Медицинската евиденција на вработените не смее да биде отворена за секого во компанијата. Дури и кога работодавачот легитимно има потреба од некои здравствени информации, пристапот генерално треба да биде ограничен на лица кои имаат конкретна причина да ги примат.
Правилата можат да бидат збунувачки бидејќи законите за објавување медицински евиденции на HIPAA и законите за приватна здравствена заштита на работното место не ги опфаќаат точно истите информации. HIPAA ги штити одредени медицински информации што ги чуваат давателите на здравствени услуги и здравствените планови, но генерално не се применува на евиденцијата за вработување што ја чува работодавачот. Информациите за здравјето на вработените можат да бидат заштитени и со закони како Законот за Американци со попреченост (ADA), кој бара од работодавачите да ги чуваат медицинските информации доверливи и одделно од обичните персонални досиеја.
Тоа значи дека вашиот менаџер, колеги, персонал од човечки ресурси или други вработени немаат автоматско право да ја видат вашата дијагноза, детали за лекувањето или целосна медицинска евиденција само затоа што работите за компанијата.
TL;DR: Клучни заклучоци
- Информациите за здравјето на вработените генерално треба да се чуваат доверливо и одделно од редовните персонални досиеја.
- Колегите не треба да имаат пристап до медицинската евиденција на вработениот само затоа што работат во истата компанија.
- Менаџерите и надзорниците може да добијат ограничени здравствени информации кога е потребно за да управуваат со работни ограничувања или разумни прилагодувања.
- Персоналот за прва помош и безбедност може да има потреба од одредени информации за време на вонредна состојба.
- Човечки ресурси или овластен персонал може да имаат потреба од пристап при решавање на легитимни прашања за вработување, но пристапот треба да биде ограничен.
- HIPAA генерално не го регулира евиденцијата за вработување што ја чува работодавачот.
- Здравствените работници генерално не можат директно да испраќаат здравствени информации до работодавачот без одобрение од вработениот, освен ако друг применлив закон не дозволува или бара откривање.
Имате прашања за вашето здравје или ви треба клиничар да ги прегледа симптомите? Пробајте го бесплатниот преглед на симптомите од August AI за да ви помогне да ги разгледате вашите симптоми и можните следни чекори. AI тријажата не е дијагноза. Ако се справувате со итна медицинска состојба, повикајте 911 или одете во најблиската болница. За грижи околу приватната здравствена заштита на работното место, контактирајте го одделот за човечки ресурси на вашиот работодавач или соодветен правен професионалец.
Кој не треба да има пристап до медицинската евиденција на вработените?
Основното правило е едноставно: медицинските информации на вработените треба да бидат достапни само за лица кои имаат легитимна причина да ги примат.
Според ADA, работодавачите мора да ги чуваат медицинските информации за кандидатите и вработените доверливо. Тоа ги вклучува информациите што не содржат специфична дијагноза. EEOC исто така препорачува да се чуваат медицинските информации во посебни медицински досиеја наместо во обични персонални досиеја.
Истиот принцип важи кога информациите се чуваат електронски. Имањето пристап до компјутерскиот систем на компанијата не значи автоматски дека вработениот треба да може да прегледа медицински информации на друг вработен.
Колеги
Колегата генерално нема потреба од пристап до медицински информации на друг вработен.
На пример, вработен може да добие изменет работен распоред како разумно прилагодување. Колегите може да знаат дека распоредот е променет, но тие генерално не треба да ја знаат медицинската причина зад тоа.
Менаџерот може да објасни дека е одобрена организација на работното место без да ја открие дијагнозата на вработениот или други доверливи медицински детали.
Вработени во несродни оддели
Некој што работи во платен список, сметководство, продажба, маркетинг, ИТ или друг оддел нема автоматско право да прегледува медицински информации на вработен.
Ова е особено важно кога медицинските информации се чуваат електронски. Пристапот треба да биде ограничен на лица кои имаат легитимна причина да ги користат информациите.
Способноста на вработениот да пристапи до систем на компанијата, сама по себе, не создава легитимна причина за прегледување на медицинската евиденција на друг вработен.
Менаџери кои не им се потребни информациите
Менаџерите понекогаш може да добијат ограничени медицински информации, но тие не треба автоматски да добиваат целосна медицинска евиденција на вработениот.
На пример, надзорникот можеби треба да знае дека вработениот има ограничување за кревање или бара специфично прилагодување на работното место. Надзорникот генерално не ја има целата медицинска историја на вработениот за да го спроведе тоа ограничување.
Други вработени
Работодавачот не треба да ги прави достапни медицинските информации на вработениот само затоа што друг вработен е љубопитен, работи блиску со таа личност или сака да разбере зошто вработениот отсуствува.
Медицинските информации можат да останат доверливи дури и кога вработениот доброволно разговарал за некои здравствени информации на работа.
Кој можеби има потреба од ограничен пристап до медицински информации на вработените?
Доверливоста не значи дека никој во организацијата никогаш не може да види медицински информации.
