Inyandiko z'ubuvuzi z'abakozi ntizagombye gufungurirwa buri wese mu kigo. Ndetse no mu gihe umukoresha akeneye amakuru yerekeye ubuzima mu buryo bwemewe n'amategeko, kwinjira muri ayo makuru bigomba kugabanyirizwa abantu bafite impamvu zubutajegajega yo kuyakirwa.
Amategeko ashobora kuba akomeye kuko amategeko ya HIPAA yerekeye kurekura inyandiko z'ubuvuzi n'amategeko yerekeye ubuzima bw'akazi mu biro ntibishingana neza ku makuru asa. HIPAA irinda amakuru y'ubuvuzi agengwa n'ibigo by'ubuvuzi n'ibigo by'ubwishingizi, ariko muri rusange ntabwo ikoreshwa ku nyandiko z'akazi zirinzwe n'umukoresha. Amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi ashobora kandi kurindwa n'amategeko nka Laboratoire z'abafite ubumuga muri Amerika (ADA), bisaba ko abakoresha bashyira amakuru y'ubuvuzi mu rwego rwo kwizerana kandi bakayishyira ukwayo n'inyandiko z'abakozi zisanzwe.
Ibyo bivuze ko umuyobozi wawe, bagenzi bawe, abakozi ba HR, cyangwa abandi bakozi badafite uburenganzira bwo kumenya indwara, uburyo bwo kuvura, cyangwa inyandiko z'ubuvuzi zuzuye impamvu gusa ukora muri icyo kigo.
TL;DR: Ibintu Byafashaga Kwibuka
- Amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi agomba kugaragazwa mu rwego rwo kwizerana kandi akaba ukwayo n'inyandiko z'abakozi zisanzwe.
- Bagenzi ntibagombye kugira uburyo bwo kureba inyandiko z'ubuvuzi z'umukozi impamvu gusa bakora mu kigo kimwe.
- Abayobozi n'abagenzuzi bashobora kwakirwa amakuru y'ubuvuzi afise ububabare igihe bibaye ngombwa kugira ngo bashobore gukemura ibibazo bifitanye n'akazi cyangwa gufasha mu buryo bw'ubutabazi.
- Abakozi b'umwuga wa mbere n'abashinzwe umutekano bashobora kwaka amakuru mu gihe habaye impanuka.
- Abakozi ba HR cyangwa abakozi bashizweho bashobora kwaka uburyo igihe bakemura ibibazo by'akazi byemewe n'amategeko, ariko kwinjira muri ayo makuru kugomba kugabanyirizwa.
- HIPAA muri rusange ntabwo igenga inyandiko z'akazi zirinzwe n'umukoresha.
- Abaganga muri rusange ntibashobora kohereza amakuru y'ubuvuzi kumukoresha bidafite uburenganzira bw'umukozi, keretse amategeko adafitanye isano yemera cyangwa asabwa ko ibyo byakorwa.
Ufite ibibazo bivanye n'ubuzima bwawe cyangwa ukeneye umuganga ngo agenzure ibimenyetso? Gerageza guhutana na August AI yo kwishakira ubuzima bwawe bw'ubuntu kugira ngo ufate mu mutwe ibimenyetso byawe n'ibindi bikoresho bishoboka. Kwishakira ubuzima ni nko kwishakira ubuzima. Niba uhuye n'ikibazo gikomeye cy'ubuzima, hamagara 911 cyangwa ujye ku bitaro bya mbere. Kubijyanye n'ibibazo by'ubuzima bw'akazi, twandikire ibiro bya HR by'umukoresha wawe cyangwa umuhanga mu by'amategeko.
Ni nde Udakwiye Kugira Uburyo Bwo Kureba Inyandiko Z'ubuvuzi Z'Abakozi?
Itegeko shingiro ni ryoroheye: amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi agomba kuba ku bantu bafite impamvu zubutajegajega zo kuyakirwa.
Muri ADA, abakoresha bagomba gushyira amakuru y'ubuvuzi ku bashaka akazi n'abakozi mu rwego rwo kwizerana. Ibyo birimo amakuru adafite indwara idasanzwe. EEOC nanone irasaba ko amakuru y'ubuvuzi bashyira mu rubanza rw'ubuvuzi aho kuba mu rubanza rw'abakozi basanzwe.
