Авах маягт: Зайлсхийх нийтлэг алдаанууд

Үйлчлүүлэгч авах маягт гэж юу вэ?

Тэгэхээр, авах маягт гэж юу вэ? Үндсэндээ, үйлчлүүлэгч авах маягт бол та шинэ үйлчлүүлэгчидтэй албан ёсоор ажиллаж эхлэхээсээ өмнө илгээдэг асуулгын хуудас юм. Үүний гол зорилго нь тэдний хэрэгцээг ойлгох, тэднийг танай байгууллагад тохирох эсэхийг баталгаажуулах, үйлчилгээгээ үр дүнтэй үзүүлэхэд шаардлагатай бүх чухал мэдээллийг системтэй цуглуулах явдал юм.

Үүнийг автоматаар явагддаг бүтэцтэй яриа гэж бодоорой.

Үүнийг танай вэбсайтын энгийн холбоо барих маягттай ангилах нь чухал. Холбоо барих маягт нь дижитал хаалганы хонхтой адил юм - энэ нь нэр, цахим шуудан, товч мессеж цуглуулдаг. Харин шинэ үйлчлүүлэгч авах маягт нь цогц хүлээн авах багц юм. Энэ нь үйлчлүүлэгчийн зорилго, бэрхшээл, төсөв болон таны үйлчилгээнд чухал ач холбогдолтой бусад дэлгэрэнгүй мэдээллүүдийн талаар илүү гүнзгий, тодорхой асуултууд асуудаг.

Авах маягт ашиглах 5 шилдэг давуу тал

Сайн боловсруулсан авах үйл явцыг хэрэгжүүлэх нь зөвхөн зохион байгуулалтад орох тухай биш юм; Энэ нь танай бизнест ашиг авчрах стратеги юм.

1. Цагийг хэмнэх ба үр ашгийг нэмэгдүүлэх

Хамгийн шууд ашиг нь таны буцаан авсан цаг хугацаа юм. Имэйлүүдээс мэдээллийг гараар бичих эсвэл дуудлагаас тэмдэглэл хуулахын оронд өгөгдлийг нэг зохион байгуулалттай газар цуглуулдаг. Нэгэн тайлангаeven, өгөгдөл оруулах нь цаг их алддаг бөгөөд ажилчид үүндээ цагийнхаа 20% хүртэл зарцуулдаг эс. Онлайн авах маягт нь таны CRM, төсөл удирдлагын хэрэгсэл, эсвэл үйлчлүүлэгчийн файлуудыг автоматаар бөглөж, давтагддаг ажлуудыг арилгаж, таныг төлбөртэй ажил хийхэд чөлөөлж өгнө.

2. Гайхалтай эхний сэтгэгдэл төрүүлэх

Жигд, мэргэжлийн нэгдсэн үйл явц нь таны шинэ үйлчлүүлэгчид таныг зохион байгуулалттай, нямбай, тэдний цагийг эрхэмлэдэг гэдгийг илтгэнэ. Энэ нь бүхэл бүтэн харилцаанд эерэг уур амьсгалыг бий болгоно. Бэрхшээлтэй, ойлгомжгүй үйл явц нь эсрэгээрээ байдаг. Өрсөлдөөнт зах зээлд эхний сэтгэгдэл нь маш чухал - PwC-ийн хийсэн судалгаагаар хэрэглэгчдийн 73% нь худалдан авалтын шийдвэр гаргахад үйлчлүүлэгчийн туршлагыг чухал хүчин зүйл гэж үзсэн эс. Цэвэрхэн шинэ үйлчлүүлэгч авах маягт бол гайхалтай туршлага өгөх таны анхны боломж юм.

3. Өндөр чанартай, хувийн үйлчилгээ үзүүлэх

Бүрэн ойлгохгүй байгаа асуудлыг та шийдэж чадахгүй. Урьдчилж тодорхой асуултууд асуусны дараа та үйлчлүүлэгчийн бэрхшээл, хүлээлт, зорилгын талаар гүнзгий ойлголттой болно. Энэ нь таныг эхний өдрөөс эхлэн үйлчилгээгээ тохируулах боломжийг олгож, илүү сайн үр дүнд хүргэж, илүү аз жаргалтай, илүү үнэнч үйлчлүүлэгчдийг бий болгоно. Жишээлбэл, маркетингийн үйлчлүүлэгч авах маягт нь таны өмнө нь бодоогүй байсан зорилтот хэрэглэгчдийг олж илрүүлж чадна.

