Πόσο Καιρό Διατηρούν τα Νοσοκομεία και οι Γιατροί Ιατρικούς Φακέλους;

Χρειάζεστε έναν παλιό ιατρικό φάκελο. Ίσως αλλάζετε γιατρούς, υποβάλλετε αίτηση για αναπηρία, αντιμετωπίζετε μια νέα διάγνωση που απαιτεί ιστορικό, ή απλώς προσπαθείτε να καταλάβετε τι φάρμακο πήρατε για εκείνο το πράγμα πριν από πέντε χρόνια. Έτσι, καλείτε το νοσοκομείο και σας λένε ότι οι φάκελοι έχουν χαθεί.

Είναι αλήθεια; Μερικές φορές, ναι. Αλλά συχνά, όχι.

Δεν υπάρχει ένας εθνικός κανόνας για το πόσο καιρό διατηρούν τα νοσοκομεία ιατρικούς φακέλους. Η διατήρηση εξαρτάται από το νόμο της πολιτείας, τις ομοσπονδιακές απαιτήσεις για συγκεκριμένους τύπους αρχείων και τις δικές πολιτικές του οργανισμού υγειονομικής περίθαλψης. Το HIPAA κατηγορείται πολύ εδώ, αλλά στην πραγματικότητα δεν ορίζει μια γενική περίοδο διατήρησης. Αυτό σημαίνει ότι η κοινή πεποίθηση ότι οι ιατρικοί φάκελοι καταστρέφονται αυτόματα μετά από 7 χρόνια δεν είναι καθολικά αληθής.

Κάποιοι φάκελοι διατηρούνται για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Κάποιοι οργανισμοί έχουν διαφορετικούς κανόνες για ενήλικες και ανήλικους ασθενείς ή συγκεκριμένους τύπους αρχείων. Και πολλοί φάκελοι παραμένουν σε αρχεία πολύ μετά την ελάχιστη απαιτούμενη περίοδο, απλώς περιμένοντας κάποιον να τους ζητήσει.

ΣΥΝΤΟΜΟΠΟΙΗΜΕΝΟ: Βασικά Σημεία

• Δεν υπάρχει ένας ενιαίος εθνικός κανόνας για το πόσο καιρό πρέπει να διατηρούν τα νοσοκομεία και οι γιατροί κάθε ιατρικό φάκελο.
• Το HIPAA δεν ορίζει περίοδο διατήρησης ιατρικών φακέλων. Οι νόμοι των πολιτειών συνήθως καθορίζουν πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται οι φάκελοι.
• Ορισμένες ομοσπονδιακές απαιτήσεις ορίζουν περιόδους διατήρησης για συγκεκριμένους φακέλους. Για παράδειγμα, ορισμένη τεκμηρίωση Medicare πρέπει να διατηρείται για 7 χρόνια από την ημερομηνία παροχής υπηρεσίας.
• Οι ιατρικοί φάκελοι δεν καταστρέφονται αυτόματα μετά από 7 χρόνια μόνο επειδή υπάρχει το HIPAA.
• Οι φάκελοι για παιδιά μπορεί να έχουν διαφορετικές απαιτήσεις διατήρησης από τους φακέλους για ενήλικες, ανάλογα με το νόμο της πολιτείας.
• Εάν χρειάζεστε έναν παλιό ιατρικό φάκελο, επικοινωνήστε με το νοσοκομείο, το ιατρείο του γιατρού ή το σύστημα υγείας που τον δημιούργησε ή τον διατήρησε. Μπορεί επίσης να μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο σύμφωνα με το HIPAA.

Χρειάζεστε φροντίδα σήμερα, ή προσπαθείτε να καταλάβετε τι σημαίνουν οι ιατρικοί σας φάκελοι; Δοκιμάστε τον δωρεάν ελεγκτή συμπτωμάτων του August AI για να αξιολογήσετε τα συμπτώματά σας σε λιγότερο από 3 λεπτά, ή κλείστε μια διαδικτυακή επίσκεψη επείγουσας φροντίδας με το August AI για 39$. Ένας γιατρός με άδεια από τις ΗΠΑ μπορεί να ελέγξει τα συμπτώματά σας και να συνταγογραφήσει όταν είναι κλινικά κατάλληλο, με δυνατότητα παραλαβής από φαρμακείο την ίδια ημέρα σε όλες τις 50 πολιτείες. Η επίσκεψη δεν εγγυάται συνταγή. Η διαδικτυακή επείγουσα φροντίδα δεν είναι κατάλληλη για επείγοντα περιστατικά ή καταστάσεις που απαιτούν εξέταση, εργαστηριακό έλεγχο ή απεικονιστικές εξετάσεις.

