Vous avez besoin d'un ancien dossier médical. Peut-être changez-vous de médecin, demandez-vous une prestation d'invalidité, vous traitez un nouveau diagnostic qui nécessite des antécédents, ou essayez simplement de savoir quel médicament vous avez pris pour cette chose il y a cinq ans. Alors vous appelez l'hôpital, et ils vous disent que les dossiers sont partis.

Est-ce vrai ? Parfois, oui. Mais souvent, non.

Il n'existe pas de règle unique à l'échelle nationale sur la durée pendant laquelle les hôpitaux conservent les dossiers médicaux. La conservation dépend de la loi de l'État, des exigences fédérales pour certains types de dossiers et des politiques de l'organisation de soins de santé elle-même. La HIPAA est souvent blâmée ici, mais elle n'établit pas réellement de période de conservation générale. Cela signifie que la croyance commune selon laquelle les dossiers médicaux sont automatiquement détruits après 7 ans n'est pas universellement vraie.

Certains dossiers sont conservés plus longtemps. Certaines organisations ont des règles différentes pour les patients adultes et mineurs ou pour certains types de dossiers. Et de nombreux dossiers restent dans les archives bien après la période minimale requise, attendant simplement que quelqu'un les demande.

TL;DR : Points clés à retenir

  • Il n'existe pas de règle nationale unique sur la durée pendant laquelle les hôpitaux et les médecins doivent conserver chaque dossier médical.
  • La HIPAA n'établit pas de période générale de conservation des dossiers médicaux. Les lois de l'État déterminent généralement la durée de conservation des dossiers.
  • Certaines exigences fédérales spécifient des périodes de conservation pour des dossiers particuliers. Par exemple, certaines documentations Medicare doivent être conservées pendant 7 ans à compter de la date de service.
  • Les dossiers médicaux ne sont pas automatiquement détruits après 7 ans simplement parce que la HIPAA existe.
  • Les dossiers des enfants peuvent avoir des exigences de conservation différentes de celles des adultes, en fonction de la loi de l'État.
  • Si vous avez besoin d'un ancien dossier médical, contactez l'hôpital, le cabinet du médecin ou le système de santé qui l'a créé ou conservé. Vous pouvez également demander une copie en vertu de la HIPAA.

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Combien de temps les prestataires conservent-ils les dossiers ?

Les hôpitaux et les cabinets médicaux conservent les dossiers aussi longtemps que les règles applicables l'exigent, mais il n'y a pas de réponse unique à l'échelle nationale. Cela varie selon l'État, le type de dossier et les politiques de l'organisation.

Le Département de la Santé et des Services sociaux indique spécifiquement que la HIPAA n'inclut pas d'exigences de conservation des dossiers médicaux, ce qui surprend beaucoup de gens. La loi de l'État fait généralement le travail effectif ici.

De nombreux hôpitaux conservent également les dossiers plus longtemps que le minimum légal requis, en particulier pour les dossiers pédiatriques, les rapports opératoires ou les cas complexes. Ainsi, un ancien dossier pourrait encore se trouver dans des archives, même si la loi de l'État autoriserait techniquement sa destruction.

Que se passe-t-il si votre médecin prend sa retraite ou ferme son cabinet ?

C'est la situation qui piège le plus souvent les gens.

Les dossiers ne sont pas censés disparaître simplement lorsqu'un cabinet ferme. Selon les règles de l'État, ils peuvent être transférés à un autre prestataire, à un autre cabinet ou à un dépositaire de dossiers désigné. Mais les trouver peut prendre quelques appels téléphoniques.

Si vous recherchez des dossiers d'un médecin que vous avez consulté il y a des années, commencez par le cabinet lui-même. S'il n'existe plus, essayez l'ordre des médecins de l'État. L'ordre peut souvent vous orienter vers le dépositaire actuel des dossiers ou vous dire où les dossiers sont allés lorsque le cabinet a fermé.

Combien de temps les dossiers médicaux sont-ils conservés en vertu de la HIPAA ?

C'est là que naît beaucoup de confusion.

La HIPAA est une loi sur la vie privée et la sécurité. Elle protège vos informations de santé, mais elle ne dit pas aux hôpitaux combien d'années ils doivent les conserver.

La "règle des 6 ans de la HIPAA" que vous verrez en ligne est réelle, mais elle s'applique à une documentation de conformité spécifique (politiques de confidentialité, journaux de notification de violations, ce genre de choses), et non à vos dossiers médicaux réels. La loi de l'État est ce qui régit généralement la durée de conservation de vos dossiers médicaux.

Les dossiers médicaux sont-ils détruits après 7 ans ?

Pas automatiquement.

La règle des "7 ans" que vous avez peut-être entendue provient de véritables exigences, mais plus restrictives que ce que la plupart des gens pensent. Par exemple, certaines documentations Medicare doivent être conservées pendant 7 ans à compter de la date de service. Mais il s'agit d'une règle spécifique pour des dossiers spécifiques, et non d'une date d'expiration nationale pour l'ensemble de votre historique médical.

