A munkavállalók orvosi nyilvántartásait nem arra szánták, hogy mindenki számára hozzáférhetőek legyenek egy cégnél. Még akkor is, amikor egy munkáltatónak jogosan van szüksége egészségügyi információkra, a hozzáférést általában olyan személyekre kell korlátozni, akiknek különleges okuk van annak fogadására.
A szabályok félrevezetőek lehetnek, mert a HIPAA orvosi nyilvántartás kiadási törvényei és a munkahelyi orvosi magánéletet védő törvények nem fednek le pontosan ugyanazokat az információkat. A HIPAA bizonyos orvosi információkat véd, amelyeket egészségügyi szolgáltatók és egészségügyi terveik tartanak, de általában nem vonatkozik a munkáltató által vezetett foglalkoztatási nyilvántartásokra. A munkavállalók orvosi információit olyan törvények is védhetik, mint az Amerikai fogyatékosokról szóló törvény (ADA), amely előírja a munkáltatók számára, hogy az orvosi információkat bizalmasan és a szokásos személyzeti nyilvántartásoktól elkülönítve kezeljék.
Ez azt jelenti, hogy az Ön főnökének, munkatársainak, HR-esének vagy más alkalmazottaknak nincs automatikus joga látni az Ön diagnózisát, kezelési részleteit vagy teljes orvosi nyilvántartásait pusztán azért, mert Ön a cégnél dolgozik.
TL;DR: Fő tudnivalók
- A munkavállalók orvosi információit általában bizalmasan és a szokásos személyzeti aktáktól elkülönítve kell tárolni.
- A munkatársaknak nem lehet hozzáférésük egy munkavállaló orvosi nyilvántartásaihoz pusztán azért, mert ugyanannál a cégnél dolgoznak.
- A vezetők és felügyelők korlátozott orvosi információkhoz juthatnak hozzá, ha szükséges a munkakorlátozások vagy az ésszerű elhelyezések kezeléséhez.
- Az elsősegély- és biztonsági személyzetnek szükség lehet bizonyos információkra vészhelyzet esetén.
- A HR vagy kijelölt személyzetnek hozzáférésre lehet szüksége jogos foglalkoztatási ügyek kezelésekor, de a hozzáférést korlátozni kell.
- A HIPAA általában nem szabályozza a munkáltató által vezetett foglalkoztatási nyilvántartásokat.
- Az egészségügyi szolgáltatók általában nem küldhetnek orvosi információkat közvetlenül a munkáltatónak a munkavállaló engedélye nélkül, kivéve, ha egy másik alkalmazandó törvény lehetővé teszi vagy előírja a közzétételt.
Kérdései vannak az egészségével kapcsolatban, vagy szüksége van egy orvosra a tünetek áttekintéséhez? Próbálja ki az August AI ingyenes tünetfelmérését, hogy segítsen átgondolni a tüneteit és a lehetséges következő lépéseket. Az AI triázs nem diagnózis. Ha sürgős orvosi esettel van dolga, hívja a 911-et, vagy menjen a legközelebbi sürgősségi osztályra. Munkahelyi orvosi magánéletet érintő aggályok esetén vegye fel a kapcsolatot a munkáltató HR osztályával vagy egy megfelelő jogi szakemberrel.
Ki ne férhessen hozzá a munkavállalói orvosi nyilvántartásokhoz?
Az alapelv egyszerű: a munkavállalók orvosi információi csak azok számára legyenek elérhetők, akiknek jogos okuk van annak fogadására.
Az ADA alapján a munkáltatóknak bizalmasan kell kezelniük a jelentkezők és a munkavállalók orvosi információit. Ez magában foglalja az olyan információkat is, amelyek nem tartalmaznak specifikus diagnózist. Az EEOC azt is javasolja, hogy az orvosi információkat külön orvosi aktákban tárolják, ne pedig a szokásos személyzeti aktákban.