Πόσο καιρό διατηρούν οι πάροχοι ιατρικούς φακέλους;

Τα νοσοκομεία και τα ιατρεία διατηρούν τους φακέλους για όσο καιρό απαιτούν οι ισχύοντες κανόνες, αλλά δεν υπάρχει μια ενιαία εθνική απάντηση. Διαφέρει ανά πολιτεία, ανά τύπο φακέλου και ανά τις δικές πολιτικές του οργανισμού.

Το Υπουργείο Υγείας και Ανθρωπίνων Υπηρεσιών δηλώνει συγκεκριμένα ότι το HIPAA δεν περιλαμβάνει απαιτήσεις διατήρησης ιατρικών φακέλων, κάτι που εκπλήσσει πολλούς. Ο νόμος της πολιτείας κάνει συνήθως τη δουλειά εδώ.

Πολλά νοσοκομεία διατηρούν επίσης φακέλους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από το ελάχιστο που απαιτείται από το νόμο, ειδικά για παιδιατρικούς φακέλους, χειρουργικές εκθέσεις ή σύνθετες περιπτώσεις. Έτσι, ένας παλιός φάκελος μπορεί ακόμα να βρίσκεται σε αρχείο, ακόμα κι αν ο νόμος της πολιτείας θα επέτρεπε τεχνικά την καταστροφή του.

Τι γίνεται αν ο γιατρός σας συνταξιοδοτηθεί ή κλείσει το ιατρείο του;

Αυτή είναι η κατάσταση που μπερδεύει τους περισσότερους ανθρώπους.

Οι φάκελοι δεν πρέπει απλώς να εξαφανίζονται όταν κλείνει ένα ιατρείο. Ανάλογα με τους κανόνες της πολιτείας, μπορεί να μεταφερθούν σε άλλον πάροχο, άλλο ιατρείο, ή σε έναν καθορισμένο υπεύθυνο αρχείων. Αλλά η εύρεσή τους μπορεί να απαιτήσει μερικές τηλεφωνικές κλήσεις.

Αν ψάχνετε για φακέλους από έναν γιατρό που είδατε πριν από χρόνια, ξεκινήστε από το ίδιο το ιατρείο. Αν δεν υπάρχει πλέον, δοκιμάστε τον ιατρικό σύλλογο της πολιτείας. Ο σύλλογος μπορεί συχνά να σας κατευθύνει στον τρέχοντα υπεύθυνο αρχείων ή να σας πει πού πήγαν οι φάκελοι όταν έκλεισε το ιατρείο.

Πόσο καιρό διατηρούνται οι ιατρικοί φάκελοι υπό το HIPAA;

Εδώ ξεκινάει πολλή σύγχυση.

Το HIPAA είναι ένας νόμος περί ιδιωτικότητας και ασφάλειας. Προστατεύει τις πληροφορίες υγείας σας, αλλά δεν λέει στα νοσοκομεία πόσα χρόνια πρέπει να τις διατηρούν.

Ο «κανόνας 6 ετών του HIPAA» που θα δείτε στο διαδίκτυο είναι πραγματικός, αλλά ισχύει για συγκεκριμένη τεκμηρίωση συμμόρφωσης (πολιτικές ιδιωτικότητας, αρχεία ειδοποιήσεων παραβιάσεων, τέτοια πράγματα), όχι για τους πραγματικούς ιατρικούς σας φακέλους. Ο νόμος της πολιτείας είναι αυτός που συνήθως διέπει πόσο καιρό διατηρούνται οι ιατρικοί σας φάκελοι.