4. Зөв үйлчлүүлэгчийн тохирлыг тодорхойлох

Бүх удирдагч танай бизнест тохирохгүй - энэ нь хэвийн зүйл. Авах маягт нь хүчирхэг шалгалтын хэрэгсэл болдог. Төсөв, цагийн хуваарь, хүлээлтийн талаар асууснаар та өөрийн үйлчилгээ, үнэтэй тохирч буй үйлчлүүлэгчдийг хурдан тодорхойлох боломжтой. Энэ нь танд зохиогдох явдал болон хэцүү үйлчлүүлэгчийн харилцаанаас зайлсхийхэд тусалдаг бөгөөд таны эрч хүчийг хамгийн тохиромжтой түншлэлд төвлөрүүлэх боломжийг олгодог.

5. Аюулгүй байдал ба хууль тогтоомжийг сайжруулах

Олон салбарт өгөгдлийн аюулгүй байдал нь зөвхөн сайн практик төдийгүй хууль юм. Энэ нь ялангуяа эрүүл мэндийн тусламж үйлчилгээ, эмчилгээ, эрүүл мэнд, салбарт хамаатай бөгөөд өвчтөний мэдээллийг хамгаалах нь Эрүүл мэндийн даатгалын хөдөлгөөнт байдал ба хариуцлагатай байдлын тухай хуулиар (HIPAA) зохицуулагддаг. Аюулгүй онлайн авах маягт хэрэгслийг ашиглах нь мэдрэмтгий өгөгдлийг шифрлэж, зохих ёсоор хадгалдаг байхыг баталгаажуулдаг. Энэ нь өвчтөн авах маягт эсвэл зөвлөгөө өгөх үйлчлүүлэгч авах маягт үүсгэхэд маш чухал юм. Таны үйлчлүүлэгчид болон таны бизнесийг хамгаалахын тулд HIPAA нийцсэн маягт санал болгодог платформуудыг хайж олоорой.

Агуулах зүйлс: Үр дүнтэй авах маягтын зайлшгүй элементүүд

Асуултууд нь салбараас хамаарч өөр өөр байх боловч сайн авах маягт нь ерөнхийдөө эдгээр таван үндсэн хэсгийг агуулдаг. Таны цуглуулж буй бүх шаардлагатай өгөгдлийг хангаж байхдаа бөглөхөд хялбар энгийн үйлчлүүлэгч авах маягт -ыг зорилгоо болго.

Үйлчлүүлэгчийн мэдээлэл

Энэ бол харилцаа холбоо, бүртгэл хөтлөхөд танд хэрэгтэй үндсэн мэдээлэл юм. * Бүтэн нэр * Бизнесийн нэр (шаардлагатай бол) * Цахим шуудангийн хаяг * Утасны дугаар * Шуудангийн хаяг

Үйлчилгээнд хамаатай асуултууд

Энд та "яагаад" гэдгийг гүнзгийрүүлэн судалдаг. Энэ үйлчлүүлэгчийг танайд юу авчирсан бэ? * Та ямар үйлчилгээнд сонирхолтой вэ? * Та одоогоор тулгарч буй хамгийн том бэрхшээлүүд юу вэ? * Таны гол зорилгууд юу вэ? Амжилт танд ямар харагддаг вэ? * Та өмнө нь ижил төстэй үйлчилгээ хэрэглэж байсан уу? Таны туршлага ямар байсан бэ?

Салбарын тодорхой талбарууд

Таны мэргэжил шаарддаг өвөрмөц дэлгэрэнгүй мэдээллийг цуглуулахын тулд маягтаа тохируулна уу. * Эмнэлэг/Эрүүл мэнд: Өвчтөн авах маягт-ын хувьд эмнэлгийн түүх, харшил, одоогийн эмчилгээ, даатгалын мэдээлэл зэргийг багтаана. * Хууль зүйн: Хууль зүйн үйлчлүүлэгч авах маягт нь хууль зүйн асуудлын төрөл, гол он сар өдрүүд, эсрэг талууд, нөхцөл байдлын товч хураангуйг асуух ёстой. * Маркетинг: Маркетингийн үйлчлүүлэгч авах маягт нь зорилтот хэрэглэгч, гол өрсөлдөгчид, одоогийн маркетингийн хүчин чармайлт, брэндийн удирдамжийг мэдэх шаардлагатай. * Татвар/Нягтлан бодох бүртгэл: Татварын үйлчлүүлэгч авах маягт нь нийгмийн даатгалын дугаар, хамааралтай хүмүүс, орлогын эх үүсвэр, холбогдох санхүүгийн баримт бичгийг цуглуулах ёстой. * Салон/Спа: Салон үйлчлүүлэгч авах маягт нь арьсны төрөл, харшил, нүүрний эмчилгээ эсвэл эпиляци зэрэг эмчилгээнд ямар нэгэн эсрэг заалт байвал асуух ёстой.

Логистикийн мэдээлэл

Энэ хэсэг нь төсөл эсвэл үйлчилгээний практик талыг удирдахэд тань тусална. * Энэ төсөл/үйлчилгээний зорилтот төсөв хэд вэ? * Таны хамгийн тохиромжтой эхлэх өдөр эсвэл цагийн хуваарь хэд вэ? * Та биднийг хаанаас олж мэдсэн бэ? * Таны харилцах хамгийн дуртай арга юу вэ?