Pensez à l'idée des "7 ans" comme à la recommandation "10 000 pas par jour" pour la marche : mémorable, largement répétée, mais pas réellement une règle universelle que les experts suivent. Les lois des États exigent souvent plus longtemps, et de nombreuses organisations de soins de santé conservent volontairement les dossiers bien au-delà du minimum.

Pourquoi les prestataires conservent-ils les dossiers médicaux aussi longtemps ?

Parce que votre dossier médical n'est pas seulement un historique de vos rendez-vous. Il peut contenir des informations importantes pour vos soins continus des années plus tard.

Un dossier médical comprend les diagnostics, les notes cliniques, les antécédents médicamenteux, les allergies, les résultats de laboratoire, les rapports d'imagerie, les rapports chirurgicaux, les dossiers d'hospitalisation, les plans de traitement, les informations de vaccination et les rapports de spécialistes.

Si vous avez eu une chirurgie il y a plusieurs années, un ancien rapport opératoire pourrait donner à un nouveau clinicien des informations qui ne sont pas évidentes à partir de vos symptômes actuels ou de votre liste de médicaments. Votre dossier peut également vous aider à éviter de répéter des tests ou des procédures lorsque les résultats précédents sont toujours pertinents.

Si vous souhaitez comprendre exactement ce qui doit figurer dans un dossier médical, consultez notre guide sur ce que sont les dossiers médicaux.

Les dossiers médicaux sont-ils conservés plus longtemps pour les enfants ?

Ils le peuvent, et cela surprend souvent les gens.

Les règles de conservation pour les mineurs sont souvent plus longues que pour les adultes car le dossier d'un enfant peut devoir rester disponible pendant des années après qu'il ait atteint 18 ans. L'exigence exacte dépend de l'État et du type de prestataire. Certaines règles utilisent l'âge du patient ; d'autres utilisent l'âge plus un nombre d'années fixe après le dernier traitement.

Ne supposez pas qu'un ancien dossier pédiatrique a été détruit simplement parce qu'il a plus de 7 ans. Si vous avez besoin de dossiers médicaux d'enfance, contactez l'hôpital, le pédiatre ou le système de santé où vous avez reçu des soins et demandez ce qui est encore disponible.

Pouvez-vous obtenir de vieux dossiers médicaux ?

Souvent, oui.

La HIPAA donne généralement aux individus le droit d'inspecter, d'examiner et de recevoir des copies des dossiers médicaux et des dossiers de facturation détenus par les prestataires de soins de santé et les plans de santé couverts, avec des exceptions limitées.

Commencez par contacter le service des dossiers médicaux, de la gestion de l'information médicale ou des dossiers des patients du prestataire. Vous devrez probablement remplir un formulaire d'autorisation ou de demande de dossier et vérifier votre identité.

Si le prestataire possède toujours les dossiers, il peut généralement en fournir des copies par un moyen approprié. Les prestataires peuvent facturer des frais raisonnables basés sur les coûts pour la copie et l'envoi postal, mais le HHS indique qu'ils ne peuvent pas vous refuser une copie simplement parce que vous n'avez pas payé une facture médicale.

Si le prestataire n'existe plus, trouver les dossiers demande plus d'efforts. Essayez l'ancien cabinet, l'organisation qui l'a acquis, ou l'autorité de licence ou de réglementation de l'État pour obtenir des conseils.

Que se passe-t-il lorsque les dossiers médicaux sont détruits ?

Les hôpitaux ne peuvent pas jeter les dossiers médicaux à la poubelle.

La HIPAA exige des mesures de protection raisonnables pour les informations de santé protégées tant qu'elles sont conservées, y compris lors de leur élimination. Pour les dossiers papier, cela signifie généralement le déchiquetage. Pour les dossiers électroniques, cela signifie une suppression appropriée ou la destruction du support de stockage afin que les informations ne puissent pas être récupérées.

La plupart des organisations de soins de santé ont également des politiques internes pour l'examen, l'archivage, le transfert et la destruction des dossiers. Votre ancien dossier n'est pas jeté à la légère.

Et si un hôpital dit qu'il n'a plus vos dossiers ?

Si un hôpital ou un cabinet médical vous dit qu'un ancien dossier n'est plus disponible, ne prenez pas le "parti" au pied de la lettre. Posez quelques questions de suivi :

  • Quand le dossier a-t-il été détruit ?
  • L'intégralité du dossier a-t-elle été détruite ou seulement une partie ?
  • A-t-il été transféré à une autre organisation ?
  • Le cabinet a-t-il été acquis ou fermé ?
  • Y a-t-il une copie archivée ou hors site ?
  • Pouvez-vous obtenir une confirmation écrite de la conservation ou de la destruction ?

Les réponses peuvent vous indiquer si le dossier est réellement indisponible ou simplement stocké ailleurs.

Si vous recherchez quelque chose de spécifique comme un rapport d'imagerie ou un rapport chirurgical, demandez directement si cette partie du dossier est toujours disponible. Parfois, le résumé a disparu mais l'imagerie est toujours là, ou vice versa.

Comment devez-vous conserver vos propres dossiers médicaux ?