Одредени вработени можеби имаат потреба од ограничен пристап за да ги извршуваат своите работни места или да ги исполнат законските обврски.
Човечки ресурси или овластен персонал
Персоналот од човечки ресурси можеби има потреба од пристап до медицинска документација при решавање на барања за разумно прилагодување, медицинско отсуство или други легитимни прашања за вработување.
Тоа не значи дека човечките ресурси треба да имаат неограничен пристап до целата медицинска историја на вработениот. Информациите треба да се третираат доверливо и да се пристапува само кога е потребно за релевантната цел на вработување.
Надзорници и менаџери
Надзорникот можеби треба да знае за работни ограничувања или одобрено прилагодување.
На пример, ако вработен не може да крева предмети над одредена тежина, менаџерот можеби треба да знае за ограничувањето за да може соодветно да се доделат работни задачи. Менаџерот не мора нужно да ја знае дијагнозата на вработениот, историјата на лекување или други неповрзани здравствени информации.
Персонал за прва помош и безбедност
Медицинските информации понекогаш можеби треба да се споделат со лица одговорни за обезбедување на итна помош или асистенција.
На пример, релевантни информации може да бидат потребни ако вработен има медицинска состојба која може да бара итна помош на работа.
Дури и во овие ситуации, споделените информации треба да бидат ограничени на она што е релевантно за вонредната состојба или прашањето за безбедност.
Лица кои се занимаваат со прашања за надомест за повреди на работа или осигурување
Медицинските информации исто така можеби треба да се откријат за целите на надомест за повреди на работа или осигурување кога тоа е дозволено или барано со применлив закон.
Важното е што овие ситуации не создаваат неограничен пристап до целата медицинска евиденција на вработениот.
Дали HIPAA се применува на медицинската евиденција на вработените?
Овде многу луѓе се збунуваат.
HIPAA генерално се применува на заштитени здравствени информации што ги чуваат опфатени даватели на здравствени услуги, здравствени планови и одредени други опфатени субјекти. Тој генерално не ги штити евиденцијата за вработување што ја чува работодавачот, дури и кога тие евиденции содржат здравствено релевантни информации.
На пример, да претпоставиме дека на вашиот работодавач му давате лекарска белешка која поддржува барање за отсуство. Копијата на работодавачот станува дел од евиденцијата за вработување. HIPAA генерално не го регулира тој запис што го чува работодавачот на ист начин како што го регулира медицинскиот запис на опфатен давател на здравствени услуги.
Други закони сè уште можат да ги заштитат тие информации. Особено, ADA бара од работодавачите да ја чуваат доверливоста на медицинските информации што ги добиваат за кандидатите и вработените.
За повеќе информации за општите права за медицинска евиденција, видете го нашиот водич за медицинска евиденција: што содржи, кој законски ја поседува и како да добиете своја копија.
Оваа разлика е важна при разгледување на законите за објавување медицински евиденции на HIPAA. HIPAA не значи дека секој медицински документ што го поседува работодавачот автоматски е медицински запис заштитен со HIPAA.
За пошироката рамка на HIPAA, видете HHS HIPAA за поединци.
Дали работодавачот може директно да добие медицинска евиденција од вашиот лекар?
Генерално, вашиот давател на здравствени услуги не може едноставно да ја испрати вашата медицинска евиденција на вашиот работодавач затоа што работодавачот бара за нив.
Кога работодавачот директно бара медицински информации од давател на здравствени услуги, давателот генерално не може да ги открие без одобрение од лицето, освен ако друг применлив закон не дозволува или бара откривање.
Постојат ограничени исклучоци. Одредени околности може да вклучуваат медицински надзор на работното место, болест или повреда поврзана со работата, или барања за професионална безбедност.
Специфичните околности се важни. Барањето медицински информации од работодавачот не значи автоматски дека давателот на здравствени услуги може да ја открие целата медицинска евиденција на вработениот.
Ако треба формално да побарате свои записи, видете го нашиот водич за шаблони за обрасци за барање медицински евиденции и како да ги користите.
Што е со електронските медицински евиденции на HIPAA?
Истата основна разлика важи и за медицинските информации што се чуваат електронски.
Електронските медицински евиденции на HIPAA може да бидат заштитени со HIPAA кога ги чува опфатен давател на здравствени услуги или здравствен план. Сепак, електронската евиденција за вработување што ја чува работодавачот генерално не е опфатена со HIPAA само затоа што содржи здравствени информации.
За работодавачите, ADA сè уште бара медицинските информации да се чуваат доверливо и одделно од обичните персонални досиеја. Електронското складирање не ја елиминира таа обврска за доверливост.
Во практична смисла, работодавачот не треба да третира заедничка електронска база на податоци за вработените како причина за неограничен пристап до медицински информации.
За повеќе информации за пристап до вашите сопствени записи дигитално, видете го нашиот водич за како да ги прегледувате вашите медицински евиденции онлајн бесплатно.
Какви информации всушност му се потребни на менаџерот?