Ugyanez az elv érvényes akkor is, ha az információkat elektronikusan tárolják. A vállalat számítógépes rendszeréhez való hozzáférés nem jelenti automatikusan azt, hogy egy munkavállaló képes legyen egy másik munkavállaló orvosi információinak megtekintésére.
Munkatársak
Egy munkatársnak általában nincs szüksége egy másik munkavállaló orvosi információihoz való hozzáférésre.
Például egy munkavállaló módosított munkarendet kaphat ésszerű elhelyezésként. A munkatársak tudhatják, hogy a menetrend megváltozott, de általában nem kell tudniuk ennek orvosi okát.
Egy vezető elmagyarázhatja, hogy egy munkahelyi megállapodást jóváhagytak anélkül, hogy felfedné a munkavállaló diagnózisát vagy más bizalmas orvosi részleteket.
Nem kapcsolódó osztályok munkavállalói
Valaki, aki a bérszámfejtésben, könyvelésben, értékesítésben, marketingben, IT-ben vagy más osztályon dolgozik, nem rendelkezik automatikusan joggal a munkavállaló orvosi információinak böngészésére.
Ez különösen fontos, ha az orvosi információkat elektronikusan tárolják. A hozzáférést olyan személyekre kell korlátozni, akiknek jogos okuk van az információk felhasználására.
Egy munkavállaló képessége egy céges rendszerhez való hozzáférésre önmagában nem teremt jogos okot egy másik munkavállaló orvosi nyilvántartásának megtekintésére.
Olyan vezetők, akiknek nincs szükségük az információra
A vezetők néha korlátozott orvosi információkhoz juthatnak, de nem kaphatják meg automatikusan egy munkavállaló teljes orvosi nyilvántartását.
Például egy felügyelőnek tudnia kellhet arról, hogy egy munkavállalónak emelési korlátozása van, vagy különleges munkahelyi elhelyezésre van szüksége. A felügyelőnek általában nincs szüksége a munkavállaló teljes orvosi kórtörténetére e korlátozás végrehajtásához.
Más munkavállalók
A munkáltatónak nem szabad egy munkavállaló orvosi információit elérhetővé tennie pusztán azért, mert egy másik munkavállaló kíváncsi, szorosan együtt dolgozik az illetővel, vagy meg akarja érteni, miért hiányzik a munkavállaló.
Az orvosi információ bizalmas maradhat akkor is, ha egy munkavállaló önként megosztott bizonyos egészségügyi információkat a munkahelyen.
Kinek lehet szüksége korlátozott hozzáférésre a munkavállalók orvosi információihoz?
A bizalmasság nem jelenti azt, hogy senki sem láthat orvosi információkat egy szervezetben.
Bizonyos munkavállalóknak korlátozott hozzáférésre lehet szükségük munkájuk elvégzéséhez vagy jogi kötelezettségeik teljesítéséhez.
HR vagy kijelölt személyzet
Az emberi erőforrás munkatársainak hozzáférésre lehet szükségük orvosi dokumentációhoz ésszerű elhelyezési kérelmek, orvosi szabadságok vagy más jogos foglalkoztatási ügyek kezelésekor.
Ez nem jelenti azt, hogy a HR-nek korlátlan hozzáférése lehetne egy munkavállaló teljes orvosi kórtörténetéhez. Az információkat bizalmasan kell kezelni, és csak akkor szabad hozzáférni, amikor az a vonatkozó foglalkoztatási célra szükséges.
Felügyelők és vezetők
Egy felügyelőnek tudnia lehet a munkakorlátozásokról vagy egy jóváhagyott elhelyezésről.
Például, ha egy munkavállaló nem emelhet fel tárgyakat egy bizonyos súly fölé, a vezetőnek tudnia kell a korlátozásról, hogy a munka megfelelően legyen kiosztva. A vezetőnek nem feltétlenül kell ismernie a munkavállaló diagnózisát, kezelési előzményeit vagy más, nem kapcsolódó egészségügyi információkat.