Vous n'avez pas besoin de conserver indéfiniment chaque document de santé, mais avoir des copies de dossiers importants peut vous éviter de sérieux maux de tête plus tard.

Envisagez de conserver une copie organisée de vos listes de médicaments actuelles et passées, des diagnostics majeurs, des informations sur les allergies, des dossiers chirurgicaux et d'hospitalisation, des résultats de laboratoire importants, des rapports d'imagerie, des dossiers de vaccination, des rapports de spécialistes et des résumés de sortie.

Vous pouvez les stocker numériquement, sur papier, ou via un portail patient sécurisé.

Le meilleur moment pour demander des copies est avant d'en avoir réellement besoin, surtout lorsque vous changez de médecin, déménagez dans un autre État, changez de système de santé, ou consultez des spécialistes qui n'ont pas accès à vos dossiers précédents. Demander des dossiers d'un cabinet que vous quittez est beaucoup plus facile que d'essayer de les retrouver des années plus tard.

Conservation vs accès : deux questions différentes

Les gens confondent souvent ces deux aspects, mais ils ne sont pas identiques.

Conservation demande : Combien de temps l'organisation de soins de santé est-elle tenue ou autorisée à conserver le dossier ?

Accès demande : Pouvez-vous réellement obtenir une copie du dossier ?

Un dossier peut toujours exister même si vous ne l'avez pas consulté depuis des années. Mais si un dossier a été légalement détruit après la période de conservation applicable, le prestataire ne peut pas produire quelque chose qui n'existe plus.

La HIPAA vous accorde généralement des droits d'accès aux dossiers conservés par les prestataires et les plans couverts, avec des exceptions limitées. Si vous recherchez un ancien dossier médical, commencez toujours par demander si l'organisation le possède toujours, plutôt que de supposer qu'il est perdu.

Questions fréquemment posées

Combien de temps les hôpitaux conservent-ils les dossiers médicaux ?

Il n'y a pas de période de conservation nationale unique pour tous les dossiers médicaux hospitaliers. La loi de l'État détermine généralement les exigences de conservation, tandis que des règles fédérales supplémentaires peuvent s'appliquer à des types de dossiers spécifiques. Les hôpitaux conservent également les dossiers plus longtemps en vertu de leurs propres politiques.

Combien de temps les médecins conservent-ils les dossiers médicaux ?

Cela dépend de la loi de l'État, du type de dossier et des exigences fédérales applicables. Il n'y a pas de règle universelle de la HIPAA obligeant chaque cabinet médical à conserver chaque dossier médical pendant le même nombre d'années.

Les dossiers médicaux sont-ils détruits après 7 ans ?

Pas automatiquement. Sept ans est une période de conservation qui s'applique à certains dossiers, y compris certaines documentations Medicare, mais ce n'est pas une règle universelle pour tous les dossiers médicaux.

Combien de temps les dossiers médicaux sont-ils conservés après le décès d'un patient ?

La HIPAA protège les informations de santé identifiables d'une personne décédée pendant 50 ans après son décès, mais cela ne signifie pas que les prestataires de soins de santé sont tenus de conserver le dossier médical pendant 50 ans. Les lois applicables de l'État ou d'autres lois déterminent quand les dossiers peuvent être détruits.

Puis-je obtenir des dossiers médicaux datant de 10 ou 20 ans ?

Possiblement. La disponibilité d'un ancien dossier dépend du prestataire, des règles de conservation applicables et du fait que le dossier ait été transféré ou détruit. Si vous avez besoin d'un ancien dossier, contactez l'organisation de soins de santé qui a fourni les soins et demandez si le dossier est toujours conservé.

Un médecin peut-il détruire mes dossiers médicaux ?

Un prestataire peut éventuellement détruire les dossiers lorsque la période de conservation applicable a expiré, mais le processus doit être conforme à la loi et aux exigences de confidentialité. La HIPAA exige des mesures de protection appropriées pour les informations de santé protégées lors de l'élimination.

Conclusion

Alors, combien de temps les hôpitaux conservent-ils les dossiers médicaux ? Il n'y a pas de réponse unique pour tous les hôpitaux ou tous les patients.

La règle de confidentialité de la HIPAA n'établit pas de période de conservation universelle. La loi de l'État détermine généralement combien de temps les dossiers doivent être conservés, et des exigences fédérales supplémentaires peuvent s'appliquer à des dossiers ou des types de soins particuliers.

C'est pourquoi l'idée que tous les dossiers médicaux sont détruits après 7 ans n'est pas exacte. Certains dossiers sont conservés dans des archives pendant des décennies.

Si vous avez besoin d'un ancien dossier médical, ne présumez pas qu'il est parti. Contactez l'hôpital, le cabinet du médecin ou le système de santé qui vous a fourni les soins et demandez si le dossier est toujours disponible ou s'il a été transféré ailleurs. Si le dossier existe toujours, vous avez généralement des droits importants en vertu de la HIPAA pour demander l'accès.

Et conserver vos propres copies de documents médicaux importants peut vous éviter beaucoup de tracas plus tard, surtout lorsque vous changez de médecin ou de système de santé.