Καταστρέφονται οι ιατρικοί φάκελοι μετά από 7 χρόνια;

Όχι αυτόματα.

Ο «κανόνας των 7 ετών» που μπορεί να έχετε ακούσει προέρχεται από πραγματικές απαιτήσεις, απλώς πιο περιορισμένες από ό,τι νομίζουν οι περισσότεροι. Ορισμένη τεκμηρίωση Medicare πρέπει να διατηρείται για 7 χρόνια από την ημερομηνία παροχής υπηρεσίας, για παράδειγμα. Αλλά αυτός είναι ένας συγκεκριμένος κανόνας για συγκεκριμένους φακέλους, όχι μια εθνική ημερομηνία λήξης για όλο το ιατρικό σας ιστορικό.

Σκεφτείτε την ιδέα των «7 ετών» σαν τη σύσταση «10.000 βήματα την ημέρα» για περπάτημα: αξιομνημόνευτο, ευρέως επαναλαμβανόμενο, αλλά όχι στην πραγματικότητα ένας καθολικός κανόνας που ακολουθούν οι ειδικοί. Οι νόμοι των πολιτειών συχνά απαιτούν περισσότερο, και πολλοί οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης διατηρούν εθελοντικά φακέλους πολύ πέρα από το ελάχιστο.

Γιατί οι πάροχοι διατηρούν ιατρικούς φακέλους για τόσο καιρό;

Επειδή ο ιατρικός σας φάκελος δεν είναι απλώς ένα ιστορικό των ραντεβού σας. Μπορεί να περιέχει πληροφορίες που είναι σημαντικές για τη συνεχή φροντίδα σας χρόνια αργότερα.

Ένας ιατρικός φάκελος περιλαμβάνει διαγνώσεις, κλινικές σημειώσεις, ιστορικό φαρμακευτικής αγωγής, αλλεργίες, εργαστηριακά αποτελέσματα, απεικονιστικές εκθέσεις, χειρουργικές εκθέσεις, εκθέσεις νοσηλείας, σχέδια θεραπείας, πληροφορίες εμβολιασμού και εκθέσεις ειδικών.

Εάν κάνατε χειρουργική επέμβαση πριν από αρκετά χρόνια, μια παλιά χειρουργική έκθεση θα μπορούσε να δώσει σε έναν νέο γιατρό πληροφορίες που δεν είναι προφανείς από τα τρέχοντα συμπτώματά σας ή τη λίστα φαρμάκων σας. Ο φάκελος σας μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αποφύγετε την επανάληψη εξετάσεων ή διαδικασιών όταν προηγούμενα αποτελέσματα είναι ακόμα σχετικά.

Εάν θέλετε να κατανοήσετε ακριβώς τι περιλαμβάνεται σε έναν ιατρικό φάκελο, δείτε τον οδηγό μας για τι είναι οι ιατρικοί φάκελοι.

Διατηρούνται οι ιατρικοί φάκελοι για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα για παιδιά;

Μπορεί, και αυτό συχνά εκπλήσσει τους ανθρώπους.

Οι κανόνες διατήρησης για ανηλίκους είναι συχνά μεγαλύτεροι από ό,τι για ενήλικες, επειδή ο φάκελος ενός παιδιού μπορεί να χρειάζεται να παραμείνει διαθέσιμος για χρόνια μετά την ενηλικίωσή τους. Η ακριβής απαίτηση εξαρτάται από την πολιτεία και τον τύπο του παρόχου. Ορισμένοι κανόνες χρησιμοποιούν την ηλικία του ασθενούς. άλλοι χρησιμοποιούν την ηλικία συν έναν καθορισμένο αριθμό ετών μετά την τελευταία θεραπεία.

Μην υποθέτετε ότι ένας παλιός παιδιατρικός φάκελος έχει καταστραφεί απλώς επειδή είναι πάνω από 7 ετών. Εάν χρειάζεστε παιδικούς ιατρικούς φακέλους, επικοινωνήστε με το νοσοκομείο, τον παιδίατρο ή το σύστημα υγείας όπου λάβατε φροντίδα και ρωτήστε τι είναι ακόμα διαθέσιμο.