Iyo nzira ikoreshwa mu gihe amakuru ashizwe mu buryo bwa elegitoroniki. Kugira uburyo bwo kwinjira muri sisitemu y'ikigo ntibivuze ko umukozi ashobora kureba amakuru y'ubuvuzi bw'undi mukozi.
Bagenzi bawe
Umugenzi muri rusange ntabwo akeneye kureba amakuru y'ubuvuzi bw'undi mukozi.
Kurugero, umukozi ashobora kwakira gahunda yo gukora yahinduwe nk'ubufasha bw'ubutabazi. Bagenzi bashobora kumenya ko gahunda yahindutse, ariko muri rusange ntibagomba kumenya impamvu y'ubuvuzi nyuma yabyo.
Umuyobozi ashobora gusobanura ko imikoranire yo mu biro yemerewe, atagaragaje indwara y'umukozi cyangwa amakuru y'ubuvuzi atari ngombwa.
Abakozi mu bashinzwe ibindi bibanza
Umuntu ukora mu mushahara, mu bucuruzi, mu bwumvikane, mu gutanga amakuru, mu ikoranabuhanga, cyangwa mu kindi kigo ntibafite uburenganzira bwo kureba amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi.
Ibi bifite akamaro cyane igihe amakuru y'ubuvuzi ashizwe mu buryo bwa elegitoroniki. Kwinjira muri ayo makuru kugomba kugabanyirizwa abantu bafite impamvu zubutajegajega yo gukoresha ayo makuru.
Ubushobozi bw'umukozi bwo kwinjira muri sisitemu y'ikigo ntibishobora kwiyerekana, ubwabyo, kuvuguruza impamvu zubutajegajega yo kureba inyandiko z'ubuvuzi bw'undi mukozi.
Abayobozi badakeneye ayo makuru
Abayobozi rimwe na rimwe bashobora kwakirwa amakuru y'ubuvuzi afise ububabare, ariko ntibagombye kwakira burundu inyandiko z'ubuvuzi z'umukozi.
Kurugero, umugenzuzi ashobora kwaka ko umukozi afite ikibazo cyo gufata ibintu cyangwa ko akeneye ubufasha mu biro. Umugenzuzi muri rusange ntabwo akeneye amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi wese kugira ngo ashobore gushyira mu bikorwa icyo kibazo.
Abakozi bandi
Umukoresha ntugomba gushyira amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi hanze impamvu gusa ko undi mukozi afite amatsiko, akorana nawe hafi, cyangwa ashaka kumenya impamvu umukozi adahari.
Amakuru y'ubuvuzi ashobora kuguma mu rwego rwo kwizerana n'igihe umukozi yivuganiye ku makuru yerekeye ubuzima mu biro.
Ni nde Ashobora Kwaka Uburyo Bwo Kureba Amakuru Y'ubuvuzi Bw'Abakozi?
Kwizera ntibisobanuye ko nta muntu mu kigo ashobora kureba amakuru y'ubuvuzi. Abakozi bamwe bashobora kwaka uburyo bukwiriye kugira ngo bakore akazi kabo cyangwa bashyire mu bikorwa ibyo amategeko asabwa.
Abakozi ba HR cyangwa abakozi bashizweho
Abakozi b'ubuyobozi bw'abantu bashobora kwaka amakuru y'ubuvuzi igihe bakemuye ibibazo bivanye n'ubufasha bwo mu biro, iminsi y'uburwayi, cyangwa ibindi bibazo by'akazi biboneye.
Ibyo ntibivuze ko HR igomba kugira uburyo bwo kwinjira muri buri kintu cy'ubuvuzi bw'umukozi. Amakuru agomba gukoreshwa mu rwego rwo kwizerana kandi akagirwa igihe bibaye ngombwa ku mpamvu ifitanye isano n'akazi.
Abagenzuzi n'abayobozi
Umugenzuzi ashobora kwaka amakuru yerekeye ibibazo by'akazi cyangwa ububabare bwemerewe.
Kurugero, niba umukozi adashobora gufata ibintu hejuru y'uburemere runaka, umuyobozi ashobora kwaka ko ibyo bibazo bimenyekana kugira ngo akazi kabonewe uko bikwiriye. Umuyobozi ntakeneye buri gihe kumenya indwara y'umukozi, uburyo bwo kuvura, cyangwa amakuru adafitanye isano n'ubuzima.
