Ju nevojitet një dokumentacion mjekësor i vjetër. Ndoshta po ndryshoni mjek, po aplikoni për paaftësi, po merreni me një diagnozë të re që kërkon histori, ose thjesht po përpiqeni të zbuloni çfarë medikamenti keni marrë për atë gjë pesë vite më parë. Kështu që ju merrni në telefon spitalin, dhe ata ju thonë se dokumentacioni mungon.

A është e vërtetë kjo? Ndonjëherë, po. Por shpesh, jo.

Nuk ka një rregull kombëtar se sa kohë i mbajnë spitalet dokumentacionin mjekësor. Ruajtja varet nga ligji i shtetit, kërkesat federale për lloje të caktuara dokumentacioni, dhe politikat e vetë organizatës shëndetësore. HIPAA merr shumë faj këtu, por në fakt nuk përcakton një periudhë të përgjithshme ruajtjeje. Kjo do të thotë që besimi i zakonshëm se dokumentacioni mjekësor shkatërrohet automatikisht pas 7 vjetësh nuk është universalisht i vërtetë.

Disa dokumentacione ruhen më gjatë. Disa organizata kanë rregulla të ndryshme për pacientët e rritur dhe të mitur ose për lloje specifike dokumentacioni. Dhe shumë dokumentacione qëndrojnë në arkiva shumë kohë pas periudhës minimale të kërkuar, thjesht duke pritur që dikush t'i kërkojë ato.

Përmbledhje: Pikat kryesore

  • Nuk ka një rregull të vetëm kombëtar se sa kohë duhet t'i mbajnë spitalet dhe mjekët çdo dokument mjekësor.
  • HIPAA nuk përcakton një periudhë të përgjithshme ruajtjeje për dokumentacionin mjekësor. Ligjet e shtetit zakonisht përcaktojnë se sa kohë duhet të ruhen dokumentacionet.
  • Disa kërkesa federale specifikojnë periudha ruajtjeje për dokumentacion të veçantë. Për shembull, dokumentacioni i caktuar Medicare duhet të ruhet për 7 vjet nga data e shërbimit.
  • Dokumentacionet mjekësore nuk shkatërrohen automatikisht pas 7 vjetësh vetëm sepse ekziston HIPAA.
  • Dokumentacionet për fëmijët mund të kenë kërkesa ruajtjeje të ndryshme nga dokumentacionet për të rriturit, në varësi të ligjit të shtetit.
  • Nëse keni nevojë për një dokumentacion mjekësor të vjetër, kontaktoni spitalin, zyrën e mjekut, ose sistemin shëndetësor që e ka krijuar ose ruajtur atë. Ju gjithashtu mund të kërkoni një kopje nën HIPAA.

Nevojitet kujdes sot, apo po përpiqeni të kuptoni se çfarë do të thotë dokumentacioni juaj mjekësor? Provoni kontrolluesin falas të simptomave të August AI për të vlerësuar simptomat tuaja në më pak se 3 minuta, ose rezervoni një vizitë online për kujdes urgjent për 39 dollarë me August AI. Një mjek i licencuar në SHBA mund të shqyrtojë simptomat tuaja dhe të përshkruajë ilaçe kur është e përshtatshme klinikisht, me marrje në farmaci në të njëjtën ditë në të gjitha 50 shtetet. Vizita nuk garanton një recetë. Kujdesi urgjent online nuk është i përshtatshëm për urgjenca ose gjendje që kërkojnë ekzaminim, teste ose imazhe në person.

Sa kohë i mbajnë ofruesit dokumentacionin?

Spitalet dhe zyrat e mjekëve i mbajnë dokumentacionet për aq kohë sa kërkojnë rregullat e zbatueshme, por nuk ka një përgjigje të vetme kombëtare. Ai ndryshon sipas shtetit, sipas llojit të dokumentacionit, dhe sipas politikave të vetë organizatës.

Departamenti i Shëndetit dhe Shërbimeve Njerëzore thotë specifikisht se HIPAA nuk përfshin kërkesa për ruajtjen e dokumentacionit mjekësor, gjë që e surprizon shumë njerëz. Ligji i shtetit zakonisht bën punën aktuale këtu.

Shumë spitale gjithashtu mbajnë dokumentacion më gjatë sesa minimumi i kërkuar nga ligji, veçanërisht për dokumentacionin pediatrik, raportet operative, ose rastet komplekse. Kështu që një dokumentacion i vjetër mund të jetë ende në arkiv edhe nëse ligji i shtetit teknikisht do të lejonte shkatërrimin e tij.

Po nëse mjeku juaj del në pension ose mbyll praktikën e tij?

Kjo është situata që i ngatërron njerëzit më shpesh.

