Hai bisogno di una vecchia cartella clinica. Forse stai cambiando medico, facendo domanda per l'invalidità, affrontando una nuova diagnosi che richiede la storia clinica, o semplicemente cercando di capire quale farmaco hai preso per quella cosa cinque anni fa. Quindi chiami l'ospedale e ti dicono che le cartelle sono andate perse.

È vero? A volte, sì. Ma spesso, no.

Non esiste una regola nazionale unica su quanto tempo gli ospedali conservino le cartelle cliniche. La conservazione dipende dalla legge statale, dai requisiti federali per specifici tipi di documenti e dalle politiche della stessa organizzazione sanitaria. L'HIPAA viene spesso incolpato per questo, ma in realtà non stabilisce un periodo di conservazione generale. Ciò significa che la credenza comune che le cartelle cliniche vengano distrutte automaticamente dopo 7 anni non è universalmente vera.

Alcuni documenti vengono conservati più a lungo. Alcune organizzazioni hanno regole diverse per pazienti adulti e minori o per tipi specifici di documenti. E molte cartelle giacciono negli archivi ben oltre il periodo minimo richiesto, in attesa che qualcuno le richieda.

TL;DR: Punti chiave

  • Non esiste un'unica regola nazionale su quanto tempo ospedali e medici debbano conservare ogni cartella clinica.
  • L'HIPAA non stabilisce un periodo generale di conservazione delle cartelle cliniche. Le leggi statali solitamente determinano per quanto tempo le cartelle devono essere conservate.
  • Alcuni requisiti federali specificano i periodi di conservazione per documenti particolari. Ad esempio, determinata documentazione Medicare deve essere conservata per 7 anni dalla data di prestazione del servizio.
  • Le cartelle cliniche non vengono distrutte automaticamente dopo 7 anni solo perché esiste l'HIPAA.
  • Le cartelle dei minori possono avere requisiti di conservazione diversi rispetto alle cartelle degli adulti, a seconda della legge statale.
  • Se hai bisogno di una vecchia cartella clinica, contatta l'ospedale, lo studio medico o il sistema sanitario che l'ha creata o conservata. Potresti anche essere in grado di richiedere una copia ai sensi dell'HIPAA.

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Per quanto tempo i fornitori conservano le cartelle?

Ospedali e studi medici conservano le cartelle per tutto il tempo richiesto dalle normative applicabili, ma non esiste una risposta unica a livello nazionale. Varia a seconda dello stato, del tipo di documento e delle politiche della stessa organizzazione.

Il Dipartimento della Salute e dei Servizi Umani afferma specificamente che l'HIPAA non include requisiti di conservazione delle cartelle cliniche, il che sorprende molte persone. La legge statale solitamente fa il lavoro effettivo qui.

Molti ospedali conservano le cartelle anche più a lungo di quanto legalmente richiesto, specialmente per cartelle pediatriche, referti operatori o casi complessi. Quindi una vecchia cartella potrebbe ancora trovarsi in archivio anche se la legge statale ne consentirebbe tecnicamente la distruzione.

Cosa succede se il tuo medico va in pensione o chiude la sua attività?

Questa è la situazione che confonde di più le persone.

Le cartelle non sono destinate a scomparire semplicemente quando un'attività chiude. A seconda delle normative statali, potrebbero essere trasferite a un altro fornitore, un'altra attività o un custode designato dei documenti. Ma trovarle può richiedere qualche telefonata.

Se stai cercando cartelle di un medico che hai visto anni fa, inizia dall'attività stessa. Se non esiste più, prova l'ordine dei medici dello stato. L'ordine può spesso indicarti il custode attuale dei documenti o dirti dove sono andate le cartelle quando l'attività ha chiuso.

Per quanto tempo vengono conservate le cartelle cliniche secondo l'HIPAA?

Qui inizia molta confusione.

L'HIPAA è una legge sulla privacy e sulla sicurezza. Protegge le tue informazioni sanitarie, ma non dice agli ospedali quanti anni devono conservarle.

La "regola dei 6 anni dell'HIPAA" che vedrai online è reale, ma si applica a specifiche documentazioni di conformità (politiche sulla privacy, registri delle violazioni, quel genere di cose), non alle tue cartelle cliniche effettive. La legge statale è ciò che solitamente governa quanto a lungo vengono conservate le tue cartelle cliniche.

Le cartelle cliniche vengono distrutte dopo 7 anni?

Non automaticamente.

La regola dei "7 anni" che potresti aver sentito deriva da requisiti reali, solo più specifici di quanto la maggior parte delle persone pensi. Determinata documentazione Medicare deve essere conservata per 7 anni dalla data di prestazione del servizio, ad esempio. Ma questa è una regola specifica per documenti specifici, non una data di scadenza nazionale per l'intera tua storia clinica.