Нээлттэй хэсэг

Үргэлж сүүлийн "бүгдийг багтаасан" хэсгийг оруулаарай. * Та хуваалцахыг хүссэн өөр зүйл эсвэл бидэнд зориулсан ямар нэгэн асуулт байна уу?

Зөвлөгөө: Дижитал маягтдаа нөхцөлт логикийг ашигла. Энэхүү ухаалаг функц нь өмнөх хариултуудаас хамаарч асуултуудыг харуулах эсвэл нуух бөгөөд энэ нь таны үйлчлүүлэгчдэд зориулсан богино, хувийн туршлагыг бий болгоно.

Үйлчлүүлэгч авах маягтыг хэрхэн үүсгэх (3 амархан арга)

Одоо юу оруулахаа мэдсэний дараа авах маягтыг хэрхэн үүсгэх талаар авч үзье. Техникийн ур чадвар, төсөв, тодорхой хэрэгцээндээ тохирсон хэд хэдэн гайхалтай сонголтууд байдаг.

Арга 1: Татаж авах боломжтой загваруудыг ашиглах (Word, PDF, Google Docs)

Энэ бол хамгийн шулуун арга зам юм. Та дуртай текст редакторт баримт үүсгэж, PDF болгон хадгалж, үйлчлүүлэгчиддээ цахим шуудангаар илгээж болно.

• Давуу тал: Энэ нь ихэвчлэн үнэгүй бөгөөд хийхэд хялбар байдаг. Та олныг хурдан эхлүүлэхийн тулд онлайнаар олон тооны бэлэн загварыг олж болно.
• Сул тал: Энэ бол маш их гараар хийх үйл явц юм. Үйлчлүүлэгчид маягтыг бөглөхийн тулд татаж авах, хэвлэх, скан хийх эсвэл тусдаа хэрэгсэл ашиглах ёстой. Дараа нь та энэ өгөгдлийг өөрийн системд гараар оруулах шаардлагатай болно. Эдгээр дүүргэх боломжтой авах маягт нь мөн аюулгүй байдал багатай бөгөөд ерөнхийдөө эрүүл мэндийн өгөгдөл шиг мэдрэмтгий мэдээллийг цуглуулахад тохиромжгүй байдаг.

Арга 2: Онлайн маягт бүтээгчийг ашиглах

Орчин үеийн бизнест зориулсан хамгийн алдартай бөгөөд хүчирхэг арга бол энэ юм. Jotform, IntakeQ, FormDr, Typeform зэрэг хэрэгслүүд энэ зорилгоор тусгайлан бүтээгдсэн.

• Давуу тал: Давуу талууд нь асар их юм. Эдгээр нь чирэх ба буулгах редактор, мэргэжлийн загварууд, цахим гарын үсэг, төлбөр цуглуулах, бусад програм хангамжтай (танай CRM эсвэл хуанли гэх мэт) холбох зэрэг хүчирхэг функцуудыг санал болгодог. Эдгээр нь үйлчлүүлэгчдэд зориулсан жигд, гар утастай ээлтэй туршлагыг хангаж, таны ажлын урсгалыг автоматжуулдаг. Хамгийн гол нь, олонх нь аюулгүй өгөгдөл цуглуулахын тулд HIPAA нийцсэн маягт санал болгодог.
• Сул тал: Эдгээр хэрэгслүүдийн ихэнх нь захиалгын загвар дээр ажилладаг боловч олонх нь тодорхой хязгаарлалттай үнэгүй төлөвлөгөө санал болгодог.

Арга 3: Дизайн програм хангамжийг ашиглах (Canva)

Хэрэв танай брэндийн харааны өвөрмөц байдал нь тэргүүлэх ач холбогдолтой бөгөөд та голчлон хэвлэх боломжтой маягт хэрэгтэй бол Canva шиг дизайн програм хангамж нь сайн сонголт байж болно.

• Давуу тал: Та үзэсгэлэнтэй, брэндэд тохирсон маягтыг зохион бүтээхэд бүрэн бүтээлч хяналттай болно. Энэ нь спа эсвэл клиник зэрэг биетэй бизнест маш сайн, учир нь тэд цаасан маягтыг ашигладаг хэвээр байж болно.
• Сул тал: Word/PDF загваруудтай адил энэ арга нь автоматжуулалт дутмаг байна. Та гараар өгөгдөл оруулах, цаасан баримтыг хадгалах, удирдах бэрхшээлтэй байсаар байна. Эдгээр нь динамик дүүргэх боломжтой авах маягт үүсгэхэд тохиромжгүй байдаг.

