed hinnangud
  • Haiglast väljakirjutamise kokkuvõtted

Täpne vajalik dokumentatsioon sõltub puudusprogramm, taotlus, meditsiiniline seisund ja asjaolud. Teie tervishoiuteenuse osutaja dokumendid on meditsiiniline dokumentatsioon, kuid need ei määra ise, kas taotlus annab õiguse hüvitistele.

Alustage meditsiiniliste dokumentide nimekirja koostamisest

Enne meditsiiniliste dokumentide tellimuse esitamist koostage nimekiri teie hoolduses osalenud tervishoiuteenuse osutajatest ja asutustest.

Lisage oma:

  • Esmatasandi arst
  • Spetsialistid
  • Haiglad ja erakorralise meditsiini osakonnad
  • Kiirabikliinikud
  • Terapeudid ja rehabilitatsiooniteenuse osutajad
  • Vaimse tervise spetsialistid
  • Pildiuuringute keskused
  • Laborid
  • Teised seisundit hinnanud teenuseosutajad

Iga teenuseosutaja puhul kirjutage üles ligikaudsed kuupäevad, mil teilt abi saite. Selles etapis ei pruugi te täpseid kuupäevi vajada. Isegi vahemik nagu "jaanuar 2023 kuni juuni 2024" võib aidata dokumendiosakonnal õiget teavet leida.

Kui te pole kindel, mis teie meditsiinilisse ajalukku kuulub, aitab teid meie juhend meditsiiniliste dokumentide, nende sisu, nende legaalse omaniku ja nende koopia saamise kohta.

Kuidas tellida meditsiinilisi dokumente puude korral

Pärast teenuseosutajate tuvastamist võtke ühendust iga teenuseosutaja meditsiiniliste dokumentide või terviseinfoteabe halduse osakonnaga. HHS HIPAA juhendi kohaselt on üksikisikutel üldjuhul õigus saada juurdepääs teatud tervishoiuteenuse osutajate poolt säilitatavale terviseinfole.

Teenuseosutajal võib olla oma volitusvorm või veebipõhine dokumentide tellimise protsess. Järgige teenuseosutaja juhiseid, mitte ärge saatke tundlikku teavet heakskiitmata meetodil.

Teie tellimus vajab üldjuhul piisavalt teavet, et teid ja teie tellitavaid dokumente tuvastada. See võib hõlmata:

  • Täisnimi ja varasemad nimed
  • Sünniaeg
  • Kontaktandmed
  • Ravi kuupäevad
  • Teenuseosutaja nimi
  • Asutuse nimi ja asukoht
  • Tellitud konkreetsed dokumendid
  • Kuhu dokumendid tuleks saata

Olge täpne vajalike perioodide ja dokumentide osas. Lihtsalt "kõigi meditsiiniliste dokumentide" tellimise asemel tuvastage teenuseosutaja, asjakohased kuupäevad ja dokumendid, nagu spetsialisti märkmed, pildiuuringute aruanded, laboritulemused ja ravi ajalugu.

Mallide kohandamiseks vt meie juhendit meditsiiniliste dokumentide tellimisvormide mallide ja nende kasutamise kohta.

Kes tegelikult esitab meditsiinilised dokumendid?

Üks puuduse taotluse segaseks tegevatest osadest on välja selgitada, kes vastutab meditsiiniliste tõendite edastamise eest taotlust läbiva organisatsiooni kätte.

Sõltuvalt programmist võib puudusagentuur, kindlustusandja või muu läbivaatav organisatsioon tellida meditsiinilisi tõendeid otse teie tervishoiuteenuse osutajatelt. Võite ka ise koopiaid tellida ja neid esitada, kui taotlusprotsess seda võimaldab või nõuab.

Teie tervishoiuteenuse osutaja tarnib üldjuhul meditsiinilise dokumentatsiooni. Teenuseosutaja ei otsusta, kas teil on õigus puuduse hüvitistele.

Kui teete koostööd advokaadi, esindaja või muu volitatud esindajaga, võivad nad samuti aidata dokumentide ja tugidokumentatsiooni koordineerimisel. Täpne protsess sõltub puuduse taotluse tüübist ja seda käsitlevast organisatsioonist.

Isegi kui keegi teine teie dokumente tellib või esitab, säilitage oma koopiad. Oma dokumentide kättesaadavus muudab kogutud teabe nägemise lihtsamaks ja võimaldab tuvastada kõik, mis võib puududa.