Pensa all'idea dei "7 anni" come alla raccomandazione "10.000 passi al giorno" per camminare: memorabile, ampiamente ripetuta, ma non una regola universale seguita dagli esperti. Le leggi statali spesso richiedono tempi più lunghi, e molte organizzazioni sanitarie conservano volontariamente i documenti ben oltre il minimo richiesto.

Perché i fornitori conservano le cartelle cliniche così a lungo?

Perché la tua cartella clinica non è solo una storia dei tuoi appuntamenti. Può contenere informazioni che contano per la tua cura continuativa anni dopo.

Una cartella clinica include diagnosi, note cliniche, storia dei farmaci, allergie, risultati di laboratorio, referti di imaging, cartelle chirurgiche, cartelle di ricovero, piani di trattamento, informazioni sulle vaccinazioni e referti specialistici.

Se hai subito un intervento chirurgico diversi anni fa, un vecchio referto operatorio potrebbe fornire a un nuovo clinico informazioni che non sono evidenti dai tuoi attuali sintomi o elenco di farmaci. La tua cartella può anche aiutarti a evitare di ripetere test o procedure quando i risultati precedenti sono ancora rilevanti.

Se vuoi capire esattamente cosa rientra in una cartella clinica, consulta la nostra guida su cosa sono le cartelle cliniche.

Le cartelle cliniche vengono conservate più a lungo per i bambini?

Possono esserlo, e questo spesso sorprende le persone.

Le regole di conservazione per i minori sono spesso più lunghe che per gli adulti perché la cartella di un bambino potrebbe dover rimanere disponibile per anni dopo che ha compiuto 18 anni. Il requisito esatto dipende dallo stato e dal tipo di fornitore. Alcune regole utilizzano l'età del paziente; altre utilizzano l'età più un certo numero di anni dopo l'ultimo trattamento.

Non dare per scontato che una vecchia cartella pediatrica sia stata distrutta solo perché ha più di 7 anni. Se hai bisogno di cartelle cliniche infantili, contatta l'ospedale, il pediatra o il sistema sanitario dove hai ricevuto assistenza e chiedi cosa è ancora disponibile.

Puoi ottenere vecchie cartelle cliniche?

Spesso, sì.

L'HIPAA generalmente concede agli individui il diritto di ispezionare, rivedere e ricevere copie delle cartelle cliniche e delle cartelle di fatturazione detenute dai fornitori di assistenza sanitaria coperti e dai piani sanitari, con limitate eccezioni.

Inizia contattando il reparto di cartelle cliniche, gestione delle informazioni sanitarie o cartelle pazienti del fornitore. Probabilmente dovrai compilare un modulo di autorizzazione o di richiesta di documenti e verificare la tua identità.

Se il fornitore ha ancora le cartelle, generalmente può fornire copie tramite un metodo appropriato. I fornitori possono addebitare tariffe ragionevoli basate sui costi per la copia e la spedizione, ma l'HHS afferma che non possono negarti una copia semplicemente perché non hai pagato una fattura medica.

Se il fornitore non esiste più, trovare i documenti richiede più impegno. Prova l'ex attività, l'organizzazione che l'ha acquisita, o l'autorità di licenza o regolatoria statale per una guida.

Cosa succede quando le cartelle cliniche vengono distrutte?

Gli ospedali non possono semplicemente buttare le cartelle cliniche in un cassonetto.

L'HIPAA richiede ragionevoli salvaguardie per le informazioni sanitarie protette finché vengono mantenute, anche durante lo smaltimento. Per le cartelle cartacee, ciò di solito significa distruzione. Per le cartelle elettroniche, significa cancellazione appropriata o distruzione dei supporti di memorizzazione in modo che le informazioni non possano essere recuperate.

La maggior parte delle organizzazioni sanitarie ha anche politiche interne per la revisione, l'archiviazione, il trasferimento e la distruzione dei documenti. La tua vecchia cartella non viene gettata con noncuranza.

E se un ospedale dice di non avere più le tue cartelle?

Se un ospedale o uno studio medico ti dice che una vecchia cartella non è più disponibile, non prendere il "perso" alla lettera. Poni alcune domande di follow-up:

  • Quando è stata distrutta la cartella?
  • È stata distrutta l'intera cartella o solo una parte?
  • È stata trasferita a un'altra organizzazione?
  • L'attività è stata acquisita o chiusa?
  • Esiste una copia archiviata o esterna?
  • Puoi ottenere una conferma scritta della conservazione o della distruzione?

Le risposte possono indicare se la cartella è genuinamente non disponibile o semplicemente conservata altrove.

Se stai cercando qualcosa di specifico come un referto di imaging o una cartella chirurgica, chiedi direttamente se quella parte della cartella è ancora disponibile. A volte il riassunto è andato perso ma l'imaging è ancora lì, o viceversa.

Come dovresti conservare le tue cartelle cliniche?

Non devi accumulare ogni pezzo di documentazione sanitaria per sempre, ma avere copie di documenti importanti può evitarti seri grattacapi in futuro.

