古い医療記録が必要になったとしましょう。医師を変える、障害給付を申請する、履歴を必要とする新しい診断に対処する、あるいは5年前にあの症状のために服用した薬を思い出そうとしている、といった状況かもしれません。そこで病院に電話をすると、「記録はもうありません」と言われることがあります。
それは本当でしょうか？場合によっては、はい。しかし、多くの場合、いいえ、です。
医療記録をどのくらいの期間保管するかについての全国的な単一の規則はありません。保管期間は、州法、特定の記録タイプの連邦要件、および医療機関自体のポリシーによって異なります。HIPAAがここで多くの非難を浴びていますが、実際には一般的な保管期間を設定していません。つまり、7年後に医療記録は自動的に破棄されるという一般的な考えは、普遍的な真実ではないということです。
一部の記録はより長く保管されます。一部の機関では、成人患者と未成年患者、または特定の記録タイプに対して異なる規則があります。そして、多くの記録は、最低限必要な期間をはるかに過ぎてもアーカイブに置かれ、誰かがそれらを要求するのを待っています。
TL;DR: 要点
- 病院や医師がすべての医療記録を保管しなければならない期間について、全国的な単一の規則はありません。
- HIPAAは、一般的な医療記録の保管期間を定めていません。通常、記録を保管する期間は州法によって決定されます。
- 一部の連邦要件では、特定の記録の保管期間が定められています。例えば、特定のメディケア文書は、サービス提供日から7年間保管する必要があります。
- HIPAAが存在するからといって、医療記録が7年後に自動的に破棄されるわけではありません。
- 子供の記録は、州法によっては、成人の記録とは異なる保管要件がある場合があります。
- 古い医療記録が必要な場合は、その記録を作成または保管した病院、医師のオフィス、または医療システムに連絡してください。HIPAAに基づきコピーを要求することもできます。
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医療提供者は記録をどのくらいの期間保管しますか？
病院や医師のオフィスは、適用される規則で要求される期間、記録を保管しますが、全国的な単一の答えはありません。州、記録の種類、および組織自体のポリシーによって異なります。
保健福祉省は具体的に述べていますが、HIPAAには医療記録の保管要件は含まれておらず、これは多くの人々を驚かせます。通常、州法がこの作業を行います。
多くの病院は、特に小児科の記録、手術記録、または複雑な症例については、法律で最低限要求される期間よりも長く記録を保管しています。そのため、州法が技術的に破棄を許可していたとしても、古い記録がアーカイブにまだ残っている可能性があります。
医師が引退したり、開業を閉鎖したりした場合はどうなりますか？
これは、人々が最もつまずく状況です。
開業が閉鎖されても、記録が消滅するわけではありません。州の規則によっては、別の医療提供者、別の診療所、または指定された記録保管者に移管される場合があります。しかし、それらを見つけるには、数回の電話が必要になることがあります。
数年前に診てもらった医師の記録を探している場合は、まず診療所自体に連絡してください。診療所がもう存在しない場合は、州の医師会に連絡してみてください。医師会は、現在の記録保管者に連絡先を教えたり、診療所が閉鎖されたときに記録がどこへ行ったかを教えてくれたりすることがよくあります。
HIPAAの下では医療記録はどのくらいの期間保管されますか？
ここに多くの混乱が生じます。
HIPAAはプライバシーとセキュリティの法律です。あなたの健康情報を保護しますが、病院がどのくらいの年数それを保管しなければならないかは教えてくれません。
オンラインで見かける「6年間のHIPAA規則」は実際には存在しますが、それは実際の医療記録ではなく、特定のコンプライアンス文書（プライバシーポリシー、違反通知ログなど）に適用されます。通常、あなたの医療記録が保管される期間を規制するのは州法です。
医療記録は7年後に破棄されますか？
自動的にではありません。
あなたが聞いたかもしれない「7年」という規則は、実際には存在しますが、ほとんどの人が考えているよりも限定的なものです。例えば、特定のメディケア文書は、サービス提供日から7年間保管する必要があります。しかし、それはあなたの医療記録全体に対する全国的な有効期限ではなく、特定の記録に対する特定の規則です。