Meditsiinilised dokumendid erinevat tüüpi puuduse taotluste korral

Dokumendid ja esitamisprotsess võivad varieeruda sõltuvalt teie taotletava puuduse taotluse tüübist. Levinud kategooriad hõlmavad:

  • Social Security Disability Insurance (SSDI): Meditsiinilisi tõendeid võib kasutada teie meditsiinilise seisundi ja selle mõju hindamiseks teie töövõimele.
  • Supplemental Security Income (SSI): Meditsiiniline dokumentatsioon võib olla osa kvalifitseeruva puuduse hindamisest koos programmi muude nõuetega.
  • Lühiajaline puudus: Tööandja poolt rahastatud või eraõiguslik puuduseplaan võib nõuda meditsiinilist dokumentatsiooni, mis toetab väidetavat puuduse perioodi.
  • Pikaajaline puudus: Kindlustusandja või plaanihaldur võib nõuda meditsiinilisi dokumente ja muid tõendeid, mis on seotud väidetavate piirangutega.
  • Töövigastuste hüvitamine: Dokumendid võivad tõendada vigastust või seisundit, ravi ja aja jooksul toimunud muutusi.
  • Veteranide puuduse taotlused: Meditsiinilised dokumendid võivad olla seotud seisundi dokumenteerimise ja selle seosega sõjaväeteenistusega, sõltuvalt taotlusest.

Need programmid ei kasuta kõiki samu standardeid ega esitamisproceduure. Kontrollige konkreetse programmi, kindlustusandja või teie taotlust käsitleva agentuuri juhiseid, et teada, millised dokumendid on vajalikud ja kuhu need tuleks saata.

Puuduse taotluse meditsiiniliste dokumentide tellimise kontrollnimekiri

Enne iga tellimuse esitamist kasutage seda kontrollnimekirja, et veenduda, et olete esitanud teabe, mida dokumendiosakond vajab:

  • ☐ Tuvastage teenuseosutaja: Arsti nimi, praktika, haigla või kliinik.
  • ☐ Tuvastage asjakohane seisund: Märkige meditsiiniline seisund või seisundid, mille kohta te tõendust vajate.
  • ☐ Määrake kuupäevavahemik: Lisage ligikaudne raviaeg.
  • ☐ Tellige kliinilised märkmed: Lisage visiidid, spetsialisti hinnangud, konsultatsioonid ja järelkontrolli märkmed.
  • ☐ Tellige diagnostiline teave: Lisage laboritulemused, pildiuuringute aruanded ja muud asjakohased testid.
  • ☐ Tellige ravi dokumendid: Lisage ravimite ajalugu, protseduurid, operatsioonid, teraapia ja rehabilitatsioon, kui see on asjakohane.
  • ☐ Lisage funktsionaalne teave: Tellige dokumendid, mis sisaldavad dokumenteeritud füüsilisi või muid funktsionaalseid piiranguid, kui see on kohaldatav.
  • ☐ Lisage tuvastusteave: Esitage oma täisnimi, endised nimed, kui see on kohaldatav, ja sünniaeg.
  • ☐ Järgige teenuseosutaja volitusprotsessi: Täitke nõutav vabastus- või meditsiinidokumentide vorm.
  • ☐ Valige tarneviis: Küsige elektroonilisi, patsiendiportaali, posti või muid turvalisi tarneviise.
  • ☐ Säilitage tellimuse tõend: Salvestage täidetud vormi koopia ja esitamise kinnitus.
  • ☐ Jälgige, mida olete saanud: Märkige iga teenuseosutaja oma nimekirjast maha, kui dokumendid saabuvad.

Võite seda kontrollnimekirja kasutada ka saadud dokumentide ülevaatamisel. Kui oluline haiglaravi, test, spetsialisti visiit või raviperiood puudub, võtke ühendust teenuseosutajaga, mitte ärge eeldage, et dokumenti ei eksisteeri.

Mida tähendab funktsionaalne tõend?

Funktsionaalne tõend kirjeldab seda, mida teie meditsiiniline seisund muudab raskeks või takistab igapäevaelus või tööl. See läheb kaugemale lihtsalt diagnoosi nimetamisest.