Μπορείτε να πάρετε παλιούς ιατρικούς φακέλους;

Συχνά, ναι.

Το HIPAA γενικά δίνει στα άτομα το δικαίωμα να επιθεωρούν, να αναθεωρούν και να λαμβάνουν αντίγραφα ιατρικών φακέλων και φακέλων χρέωσης που διατηρούνται από παρόχους υγειονομικής περίθαλψης και σχέδια υγείας, με περιορισμένες εξαιρέσεις.

Ξεκινήστε επικοινωνώντας με το τμήμα ιατρικών φακέλων, διαχείρισης πληροφοριών υγείας ή αρχείων ασθενών του παρόχου. Πιθανότατα θα χρειαστεί να συμπληρώσετε μια φόρμα εξουσιοδότησης ή αίτησης αρχείων και να επαληθεύσετε την ταυτότητά σας.

Εάν ο πάροχος εξακολουθεί να έχει τους φακέλους, γενικά μπορεί να παρέχει αντίγραφα μέσω κατάλληλης μεθόδου. Οι πάροχοι μπορούν να χρεώνουν εύλογα, με βάση το κόστος, τέλη για αντιγραφή και ταχυδρόμηση, αλλά το HHS δηλώνει ότι δεν μπορούν να σας αρνηθούν ένα αντίγραφο απλώς επειδή δεν έχετε πληρώσει ιατρικό λογαριασμό.

Εάν ο πάροχος δεν υπάρχει πλέον, η εύρεση των φακέλων απαιτεί περισσότερη προσπάθεια. Δοκιμάστε το παλιό ιατρείο, τον οργανισμό που το απέκτησε, ή την κρατική αρχή αδειοδότησης ή ρυθμιστική αρχή για καθοδήγηση.

Τι συμβαίνει όταν καταστρέφονται ιατρικοί φάκελοι;

Τα νοσοκομεία δεν μπορούν απλώς να πετάξουν ιατρικούς φακέλους σε έναν κάδο απορριμμάτων.

Το HIPAA απαιτεί λογικά μέτρα προστασίας για τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας εφόσον διατηρούνται, συμπεριλαμβανομένης της απόρριψης. Για χάρτινους φακέλους, αυτό συνήθως σημαίνει τεμαχισμό. Για ηλεκτρονικούς φακέλους, σημαίνει σωστή διαγραφή ή καταστροφή των μέσων αποθήκευσης, ώστε οι πληροφορίες να μην μπορούν να ανακτηθούν.

Οι περισσότεροι οργανισμοί υγειονομικής περίθαλψης έχουν επίσης εσωτερικές πολιτικές για την αναθεώρηση, αρχειοθέτηση, μεταφορά και καταστροφή αρχείων. Το παλιό σας αρχείο δεν πετιέται τυχαία.

Τι γίνεται αν ένα νοσοκομείο λέει ότι δεν έχει πλέον τους φακέλους σας;

Εάν ένα νοσοκομείο ή ιατρείο σας πει ότι ένας παλιός φάκελος δεν είναι πλέον διαθέσιμος, μην πάρετε το «χαμένο» στα λόγια του. Κάντε μερικές ερωτήσεις παρακολούθησης:

• Πότε καταστράφηκε ο φάκελος;
• Καταστράφηκε ολόκληρος ο φάκελος ή μόνο μέρος του;
• Μεταφέρθηκε σε άλλον οργανισμό;
• Το ιατρείο εξαγοράστηκε ή έκλεισε;
• Υπάρχει αρχειοθετημένο ή εξωτερικό αντίγραφο;
• Μπορείτε να λάβετε γραπτή επιβεβαίωση διατήρησης ή καταστροφής;

Οι απαντήσεις μπορούν να σας πουν αν ο φάκελος είναι πραγματικά μη διαθέσιμος ή απλώς αποθηκευμένος κάπου αλλού.

Εάν ψάχνετε για κάτι συγκεκριμένο, όπως μια απεικονιστική έκθεση ή μια χειρουργική έκθεση, ρωτήστε απευθείας αν αυτό το μέρος του φακέλου είναι ακόμα διαθέσιμο. Μερικές φορές το περίγραμμα έχει φύγει, αλλά η απεικόνιση υπάρχει ακόμα, ή αντίστροφα.

