شما به یک سابقه پزشکی قدیمی نیاز دارید. شاید در حال تغییر پزشک هستید، برای معلولیت اقدام می‌کنید، با یک تشخیص جدید سروکار دارید که نیاز به سابقه دارد، یا فقط سعی دارید بفهمید پنج سال پیش چه دارویی برای آن مشکل مصرف می‌کردید. بنابراین با بیمارستان تماس می‌گیرید و آنها به شما می‌گویند سوابق از بین رفته‌اند.
آیا این درست است؟ گاهی اوقات، بله. اما اغلب، نه.
هیچ قانون سراسری واحدی برای اینکه بیمارستان‌ها سوابق پزشکی را چه مدت نگهداری می‌کنند، وجود ندارد. نگهداری به قانون ایالتی، الزامات فدرال برای انواع خاصی از سوابق، و سیاست‌های خود سازمان مراقبت‌های بهداشتی بستگی دارد. HIPAA در اینجا مورد سرزنش زیادی قرار می‌گیرد، اما در واقع دوره نگهداری کلی را تعیین نمی‌کند. این بدان معناست که باور رایج که سوابق پزشکی پس از 7 سال به طور خودکار از بین می‌روند، به طور جهانی درست نیست.
برخی سوابق طولانی‌تر نگهداری می‌شوند. برخی سازمان‌ها قوانین متفاوتی برای بیماران بالغ و خردسال یا انواع خاصی از سوابق دارند. و بسیاری از سوابق مدت‌ها پس از حداقل دوره لازم در بایگانی‌ها قرار دارند، فقط منتظر هستند تا کسی آنها را بخواهد.
خلاصه: نکات کلیدی
- هیچ قانون سراسری واحدی برای اینکه بیمارستان‌ها و پزشکان چه مدت باید هر سابقه پزشکی را نگهداری کنند، وجود ندارد.
- HIPAA دوره نگهداری کلی سوابق پزشکی را تعیین نمی‌کند. معمولاً قوانین ایالتی تعیین می‌کنند که سوابق چه مدت باید نگهداری شوند.
- برخی الزامات فدرال، دوره نگهداری را برای سوابق خاص تعیین می‌کنند. به عنوان مثال، برخی از اسناد Medicare باید برای 7 سال از تاریخ ارائه خدمات نگهداری شوند.
- سوابق پزشکی به دلیل وجود HIPAA به طور خودکار پس از 7 سال از بین نمی‌روند.
- سوابق کودکان ممکن است بسته به قانون ایالتی، الزامات نگهداری متفاوتی نسبت به سوابق بزرگسالان داشته باشند.
- اگر به یک سابقه پزشکی قدیمی نیاز دارید، با بیمارستان، مطب پزشک، یا سیستم بهداشتی که آن را ایجاد یا نگهداری کرده است، تماس بگیرید. همچنین ممکن است بتوانید طبق HIPAA درخواست کپی کنید.
امروز به مراقبت نیاز دارید، یا سعی دارید بفهمید سوابق پزشکی شما چه معنایی دارند؟ از چک کننده علائم رایگان August AI استفاده کنید تا علائم خود را در کمتر از 3 دقیقه ارزیابی کنید، یا یک ویزیت مراقبت فوری آنلاین با هزینه 39 دلار با August AI رزرو کنید. یک پزشک دارای مجوز در ایالات متحده میتواند علائم شما را بررسی کرده و در صورت لزوم بالینی، تجویز کند، با امکان دریافت دارو در همان روز در تمام 50 ایالت. ویزیت تضمین کننده نسخه نیست. مراقبت فوری آنلاین برای اورژانس‌ها یا شرایطی که نیاز به معاینه حضوری، آزمایش یا تصویربرداری دارند، مناسب نیست.
ارائه‌دهندگان چه مدت سوابق را نگهداری می‌کنند؟
بیمارستان‌ها و مطب‌های پزشکان سوابق را به هر مدتی که قوانین قابل اجرا ایجاب کند، نگهداری می‌کنند، اما پاسخ سراسری واحدی وجود ندارد. این بسته به ایالت، نوع سابقه و سیاست‌های خود سازمان متفاوت است.