Dokumentacionet nuk duhet të zhduken thjesht kur një praktikë mbyllet. Në varësi të rregullave të shtetit, ato mund të transferohen te një ofrues tjetër, një praktikë tjetër, ose një kujdestar i caktuar dokumentacioni. Por gjetja e tyre mund të kërkojë disa telefonata.

Nëse po kërkoni dokumentacion nga një mjek që keni parë vite më parë, filloni me vetë praktikën. Nëse ajo nuk ekziston më, provoni bordit mjekësor të shtetit. Bordi shpesh mund t'ju drejtojë te kujdestari aktual i dokumentacionit ose t'ju tregojë ku shkuan dokumentacionet kur praktika u mbyll.

Sa kohë ruhen dokumentacionet mjekësore nën HIPAA?

Këtu fillon shumë konfuzioni.

HIPAA është një ligj privatësie dhe sigurie. Ai mbron informacionin tuaj shëndetësor, por nuk u tregon spitaleve se sa vite duhet ta mbajnë atë.

"Rregulli 6-vjeçar i HIPAA" që do të shihni në internet është i vërtetë, por ai aplikohet për dokumentacionin specifik të pajtueshmërisë (politikat e privatësisë, regjistrat e njoftimeve për shkelje, këtë lloj gjëje), jo për dokumentacionin tuaj mjekësor aktual. Ligji i shtetit është ai që zakonisht rregullon se sa kohë ruhen dokumentacionet tuaja mjekësore.

A shkatërrohen dokumentacionet mjekësore pas 7 vjetësh?

Jo automatikisht.

Rregulli i "7 vjetëshit" që mund të keni dëgjuar vjen nga kërkesa reale, vetëm se më të ngushta sesa mendon shumica e njerëzve. Dokumentacioni i caktuar Medicare, për shembull, duhet të ruhet për 7 vjet nga data e shërbimit. Por ky është një rregull specifik për dokumentacion të veçantë, jo një datë skadence kombëtare për gjithë historinë tuaj mjekësore.

Mendoni për idenë e "7 vjetëshit" si rekomandimin "10,000 hapa në ditë" për ecje: i lehtë për t'u mbajtur mend, i përsëritur gjerësisht, por në fakt jo një rregull universal që ndjekin ekspertët. Ligjet e shtetit shpesh kërkojnë më shumë, dhe shumë organizata shëndetësore i mbajnë vullnetarisht dokumentacionet shumë përtej minimumit.

Pse ofruesit i mbajnë dokumentacionet mjekësore për kaq gjatë?

Sepse dokumentacioni juaj mjekësor nuk është thjesht një histori e vizitave tuaja. Ai mund të përmbajë informacion që ka rëndësi për kujdesin tuaj të vazhdueshëm vite më vonë.

Një dokumentacion mjekësor përfshin diagnoza, shënime klinike, histori medikamentesh, alergji, rezultate laboratorike, raporte imazherike, raporte kirurgjikale, raporte shtrimi në spital, plane trajtimi, informacion për imunizimin, dhe raporte specialistësh.

Nëse keni pasur një operacion disa vite më parë, një raport operativ i vjetër mund t'i japë një mjeku të ri informacion që nuk është i qartë nga simptomat tuaja aktuale ose lista e medikamenteve. Dokumentacioni juaj gjithashtu mund t'ju ndihmojë të shmangni përsëritjen e testeve ose procedurave kur rezultatet e mëparshme janë ende të rëndësishme.

Nëse dëshironi të kuptoni saktësisht se çfarë përfshihet në një dokumentacion mjekësor, shihni udhëzuesin tonë për çfarë janë dokumentacionet mjekësore.

A ruhen dokumentacionet mjekësore më gjatë për fëmijët?

Ato mund të ruhen, dhe kjo shpesh i befason njerëzit.

Rregullat e ruajtjes për të miturit janë shpesh më të gjata sesa për të rriturit sepse dokumentacioni i një fëmije mund të duhet të mbetet i disponueshëm për vite pas mbushjes së 18 vjeç. Kërkesa e saktë varet nga shteti dhe lloji i ofruesit. Disa rregulla përdorin moshën e pacientit; të tjerat përdorin moshën plus një numër të caktuar vitesh pas trajtimit të fundit.

Mos supozoni se një dokumentacion pediatrik i vjetër është shkatërruar vetëm sepse është më shumë se 7 vjeç. Nëse keni nevojë për dokumentacion mjekësor të fëmijërisë, kontaktoni spitalin, pediatrin, ose sistemin shëndetësor ku keni marrë kujdes dhe pyesni se çfarë është ende i disponueshëm.

A mund të merrni dokumentacion mjekësor të vjetër?

Shpesh, po.