Abakozi b'umwuga wa mbere n'abashinzwe umutekano
Amakuru y'ubuvuzi rimwe na rimwe ashobora koherezwa ku bantu bashinzwe gutanga ubuvuzi bw'ibanze cyangwa ubufasha.
Kurugero, amakuru afite akamaro ashobora kwaka niba umukozi afite ikibazo cy'ubuzima gishobora gutera ubuvuzi bw'ibanze mu biro.
Ndetse no muri ibyo bihe, amakuru yahagaragazwa agomba kugabanyirizwa ku bifitanye isano n'impanuka cyangwa ikibazo cy'umutekano.
Abantu bakemura ibibazo by'impugwe z'akazi cyangwa ubwishingizi
Amakuru y'ubuvuzi ashobora kandi kwerekanwa kubijyanye n'impugwe z'akazi cyangwa ubwishingizi igihe bibaye ngombwa cyangwa bibasabwa n'amategeko adafitanye isano.
Ikintu gikomeye ni uko ibihe bibi ntibishobora gutanga uburyo budafite urubuga rwo kwinjira muri buri kintu cy'ubuvuzi bw'umukozi.
Ese HIPAA Ikoreshwa ku Nyandiko Z'ubuvuzi Z'Abakozi?
Hano niho abantu benshi bakora amakosa. HIPAA muri rusange ikoreshwa ku makuru y'ubuzima afitanye uburenganzira bw'ibigo by'ubuvuzi bifite uburenganzira, imigabane y'ubuzima, n'ibindi bigo bifitanye uburenganzira. Ntabwo muri rusange irinda inyandiko z'akazi zirinzwe n'umukoresha, n'iyo zifite amakuru yerekeye ubuzima.
Kurugero, nimba uha umukoresha wawe urupapuro rw'umuganga rushyigikira ikibazo cy'iminsi. Kopi y'umukoresha igera mu nyandiko y'akazi. HIPAA muri rusange ntabwo igenga iyo nyandiko irinzwe n'umukoresha mu buryo asa n'ubwo igenzura inyandiko y'umuganga ifite uburenganzira bw'umuganga.
Amategeko adafitanye isano ashobora gukomeza kurinda ayo makuru. Mu buryo bwihariye, ADA isaba ko abakoresha bashyira amakuru y'ubuvuzi bashyize mu rwego rwo kwizerana kandi bakayishyira ukwayo n'inyandiko z'abakozi basanzwe.
Kubindi birebana n'uburenganzira bwa rusange ku nyandiko z'ubuvuzi, reba umuyoboro wacu ku inyandiko z'ubuvuzi: icyo zirimo, ni nde uzi, kandi uburyo bwo kubona kopi yawe.
Iyo mvugururwa irafasha igihe urebye amategeko ya HIPAA yerekeye kurekura inyandiko z'ubuvuzi. HIPAA ntibisobanuye ko buri kintu cy'ubuvuzi umukoresha afite cyihutira kuba inyandiko y'ubuvuzi ifite uburenganzira bwa HIPAA.
Kubijyanye n'ingingo ya HIPAA, reba HHS HIPAA kubantu.
Umukoresha Ashobora Kubona Amakuru Y'ubuvuzi Kumuganga Wawe?
Muri rusange, umuganga wawe ntabwo ashobora kohereza amakuru yawe y'ubuvuzi kumukoresha wawe kuko umukoresha abisabye.
Igihe umukoresha asabye umuganga amakuru y'ubuvuzi, umuganga muri rusange ntabwo ashobora kuyakwirakwiza atabifite uburenganzira bw'umuntu keretse niba amategeko adafitanye isano yemera cyangwa asabwa ko ayo makuru yakwirakwizwa.
Hari ibindi bisanzwe. Ibintu bimwe birashobora gutera gukurikirana ubuzima mu biro, indwara cyangwa ibikomere bifitanye n'akazi, cyangwa ibyo umutekano w'akazi bisaba.
Ibyo bikorwa bigomba guhuzwa. Kwaka amakuru y'ubuvuzi n'umukoresha ntibishobora gutera umuganga kurekura burundu amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi.
Niba ukeneye gusaba inyandiko zawe mu buryo bwemewe, reba umuyoboro wacu ku urubuga rw'inyandiko z'ubuvuzi rw'ibishushanyo na uburyo bwo kubikoresha.