Πώς πρέπει να διατηρείτε τους δικούς σας ιατρικούς φακέλους;

Δεν χρειάζεται να αποθηκεύετε κάθε κομμάτι χαρτιού υγείας για πάντα, αλλά η κατοχή αντιγράφων σημαντικών φακέλων μπορεί να σας γλιτώσει από σοβαρούς πονοκεφάλους αργότερα.

Σκεφτείτε να κρατάτε ένα οργανωμένο αντίγραφο των τρεχόντων και παλιών λιστών φαρμάκων σας, των κύριων διαγνώσεων, πληροφοριών αλλεργιών, χειρουργικών και νοσηλευτικών εκθέσεων, σημαντικών εργαστηριακών αποτελεσμάτων, απεικονιστικών εκθέσεων, αρχείων εμβολιασμού, εκθέσεων ειδικών και περιλήψεων εξιτηρίου.

Μπορείτε να τα αποθηκεύσετε ψηφιακά, σε χαρτί, ή μέσω μιας ασφαλούς πύλης ασθενών.

Η καλύτερη στιγμή για να ζητήσετε αντίγραφα είναι πριν τα χρειαστείτε πραγματικά, ειδικά όταν αλλάζετε γιατρούς, μετακομίζετε σε άλλη πολιτεία, αλλάζετε συστήματα υγείας, ή βλέπετε ειδικούς που δεν έχουν πρόσβαση στους προηγούμενους φακέλους σας. Η αίτηση για φακέλους από ένα ιατρείο που εγκαταλείπετε είναι πολύ ευκολότερη από το να προσπαθείτε να τους εντοπίσετε χρόνια αργότερα.

Διατήρηση vs Πρόσβαση: δύο διαφορετικά ερωτήματα

Οι άνθρωποι συχνά τα συγχέουν, αλλά δεν είναι το ίδιο.

Διατήρηση ρωτά: Πόσο καιρό ο οργανισμός υγειονομικής περίθαλψης υποχρεούται ή επιτρέπεται να διατηρεί τον φάκελο;

Πρόσβαση ρωτά: Μπορείτε πραγματικά να αποκτήσετε αντίγραφο του φακέλου;

Ένας φάκελος μπορεί να εξακολουθεί να υπάρχει ακόμη κι αν δεν τον έχετε προσπελάσει για χρόνια. Αλλά αν ένας φάκελος έχει καταστραφεί νόμιμα μετά την ισχύ της περιόδου διατήρησης, ο πάροχος δεν μπορεί να παράσχει κάτι που δεν υπάρχει πλέον.

Το HIPAA γενικά σας δίνει δικαιώματα πρόσβασης σε φακέλους που διατηρούνται από καλυπτόμενους παρόχους και σχέδια, με περιορισμένες εξαιρέσεις. Εάν ψάχνετε για έναν παλιό ιατρικό φάκελο, πάντα ξεκινήστε ρωτώντας αν ο οργανισμός τον έχει ακόμα, αντί να υποθέτετε ότι έχει χαθεί.

Συχνές Ερωτήσεις

Πόσο καιρό διατηρούν τα νοσοκομεία ιατρικούς φακέλους;

Δεν υπάρχει μία εθνική περίοδος διατήρησης για όλους τους ιατρικούς φακέλους νοσοκομείων. Ο νόμος της πολιτείας συνήθως καθορίζει τις απαιτήσεις διατήρησης, ενώ επιπλέον ομοσπονδιακοί κανόνες μπορούν να ισχύουν για συγκεκριμένους τύπους φακέλων. Τα νοσοκομεία διατηρούν επίσης φακέλους για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα σύμφωνα με τις δικές τους πολιτικές.

Πόσο καιρό διατηρούν οι γιατροί ιατρικούς φακέλους;

Εξαρτάται από το νόμο της πολιτείας, τον τύπο του φακέλου και τυχόν ισχύοντες ομοσπονδιακές απαιτήσεις. Δεν υπάρχει καθολικός κανόνας HIPAA που να απαιτεί από κάθε ιατρείο να διατηρεί κάθε ιατρικό φάκελο για τον ίδιο αριθμό ετών.

