Вам нужна старая медицинская карта. Возможно, вы меняете врача, подаете заявление на получение инвалидности, сталкиваетесь с новым диагнозом, требующим истории болезни, или просто пытаетесь выяснить, какие лекарства вы принимали от этого заболевания пять лет назад. Итак, вы звоните в больницу, и вам говорят, что карты утеряны.
Это правда? Иногда, да. Но часто — нет.
Нет единого общенационального правила о том, как долго больницы хранят медицинские карты. Сроки хранения зависят от законодательства штата, федеральных требований к определенным типам документов и собственных политик медицинской организации. HIPAA часто обвиняют в этом, но на самом деле он не устанавливает общий срок хранения. Это означает, что распространенное мнение о том, что медицинские карты автоматически уничтожаются через 7 лет, не является универсально верным.
Некоторые документы хранятся дольше. В некоторых организациях действуют разные правила для взрослых и несовершеннолетних пациентов или для конкретных типов документов. И множество документов хранятся в архивах гораздо дольше минимально установленного срока, просто ожидая, пока кто-нибудь их запросит.
TL;DR: Ключевые выводы
- Нет единого общенационального правила о том, как долго больницы и врачи должны хранить каждую медицинскую карту.
- HIPAA не устанавливает общий срок хранения медицинских карт. Обычно законы штата определяют, как долго должны храниться документы.
- Некоторые федеральные требования устанавливают сроки хранения для конкретных документов. Например, определенная документация Medicare должна храниться в течение 7 лет с даты оказания услуги.
- Медицинские карты не уничтожаются автоматически через 7 лет только потому, что существует HIPAA.
- На хранение документов детей могут распространяться иные требования, чем на документы взрослых, в зависимости от законодательства штата.
- Если вам нужна старая медицинская карта, свяжитесь с больницей, врачебным кабинетом или медицинской системой, которая ее создала или вела. Вы также можете запросить копию согласно HIPAA.
Нужна помощь сегодня или хотите понять, что означают ваши медицинские записи? Попробуйте бесплатный чекер симптомов August AI, чтобы оценить свои симптомы менее чем за 3 минуты, или запишитесь на онлайн-прием неотложной помощи за 39 долларов в August AI. Лицензированный в США врач сможет проанализировать ваши симптомы и при необходимости назначить лечение с доставкой в аптеку в тот же день во всех 50 штатах. Прием не гарантирует назначение рецепта. Онлайн-прием неотложной помощи не подходит для экстренных случаев или состояний, требующих очного осмотра, анализов или визуализации.
Как долго поставщики услуг хранят документы?
Больницы и врачебные кабинеты хранят документы столько, сколько требуют применимые правила, но единого общенационального ответа на этот вопрос нет. Это зависит от штата, типа документа и собственных политик организации.
Департамент здравоохранения и социальных служб конкретно заявляет, что HIPAA не содержит требований к срокам хранения медицинских карт, что удивляет многих. Обычно законодательство штата выполняет основную работу в этом вопросе.
Многие больницы также хранят документы дольше минимально установленного законом срока, особенно это касается детских карт, операционных протоколов или сложных случаев. Поэтому старый документ может все еще храниться в архиве, даже если законодательство штата технически позволяет его уничтожить.
Что если ваш врач выходит на пенсию или закрывает практику?
Это ситуация, которая чаще всего сбивает людей с толку.
Документы не должны просто исчезать при закрытии практики. В зависимости от правил штата они могут быть переданы другому поставщику услуг, другой практике или назначенному хранителю документов. Но их поиск может потребовать нескольких телефонных звонков.
Если вы ищете документы от врача, которого вы посещали много лет назад, начните с самой практики. Если она больше не существует, попробуйте обратиться в медицинский совет штата. Совет часто может указать вам на текущего хранителя документов или сообщить, куда были переданы документы при закрытии практики.
Как долго хранятся медицинские карты согласно HIPAA?
Вот где начинается много путаницы.
HIPAA — это закон о конфиденциальности и безопасности. Он защищает вашу медицинскую информацию, но не указывает больницам, сколько лет они должны ее хранить.
«Правило 6 лет HIPAA», которое вы найдете в интернете, реально, но оно применяется к конкретной документации по соблюдению требований (политики конфиденциальности, журналы уведомлений об утечках и тому подобное), а не к вашим фактическим медицинским записям. Законодательство штата — вот что обычно регулирует, как долго хранятся ваши медицинские карты.
Уничтожаются ли медицинские карты через 7 лет?
Не автоматически.