Elsősegély és biztonsági személyzet
Orvosi információkat néha meg kell osztani azokkal, akik felelősek az sürgősségi kezelés vagy segítségnyújtásért.
Például releváns információkra lehet szükség, ha egy munkavállalónak olyan egészségügyi állapota van, amely sürgős ellátást igényelhet a munkahelyen.
Még ezekben a helyzetekben is az átadott információkat korlátozni kell arra, ami a vészhelyzethez vagy a biztonsági kérdéshez releváns.
Munkabaleseti vagy biztosítási ügyeket intéző személyek
Orvosi információkat oszthatnak meg munkabaleseti vagy biztosítási célokra is, amikor azt az alkalmazandó jogszabályok lehetővé teszik vagy előírják.
Fontos pont, hogy ezek a helyzetek nem teremtenek korlátlan hozzáférést egy munkavállaló teljes orvosi nyilvántartásához.
A HIPAA vonatkozik a munkavállalói orvosi nyilvántartásokra?
Itt zavarodnak össze sokan.
A HIPAA általában azokra a védett egészségügyi információkra vonatkozik, amelyeket a lefedett egészségügyi szolgáltatók, egészségügyi tervek és bizonyos más lefedett entitások tartanak. Általában nem védi a munkáltató által vezetett foglalkoztatási nyilvántartásokat, még akkor sem, ha azok egészségügyi információkat tartalmaznak.
Például, tegyük fel, hogy ad egy orvosi igazolást a munkáltatójának egy szabadság iránti kérelem támogatására. A munkáltató másolata a foglalkoztatási nyilvántartás részévé válik. A HIPAA általában nem szabályozza ezt a munkáltató által tartott nyilvántartást ugyanúgy, ahogy egy lefedett egészségügyi szolgáltató orvosi nyilvántartását szabályozza.
Más törvények továbbra is védhetik ezeket az információkat. Különösen az ADA írja elő a munkáltatók számára az általuk a jelentkezőkről és munkavállalókról megszerzett orvosi információk bizalmasságának megőrzését.
A általános orvosi nyilvántartási jogokról további információkat talál útmutatónkban: orvosi nyilvántartások: mi van bennük, ki a jogi tulajdonosa, és hogyan szerezheti be a másolatát.
Ez a megkülönböztetés fontos, ha a HIPAA orvosi nyilvántartás kiadási törvényeit nézzük. A HIPAA nem jelenti azt, hogy minden orvosi dokumentum, amelyhez a munkáltató hozzáfér, automatikusan HIPAA által védett orvosi nyilvántartás.
A szélesebb körű HIPAA keretrendszerről lásd: HHS HIPAA egyéneknek.
Kaphat-e a munkáltató orvosi nyilvántartásokat közvetlenül az orvosától?
Általában az Ön egészségügyi szolgáltatója nem küldheti el egyszerűen az orvosi nyilvántartásait a munkáltatójának, mert a munkáltató kéri azokat.
Amikor egy munkáltató közvetlenül orvosi információkat kér egy egészségügyi szolgáltatótól, a szolgáltató általában nem hozhatja nyilvánosságra azt az egyén engedélye nélkül, kivéve, ha egy másik alkalmazandó törvény lehetővé teszi vagy előírja a közzétételt.
Korlátozott kivételek léteznek. Bizonyos körülmények magukban foglalhatják a munkahelyi orvosi felügyeletet, a munkával kapcsolatos betegségeket vagy sérüléseket, vagy az foglalkozás-egészségügyi követelményeket.
A konkrét körülmények számítanak. Egy munkáltató orvosi információk kérése nem jelenti automatikusan azt, hogy egy egészségügyi szolgáltató kiadhat egy munkavállaló teljes orvosi nyilvántartását.