Ese Inyandiko Z'ubuvuzi Bya Elegitoroniki Muri HIPAA Ni Iki?
Iyo mvugururwa isa n'iyi ngingo ni imwe.
Inyandiko z'ubuvuzi bwa elegitoroniki muri HIPAA zishobora kurindwa na HIPAA igihe zigenzurwa n'ikigo cy'ubuvuzi gifite uburenganzira cyangwa umugabane w'ubuzima. Ariko, inyandiko z'akazi zirinzwe n'umukoresha ntabwo muri rusange zigengwa na HIPAA impamvu gusa ko zifite amakuru y'ubuzima.
Ku bakoresha, ADA irakomeza gusaba ko amakuru y'ubuvuzi ashirwa mu rwego rwo kwizerana kandi akaba ukwayo n'inyandiko z'abakozi basanzwe. Ikibanza cya elegitoroniki ntikibuza uwo mukozi.
Mu byo dukora, umukoresha ntakwiye gufata sisitemu y'abakozi isanzwe nk'impamvu yo kwinjira muri buri kintu cy'amakuru y'ubuvuzi.
Kubijyanye n'uburyo bwo kwinjira mu nyandiko zawe za elegitoroniki, reba umuyoboro wacu ku uburyo bwo kureba inyandiko zawe z'ubuvuzi online ku buntu.
Amakuru Umuyobozi Akeneye Ni Ayahe?
Ikintu gikomeye ni hagati y'amakuru y'ubuvuzi n'amakuru afitanye isano n'akazi.
Umuyobozi ashobora kwaka:
- Ko umukozi afite ikibazo cyemerewe cy'akazi
- Ni iki kibazo cy'akazi kigomba kwitonderwa
- Ni ubuhe bufasha bwemerewe
- Igihe ububabare cyangwa ikibazo kiboneka
Umuyobozi muri rusange ntabwo akeneye kumenya:
- Amateka yose y'ubuvuzi bw'umukozi
- Indwara zidafitanye isano
- Amakuru arambuye yo kuvura
- Amateka y'imiti idafitanye isano n'ikibazo cy'akazi
- Amakuru ajyanye n'ibibazo by'ubuzima bidafite isano n'akazi
Intego ni ugukoresha umuyobozi amakuru ahagije kugira ngo adafite ikibazo cy'akazi atagaragaje amakuru y'ubuvuzi mu rwego rwo kwizerana.
Bite Cyane Niba Utekereza Ko Amakuru Y'ubuvuzi Byawe Yakwirakwizwa Ntabwo Byemewe?
Tangira ukomeza ibyabaye.
Andika ibyakwirakwizwa, ni nde wabyakiriye, ryari byabaye, kandi wabimenye gute. Shira kopi z'imeli zifitanye isano, ubutumwa, cyangwa ibindi bikoresho.
Hanyuma ushobora gusaba ibiro bya HR by'umukoresha wawe cyangwa umuntu ushinzwe kwizerana icyo kibazo uko amakuru y'ubuvuzi ashizwe kandi ni nde ufite uburyo bwo kuyabona.
Niba ikibazo gikomereye umuganga cyangwa umugabane w'ubuzima kandi ukemera ko amakuru y'ubuzima afitanye uburenganzira yakwirakwijwe ntabwo byemewe, HIPAA irashobora kuba ngombwa. Kubijyanye n'ikibazo cy'ubuzima mu biro, ADA n'andi mategeko akoreshwa bashobora kugenderaho.
Ikigo gikwiriye cyangwa inzira y'amategeko bitewe n'ibyakozwe, bityo ibisobanuro by'ibyakwirakwizwa bifite akamaro.
Ibibazo Bishinga Bishobora Kwibazwa
Bagenzi banjye bashobora kureba inyandiko zanjye z'ubuvuzi?
Muri rusange, bagenzi ntibagombye kureba amakuru y'ubuvuzi bwawe mu rwego rwo kwizerana impamvu gusa bakorana n'umukoresha umwe. Amakuru y'ubuvuzi bw'abakozi agomba muri rusange kuguma mu rwego rwo kwizerana.
Umuyobozi wanjye ashobora kureba indwara yanjye?