«Правило 7 лет», о котором вы, возможно, слышали, исходит из реальных требований, но они более узкие, чем думает большинство людей. Например, определенная документация Medicare должна храниться 7 лет с даты оказания услуги. Но это конкретное правило для конкретных документов, а не общенациональный срок действия всей вашей медицинской истории.
Думайте об идее «7 лет» как о рекомендации «10 000 шагов в день» для ходьбы: запоминающаяся, широко повторяемая, но на самом деле не универсальное правило, которому следуют эксперты. Законы штата часто требуют более длительных сроков, и многие медицинские организации добровольно хранят документы гораздо дольше минимального.
Почему поставщики услуг так долго хранят медицинские карты?
Потому что ваша медицинская карта — это не просто история ваших визитов. Она может содержать информацию, которая имеет значение для вашего текущего лечения спустя годы.
Медицинская карта включает диагнозы, клинические заметки, историю приема лекарств, аллергии, результаты лабораторных исследований, отчеты о визуализации, операционные протоколы, истории госпитализации, планы лечения, информацию о вакцинации и заключения специалистов.
Если вам делали операцию несколько лет назад, старый операционный протокол может предоставить новому врачу информацию, которая не очевидна из ваших текущих симптомов или списка лекарств. Ваша карта также может помочь вам избежать повторения тестов или процедур, когда предыдущие результаты все еще актуальны.
Если вы хотите точно понять, что входит в медицинскую карту, ознакомьтесь с нашим руководством по тому, что такое медицинские карты.
Хранятся ли медицинские карты дольше для детей?
Они могут храниться, и это часто удивляет людей.
Правила хранения для несовершеннолетних часто более длительные, чем для взрослых, поскольку карта ребенка может оставаться доступной в течение многих лет после достижения им 18 лет. Точные требования зависят от штата и типа поставщика услуг. Некоторые правила используют возраст пациента; другие используют возраст плюс определенное количество лет после последнего лечения.
Не предполагайте, что старая детская карта была уничтожена только потому, что ей больше 7 лет. Если вам нужны медицинские карты из детства, свяжитесь с больницей, педиатром или медицинской системой, где вы получали помощь, и спросите, что еще доступно.
Могу ли я получить старые медицинские карты?
Часто, да.
HIPAA в целом предоставляет лицам право просматривать, изучать и получать копии медицинских и расчетных документов, которые находятся у охватываемых медицинских поставщиков и планов медицинского страхования, с ограниченными исключениями.
Начните с обращения в отдел медицинских карт, управления медицинской информацией или отдела записей пациентов поставщика услуг. Вам, вероятно, потребуется заполнить форму авторизации или запроса документов и подтвердить свою личность.
Если поставщик услуг все еще имеет документы, он, как правило, может предоставить копии соответствующим способом. Поставщики услуг могут взимать разумные, основанные на стоимости сборы за копирование и пересылку, но HHS заявляет, что они не могут отказать вам в копии только потому, что вы не оплатили медицинский счет.
Если поставщика услуг больше нет, поиск документов потребует больше усилий. Попробуйте обратиться в бывшую практику, организацию, которая ее приобрела, или в лицензирующий или регулирующий орган штата за руководством.
Что происходит, когда медицинские карты уничтожаются?
Больницы не могут просто выбросить медицинские карты в мусорный бак.
HIPAA требует разумных мер предосторожности для защищенной медицинской информации на протяжении всего срока ее хранения, в том числе при утилизации. Для бумажных документов это обычно означает измельчение. Для электронных документов — надлежащее удаление или уничтожение носителя информации, чтобы ее нельзя было восстановить.
Большинство медицинских организаций также имеют внутренние политики по проверке, архивированию, передаче и уничтожению документов. Ваша старая карта не выбрасывается без разбора.
Что если больница говорит, что у нее больше нет ваших документов?
Если больница или врачебный кабинет сообщает вам, что старый документ больше не доступен, не принимайте слово «утеряно» как должное. Задайте несколько уточняющих вопросов:
- Когда был уничтожен документ?
- Была уничтожена вся карта или только ее часть?
- Была ли она передана другой организации?
- Была ли практика приобретена или закрыта?
- Есть ли архивная копия или копия, хранящаяся вне офиса?
- Можете ли вы получить письменное подтверждение хранения или уничтожения?
Ответы могут подсказать, действительно ли документ недоступен или просто хранится где-то еще.
Если вы ищете что-то конкретное, например, отчет о визуализации или операционный протокол, спросите напрямую, доступна ли эта часть документа. Иногда сводка утеряна, но визуализация все еще есть, или наоборот.