HIPAA në përgjithësi u jep individëve të drejtën të inspektojnë, shqyrtojnë dhe marrin kopje të dokumentacionit mjekësor dhe të dokumentacionit të faturimit që mbahen nga ofruesit e kujdesit shëndetësor dhe planet shëndetësore të mbuluara, me përjashtime të kufizuara.

Filloni duke kontaktuar departamentin e dokumentacionit mjekësor, menaxhimit të informacionit shëndetësor, ose të dokumentacionit të pacientit të ofruesit. Me gjasë do të duhet të plotësoni një autorizim ose formular kërkese dokumentacioni dhe të verifikoni identitetin tuaj.

Nëse ofruesi ende i ka dokumentacionet, ata në përgjithësi mund të ofrojnë kopje përmes një metode të përshtatshme. Ofruesit mund të kërkojnë tarifa të arsyeshme, bazuar në kosto, për kopjimin dhe postimin, por HHS thotë se ata nuk mund t'ju refuzojnë një kopje thjesht sepse nuk keni paguar një faturë mjekësore.

Nëse ofruesi nuk ekziston më, gjetja e dokumentacionit kërkon më shumë mund. Provoni praktikën e mëparshme, organizatën që e ka blerë atë, ose autoritetin licencues ose rregullator të shtetit për udhëzim.

Çfarë ndodh kur shkatërrohet dokumentacioni mjekësor?

Spitalet nuk mund t'i hedhin dokumentacionet mjekësore thjesht në një kontenier.

HIPAA kërkon masa mbrojtëse të arsyeshme për informacionin shëndetësor të mbrojtur për aq kohë sa ai ruhet, përfshirë edhe gjatë asgjësimit. Për dokumentacionin e letrës, kjo zakonisht do të thotë copëtim. Për dokumentacionin elektronik, kjo do të thotë fshirje e duhur ose shkatërrim i mjetit ruajtës në mënyrë që informacioni të mos mund të rikuperohet.

Shumica e organizatave shëndetësore gjithashtu kanë politika të brendshme për rishikimin, arkivimin, transferimin dhe shkatërrimin e dokumentacionit. Kartela juaj e vjetër nuk hidhet rastësisht.

Po nëse një spital thotë se nuk i ka më dokumentacionet tuaja?

Nëse një spital ose zyrë mjeku ju thotë se një dokumentacion i vjetër nuk është më i disponueshëm, mos e merrni "mungon" si të mirëqenë. Bëni disa pyetje vijuese:

  • Kur u shkatërrua dokumentacioni?
  • U shkatërrua i gjithë dokumentacioni apo vetëm një pjesë e tij?
  • A u transferua te një organizatë tjetër?
  • A u blë apo u mbyll praktika?
  • A ka një kopje të arkivuar ose jashtë vendit?
  • A mund të merrni konfirmim me shkrim për ruajtjen ose shkatërrimin?

Përgjigjet mund t'ju tregojnë nëse dokumentacioni është realisht i paarritshëm apo thjesht i ruajtur diku tjetër.

Nëse po kërkoni diçka specifike si një raport imazherik ose raport kirurgjikal, pyesni drejtpërdrejt nëse ajo pjesë e dokumentacionit është ende e disponueshme. Ndonjëherë përmbledhja mungon por imazhi është ende aty, ose anasjelltas.

Si duhet t'i mbani dokumentacionet tuaja mjekësore?

Nuk keni nevojë të grumbulloni çdo copë letër shëndetësore përgjithmonë, por mbajtja e kopjeve të dokumentacionit të rëndësishëm mund t'ju kursejë probleme reale më vonë.

Konsideroni mbajtjen e një kopjeje të organizuar të listave tuaja aktuale dhe të mëparshme të medikamenteve, diagnoza kryesore, informacion rreth alergjive, dokumentacion kirurgjikal dhe të shtrimit në spital, rezultate të rëndësishme laboratorike, raporte imazherike, dokumentacion vaksinimi, raporte specialistësh dhe përmbledhje të daljes nga spitali.

Ju mund t'i ruani këto në format digjital, në letër, ose përmes një portali të sigurt për pacientët.

Koha më e mirë për të kërkuar kopje është para se të keni nevojë për to, veçanërisht kur ndryshoni mjek, lëvizni në një shtet tjetër, ndryshoni sistem shëndetësor, ose vizitoni specialistë që nuk kanë qasje në dokumentacionin tuaj të mëparshëm. Kërkesa për dokumentacion nga një praktikë që po lini është shumë më e lehtë sesa përpjekja për t'i gjetur ato vite më vonë.

Ruajtja kundrejt aksesit: dy pyetje të ndryshme

Njerëzit shpesh i ngatërrojnë këto dy, por ato nuk janë të njëjta.

Ruajtja pyet: Sa kohë organizata shëndetësore është e detyruar ose e lejuar të mbajë dokumentacionin?