「7年」という考え方は、「1日1万歩」というウォーキングの推奨事項のように考えてください。覚えやすく、広く繰り返されていますが、専門家が従う普遍的な規則ではありません。州法はしばしばより長い期間を要求し、多くの医療機関は自主的に最低限の期間をはるかに超えて記録を保管しています。
なぜ医療提供者は医療記録を長期間保管するのですか？
あなたの医療記録は、単なる診察の履歴ではないからです。それは、何年も経ってからでもあなたの継続的なケアにとって重要な情報を含むことがあります。
医療記録には、診断、臨床記録、投薬履歴、アレルギー、検査結果、画像診断レポート、手術記録、入院記録、治療計画、予防接種情報、専門医レポートなどが含まれます。
数年前に手術を受けた場合、古い手術記録は、新しい臨床医に、現在の症状や投薬リストからは明らかにならない情報を提供できます。あなたの記録は、以前の結果がまだ関連性がある場合に、検査や処置の繰り返しを避けるのに役立ちます。
医療記録に正確に何が含まれるかを知りたい場合は、医療記録とは何かというガイドをご覧ください。
子供の医療記録はより長く保管されますか？
保管される場合があり、これはしばしば人々を驚かせます。
未成年者の保管規則は、成人の場合よりも長いことがよくあります。なぜなら、子供の記録は、18歳になってから何年も利用可能である必要があるかもしれないからです。正確な要件は、州と医療提供者の種類によって異なります。一部の規則は患者の年齢を使用し、他の規則は年齢に最後の治療から数年を加えたものを使用します。
古い小児科の記録が7年以上経過しているからといって破棄されたと仮定しないでください。子供時代の医療記録が必要な場合は、ケアを受けた病院、小児科医、または医療システムに連絡して、利用可能なものを尋ねてください。
古い医療記録を入手できますか？
多くの場合、はい。
HIPAAは一般的に、個人に、限定的な例外を除き、対象となる医療提供者および健康保険プランが保有する医療記録および請求記録を検査、レビュー、およびコピーを受け取る権利を与えています。
まず、医療提供者の医療記録部門、健康情報管理部門、または患者記録部門に連絡してください。通常、同意書または記録要求フォームに記入し、身元を確認する必要があります。
医療提供者がまだ記録を保持している場合、通常は適切な方法でコピーを提供できます。医療提供者は、コピーおよび郵送に対して合理的な、コストに基づいた料金を請求できますが、HHSは、医療費を支払っていないという理由でコピーを拒否できないと述べています。
医療提供者がもはや存在しない場合、記録を見つけるにはより多くの労力が必要です。以前の診療所、それを買収した組織、または州の免許・規制当局にガイダンスを求めてください。
医療記録が破棄されるとどうなりますか？
病院は医療記録をゴミ箱に捨てることはできません。
HIPAAは、保護された健康情報が、廃棄中も含め、維持されている限り、合理的な保護措置を求めています。紙の記録の場合、通常はシュレッダー処理を意味します。電子記録の場合、情報を回復できないように、適切な削除または記憶媒体の破壊を意味します。
ほとんどの医療機関は、記録のレビュー、アーカイブ、移管、および破棄に関する内部ポリシーも持っています。あなたの古いカルテは、無造作に捨てられるわけではありません。
病院が「記録はもうありません」と言った場合はどうなりますか？
病院や医師のオフィスから、古い記録がもう利用できないと言われた場合、「なくなった」という言葉をそのまま受け取らないでください。いくつか追加の質問をしてください。
- 記録はいつ破棄されましたか？
- 記録全体が破棄されましたか、それとも一部だけですか？
- 別の組織に移管されましたか？
- 診療所は買収されたか、閉鎖されましたか？
- アーカイブされたコピーまたはオフサイトのコピーはありますか？
- 保管または破棄の書面による確認を得られますか？
これらの回答から、記録が本当に利用できないのか、それともどこかに保管されているだけなのかがわかります。
画像診断レポートや手術記録のような特定のものを探している場合は、その記録の部分がまだ利用可能かどうかを直接尋ねてください。場合によっては、概要はなくなっても画像は残っている、あるいはその逆もあります。
自分の医療記録はどのように保管すべきですか？