Как следует хранить свои медицинские карты?
Вам не нужно вечно хранить каждый документ, связанный со здоровьем, но наличие копий важных документов может избавить вас от больших проблем в будущем.
Рассмотрите возможность хранения организованной копии ваших текущих и прошлых списков лекарств, основных диагнозов, информации об аллергиях, документов о хирургических вмешательствах и госпитализациях, важных результатов лабораторных исследований, отчетов о визуализации, записей о вакцинации, заключений специалистов и выписных справок.
Вы можете хранить их в цифровом виде, на бумаге или через защищенный портал для пациентов.
Лучшее время для запроса копий — до того, как они вам понадобятся, особенно при смене врача, переезде в другой штат, смене медицинских систем или обращении к специалистам, у которых нет доступа к вашим предыдущим записям. Запросить документы из практики, которую вы покидаете, гораздо проще, чем пытаться найти их спустя годы.
Сроки хранения против доступа: два разных вопроса
Люди часто путают эти два понятия, но они не одинаковы.
Срок хранения задает вопрос: как долго медицинская организация обязана или имеет право хранить документ?
Доступ задает вопрос: могу ли я фактически получить копию документа?
Документ может существовать, даже если вы не обращались к нему годами. Но если документ был законно уничтожен по истечении применимого срока хранения, поставщик услуг не может предоставить то, чего больше не существует.
HIPAA в целом предоставляет вам права доступа к документам, хранящимся у охватываемых поставщиков и планов, с ограниченными исключениями. Если вы ищете старую медицинскую карту, всегда начинайте с вопроса, есть ли она у организации, а не предполагайте, что она утеряна.
Часто задаваемые вопросы
Как долго больницы хранят медицинские карты?
Нет единого общенационального срока хранения для всех больничных медицинских карт. Законодательство штата обычно определяет требования к срокам хранения, в то время как дополнительные федеральные правила могут применяться к определенным типам документов. Больницы также продлевают сроки хранения в соответствии со своими собственными политиками.
Как долго врачи хранят медицинские карты?
Это зависит от законодательства штата, типа документа и применимых федеральных требований. Нет универсального правила HIPAA, требующего от каждого врачебного кабинета хранить каждую медицинскую карту одинаковое количество лет.
Уничтожаются ли медицинские карты через 7 лет?
Не автоматически. Семь лет — это срок хранения, применимый к определенным документам, включая определенную документацию Medicare, но это не универсальное правило для каждой медицинской карты.
Как долго хранятся медицинские карты после смерти пациента?
HIPAA защищает идентифицируемую медицинскую информацию умершего человека в течение 50 лет после смерти, но это не означает, что медицинские работники обязаны хранить медицинскую карту в течение 50 лет. Применимые законы штата или другие законы определяют, когда документы могут быть уничтожены.
Могу ли я получить медицинские карты за 10 или 20 лет?
Возможно. Доступность старой карты зависит от поставщика услуг, применимых правил хранения и того, была ли карта передана или уничтожена. Если вам нужна старая карта, свяжитесь с медицинской организацией, которая оказала вам помощь, и спросите, хранится ли карта до сих пор.
Может ли врач уничтожить мои медицинские карты?
Поставщик услуг может в конечном итоге уничтожить документы по истечении применимого срока хранения, но этот процесс должен соответствовать законодательству и требованиям конфиденциальности. HIPAA требует надлежащих мер защиты защищенной медицинской информации при утилизации.
Заключение
Итак, как долго больницы хранят медицинские карты? Единого ответа для каждой больницы или пациента нет.
Правило конфиденциальности HIPAA не устанавливает универсальный срок хранения. Законодательство штата, как правило, определяет, как долго должны храниться документы, а дополнительные федеральные требования могут применяться к конкретным документам или видам медицинской помощи.
Вот почему утверждение о том, что все медицинские карты уничтожаются через 7 лет, неверно. Некоторые документы хранятся в архивах десятилетиями.
Если вам нужна старая медицинская карта, не предполагайте, что она утеряна. Свяжитесь с больницей, врачебным кабинетом или медицинской системой, которая предоставила вам помощь, и спросите, доступна ли карта до сих пор или была ли она передана куда-либо еще. Если документ все еще существует, у вас, как правило, есть важные права согласно HIPAA на запрос доступа.
А хранение собственных копий важных медицинских документов может избавить вас от многих проблем в будущем, особенно при смене врачей или медицинских систем.