Aksesi pyet: A mund ta merrni në fakt një kopje të dokumentacionit?

Një dokumentacion mund të ekzistojë ende edhe nëse nuk e keni pasur akses në të për vite. Por nëse një dokumentacion është shkatërruar ligjërisht pas periudhës së zbatueshme të ruajtjes, ofruesi nuk mund të prodhojë diçka që nuk ekziston më.

HIPAA në përgjithësi ju jep të drejta aksesi për dokumentacionin e mbajtur nga ofruesit dhe planet e mbuluara, me përjashtime të kufizuara. Nëse po kërkoni një dokumentacion mjekësor të vjetër, gjithmonë filloni duke pyetur nëse organizata e ka ende, në vend që të supozoni se ka humbur.

Pyetje të shpeshta

Sa kohë i mbajnë spitalet dokumentacionin mjekësor?

Nuk ka një periudhë ruajtjeje të vetme kombëtare për të gjitha dokumentacionet mjekësore spitalore. Ligji i shtetit zakonisht përcakton kërkesat e ruajtjes, ndërsa rregulla shtesë federale mund të zbatohen për lloje të veçanta dokumentacioni. Spitalet gjithashtu ruajnë dokumentacion më gjatë nën politikat e tyre.

Sa kohë i mbajnë mjekët dokumentacionin mjekësor?

Varet nga ligji i shtetit, lloji i dokumentacionit, dhe çdo kërkesë federale e zbatueshme. Nuk ka një rregull universal HIPAA që kërkon që çdo zyrë mjeku të ruajë çdo dokumentacion mjekësor për të njëjtin numër vitesh.

A shkatërrohen dokumentacionet mjekësore pas 7 vjetësh?

Jo automatikisht. Shtatë vjet është një periudhë ruajtjeje që vlen për dokumentacion të caktuar, përfshirë dokumentacionin specifik Medicare, por nuk është një rregull universal për çdo dokumentacion mjekësor.

Sa kohë ruhen dokumentacionet mjekësore pas vdekjes së pacientit?

HIPAA mbron informacionin shëndetësor të identifikueshëm të një personi të vdekur për 50 vjet pas vdekjes, por kjo nuk do të thotë se ofruesit shëndetësorë janë të detyruar ta mbajnë dokumentacionin mjekësor për 50 vjet. Ligjet e zbatueshme të shtetit ose ligje të tjera përcaktojnë se kur dokumentacionet mund të shkatërrohen.

A mund të marr dokumentacion mjekësor nga 10 apo 20 vite më parë?

Ndoshta. Nëse një dokumentacion i vjetër është ende i disponueshëm varet nga ofruesi, rregullat e zbatueshme të ruajtjes, dhe nëse dokumentacioni u transferua ose u shkatërrua. Nëse keni nevojë për një dokumentacion të vjetër, kontaktoni organizatën shëndetësore që ofroi kujdesin dhe pyesni nëse dokumentacioni ende mbahet.

A mund ta shkatërrojë mjeku dokumentacionin tim mjekësor?

Një ofrues mund të shkatërrojë përfundimisht dokumentacionet kur periudha e zbatueshme e ruajtjes ka skaduar, por procesi duhet të përputhet me ligjin dhe kërkesat e privatësisë. HIPAA kërkon masa mbrojtëse të përshtatshme për informacionin shëndetësor të mbrojtur gjatë asgjësimit.

Konkluzioni

Pra, sa kohë i mbajnë spitalet dokumentacionin mjekësor? Nuk ka një përgjigje të vetme për çdo spital ose pacient.

Rregulli i Privatësisë së HIPAA nuk përcakton një periudhë ruajtjeje universale. Ligji i shtetit përgjithësisht përcakton se sa kohë duhet të ruhen dokumentacionet, dhe kërkesa shtesë federale mund të zbatohen për dokumentacion të veçantë ose lloje kujdesi.

Kjo është arsyeja pse ideja se të gjitha dokumentacionet mjekësore shkatërrohen pas 7 vjetësh nuk është e saktë. Disa dokumentacione jetojnë në arkiva për dekada.

Nëse keni nevojë për një dokumentacion mjekësor të vjetër, mos supozoni se ka humbur. Kontaktoni spitalin, zyrën e mjekut, ose sistemin shëndetësor që ofroi kujdesin tuaj dhe pyesni nëse dokumentacioni është ende i disponueshëm ose nëse është transferuar diku tjetër. Nëse dokumentacioni ekziston ende, ju përgjithësisht keni të drejta të rëndësishme nën HIPAA për të kërkuar akses.

Dhe mbajtja e kopjeve tuaja të dokumenteve mjekësore të rëndësishme mund t'ju kursejë shumë telashe më vonë, veçanërisht kur ndryshoni mjekë ose sisteme shëndetësore.