Ha hivatalosan szeretné kérni a saját nyilvántartásait, tekintse meg útmutatónkat: orvosi nyilvántartás kérés űrlap sablonok és hogyan kell használni őket.
Mi a helyzet a HIPAA elektronikus orvosi nyilvántartásokkal?
Ugyanez az alapvető megkülönböztetés vonatkozik az elektronikusan tárolt orvosi információkra is.
A HIPAA elektronikus orvosi nyilvántartások a HIPAA által védettek lehetnek, ha azokat egy lefedett egészségügyi szolgáltató vagy egészségügyi terv tartja fenn. Azonban a munkáltató által vezetett elektronikus foglalkoztatási nyilvántartások általában nem tartoznak a HIPAA hatálya alá, pusztán azért, mert egészségügyi információkat tartalmaznak.
A munkáltatók számára az ADA továbbra is előírja, hogy az orvosi információkat bizalmasan és a szokásos személyzeti aktáktól elkülönítve kell kezelni. Az elektronikus tárolás nem szünteti meg ezt a bizalmassági követelményt.
Gyakorlati szempontból a munkáltatónak nem szabad egy megosztott elektronikus munkavállalói adatbázist korlátlan hozzáférés okaként kezelni az orvosi információkhoz.
A digitálisan történő saját nyilvántartások eléréséről további információkat talál útmutatónkban: hogyan tekintheti meg orvosi nyilvántartásait online ingyenesen.
Milyen információra van valójában szüksége egy vezetőnek?
Hasznos megkülönböztetés az orvosi információk és a munkával kapcsolatos információk között.
Egy vezetőnek tudnia lehet:
- Hogy egy munkavállalónak jóváhagyott munkakorlátozása van
- Melyik munkahelyi korlátozást kell betartani
- Melyik elhelyezés lett jóváhagyva
- Mikor érvényes egy elhelyezés vagy korlátozás
A vezetőnek általában nem kell tudnia:
- A munkavállaló teljes orvosi kórtörténete
- Nem kapcsolódó diagnózisok
- Részletes kezelési információk
- Gyógyszerezési előzmények, amelyek nem kapcsolódnak a munkahelyi problémához
- Magánjellegű információk más orvosi állapotokról
A cél az, hogy a vezető elegendő információt kapjon a munkahelyi probléma kezeléséhez anélkül, hogy szükségtelenül fedné fel a bizalmas orvosi részleteket.
Mi van, ha úgy gondolja, hogy az orvosi információit helytelenül osztották meg?
Kezdje a történtek dokumentálásával.
Írja le, hogy milyen információk kerültek nyilvánosságra, ki kapta meg őket, mikor történt a közzététel, és hogyan tudott róla. Tartson másolatokat a releváns e-mailekről, üzenetekről vagy más dokumentumokról.
Ezután kérdezze meg a munkáltató HR osztályát vagy kijelölt adatvédelmi kapcsolattartóját arról, hogyan tárolják az orvosi információkat, és ki fér hozzájuk.
Ha az aggály egészségügyi szolgáltatóra vagy egészségügyi tervre vonatkozik, és úgy gondolja, hogy védett egészségügyi információkat helytelenül hoztak nyilvánosságra, a HIPAA releváns lehet. Munkahelyi bizalmassági aggályok esetén az ADA és más foglalkoztatási törvények is alkalmazhatók.
A megfelelő ügynökség vagy jogi eljárás a körülményektől függ, így a közzététel konkrét részletei számítanak.
Gyakran Ismételt Kérdések
Láthatják a munkatársaim az orvosi nyilvántartásaimat?
Általában a munkatársaknak nem lehet hozzáférésük a bizalmas orvosi információihoz pusztán azért, mert ugyanannál a munkáltatónál dolgoznak. A munkavállalók orvosi információit általában bizalmasan kell kezelni.
Láthatja a főnököm a diagnózisomat?