Sõltuvalt seisundist võivad dokumenteeritud funktsionaalsed piirangud hõlmata raskusi:

  • Pikemat aega seismine või kõndimine
  • Pikemat aega istumine
  • Teatud kaalude tõstmine või kandmine
  • Kätega töötamine või korduvate liigutuste tegemine
  • Kontsentreerimine või juhiste meeldejätmine
  • Regulaarse ajakava säilitamine
  • Muude rutiinsete tegevuste sooritamine

Meditsiinilised dokumendid võivad neid piiranguid dokumenteerida läbi läbivaatuse leidude, teraapia märkmete, spetsialisti hinnangute, ravi märkmete või muude kliiniliste vaatluste.

Näiteks selja seisundi diagnoos tuvastab meditsiinilise probleemi. Teenuseosutaja dokumentatsioon, et teil on raskusi pikemat aega seismise või teatud kaalude tõstmisega, kirjeldab funktsionaalset piirangut.

Tellige dokumente rohkem kui ühelt teenuseosutajalt

Ühe teenuseosutaja kaart ei pruugi sisaldada teie täielikku meditsiinilist ajalugu.

Näiteks teie esmatasandi arstil võivad olla ravimite ja visiidi märkmete dokumendid, samas kui spetsialistil on diagnostilised testid ja ravi märkmed. Haiglal võivad olla erakorralise või statsionaarse ravi dokumendid ja pildiuuringute keskusel võivad olla tegelikud pildiuuringud ja aruanded.

Seetõttu on kasulik töötada oma teenuseosutajate nimekirjast lähtudes, mitte eeldada, et üks meditsiinidokument sisaldab kõike.

Kui teenuseosutaja on lõpetanud tegevuse või muutnud omanikku, küsige, kes praegu tema patsientide dokumente säilitab. Vanemad dokumendid võivad olla üle antud teisele arstile, meditsiinirühmale, haiglasüsteemile või dokumendihoidjale.

Juhendi saamiseks vanemate dokumentide leidmise kohta vaadake meie juhendit vanade meditsiiniliste dokumentide, sealhulgas lapsepõlve omade leidmise kohta.

Meditsiiniliste dokumentide ülevaatus: mida otsida

Pärast dokumentide kättesaamist võtke aega meditsiiniliste dokumentide ülevaatuseks. Teilt ei eeldata, et teete oma meditsiinilise või juriidilise otsuse. Eesmärk on mõista, milline teave on tegelikult dokumenteeritud, ja tuvastada ilmsed lüngad.

Kontrollige, kas dokumendid sisaldavad:

  • Õige patsiendi nimi ja sünniaeg
  • Asjakohased diagnoosid
  • Oluliste kohtumiste kuupäevad
  • Testi- ja pildiuuringute tulemused
  • Ravimite muudatused
  • Haiglaravi või protseduurid
  • Sümptomite ja piirangute kirjeldused
  • Järelkontrolli soovitused

Pöörake erilist tähelepanu ajajoonel olevatele lünkadele. Kui teate, et teil oli haiglaravi, diagnostiline test või spetsialisti konsultatsioon, kuid te ei leia selle kohta dokumentatsiooni, võtke ühendust asjaomase teenuseosutajaga ja küsige, kas täiendavaid dokumente on saadaval.

Samuti võib aidata luua lihtsa ajajoone, mis näitab peamisi kohtumisi, diagnoose, ravimeetodeid, teste ja teie seisundi muutusi. See muudab kergemaks näha, millised osad teie meditsiinilisest ajaloost on dokumenteeritud ja millised võivad vajada täiendavaid dokumente.

Juhendi saamiseks digitaalsele juurdepääsule patsiendiportaalide kaudu vaadake meie juhendit tasuta meditsiiniliste dokumentide veebis vaatamise kohta.

Mis siis, kui dokumentides on vigu?

Meditsiinilistes dokumentides võivad olla vead, näiteks vale kuupäev, ravim, demograafiline detail või sündmuse kirjeldus.

Kui leiate vea, ärge muutke originaaldokumenti ise. Võtke ühendust tervishoiuteenuse osutaja või dokumendiosakonnaga ja küsige selle menetlust parandus- või muutmistaotluse esitamiseks.

Säilitage originaaldokumendid ja kõik parandustaotlusega seotud dokumendid. Teenuseosutaja saab selgitada, millised võimalused on tema dokumendimenetluste ja kehtiva õiguse alusel saadaval.