وزارت بهداشت و خدمات انسانی به طور خاص بیان میکند که HIPAA الزامات نگهداری سوابق پزشکی را شامل نمی‌شود، که برای بسیاری از افراد تعجب‌آور است. معمولاً قانون ایالتی کار واقعی را در اینجا انجام می‌دهد.
بسیاری از بیمارستان‌ها نیز سوابق را طولانی‌تر از حداقل مورد نیاز قانون نگهداری می‌کنند، به خصوص برای سوابق اطفال، گزارش‌های جراحی، یا موارد پیچیده. بنابراین ممکن است یک سابقه قدیمی هنوز در بایگانی باشد، حتی اگر قانون ایالتی از نظر فنی اجازه از بین بردن آن را بدهد.
اگر پزشک شما بازنشسته شود یا مطب خود را تعطیل کند چه؟
این وضعیتی است که اغلب مردم را به دردسر می‌اندازد.
قرار نیست سوابق به محض تعطیلی یک مطب ناپدید شوند. بسته به قوانین ایالتی، آنها ممکن است به ارائهدهنده دیگری، مطب دیگری، یا یک متولی تعیین شده برای سوابق منتقل شوند. اما یافتن آنها ممکن است نیاز به چند تماس تلفنی داشته باشد.
اگر به دنبال سوابق پزشکی از پزشکی هستید که سال‌ها پیش به او مراجعه کرده‌اید، با خود مطب شروع کنید. اگر دیگر وجود ندارد، با هیئت پزشکی ایالتی تماس بگیرید. هیئت مدیره اغلب میتواند شما را به متولی فعلی سوابق راهنمایی کند یا به شما بگوید سوابق هنگام تعطیلی مطب به کجا رفته‌اند.
سوابق پزشکی تحت HIPAA چه مدت نگهداری می‌شوند؟
اینجاست که بسیاری از سردرگمی‌ها شروع می‌شود.
HIPAA یک قانون حفظ حریم خصوصی و امنیت است. از اطلاعات سلامت شما محافظت میکند، اما به بیمارستان‌ها نمی‌گوید که چه مدت باید آن را نگهداری کنند.
"قانون 6 ساله HIPAA" که در اینترنت می‌بینید واقعی است، اما به اسناد انطباق خاصی (خط‌مشی‌های حفظ حریم خصوصی، گزارش‌های اطلاع‌رسانی نقض، و غیره) مربوط می‌شود، نه به سوابق پزشکی واقعی شما. معمولاً قانون ایالتی تعیین میکند که سوابق پزشکی شما چه مدت نگهداری می‌شوند.
آیا سوابق پزشکی پس از 7 سال از بین می‌روند؟
به طور خودکار نه.
قانون "7 سال" که ممکن است شنیده باشید از الزامات واقعی ناشی می‌شود، فقط محدودتر از آن چیزی است که بیشتر مردم فکر می‌کنند. به عنوان مثال، برخی از اسناد Medicare باید برای 7 سال از تاریخ ارائه خدمات نگهداری شوند. اما این یک قانون خاص برای سوابق خاص است، نه یک تاریخ انقضای سراسری برای کل تاریخچه پزشکی شما.
ایده "7 سال" را مانند توصیه "10,000 قدم در روز" برای پیاده‌روی در نظر بگیرید: به یاد ماندنی، به طور گسترده تکرار شده، اما در واقع یک قانون جهانی که متخصصان از آن پیروی می‌کنند نیست. قوانین ایالتی اغلب طولانی‌تر نیاز دارند، و بسیاری از سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی داوطلبانه سوابق را بسیار فراتر از حداقل مورد نیاز نگهداری می‌کنند.
چرا ارائه‌دهندگان سوابق پزشکی را برای مدت طولانی نگهداری می‌کنند؟
زیرا سابقه پزشکی شما فقط تاریخچه قرارهای شما نیست. ممکن است حاوی اطلاعاتی باشد که سال‌ها بعد برای مراقبت‌های جاری شما اهمیت دارد.
