Registracijos formos: dažniausiai pasitaikančios klaidos, kurių reikėtų vengti

Kas tiksliai yra kliento registracijos forma?

Taigi, kas yra registracijos forma? Iš esmės, kliento registracijos forma yra klausimynas, kurį siunčiate naujiems klientams prieš oficialiai pradėdami su jais dirbti. Pagrindinis jos tikslas yra sistemingai surinkti visą reikiamą informaciją, kad suprastumėte jų poreikius, įvertintumėte, ar jie tinkami jūsų paslaugoms, ir pasiruoštumėte efektyviai teikti paslaugas.

Pagalvokite apie tai kaip apie struktūruotą pokalbį, kuris vyksta automatiškai.

Svarbu atskirti tai nuo paprastos jūsų svetainės kontaktinės formos. Kontaktinė forma yra kaip skaitmeninės durys – ji renka vardą, el. paštą ir trumpą žinutę. Kita vertus, naujo kliento registracijos forma yra išsami pasveikinimo paketas. Joje pateikiami gilesni, konkretesni klausimai apie kliento tikslus, iššūkius, biudžetą ir bet kokią kitą jūsų paslaugoms kritinę informaciją.

5 pagrindiniai registracijos formų naudojimo privalumai

Gerai suprojektuoto registracijos proceso įgyvendinimas ne tik padeda sutvarkyti reikalus; tai strateginis žingsnis, duodantis naudos visai jūsų verslui.

1. Sutaupykite laiko ir padidinkite efektyvumą

Greičiausias privalumas – atgaunamas laikas. Užuot rankiniu būdu įvedę informaciją iš el. laiškų ar perkėlę užrašus iš pokalbių, duomenys renkami vienoje tvarkingoje vietoje. Pagal vieną ataskaitą, duomenų įvedimas yra didelis laiko švaistymas, darbuotojai tam skiria iki 20% savo laiko šaltinis. Internetinė registracijos forma gali automatiškai užpildyti jūsų CRM, projektų valdymo įrankius ar kliento failus, pašalindama pasikartojančias užduotis ir leisdama jums skirti daugiau laiko apmokestinamam darbui.

2. Padarykite puikų pirmąjį įspūdį

Sklandus, profesionalus įtraukimo procesas signalizuoja jūsų naujam klientui, kad esate organizuotas, atidus detalėms ir vertinate jo laiką. Tai nustato teigiamą toną visam santykiui. Sudėtingas, painus procesas daro priešingai. Konkurencingoje rinkoje tas pirmasis įspūdis yra kritinis – „PwC“ tyrimas parodė, kad 73% vartotojų nurodo klientų patirtį kaip pagrindinį veiksnį priimant pirkimo sprendimus šaltinis. Nepriekaištinga naujo kliento registracijos forma yra jūsų pirmoji galimybė suteikti išskirtinę patirtį.

3. Teikite aukštesnės kokybės, suasmenintas paslaugas

Jūs negalite išspręsti problemos, kurios visiškai nesuprantate. Pateikdami tikslinius klausimus iš anksto, gausite gilų supratimą apie kliento skausmo taškus, lūkesčius ir tikslus. Tai leis jums pritaikyti savo paslaugas nuo pirmos dienos, o tai lems geresnius rezultatus ir laimingesnius, lojalesnius klientus. Pavyzdžiui, marketingo kliento registracijos forma gali atskleisti tikslinę auditoriją, kurios kitaip nebūtumėte apsvarstę.

4. Nustatykite tinkamą kliento pritaikymą

Ne kiekvienas potencialus klientas tinka jūsų verslui – ir tai gerai. Registracijos forma veikia kaip galingas atrankos įrankis. Klausdami apie biudžetą, terminą ir lūkesčius, galite greitai nustatyti klientus, kurie atitinka jūsų paslaugas ir kainodarą. Tai padeda išvengti projekto apimties padidėjimo ir sudėtingų santykių su klientais, leidžiant sutelkti energiją į idealias partnerystes.

5. Gerinti saugumą ir atitiktį

Daugelyje pramonės šakų duomenų saugumas yra ne tik geriausia praktika; tai įstatymas. Tai ypač pasakytina sveikatos priežiūros, terapijos ir gerovės srityse, kur pacientų informacijos apsaugą reglamentuoja Sveikatos draudimo perkeliamosios informacijos ir atskaitomybės aktas (HIPAA). Naudojant saugius internetinių registracijos formų įrankius užtikrinama, kad jautrūs duomenys bus užšifruoti ir tinkamai saugomi. Tai labai svarbu kuriant paciento registracijos formą arba konsultacinio kliento registracijos formą. Ieškokite platformų, siūlančių HIPAA atitinkančias formas, kad apsaugotumėte tiek savo klientus, tiek savo verslą.