Considera di conservare una copia organizzata dei tuoi elenchi di farmaci attuali e passati, delle diagnosi principali, delle informazioni sulle allergie, delle cartelle chirurgiche e di ricovero, dei risultati di laboratorio importanti, dei referti di imaging, delle cartelle di vaccinazione, dei referti specialistici e dei riassunti di dimissione.

Puoi archiviare questi documenti digitalmente, su carta o tramite un portale pazienti sicuro.

Il momento migliore per richiedere copie è prima di averne effettivamente bisogno, specialmente quando cambi medico, ti trasferisci in un altro stato, cambi sistema sanitario o vedi specialisti che non hanno accesso alle tue cartelle precedenti. Richiedere documenti da un'attività che stai lasciando è molto più facile che cercare di rintracciarli anni dopo.

Conservazione vs accesso: due domande diverse

Le persone spesso confondono queste due cose, ma non sono la stessa cosa.

Conservazione chiede: Per quanto tempo l'organizzazione sanitaria è tenuta o autorizzata a conservare il documento?

Accesso chiede: Puoi effettivamente ottenere una copia del documento?

Un documento può ancora esistere anche se non lo hai consultato per anni. Ma se un documento è stato legalmente distrutto dopo il periodo di conservazione applicabile, il fornitore non può produrre qualcosa che non esiste più.

L'HIPAA generalmente ti concede diritti di accesso ai documenti mantenuti da fornitori e piani coperti, con limitate eccezioni. Se stai cercando una vecchia cartella clinica, inizia sempre chiedendo se l'organizzazione ce l'ha ancora, piuttosto che presumere che sia andata persa.

Domande frequenti

Per quanto tempo gli ospedali conservano le cartelle cliniche?

Non esiste un periodo di conservazione unico a livello nazionale per tutte le cartelle cliniche ospedaliere. La legge statale solitamente determina i requisiti di conservazione, mentre regole federali aggiuntive possono applicarsi a specifici tipi di documenti. Gli ospedali conservano anche i documenti più a lungo secondo le proprie politiche.

Per quanto tempo i medici conservano le cartelle cliniche?

Dipende dalla legge statale, dal tipo di documento e da eventuali requisiti federali applicabili. Non esiste una regola universale dell'HIPAA che richieda a ogni studio medico di conservare ogni cartella clinica per lo stesso numero di anni.

Le cartelle cliniche vengono distrutte dopo 7 anni?

Non automaticamente. Sette anni è un periodo di conservazione che si applica a determinati documenti, inclusa la documentazione specifica di Medicare, ma non è una regola universale per ogni cartella clinica.

Per quanto tempo vengono conservate le cartelle cliniche dopo la morte di un paziente?

L'HIPAA protegge le informazioni sanitarie identificabili di una persona deceduta per 50 anni dopo la morte, ma ciò non significa che i fornitori di assistenza sanitaria siano tenuti a conservare la cartella clinica per 50 anni. Le leggi statali applicabili o altre leggi determinano quando i documenti possono essere distrutti.

Posso ottenere cartelle cliniche di 10 o 20 anni fa?

Possibilmente. Se una vecchia cartella è ancora disponibile dipende dal fornitore, dalle regole di conservazione applicabili e dal fatto che la cartella sia stata trasferita o distrutta. Se hai bisogno di una vecchia cartella, contatta l'organizzazione sanitaria che ha fornito l'assistenza e chiedi se la cartella è ancora conservata.

Un medico può distruggere le mie cartelle cliniche?

Un fornitore può eventualmente distruggere i documenti quando il periodo di conservazione applicabile è scaduto, ma il processo deve essere conforme alla legge e ai requisiti di privacy. L'HIPAA richiede adeguate salvaguardie per le informazioni sanitarie protette durante lo smaltimento.

Conclusione

Quindi, per quanto tempo gli ospedali conservano le cartelle cliniche? Non esiste una risposta unica per ogni ospedale o paziente.

La HIPAA Privacy Rule non stabilisce un periodo di conservazione universale. La legge statale generalmente determina per quanto tempo i documenti devono essere conservati, e requisiti federali aggiuntivi possono applicarsi a documenti o tipi di assistenza particolari.

Ecco perché l'idea che tutte le cartelle cliniche vengano distrutte dopo 7 anni non è accurata. Alcuni documenti vivono negli archivi per decenni.

Se hai bisogno di una vecchia cartella clinica, non dare per scontato che sia andata persa. Contatta l'ospedale, lo studio medico o il sistema sanitario che ti ha fornito l'assistenza e chiedi se la cartella è ancora disponibile o se è stata trasferita altrove. Se la cartella esiste ancora, hai generalmente diritti importanti ai sensi dell'HIPAA per richiederne l'accesso.

E conservare le tue copie di importanti documenti medici può evitarti molti problemi in seguito, specialmente quando cambi medico o sistema sanitario.