یک سابقه پزشکی شامل تشخیص‌ها، یادداشت‌های بالینی، تاریخچه دارویی، آلرژی‌ها، نتایج آزمایشگاهی، گزارش‌های تصویربرداری، سوابق جراحی، سوابق بستری، برنامه‌های درمانی، اطلاعات واکسیناسیون و گزارش‌های تخصصی است.
اگر چندین سال پیش جراحی داشته‌اید، یک گزارش جراحی قدیمی میتواند اطلاعاتی را به پزشک جدید بدهد که از علائم فعلی یا لیست داروی شما مشخص نیست. سابقه شما همچنین میتواند به شما کمک کند از تکرار آزمایش‌ها یا روش‌ها در زمانی که نتایج قبلی هنوز مرتبط هستند، جلوگیری کنید.
اگر می‌خواهید دقیقاً بدانید چه چیزی در سابقه پزشکی گنجانده می‌شود، راهنمای ما را در مورد سوابق پزشکی چیست ببینید.
آیا سوابق پزشکی برای کودکان طولانی‌تر نگهداری می‌شود؟
ممکن است، و این اغلب مردم را شگفت‌زده میکند.
قوانین نگهداری برای خردسالان اغلب طولانی‌تر از بزرگسالان است زیرا سابقه کودک ممکن است سال‌ها پس از رسیدن به سن 18 سالگی همچنان در دسترس باشد. الزامات دقیق به ایالت و نوع ارائهدهنده بستگی دارد. برخی قوانین از سن بیمار استفاده می‌کنند؛ برخی دیگر سن به علاوه تعداد مشخصی سال پس از آخرین درمان را استفاده می‌کنند.
فکر نکنید که یک سابقه قدیمی دوران کودکی از بین رفته است، فقط به این دلیل که بیش از 7 سال از آن گذشته است. اگر به سوابق پزشکی دوران کودکی نیاز دارید، با بیمارستان، متخصص اطفال، یا سیستم بهداشتی که در آن مراقبت دریافت کرده‌اید تماس بگیرید و بپرسید چه چیزی هنوز موجود است.
آیا می‌توان سوابق پزشکی قدیمی را دریافت کرد؟
اغلب، بله.
HIPAA به طور کلی به افراد حق بازرسی، بررسی و دریافت کپی از سوابق پزشکی و سوابق صورتحساب نگهداری شده توسط ارائه‌دهندگان مراقبت‌های بهداشتی و برنامه‌های بهداشتی تحت پوشش را می‌دهد، با استثنائات محدود.
با تماس با بخش سوابق پزشکی، مدیریت اطلاعات سلامت، یا بخش سوابق بیمار ارائهدهنده شروع کنید. احتمالاً باید یک فرم اجازه یا درخواست سوابق را تکمیل کرده و هویت خود را تأیید کنید.
اگر ارائهدهنده هنوز سوابق را دارد، آنها به طور کلی می‌توانند کپی‌ها را از طریق روش مناسب ارائه دهند. ارائه‌دهندگان می‌توانند هزینه‌های معقول و مبتنی بر هزینه برای کپی و ارسال دریافت کنند، اما HHS بیان میکند که آنها نمی‌توانند کپی را صرفاً به دلیل عدم پرداخت صورتحساب پزشکی به شما رد کنند.
اگر ارائهدهنده دیگر وجود نداشته باشد، یافتن سوابق نیاز به تلاش بیشتری دارد. با مطب سابق، سازمانی که آن را خریداری کرده است، یا مرجع صدور مجوز یا نظارتی ایالتی برای راهنمایی تماس بگیرید.
هنگام از بین بردن سوابق پزشکی چه اتفاقی می‌افتد؟
بیمارستان‌ها نمی‌توانند سوابق پزشکی را در سطل زباله بیندازند.
HIPAA حفاظتهای معقولی را برای اطلاعات سلامت محافظت شده در طول نگهداری، از جمله در زمان دفع، الزامی میکند. برای سوابق کاغذی، این معمولاً به معنای خرد کردن است. برای سوابق الکترونیکی، به معنای حذف مناسب یا از بین بردن رسانه ذخیره‌سازی به گونه‌ای است که اطلاعات قابل بازیابی نباشد.