Ką įtraukti: efektyvios registracijos formos esminiai elementai

Nors tikslūs klausimai skirsis priklausomai nuo pramonės, gerai sukurta registracijos forma paprastai apima šiuos penkis pagrindinius skyrius. Siekite paprastos kliento registracijos formos, kurią lengva užpildyti, bet vis tiek surinktų visus reikiamus duomenis.

Kliento informacija

Tai yra pagrindiniai duomenys, kurių jums reikia bendravimui ir dokumentų tvarkymui. * Vardas ir pavardė * Įmonės pavadinimas (jei taikoma) * Elektroninio pašto adresas * Telefono numeris * Pašto adresas

Su paslauga susiję klausimai

Čia gilinsitės į „kodėl“. Kas atvedė šį klientą pas jus? * Kokiomis paslaugomis domitės? * Kokie didžiausi iššūkiai šiuo metu jums kyla? * Kokie jūsų pagrindiniai tikslai? Kaip jums atrodo sėkmė? * Ar naudojote panašias paslaugas anksčiau? Kokia buvo jūsų patirtis?

Pramonės specifiniai laukai

Tinkinkite savo formą, kad surinktumėte unikalius jūsų profesijai reikalingus duomenis. * Medicininis / Gerovės: Paciento registracijos formai įtraukite laukus apie medicininę istoriją, alergijas, dabartinius vaistus ir draudimo informaciją. * Teisinis: Teisinio kliento registracijos formoje turėtų būti klausiama apie teisinio klausimo tipą, svarbias datas, priešingas šalis ir trumpą situacijos apžvalgą. * Marketingas: Marketingo kliento registracijos formoje reikia žinoti apie tikslinę auditoriją, pagrindinius konkurentus, dabartines marketingo pastangas ir prekės ženklo gaires. * Mokesčių / Apskaitos: Mokesčių kliento registracijos formoje turi būti renkami socialinio draudimo numeriai, išlaikytiniai, pajamų šaltiniai ir atitinkami finansiniai dokumentai. * Salonas / Spa: Salono kliento registracijos formoje turėtų būti klausiama apie odos tipą, alergijas ir bet kokias kontraindikacijas procedūroms, tokioms kaip veido procedūros ar depiliacija vašku.

Logistiniai duomenys

Ši skiltis padeda valdyti praktinius projekto ar paslaugos aspektus. * Koks jūsų numatomas biudžetas šiam projektui/paslaugai? * Kokia jūsų idealiausia pradžios data ar terminas? * Kaip apie mus sužinojote? * Koks jūsų pageidaujamas bendravimo būdas?

Atvirų klausimų skiltis

Visada įtraukite galutinę „viską apimančią“ skiltį. * Ar yra dar kas nors, ką norėtumėte pasidalinti, ar turite mums klausimų?

Profesionalus patarimas: naudokite sąlyginę logiką savo skaitmeninėse formose. Ši protinga funkcija rodo arba slepia klausimus, priklausomai nuo ankstesnių atsakymų, sukuriant trumpesnę ir personalizuotesnę patirtį jūsų klientams.

Kaip sukurti kliento registracijos formą (3 paprasti metodai)

Dabar, kai žinote, ką įtraukti, panagrinėkime, kaip sukurti registracijos formą. Yra keletas puikių variantų, priklausomai nuo jūsų techninių įgūdžių, biudžeto ir konkrečių poreikių.

1 metodas: naudojant atsisiunčiamus šablonus (Word, PDF, Google Docs)

Tai yra tiesiausias metodas. Galite sukurti dokumentą pasirinkta teksto rengykle, išsaugoti jį kaip PDF ir išsiųsti klientams el. paštu.

• Privalumai: Dažnai nemokama ir lengva nustatyti. Galite rasti daug paruoštų šablonų internete, kad greitai pradėtumėte.
• Trūkumai: Tai labai rankinis procesas. Klientai turi atsisiųsti, spausdinti, nuskaityti arba naudoti atskirą įrankį, kad užpildytų formą. Tada jums teks rankiniu būdu įvesti tuos duomenis į savo sistemas. Šios užpildomos registracijos formos taip pat yra mažiau saugios ir paprastai netinka rinkti jautrios informacijos, pvz., sveikatos duomenų.

2 metodas: naudojant internetinių formų kūrėjus

Tai yra populiariausias ir galingiausias metodas šiuolaikiniams verslams. Įrankiai, tokie kaip Jotform, IntakeQ, FormDr ir Typeform, yra specialiai sukurti šiam tikslui.

• Privalumai: Privalumai yra didžiuliai. Jie siūlo redagavimo įrankius „trauk ir atleisk“, profesionalius šablonus ir galingas funkcijas, tokias kaip el. parašai, mokėjimų surinkimas ir integracijos su kita programine įranga (pvz., jūsų CRM ar kalendoriumi). Jie suteikia sklandžią, mobiliesiems tinkamą patirtį klientams ir automatizuoja jūsų darbo eigą. Svarbiausia, kad daugelis siūlo HIPAA atitinkančias formas saugiam duomenų rinkimui.
• Trūkumai: Dauguma šių įrankių veikia pagal prenumeratos modelį, nors daugelis siūlo nemokamus planus su tam tikrais apribojimais.