Корисна разлика е помеѓу медицински информации и информации поврзани со работата.
На менаџерот можеби му треба да знае:
- Дека вработениот има одобрено работно ограничување
- Кое ограничување на работното место треба да се следи
- Кое прилагодување е одобрено
- Кога се применува прилагодување или ограничување
Менаџерот генерално не треба да знае:
- Целосна медицинска историја на вработениот
- Неповрзани дијагнози
- Детални информации за лекување
- Историја на лекови што не се поврзани со прашањето на работното место
- Приватни информации за други медицински состојби
Целта е да му се дадат на менаџерот доволно информации за да управува со прашањето на работното место без непотребно откривање доверливи медицински детали.
Што ако мислите дека вашите медицински информации биле споделени неправилно?
Започнете со документирање на она што се случило.
Запишете какви информации биле откриени, кој ги добил, кога се случило откривањето и како сте дознале за тоа. Чувајте копии од релевантни е-пошта, пораки или друга документација.
Потоа можете да го прашате одделот за човечки ресурси на вашиот работодавач или назначениот контакт за приватност како се чуваат медицинските информации и кој има пристап до нив.
Ако грижата вклучува давател на здравствени услуги или здравствен план и верувате дека заштитени здравствени информации биле неправилно откриени, HIPAA може да биде релевантен. За грижи за доверливоста на работното место, ADA и други закони за вработување исто така може да се применат.
Соодветната агенција или правен процес зависи од околностите, така што специфичните детали за откривањето се важни.
Најчесто поставувани прашања
Дали моите колеги можат да ги видат моите медицински евиденции?
Генерално, колегите не треба да имаат пристап до вашите доверливи медицински информации само затоа што работат за истиот работодавач. Медицинските информации на вработените генерално треба да се чуваат доверливо.
Дали мојот менаџер може да ја види мојата дијагноза?
Не нужно. Менаџерот можеби има потреба од информации за работни ограничувања или разумно прилагодување, но тоа не му дава автоматски пристап на менаџерот до вашата дијагноза или целосна медицинска историја.
Дали HIPAA ги штити медицинските евиденции на работа?
Зависи од тоа на кои записи мислите.
HIPAA генерално не се применува на евиденцијата за вработување што ја чува работодавачот. Медицинските информации што ги чува опфатен давател на здравствени услуги или здравствен план може да бидат заштитени со HIPAA. Медицинските информации што ги чува работодавачот сè уште можат да бидат заштитени со други закони, вклучувајќи го ADA.
Може ли мојот работодавач да го повика мојот доктор за моите медицински евиденции?
Давателот на здравствени услуги генерално не може да му даде ваши медицински информации на вашиот работодавач без ваше одобрение, освен ако друг применлив закон не дозволува или бара откривање.
Кој може да пристапи до медицински информации на вработениот?
Во зависност од околностите, овластен персонал од човечки ресурси, надзорници или менаџери кои имаат потреба од информации за прилагодувања или работни ограничувања, персонал за прва помош и безбедност, и лица кои се занимаваат со прашања за надомест за повреди на работа или осигурување, може да имаат пристап до релевантни информации.
Пристапот треба да биде ограничен на она што е дозволено и неопходно за конкретната цел.
Дали медицинската евиденција на вработените треба да се чува со персонални досиеја?
Не. Медицинските информации генерално треба да се чуваат одделно од обичните персонални досиеја и да се третираат како доверливи. Електронските медицински информации треба да добијат слични заштити.
Што ако мојот работодавач ја сподели мојата дијагноза со колеги?
Документирајте што се случило и размислете да го покренете прашањето со човечки ресурси или соодветниот контакт за приватност или усогласеност.
Дали откривањето го прекршило законот зависи од тоа какви информации биле споделени, кој ги добил, зошто биле споделени и кои закони се применуваат.
Заклучок
Медицинските информации на вработените не се нешто до што секој во компанијата треба да може да пристапи. Колегите и вработените без легитимна причина поврзана со работата не треба да имаат неограничен пристап до медицинската евиденција на друг вработен.
Одредени лица, како што се овластен персонал од човечки ресурси, надзорници, персонал за прва помош или персонал за надомест за повреди на работа, може да имаат пристап до ограничени информации кога се применуваат специфични исклучоци или легитимна цел на вработување.
Клучната разлика при разгледување на законите за објавување медицински евиденции на HIPAA е дека HIPAA генерално ги регулира заштитените здравствени информации што ги чуваат опфатени даватели на здравствени услуги и здравствени планови. Медицинските информации на вработените што ги чува работодавачот генерално се регулирани со законите за приватност на работното место и законите за вработување, наместо само со HIPAA.
Електронското складирање не ја менува основната причина. Електронските медицински евиденции на HIPAA што ги чуваат опфатени здравствени организации можат да спаѓаат под HIPAA, додека електронската евиденција за вработување што ја чува работодавачот генерално не станува заштитена од HIPAA само затоа што содржи медицински информации.