Nem feltétlenül. Egy vezetőnek szüksége lehet információkra a munkakorlátozásokról vagy az ésszerű elhelyezésről, de ez nem ad automatikusan hozzáférést a főnöknek az Ön diagnózisához vagy teljes orvosi kórtörténetéhez.
A HIPAA védi az orvosi nyilvántartásokat a munkahelyen?
Attól függ, melyik nyilvántartásra gondol.
A HIPAA általában nem vonatkozik a munkáltató által vezetett foglalkoztatási nyilvántartásokra. Egy lefedett egészségügyi szolgáltató vagy egészségügyi terv által tartott orvosi információkat a HIPAA védheti. A munkáltató által tartott orvosi információkat más törvények, köztük az ADA is védheti.
Hívhatja a munkáltatóm az orvosomat az orvosi nyilvántartásaimért?
Egy egészségügyi szolgáltató általában nem adhatja ki az Ön orvosi információit a munkáltatójának az Ön engedélye nélkül, kivéve, ha egy másik alkalmazandó törvény lehetővé teszi vagy előírja a közzétételt.
Ki férhet hozzá a munkavállalói orvosi információkhoz?
A körülményektől függően kijelölt HR munkatársak, felügyelők vagy vezetők, akiknek információra van szükségük az elhelyezések vagy munkakorlátozások miatt, az elsősegély- és biztonsági személyzet, valamint a munkabaleseti vagy biztosítási ügyeket intéző személyek férhetnek hozzá a releváns információkhoz.
A hozzáférésnek korlátozottnak kell lennie arra, ami megengedett és szükséges a konkrét célra.
Az alkalmazotti orvosi nyilvántartásokat a személyzeti aktákkal együtt kell tartani?
Nem. Az orvosi információkat általában külön kell tartani a szokásos személyzeti aktáktól, és bizalmasan kell kezelni. Az elektronikus orvosi információknak hasonló védelmet kell kapniuk.
Mi van, ha a munkáltatóm megosztotta a diagnózisomat a munkatársakkal?
Dokumentálja, mi történt, és fontolja meg az ügy felvetését a HR-nél vagy a megfelelő adatvédelmi vagy megfelelőségi kapcsolattartónál.
Az, hogy egy közzététel megsértette-e a törvényt, attól függ, hogy milyen információ került megosztásra, ki kapta meg, miért került megosztásra, és mely törvények vonatkoznak rá.
A lényeg
A munkavállalói orvosi információk nem olyan dolgok, amelyekhez bárki hozzáférhet egy cégnél. A munkatársaknak és azoknak a munkavállalóknak, akiknek nincs jogos, munkával kapcsolatos okuk, nem szabad korlátlan hozzáférést biztosítani egy másik munkavállaló orvosi nyilvántartásaihoz.
Bizonyos személyek, mint például kijelölt HR munkatársak, felügyelők, elsősegély-személyzet vagy munkabaleseti ügyintézők, korlátozott információkhoz juthatnak hozzá, ha egy specifikus kivétel vagy jogos foglalkoztatási cél áll fenn.
A kulcsfontosságú különbség a HIPAA orvosi nyilvántartás kiadási törvények megfontolásakor az, hogy a HIPAA általában a lefedett egészségügyi szolgáltatók és egészségügyi tervek által tartott védett egészségügyi információkat szabályozza. A munkáltató által vezetett munkavállalói orvosi információkat általában a munkahelyi magánéletet és foglalkoztatást szabályozó törvények szabályozzák, nem csak a HIPAA.
Az elektronikus tárolás nem változtat ezen az alapvető elven. A lefedett egészségügyi szervezetek által vezetett HIPAA elektronikus orvosi nyilvántartások a HIPAA hatálya alá tartozhatnak, míg a munkáltató által vezetett elektronikus foglalkoztatási nyilvántartások általában nem válnak HIPAA által védetté pusztán azért, mert orvosi információkat tartalmaznak.