3 metodas: naudojant dizaino programinę įrangą (Canva)

Jei jūsų prekės ženklo vizualinė tapatybė yra svarbiausia ir jums daugiausia reikalinga spausdinama forma, dizaino programinė įranga, tokia kaip Canva, gali būti geras pasirinkimas.

• Privalumai: Jūs gaunate visišką kūrybinę kontrolę, kad sukurtumėte gražią, prekės ženklui tinkamą formą. Tai puikiai tinka verslui, dirbančiam tiesiogiai su klientais, pvz., salonams ar klinikoms, kurios vis dar naudoja popierines formas.
• Trūkumai: Kaip ir Word/PDF šablonai, šiam metodui trūksta automatizavimo. Jūs vis tiek esate įstrigę su rankiniu duomenų įvedimu ir popierinių dokumentų saugojimo bei valdymo iššūkiais. Jie netinka dinamiškoms užpildomoms registracijos formoms kurti.

Nemokami registracijos formų šablonai bet kokiai pramonei

Kad padėtumėte jums pradėti, čia pateikiamas tokių formų turinys įvairioms pramonės šakoms. Naudokite juos kaip pagrindą savo nepriekaištingai kliento registracijos formai kurti.

Paprasta kliento registracijos forma (bendram naudojimui)

• Kontaktinė informacija
• Domina paslauga
• Pagrindiniai tikslai
• Biudžetas ir terminas
• Kaip apie mus sužinojote?

Paciento registracijos forma (medicininė, dantų, kineziterapija)

• Paciento demografiniai duomenys (Vardas, Gimimo data, Adresas)
• Draudimo informacija
• Avarinio kontakto asmuo
• Medicininė istorija (alergijos, vaistai, ankstesnės operacijos, būklės)
• Vizito priežastis / Pagrindinis skundas
• Sutikimo ir parašo formos

Konsultacinio kliento registracijos forma

• Kliento demografiniai duomenys
• Dabartinės problemos ir simptomai
• Asmeninė ir šeimos psichinės sveikatos istorija
• Ankstesnė terapijos patirtis
• Konsultacijos tikslai
• Informuoto sutikimo ir privatumo politikos susitarimas

Teisinio kliento registracijos forma

• Kliento informacija (fizinis asmuo arba įmonė)
• Teisinio klausimo tipas (pvz., šeimos teisė, įmonių teisė, nekilnojamasis turtas)
• Trumpas bylos / klausimo aprašymas
• Priešingų šalių pavadinimai
• Svarbios datos ir terminai
• Interesų konflikto patikrinimas

Marketingo kliento registracijos forma

• Įmonės informacija (Pavadinimas, Svetainė, Pramonė)
• Projekto tikslai (pvz., padidinti potencialių klientų skaičių, didinti prekės ženklo žinomumą)
• Tikslinės auditorijos demografiniai duomenys
• Pagrindiniai konkurentai
• Biudžetas marketingui / reklamai
• Prekės ženklo ištekliai ir gairės

Salono ir Spa registracijos forma (Veido, masažo ir kt.)

• Kliento kontaktinė informacija
• Odos tipas / Probleminė sritis
• Alergijos ar jautrumas
• Dabartinė odos priežiūros / kūno priežiūros rutina
• Medicininės būklės (pvz., nėštumas, aukštas kraujospūdis)
• Atsakomybės atsisakymas ir sutikimas

Mokesčių kliento registracijos forma

• Asmeninė informacija (Vardas, Socialinio draudimo numeris, Išlaikytiniai)
• Pateikimo statusas
• Pajamų šaltiniai (W-2, 1099, investicijos)
• Galimos išskaitos ir kreditai
• Banko sąskaitos informacija tiesioginiam indėliui
• Sutikimas atskleisti mokesčių informaciją

Pasiruošę kurti savo? Yra daugybė nemokamų registracijos formų šablonų, kuriuos galite pritaikyti savo konkretiems poreikiams.

Jūsų pirmasis žingsnis į geresnį verslą

Gerai parengta registracijos forma yra daugiau nei tik administracinis dokumentas. Tai strateginis įrankis, taupantis jūsų laiką, didinantis profesionalumą, gerinantis klientų rezultatus ir galiausiai padedantis sukurti efektyvesnį ir pelningesnį verslą.

Pakeisdami chaotiškas el. pašto gijas ir telefono skambučius vienu, struktūruotu žingsniu, jūs parengiate dirvą sėkmingiems santykiams su klientais nuo to momento, kai jie pasako „taip“.

Pasiruošę optimizuoti savo įtraukimo procesą? Peržiūrėkite mūsų pritaikomų registracijos formų šablonų biblioteką ir susikurkite savo pirmąją formą nemokamai jau šiandien!