Hoidke oma dokumente organiseeritult

Kui olete oma dokumendid kogunud, looge süsteem, mis muudab need kergesti leitavaks. Võite neid organiseerida kaustadesse:

  • Esmatasandi hooldus
  • Spetsialistid
  • Haiglaravi
  • Testimine ja pildiuuringud
  • Ravimid
  • Teraapia ja rehabilitatsioon
  • Muu asjakohane dokumentatsioon

Säilitage esitatud tellimuste koopiad ja märkige, millised teenuseosutajad on vastanud. Kui teil puuduvad dokumendid konkreetse teenuseosutaja käest, teate täpselt, kuhu pöörduda.

Samuti säilitage võimaluse korral originaalfailid, mitte ärge toetuge ekraanipiltidele või valitud lehtedele. Täielik dokument võib pakkuda konteksti, mis võib üksikust testitulemusest või visiidi kokkuvõttest puududa.

Korduma kippuvad küsimused

Kas ma saan puuduse taotluse jaoks oma meditsiinilisi dokumente tellida?

Paljudes olukordades saavad patsiendid tellida tervishoiuteenuse osutajate poolt säilitatavaid terviseinfot. Teenuseosutaja saab selgitada oma tellimisprotsessi, kehtivaid nõudeid ja seda, mida dokumente ta säilitab.

Kas puudusagentuur saab minu meditsiinilised dokumendid minu eest?

Sõltuvalt programmist võib teie taotlust läbiva agentuur, kindlustusandja või muu organisatsioon tellida meditsiinilisi tõendeid otse tervishoiuteenuse osutajatelt.Samuti võite ise dokumente esitada. Järgige oma taotluse spetsiifilisi juhiseid ja säilitage koopiad kõigest esitatust.

Kas ma vajan iga meditsiinilist dokumenti, mis mul kunagi olnud on?

Mitte tingimata. Kõige olulisemad dokumendid sõltuvad seisundist ja perioodist, mis on seotud teie taotlusega. Alustage nende teenuseosutajate tuvastamisest, kes hindasid või ravisid seda seisundit, ja tellige asjakohased dokumendid.

Mis siis, kui minu arstil pole minu vanu dokumente?

Küsige, kas dokumendid on arhiveeritud või üle antud teisele teenuseosutajale, meditsiinirühmale, haiglale või dokumendihoidjale. Kui dokumendid enam ei eksisteeri, säilitage märge oma tellimuse ja teenuseosutaja vastuse kohta.

Kas ma saan puuduse taotluse jaoks dokumentide saamiseks kasutada oma patsientide portaali?

Patsiendiportaal võib pakkuda kasulikke dokumente, nagu visiidi kokkuvõtted, laboritulemused, ravimiteave ja mõned kliinilised märkmed. Vanemad või spetsiifilised dokumendid ei pruugi seal ilmuda, seega võtke ühendust teenuseosutaja dokumendiosakonnaga, kui midagi olulist puudub.

Kas ma peaksin enne taotluse esitamist oma meditsiinilisi dokumente üle vaatama?

Saadud dokumentide ülevaatamine aitab teil mõista, mis on tegelikult dokumenteeritud, ja tuvastada ilmsed lüngad. Kui oluline teave tundub puuduvat või on vigane, võtke ühendust tervishoiuteenuse osutajaga, mitte ärge muutke dokumenti ise.

Kokkuvõtteks

Meditsiiniliste dokumentide hankimine puude korral algab nende tervishoiuteenuse osutajate tuvastamisega, kes dokumenteerisid teie taotlusega seotud seisundi. Tellige asjakohased dokumendid, kasutage kontrollnimekirja, et jälgida, mida olete küsinud, vaadake dokumendid üle olulise teabe ja funktsionaalsete piirangute osas ning hoidke kõike organiseeritult.

Kes dokumente esitab, võib sõltuda puuduse taotluse tüübist. Agentuur või kindlustusandja võib tellida dokumendid otse, te võite ise koopiad esitada või volitatud esindaja võib aidata dokumentatsiooni koordineerida. Mõlemal juhul võib oma organiseeritud koopiade säilitamine muuta protsessi lihtsamaks jälgida.

Kui teenuseosutaja on lõpetanud tegevuse või vanemate dokumentide leidmine on keeruline, küsige, kuhu dokumendid üle anti või kas arhiveeritud koopiad on saadaval.