بسیاری از سازمان‌های مراقبت‌های بهداشتی همچنین سیاست‌های داخلی برای بررسی، بایگانی، انتقال و از بین بردن سوابق دارند. پرونده قدیمی شما به سادگی دور انداخته نمی‌شود.
اگر بیمارستانی بگوید دیگر سوابق شما را ندارد چه؟
اگر بیمارستان یا مطب پزشک به شما می‌گوید که یک سابقه قدیمی دیگر در دسترس نیست، "از بین رفته" را به سادگی قبول نکنید. چند سؤال پیگیری بپرسید:
- چه زمانی سابقه از بین رفت؟
- کل سابقه از بین رفت یا فقط بخشی از آن؟
- آیا به سازمان دیگری منتقل شد؟
- آیا مطب خریداری یا تعطیل شد؟
- آیا کپی بایگانی شده یا خارج از سایت وجود دارد؟
- آیا می‌توانید تأییدیه کتبی از نگهداری یا از بین بردن دریافت کنید؟
پاسخ‌ها می‌توانند به شما بگویند که آیا سابقه واقعاً در دسترس نیست یا فقط در جای دیگری ذخیره شده است.
اگر به دنبال چیزی خاص مانند گزارش تصویربرداری یا سابقه جراحی هستید، مستقیماً بپرسید که آیا آن قسمت از سابقه هنوز موجود است. گاهی اوقات خلاصه از بین رفته اما تصویربرداری هنوز موجود است، یا برعکس.
چگونه باید سوابق پزشکی خود را نگهداری کنید؟
شما نیازی به انبار کردن تمام مدارک مراقبت‌های بهداشتی برای همیشه ندارید، اما داشتن کپی از سوابق مهم میتواند بعداً باعث دردسرهای واقعی شود.
در نظر بگیرید که یک کپی سازمان‌یافته از لیست داروها، تشخیص‌های اصلی، اطلاعات آلرژی، سوابق جراحی و بستری، نتایج مهم آزمایشگاهی، گزارش‌های تصویربرداری، سوابق واکسیناسیون، گزارش‌های تخصصی و خلاصه‌های ترخیص خود را نگه دارید.
می‌توانید اینها را به صورت دیجیتال، کاغذی، یا از طریق پورتال امن بیمار ذخیره کنید.
بهترین زمان برای درخواست کپی، قبل از اینکه واقعاً به آنها نیاز پیدا کنید، به خصوص هنگام تغییر پزشک، نقل مکان به ایالت دیگر، تغییر سیستم بهداشتی، یا مراجعه به متخصصانی که به سوابق قبلی شما دسترسی ندارند، است. درخواست سوابق از مطبی که ترک می‌کنید، بسیار آسان‌تر از تلاش برای ردیابی آنها پس از سال‌ها است.
نگهداری در مقابل دسترسی: دو سوال متفاوت
مردم اغلب این دو را با هم اشتباه می‌گیرند، اما آنها یکسان نیستند.
نگهداری می‌پرسد: سازمان مراقبت‌های بهداشتی چه مدت ملزم یا مجاز به نگهداری سابقه است؟
دسترسی می‌پرسد: آیا می‌توانید کپی سابقه را به دست آورید؟
یک سابقه ممکن است حتی اگر سال‌ها به آن دسترسی نداشته باشید، همچنان وجود داشته باشد. اما اگر یک سابقه پس از دوره نگهداری قابل اجرا به طور قانونی از بین رفته باشد، ارائهدهنده نمی‌تواند چیزی را که دیگر وجود ندارد تولید کند.
HIPAA به طور کلی به شما حقوق دسترسی به سوابق نگهداری شده توسط ارائه‌دهندگان و برنامه‌های تحت پوشش را می‌دهد، با استثنائات محدود. اگر به دنبال یک سابقه پزشکی قدیمی هستید، همیشه با پرسیدن اینکه آیا سازمان هنوز آن را دارد، شروع کنید، نه اینکه فرض کنید از بین رفته است.