すべての医療書類を永遠に保管する必要はありませんが、重要な記録のコピーを持っていると、後で大きな手間を省くことができます。
現在の薬リストと過去の薬リスト、主要な診断、アレルギー情報、手術記録、入院記録、重要な検査結果、画像診断レポート、予防接種記録、専門医レポート、退院サマリーを整理したコピーを保管することを検討してください。
これらはデジタル、紙、または安全な患者ポータルに保存できます。
コピーを要求するのに最適な時期は、実際に必要になる前、特に医師を変えるとき、別の州に引っ越すとき、医療システムを変えるとき、または以前の記録にアクセスできない専門医に診てもらうときです。離れる診療所から記録を要求する方が、何年も経ってからそれらを追跡しようとするよりもはるかに簡単です。
保管期間とアクセス：2つの異なる質問
人々はしばしばこれら2つを混同しますが、同じではありません。
保管期間とは：医療機関は記録をどのくらいの期間保管する義務または許可がありますか？
アクセスとは：記録のコピーを実際に入手できますか？
記録は、何年もアクセスしていなくても存在する可能性があります。しかし、適用される保管期間が経過した後に記録が合法的に破棄された場合、医療提供者は存在しないものを提示することはできません。
HIPAAは一般的に、限定的な例外を除き、対象となる医療提供者および健康保険プランによって維持されている記録へのアクセス権を個人に与えています。古い医療記録を探している場合は、記録がなくなったと仮定するのではなく、まず組織がまだそれを持っているかどうかを尋ねることから始めてください。
よくある質問
病院は医療記録をどのくらいの期間保管しますか？
病院の医療記録すべてに適用される全国的な単一の保管期間はありません。通常、州法が保管要件を決定し、追加の連邦規則が特定の種類の記録に適用される場合があります。病院はまた、独自のポリシーの下で記録をより長く保管します。
医師は医療記録をどのくらいの期間保管しますか？
それは州法、記録の種類、および適用される連邦要件によって異なります。すべての医師のオフィスがすべての医療記録を同じ年数保管することを義務付ける普遍的なHIPAA規則はありません。
医療記録は7年後に破棄されますか？
自動的にではありません。7年は、特定のメディケア文書を含む特定の記録に適用される保管期間ですが、すべての医療記録に対する普遍的な規則ではありません。
患者が死亡した後、医療記録はどのくらいの期間保管されますか？
HIPAAは、死亡した個人の識別可能な健康情報を死亡後50年間保護しますが、これは医療提供者が医療記録を50年間保管しなければならないという意味ではありません。記録がいつ破棄されるかは、適用される州法またはその他の法律によって決定されます。
10年または20年前の医療記録を入手できますか？
可能性はあります。古い記録がまだ利用可能かどうかは、医療提供者、適用される保管規則、および記録が移管または破棄されたかどうかによって異なります。古い記録が必要な場合は、ケアを提供した医療機関に連絡して、記録がまだ保管されているかどうかを尋ねてください。
医師は私の医療記録を破棄できますか？
適用される保管期間が満了した場合、医療提供者は最終的に記録を破棄できますが、そのプロセスは法律およびプライバシー要件に準拠する必要があります。HIPAAは、廃棄中の保護された健康情報に対して適切な保護措置を求めています。
結論
では、病院は医療記録をどのくらいの期間保管するのでしょうか？すべての病院または患者に適用される単一の答えはありません。
HIPAAプライバシー規則は、普遍的な保管期間を設定していません。通常、州法が記録を保管しなければならない期間を決定し、特定の記録またはケアの種類に適用される追加の連邦要件があります。
だからこそ、すべての医療記録が7年後に破棄されるという考えは正確ではありません。一部の記録は、数十年間アーカイブに保存されています。
古い医療記録が必要な場合は、なくなったと仮定しないでください。ケアを提供した病院、医師のオフィス、または医療システムに連絡して、記録がまだ利用可能かどうか、またはどこかに移管されたかどうかを尋ねてください。記録がまだ存在する場合、通常、HIPAAに基づきアクセスを要求する重要な権利があります。
また、重要な医療文書のコピーを自分で保管しておくと、特に医師や医療システムを変更する際に、後で多くの手間を省くことができます。