Ямар ч салбарт зориулсан үнэгүй авах маягтын загварууд

Та эхлэхэд туслахын тулд янз бүрийн салбарт зориулсан маягт юуг агуулах ёстойг эндээс авч үзсэн. Эдгээрийг өөрийн төгс үйлчлүүлэгч авах маягт-ыг бүтээх суурь болгон ашиглана уу.

Энгийн үйлчлүүлэгч авах маягт (Ерөнхий зорилго)

• Холбоо барих мэдээлэл
• Сонирхсон үйлчилгээ
• Гол зорилгууд
• Төсөв ба хугацаа
• Та биднийг хаанаас олж мэдсэн бэ?

Өвчтөн авах маягт (Эмнэлэг, шүд, хиропрактик)

• Өвчтөний демограф (нэр, төрсөн он сар, хаяг)
• Даатгалын мэдээлэл
• Онцгой байдлын холбоо
• Эмнэлгийн түүх (харшил, эмчилгээ, өмнөх мэс засал, өвчин)
• Үзлэгийн шалтгаан / Гол гомдол
• Зөвшөөрөл ба гарын үсэг

Зөвлөгөө өгөх үйлчлүүлэгч авах маягт

• Үйлчлүүлэгчийн демограф
• Одоогийн асуудал ба шинж тэмдгүүд
• Хувийн ба гэр бүлийн сэтгэцийн эрүүл мэндийн түүх
• Өмнөх эмчилгээний туршлага
• Зөвлөгөөний зорилгууд
• Мэдээлэлтэй зөвшөөрөл ба нууцлалын бодлогын гэрээ

Хууль зүйн үйлчлүүлэгч авах маягт

• Үйлчлүүлэгчийн мэдээлэл (Хувь хүн эсвэл байгууллага)
• Хууль зүйн асуудлын төрөл (жишээ нь, гэр бүлийн хууль, корпораци, үл хөдлөх хөрөнгө)
• Хэргийн/Асуудлын товч тодорхойлолт
• Эсрэг талуудын нэрс
• Чухал он сар өдрүүд ба хугацаа
• Сонирхлын зөрчлийн шалгалт

Маркетингийн үйлчлүүлэгч авах маягт

• Компанийн мэдээлэл (нэр, вэбсайт, салбар)
• Төслийн зорилгууд (жишээ нь, борлуулалтыг нэмэгдүүлэх, брэндийн нэр хүндийг бий болгох)
• Зорилтот хэрэглэгчдийн демограф
• Гол өрсөлдөгчид
• Маркетинг/Сурталчилгаанд зориулсан төсөв
• Брэндийн хөрөнгө ба удирдамж

Салон ба Спа авах маягт (Нүүрний эмчилгээ, массаж гэх мэт)

• Үйлчлүүлэгчийн холбоо барих мэдээлэл
• Арьсны төрөл / Асуудалтай хэсэг
• Харшил эсвэл мэдрэмтгий байдал
• Одоогийн арьс арчилгааны / бие арчилгааны дэглэм
• Эмнэлгийн нөхцөл байдал (жишээ нь, жирэмслэлт, цусны даралт ихсэх)
• Хариуцлагаас чөлөөлөх ба зөвшөөрөл

Татварын үйлчлүүлэгч авах маягт

• Хувийн мэдээлэл (нэр, SSN, хамааралтай хүмүүс)
• Тагнуулын статус
• Орлогын эх үүсвэр (W-2, 1099, хөрөнгө оруулалт)
• Боломжит хөнгөлөлт ба зээл
• Шууд хадгаламжийн дансны мэдээлэл
• Татварын мэдээллийг задруулах зөвшөөрөл

Өөрийнхөө маягтыг бүтээхэд бэлэн үү? Таны тодорхой хэрэгцээнд тохируулан өөрчилж болох үнэгүй авах маягтын загварууд олон байдаг.

Бизнесийг сайжруулах эхний алхам

Сайн боловсруулсан авах маягт нь зөвхөн захиргааны баримт бичиг биш юм. Энэ нь таны цагийг хэмнэж, мэргэжлийн байдлыг дээшлүүлж, үйлчлүүлэгчийн үр дүнг сайжруулж, эцэст нь илүү үр ашигтай, ашигтай бизнесийг бий болгоход тусалдаг стратегийн хэрэгсэл юм.

Хаос болсон цахим шуудангийн урсгал, утсаар ярихын оронд нэг, бүтэцтэй алхмаар орлуулах замаар та тэд "тийм" гэж хэлсэн мөчөөс эхлэн амжилттай үйлчлүүлэгчийн харилцаанд бэлтгэлээ хангана.

Үйл явцаа жигд болгоход бэлэн үү? Манай захиалгат авах маягтын загваруудын санг судалж, анхны маягтаа өнөөдөр үнэгүй бүтээгээрэй!