سوالات متداول
بیمارستان‌ها چه مدت سوابق پزشکی را نگهداری می‌کنند؟
هیچ دوره نگهداری سراسری واحدی برای همه سوابق پزشکی بیمارستان وجود ندارد. معمولاً قانون ایالتی الزامات نگهداری را تعیین میکند، در حالی که قوانین فدرال اضافی می‌توانند برای انواع خاصی از سوابق اعمال شوند. بیمارستان‌ها همچنین سوابق را تحت سیاست‌های خود طولانی‌تر نگهداری می‌کنند.
پزشکان چه مدت سوابق پزشکی را نگهداری می‌کنند؟
این به قانون ایالتی، نوع سابقه، و هرگونه الزامات فدرال قابل اجرا بستگی دارد. هیچ قانون جهانی HIPAA وجود ندارد که هر مطب پزشکی را ملزم کند هر سابقه پزشکی را برای تعداد سال‌های یکسان نگهداری کند.
آیا سوابق پزشکی پس از 7 سال از بین می‌روند؟
به طور خودکار نه. هفت سال یک دوره نگهداری است که برای سوابق خاص، از جمله اسناد خاص Medicare، اعمال می‌شود، اما برای هر سابقه پزشکی یک قانون جهانی نیست.
سوابق پزشکی پس از مرگ بیمار چه مدت نگهداری می‌شود؟
HIPAA از اطلاعات سلامت قابل شناسایی فرد متوفی به مدت 50 سال پس از مرگ محافظت میکند، اما این بدان معنا نیست که ارائه‌دهندگان مراقبت‌های بهداشتی ملزم به نگهداری سابقه پزشکی به مدت 50 سال هستند. قوانین ایالتی یا سایر قوانین قابل اجرا تعیین می‌کنند که سوابق چه زمانی می‌توانند از بین بروند.
آیا می‌توانم سوابق پزشکی 10 یا 20 سال پیش را دریافت کنم؟
احتمالاً. اینکه آیا یک سابقه قدیمی هنوز در دسترس است به ارائهدهنده، قوانین نگهداری قابل اجرا، و اینکه آیا سابقه منتقل یا از بین رفته است، بستگی دارد. اگر به یک سابقه قدیمی نیاز دارید، با سازمان مراقبت‌های بهداشتی که مراقبت را ارائه کرده است تماس بگیرید و بپرسید که آیا سابقه هنوز نگهداری می‌شود.
آیا پزشک میتواند سوابق پزشکی من را از بین ببرد؟
یک ارائهدهنده ممکن است در نهایت سوابق را پس از انقضای دوره نگهداری قابل اجرا از بین ببرد، اما فرآیند باید با قانون و الزامات حفظ حریم خصوصی مطابقت داشته باشد. HIPAA حفاظتهای مناسبی را برای اطلاعات سلامت محافظت شده در طول دفع الزامی میکند.
نتیجه‌گیری
بنابراین، بیمارستان‌ها چه مدت سوابق پزشکی را نگهداری می‌کنند؟ برای هر بیمارستان یا بیمار، پاسخ واحدی وجود ندارد.
قانون حفظ حریم خصوصی HIPAA یک دوره نگهداری جهانی تعیین نمی‌کند. معمولاً قانون ایالتی تعیین میکند که سوابق چه مدت باید نگهداری شوند، و الزامات فدرال اضافی می‌توانند برای سوابق یا انواع خاصی از مراقبت‌ها اعمال شوند.
به همین دلیل است که این ایده که تمام سوابق پزشکی پس از 7 سال از بین می‌روند، دقیق نیست. برخی سوابق دهه‌ها در بایگانی‌ها زندگی می‌کنند.
اگر به یک سابقه پزشکی قدیمی نیاز دارید، فرض نکنید که از بین رفته است. با بیمارستان، مطب پزشک، یا سیستم بهداشتی که مراقبت شما را ارائه کرده است تماس بگیرید و بپرسید که آیا سابقه هنوز در دسترس است یا به جای دیگری منتقل شده است. اگر سابقه هنوز وجود دارد، شما به طور کلی حقوق مهمی تحت HIPAA برای درخواست دسترسی دارید.
و نگهداری کپی‌های خود از اسناد مهم پزشکی میتواند بعداً در وقت شما صرفه‌جویی کند، به خصوص هنگام تغییر پزشکان یا سیستم‌های بهداشتی.