Καταστρέφονται οι ιατρικοί φάκελοι μετά από 7 χρόνια;

Όχι αυτόματα. Τα επτά χρόνια είναι μια περίοδος διατήρησης που ισχύει για ορισμένους φακέλους, συμπεριλαμβανομένης της συγκεκριμένης τεκμηρίωσης Medicare, αλλά δεν είναι καθολικός κανόνας για κάθε ιατρικό φάκελο.

Πόσο καιρό διατηρούνται οι ιατρικοί φάκελοι μετά τον θάνατο ενός ασθενούς;

Το HIPAA προστατεύει τις αναγνωρίσιμες πληροφορίες υγείας ενός νεκρού προσώπου για 50 χρόνια μετά τον θάνατο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης υποχρεούνται να διατηρούν τον ιατρικό φάκελο για 50 χρόνια. Οι ισχύοντες νόμοι της πολιτείας ή άλλοι νόμοι καθορίζουν πότε μπορούν να καταστραφούν οι φάκελοι.

Μπορώ να πάρω ιατρικούς φακέλους από 10 ή 20 χρόνια πριν;

Πιθανόν. Το αν ένας παλιός φάκελος είναι ακόμα διαθέσιμος εξαρτάται από τον πάροχο, τους ισχύοντες κανόνες διατήρησης και εάν ο φάκελος μεταφέρθηκε ή καταστράφηκε. Εάν χρειάζεστε έναν παλιό φάκελο, επικοινωνήστε με τον οργανισμό υγειονομικής περίθαλψης που παρείχε τη φροντίδα και ρωτήστε εάν ο φάκελος εξακολουθεί να διατηρείται.

Μπορεί ένας γιατρός να καταστρέψει τους ιατρικούς μου φακέλους;

Ένας πάροχος μπορεί τελικά να καταστρέψει φακέλους όταν έχει λήξει η ισχύς της περιόδου διατήρησης, αλλά η διαδικασία πρέπει να συμμορφώνεται με τις νομικές και ιδιωτικές απαιτήσεις. Το HIPAA απαιτεί κατάλληλες προστασίες για τις προστατευμένες πληροφορίες υγείας κατά την απόρριψη.

Συμπέρασμα

Λοιπόν, πόσο καιρό διατηρούν τα νοσοκομεία ιατρικούς φακέλους; Δεν υπάρχει μία απάντηση για κάθε νοσοκομείο ή ασθενή.

Ο Κανόνας Ιδιωτικότητας του HIPAA δεν ορίζει μια καθολική περίοδο διατήρησης. Ο νόμος της πολιτείας γενικά καθορίζει πόσο καιρό πρέπει να διατηρούνται οι φάκελοι, και επιπλέον ομοσπονδιακές απαιτήσεις μπορούν να ισχύουν για συγκεκριμένους φακέλους ή τύπους φροντίδας.

Γι' αυτό η ιδέα ότι όλοι οι ιατρικοί φάκελοι καταστρέφονται μετά από 7 χρόνια δεν είναι ακριβής. Κάποιοι φάκελοι ζουν σε αρχεία για δεκαετίες.

Εάν χρειάζεστε έναν παλιό ιατρικό φάκελο, μην υποθέσετε ότι έχει χαθεί. Επικοινωνήστε με το νοσοκομείο, το ιατρείο του γιατρού ή το σύστημα υγείας που παρείχε τη φροντίδα σας και ρωτήστε αν ο φάκελος είναι ακόμα διαθέσιμος ή αν μεταφέρθηκε αλλού. Εάν ο φάκελος εξακολουθεί να υπάρχει, γενικά έχετε σημαντικά δικαιώματα βάσει του HIPAA να ζητήσετε πρόσβαση.

Και η διατήρηση των δικών σας αντιγράφων σημαντικών ιατρικών εγγράφων μπορεί να σας γλιτώσει από πολλές ταλαιπωρίες αργότερα, ειδικά όταν αλλάζετε γιατρούς ή συστήματα υγειονομικής περίθαλψης.