Si ngombwa. Umuyobozi ashobora kwaka amakuru yerekeye ibibazo by'akazi cyangwa ubafasha mu buryo bw'ubutabazi, ariko ntibimuha uburyo bwo kumenya indwara yawe cyangwa amateka yawe yose y'ubuvuzi.
Ese HIPAA irinda inyandiko z'ubuvuzi mu biro?
Bitewe n'inyandiko wibukiranya.
HIPAA muri rusange ntikoreshwa ku nyandiko z'akazi zirinzwe n'umukoresha. Amakuru y'ubuvuzi afite umuganga ufite uburenganzira cyangwa umugabane w'ubuzima ashobora kurindwa na HIPAA. Amakuru y'ubuvuzi afite umukoresha arashobora kurindwa n'andi mategeko, harimo na ADA.
Umukoresha wanjye ashobora guhamagara muganga wanjye ngo abone inyandiko zanjye z'ubuvuzi?
Umuganga muri rusange ntabwo ashobora guha umukoresha wawe amakuru yawe y'ubuvuzi atabifite uburenganzira bwawe keretse niba amategeko adafitanye isano yemera cyangwa asabwa ko ibyo byakorwa.
Ni nde ushobora kwinjira mu makuru y'ubuvuzi bw'abakozi?
Bitewe n'ibyakozwe, abakozi ba HR bashizweho, abagenzuzi cyangwa abayobozi bakenera amakuru kubufasha cyangwa ibibazo by'akazi, abakozi b'umwuga wa mbere n'abashinzwe umutekano, n'abantu bakemura ibibazo by'impugwe z'akazi cyangwa ubwishingizi bashobora kwaka amakuru afite akamaro.
Kwinjira muri ayo makuru kugomba kugabanyirizwa ku byemewe kandi bikaba ngombwa ku mpamvu yihariye.
Ese inyandiko z'ubuvuzi bw'abakozi zigomba kuba hamwe n'inyandiko z'abakozi?
Oya. Amakuru y'ubuvuzi muri rusange agomba kuba ukwayo n'inyandiko z'abakozi basanzwe kandi akaba mu rwego rwo kwizerana. Amakuru y'ubuvuzi ya elegitoroniki agomba guhabwa uburinzi busa.
Bite niba umukoresha wanjye yahaye bagenzi banjye indwara yanjye?
Komeza ibyakozwe kandi wibuke gusubiza ikibazo kuri HR cyangwa umuntu ushinzwe kwizerana cyangwa gusuzuma.
Niba gusobanura byarenze amategeko bitewe n'amakuru yahagaragajwe, ni nde wabyakiriye, kuki byahagaragajwe, kandi ni ni ni ayahe mategeko.
Ibihamya
Amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi ntabwo ari ikintu buri wese mu kigo ashobora kureba. Bagenzi n'abakozi badafite impamvu zubutajegajega zo gukoresha akazi ntibagombye kwinjira mu rwego rwo kwinjira mu nyandiko z'ubuvuzi bw'undi mukozi.
Abantu bamwe, nk'abakozi ba HR bashizweho, abagenzuzi, abakozi b'umwuga wa mbere, cyangwa abakozi b'impugwe z'akazi, bashobora kwaka amakuru afise ububabare igihe habayeho ikindi cyangwa impamvu zubutajegajega yo gukoresha akazi.
Ikindi gikomeye cyo kwibuka cyane cyane mu bijyanye na amategeko ya HIPAA yerekeye kurekura inyandiko z'ubuvuzi ni uko HIPAA muri rusange igenzura amakuru y'ubuzima afite uburenganzira bw'ibigo by'ubuvuzi bifite uburenganzira n'imigabane y'ubuzima. Amakuru y'ubuvuzi bw'umukozi agenwa n'umukoresha muri rusange igenzurwa n'amategeko ajyanye n'ubuzima mu biro n'amategeko akoreshwa mu biro aho kuba na HIPAA gusa.
Ikibanza cya elegitoroniki ntigihindura icyo tegeko shingiro. Inyandiko z'ubuvuzi bwa elegitoroniki muri HIPAA zigenzurwa n'ibigo by'ubuvuzi bifite uburenganzira bushobora kuba munsi ya HIPAA, mu gihe inyandiko z'akazi zirinzwe n'umukoresha muri rusange ntibihinduka inyandiko zifite uburenganzira bwa HIPAA impamvu gusa ko zifite amakuru y'ubuvuzi.
